文書檔案的信息化管理工作探析

王麗艷

[摘 要]隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)檔案的管理方式，尤其是文書檔案的管理，本文就對當(dāng)代文書檔案管理的結(jié)構(gòu)設(shè)計及功能進(jìn)行分析，并對當(dāng)前形勢下如何實現(xiàn)文書檔案的信息化進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；信息化；管理；問題；對策

前言

作為新時期檔案管理不可或缺的重要部分，我國文書檔案的管理也迎來了新的機(jī)遇，從傳統(tǒng)的手工方式實現(xiàn)了信息化的管理，本文主要介紹信息化建設(shè)的構(gòu)成與功能，提高信息化管理水平。

1.傳統(tǒng)文書檔案管理工作中存在的問題

受到傳統(tǒng)思想的影響，很多企事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理，采用傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案的收集、整理與歸檔，導(dǎo)致管理中的問題頗為突出，除了借閱的實效性較差，還有管理的難度較為復(fù)雜，每次都要進(jìn)行登記，同時，文檔非常容易破損，尤其是多次被借閱的文檔，常會導(dǎo)致文檔損壞，很多珍貴材料流失。

2.實現(xiàn)文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

2.1改善了辦公的效率

從計算機(jī)出現(xiàn)至今，大大改進(jìn)了信息處理水平，改善了傳統(tǒng)手工操作的弊端，強(qiáng)化了資料的完整性與齊全性。運用計算機(jī)軟件后，文件的資料收集、儲存與分類等工作都更加完整且整齊，工作變得更加簡單，大大提高了辦公的效率。

2.2實現(xiàn)了新信息的共享

傳統(tǒng)的手工操作無法實現(xiàn)信息共享，導(dǎo)致大量信息被閑置，導(dǎo)致資金浪費，獲取信息難度增加。計算機(jī)技術(shù)運用后，傳統(tǒng)的檔案管理從案卷級深入到文件級，實現(xiàn)體系化管理。同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速進(jìn)步，檔案信息與載體被分離開來，與其他信息系統(tǒng)建立合作關(guān)系，改進(jìn)了工作的效率與質(zhì)量。同時，也改進(jìn)了信息的查準(zhǔn)率，降低了空間的制約。同時，網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)也可以在第一時間了解到檔案部門的工作狀況，實現(xiàn)動態(tài)化的控制管理。

2.3保存文件的穩(wěn)定性有了明顯提升

電子文件的優(yōu)勢在于保存壽命長，這是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別，受外界環(huán)境的影響較小，尤其是近年來科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，電子技術(shù)水平不斷提高，電子載體設(shè)備日益完善，可以根據(jù)需求選擇合適的載體，便于傳遞，易于存儲，穩(wěn)定性有了明顯的提高。

2.4改善了文件傳遞的便捷性與安全性

過去，在傳遞文件的過程中常會受到不同因素的影響出現(xiàn)破損或丟失的問題，過于依賴傳統(tǒng)的郵政速遞方式，受到距離影響較大。同時，受到環(huán)境等因素的影響，也常會導(dǎo)致文件丟失或延誤，造成檔案人員工作的困擾，而計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用則徹底改變了這一問題，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)傳輸，提高了傳遞的速度與安全性。

3.文書檔案信息化管理中存在的問題

3.1降低了文件的保密性

受到信息化特征的影響，電子文件的保密性要低于傳統(tǒng)文件，形式多變，常會被別有用心的人更改，而且沒有痕跡，盡管防偽造的技術(shù)在不斷提高，但其內(nèi)容的變動仍要大于紙質(zhì)文件，應(yīng)用的人無法了解檔案的原貌，對其原始性認(rèn)識不夠，而且無法為每份電子文件蓋章、簽字處理，無法憑借這一媒介判斷文件的真?zhèn)?，這都給電子文件的保密工作者提出了新的要求。

3.2對檔案管理人員提出了更高的要求

隨著電子技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式無法滿足需求，因此，在當(dāng)前形勢下要加強(qiáng)檔案管理人員對計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應(yīng)用水平。因此，新時期的管理人員要不斷地豐富自身的知識水平，不能固步自封。這是當(dāng)前制約我國檔案管理水平提升的首要問題，尤其缺乏復(fù)合型的檔案管理人員，影響檔案管理的信息化技術(shù)水平，盡管現(xiàn)代化設(shè)備在不斷增多，但利用水平低，實現(xiàn)信息化成為一種口號。

4.應(yīng)對文書檔案管理信息化問題的對策

從上文的分析中我們不難看到，實現(xiàn)文書檔案管理的信息化后，利弊共存，從其對現(xiàn)代檔案管理工作的影響來說，仍然是利大于弊，下面就針對上文中提到的問題，制定出有效的解決對策。

4.1將信息化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離

隔離內(nèi)部的信息化網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)，建立物理的隔離層，這是當(dāng)前保護(hù)網(wǎng)絡(luò)最為直接且有效的方法，同時從經(jīng)濟(jì)性的角度來看，也十分可行。在當(dāng)前形勢下，我們主要采取路由器的隔離方法，由路由器濾掉被屏蔽的IP地址與服務(wù)。可以先將所有的IP地址屏蔽，然后將需要的地址允許通過。如果第一層的防護(hù)隔離無法達(dá)到隔離的目標(biāo)，可以運用防火墻的隔離方式，當(dāng)前采用的防火墻多數(shù)都有認(rèn)證機(jī)制，不論是哪一種，都具備過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的功能；具有管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問的能力；嚴(yán)禁某些禁止的業(yè)務(wù)進(jìn)入；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容與活動，對網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行檢測并給予警告的功能，方可確保系統(tǒng)的安全。

4.2改進(jìn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，增加硬件設(shè)施的投入力度

硬環(huán)境是做好檔案建設(shè)的重要基礎(chǔ)，唯有創(chuàng)建良好的硬環(huán)境，工作人員才有工作的信心，業(yè)務(wù)人員的水平才能得到提升。從具體的實踐來看，唯有強(qiáng)化管理部門的硬件設(shè)施，檔案人員方可通過這些設(shè)備才能實現(xiàn)管理水平的提高，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，提高檔案管理的效率。

其次，豐富檔案管理人員的知識水平

在日常的教育中要采取“自學(xué)為主、培訓(xùn)為輔”的方式進(jìn)行檔案人員的培訓(xùn)，建立終身教育機(jī)制，促進(jìn)檔案人員知識能力的提高，與時代發(fā)展相適應(yīng)。在日常工作中不斷學(xué)習(xí)，豐富專業(yè)知識，提高自身知識能力，在單位內(nèi)部建立激勵約束機(jī)制，將檔案的專業(yè)水平作為業(yè)績考核的一項指標(biāo)，激發(fā)員工的積極性。

最后，增加檔案部門與區(qū)域間的合作

要想提高檔案管理的水平，必須要加強(qiáng)系統(tǒng)間與區(qū)域間的合作，互相學(xué)習(xí)，揚(yáng)長避短，運用現(xiàn)有的資源進(jìn)行知識的更新，同時采用現(xiàn)代化的科技手段促進(jìn)檔案人員專業(yè)水平的提升。

5.結(jié)束語

作為人類實踐活動記錄的重要組成部分，檔案可以還原歷史真實，是信息家族的重要組成部分，因此，在新時期強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)迫在眉睫，是社會進(jìn)步的重要組成部分。

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