基于高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化途徑探析

盧森林

[摘 要]隨著數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校必須選擇適合本館紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作途徑，制定數(shù)字化工作方案，針對存在的問題采取有效應(yīng)對策略，嚴(yán)格按照科學(xué)地轉(zhuǎn)換方式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作步驟安全穩(wěn)步推進(jìn)，為順利建成數(shù)字檔案信息資源庫奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]高校；館藏紙質(zhì)檔案；數(shù)字化；途徑；探析

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，一方面數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了高校館藏紙質(zhì)檔案朝著數(shù)字化檔案方向轉(zhuǎn)移；另一方面根據(jù)教育部第27號(hào)令規(guī)定，歸檔電子文件要與轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字化檔案資源建設(shè)的重要內(nèi)容

一、高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義

隨著世界數(shù)字化信息技術(shù)飛速發(fā)展，館藏檔案數(shù)字化資源必將成為手機(jī)數(shù)字化檔案館資源的重要組成部分。因此，高校館藏紙質(zhì)檔案必須朝著數(shù)字化檔案方向轉(zhuǎn)化。要順利完成館藏檔案數(shù)字化工作，必須借助于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段才能完成。只有將全部的館藏檔案資源配備、儲(chǔ)存、服務(wù)、管理等朝著數(shù)字化目標(biāo)轉(zhuǎn)變后，才具備建設(shè)手機(jī)數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。讀者只要通過手機(jī)就能實(shí)現(xiàn)迅速、有效地利用所需要的檔案，對人們的生活和社會(huì)文明都具有十分重要的意義。

二、高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)途徑分析

高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化檔案館的必備條件，必須解決館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化問題。館藏紙質(zhì)檔案由于其發(fā)展的歷史淵源、環(huán)境、條件和載體不同，對數(shù)字化工作有不同的要求。因此，在開展數(shù)字化工作之前必須對館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行充分的篩選論證工作，客觀地評(píng)估館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化價(jià)值、工作量和可行性。要讓領(lǐng)導(dǎo)決策層清楚地認(rèn)識(shí)到館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)浩大的工程，不僅需要參與人員多，而且轉(zhuǎn)換設(shè)備也需要巨額資金的投入，這些數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備，在館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，如果不對外提供服務(wù)就再無更大的用途，將造成資源的浪費(fèi)的事實(shí)。因此，高校要科學(xué)地制定館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化方案并選擇科學(xué)的數(shù)字化工作途徑。

（一）途徑

目前，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換途徑有三條可供選擇：其一是檔案館獨(dú)立完成。根據(jù)檔案館人力和財(cái)力比較雄厚的實(shí)際情況，制定符合自身需要的詳細(xì)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作目標(biāo)，依靠自身的力量開展館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作；其二是檔案館際間的相互合作。要精心挑選技術(shù)性、經(jīng)驗(yàn)豐富又掌握數(shù)字化操作技術(shù)的檔案管理人員，組成館藏檔案數(shù)字化工作團(tuán)隊(duì)，開展館藏檔案數(shù)字化工作；其三是將館藏紙質(zhì)檔案整體外包。為了一次性完成任務(wù)，有不少檔案館將館藏紙質(zhì)檔案整體外包給從事專業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作公司完成。

（二）存在的問題

雖然通過上述三種途徑均可以實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化。但是，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在三個(gè)急需解決問題，一是缺錢，二是缺人，三是缺平臺(tái)。缺錢是館藏檔案數(shù)字化遇到的最大的問題；缺乏檔案數(shù)字化人才是開展館藏檔案數(shù)字化遇到的突出問題；缺平臺(tái)是館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在的又一個(gè)問題。

（三）應(yīng)對策略

1.業(yè)務(wù)管理部門強(qiáng)化宏觀調(diào)控

檔案業(yè)務(wù)管理部門要勇于挑起管理的職能，自上而下，統(tǒng)一館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理軟件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作平臺(tái)。著力培育和指導(dǎo)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化專業(yè)服務(wù)公司，為高校檔案館提供紙質(zhì)檔案數(shù)字化服務(wù)，只有好的外包公司，就能有效地幫助高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化。

2.加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)

首先，必須認(rèn)識(shí)到館藏檔案數(shù)字化工作在電子政務(wù)建設(shè)中的作用。將高校辦公自動(dòng)化與高校檔案數(shù)字化建設(shè)有機(jī)的結(jié)合起來，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)，協(xié)調(diào)發(fā)展。其次，應(yīng)當(dāng)建立館藏檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任。第三，在館藏檔案數(shù)字化目標(biāo)管理、評(píng)估、年檢和考核中要納入檔案館工作范圍，定期的展開檢查及評(píng)估工作。

3.加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化工作隊(duì)伍建設(shè)

高校館藏檔案數(shù)字化建設(shè)離不開現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)方法、觀念、設(shè)備、技術(shù)的技撐，高校檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)必須優(yōu)化。為了滿足高校館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的迫切需要，保證人才隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)及檔案管理專業(yè)人才，創(chuàng)建一支綜合實(shí)力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的研究型、管理型、服務(wù)型、技術(shù)型有機(jī)結(jié)合的團(tuán)隊(duì)，為高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)提供可靠的人才支撐。

4.高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量推進(jìn)高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化

上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門要及時(shí)出臺(tái)館藏檔案數(shù)字化工作規(guī)范要求和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)高校館藏檔案數(shù)字化工作有序開展。上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)立足于檔案數(shù)字化資源共享的需要，組織力量認(rèn)真研究檔案數(shù)字化工作目標(biāo)和任務(wù)，出臺(tái)全國統(tǒng)一的工作規(guī)范和指標(biāo)；自上而下理順和統(tǒng)一數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，消除館藏檔案數(shù)字化工作各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一的局面，消除數(shù)字化規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用軟件開發(fā)與館藏檔案數(shù)字化資源建設(shè)不統(tǒng)一的狀態(tài)。

綜上所述，高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)十分重要的工作，涉及到諸多內(nèi)容。不僅包括有序整理館藏檔案資源、建設(shè)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫和建設(shè)館藏檔案數(shù)字化利用網(wǎng)絡(luò)；而且，包括館藏檔案數(shù)字化人才隊(duì)伍建設(shè)工作，是一個(gè)尤為龐大的系統(tǒng)性工程，對傳統(tǒng)的館藏檔案工作模式和檔案工作理念帶來了極大挑戰(zhàn)。所以，高校應(yīng)積極探尋館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的模式，采取科學(xué)可行的建設(shè)手段，從而進(jìn)一步提升高校館藏檔案數(shù)字化水平。

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基金項(xiàng)目：江西省高等學(xué)校檔案科研課題立項(xiàng)一般課題：《基于高校數(shù)字化檔案的利用與編研工作研究》課題編號(hào)：（Jxgxdakt-2012019）