淺析如何做好機關檔案管理升級后的鞏固提高工作

劉麗梅

卓有成效的檔案管理升級工作給機關檔案工作注入了生機和活力，使機關檔案管理水平得到了進一步提高。然而，社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展以及各行各業(yè)對檔案的需求，又對檔案工作提出了新的更高的要求。這就表明，某個年份和時期檔案管理的升級，不等于這個立檔單位的檔案管理會自然地長久保持這個水平，更不可以一勞永逸。事實上，確有個別單位在檔案管理升級之后出現(xiàn)了滑坡現(xiàn)象。這種客觀現(xiàn)實告誡我們，把檔案管理升級后的鞏固提高工作不但不能放松，而且必須下功夫繼續(xù)抓好，才能使機關檔案工作更好地為經(jīng)濟發(fā)展服務。那么，如何抓好這項工作呢？當然是措施很多，方法各異。而我認為，檔案管理升級后的鞏固提高工作必須圍繞經(jīng)濟建設這個中心來進行，從提高思想認識入手，從加強實體建設抓起，在強化管理中提高，在開發(fā)利用中發(fā)展，才能抓出成效。具體應著力解決好以下幾點問題：

一、切實加強領導，是做好檔案管理鞏固提高工作的關鍵

據(jù)了解，有的單位在檔案管理升級后，產(chǎn)生了滿足現(xiàn)狀的思想，只求過得去，不求過得硬，致使檔案工作止步不前；還有的單位由于人員變動和內(nèi)部機構調整，使檔案工作的組織機構和檔案工作人員出現(xiàn)了缺口，致使檔案工作很少有人問津。上述驕傲自滿情緒和組織上的不健全，削弱了檔案工作的力度，制約了檔案工作的開展。因此，切實加強領導，就成了做好檔案管理升級后鞏固提高工作的關鍵。要解決好這個問題，必須抓住如下幾個環(huán)節(jié)：

（一）宣傳、貫徹《檔案法》，增強檔案意識

從社會的角度來說，《檔案法》是全民的單項法律，要求任何一個公民都要認真遵守和執(zhí)行。所以，機關檔案管理升級后，仍要通過各種形式，繼續(xù)宣傳貫徹《檔案法》，使《檔案法》深入人心，進而增強全民的檔案意識。

做為一個單位，至少要把《檔案法》普及到本單位的全體工作人員當中去，使全體工作人員都能掌握這項法律，理解檔案工作的性質、內(nèi)容、意義，重視本單位的檔案工作，把檔案工作作為本部門整體工作的重要組成部分，增強保護檔案、利用檔案、支持檔案工作的自覺性和責任感，調動各方面的積極因素，創(chuàng)造良好的檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境，這樣才有做好檔案管理鞏固提高工作的堅實基礎，進而推動檔案工作不斷發(fā)展。

做為一個檔案工作者，更要堅持不懈地學習《檔案法》，同時還要學習《檔案法實施辦法》、《檔案管理規(guī)定》等一系列檔案管理的法規(guī)條例，以保證檔案工作沿著法制軌道逐步向規(guī)范化、標準化和科學化的方向發(fā)展。

（二）調整充實力量，完善組織機構

調整和充實檔案管理人員，不斷完善組織機構，是做好檔案管理升級后鞏固提高工作的又一必要前提。在人員調整時，要注意專業(yè)素質的考核，做到配置的合理性。從這一點來講，綏化市道路運輸管理處的做法是很值得借鑒的。幾年來，這個單位主管常務和檔案工作的副處長因組織調動和工作需要先后調整了三人次，具體負責檔案工作的秘書科長調整了兩人次；還培養(yǎng)選撥了兩名專職檔案員，使檔案工作沒有因為人員的變化而受到影響。通過這些努力，不但保證了檔案工作組織機構的穩(wěn)定性與連續(xù)性，而且還較好地適應了行業(yè)管理工作的需要。從而，使檔案管理升級后的鞏固提高工作有了可靠的組織保證。

（三）加強制度建設，做到有章可循

對于機關各立檔單位來說，根據(jù)檔案工作的需求，結合本部門檔案工作的特點，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度，是實現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)范化的有力手段。各立檔單位，都應建立立卷歸檔、檔案保管、借閱、統(tǒng)計、保密、銷毀等項制度以及檔案的分類方案、檔案員崗位責任制等。同時要把落實這些制度同貫徹、實施《檔案法》聯(lián)系起來。在檔案管理制度的執(zhí)行過程中，要批評有章不循的現(xiàn)象，處理嚴重違章人員，維護制度的嚴肅性。從而，發(fā)揮這些規(guī)章制度在機關檔案管理鞏固提高工作中的監(jiān)督和保障作用。

（四）舍得資金投入，加強陣地基礎設施建設

加強陣地基礎設施建設，主要目的是改善檔案室的管理條例。促進檔案工作的進一步發(fā)展。在這方面，綏化市道路運輸管理處已取得了成功的經(jīng)驗。他們采取統(tǒng)籌規(guī)劃，逐年投入，不斷完善的方法，在新建的辦公樓內(nèi)建立綜合檔案室1個，建立業(yè)務檔案室共6個，設備都是先進的密集架，還增設了錄音機、電視機、照像機、吸塵器、電風扇、電話和干濕溫度計等一系列設備，為檔案工作的發(fā)展提供了必要的物資保證，使陣地基礎設施建設不斷得到加強。

（五）加強隊伍建設，努力提高業(yè)務素質

培養(yǎng)和選撥優(yōu)秀的檔案工作人才，是加強檔案工作隊伍建設，提高檔案工作人員素質，做好檔案管理鞏固提高工作的重要措施。只有建設一支過硬的檔案工作隊伍，才能創(chuàng)造過硬的檔案工作質量。因此，各立檔單位要采取各種形式培養(yǎng)和選撥優(yōu)秀人才。通常可以采取以下幾種方式：

1、普及檔案知識、開展全員培訓。檔案工作是一項事業(yè)性很強且涉及面較廣的工作。通過開展全員培訓，可以全面普及檔案知識。同時，也給檔案工作人員提供了深造的機會，進而可以全面提高檔案工作人員的素質。

2、送出去學習，培養(yǎng)骨干力量。主要是選送骨干力量到外地學習，開拓視野，吸收先進的管理辦法和經(jīng)驗。

3、開展崗位練兵，提高業(yè)務技能，科學管理，精益求精。使檔案工作人員達到五會（會收集、會立卷、會整理、會編檢索工具、會利用）的要求。

二、不斷豐富檔案內(nèi)容，是做好檔案管理鞏固提高工作的基礎

檔案工作的根本目的是有效利用。收集門類齊全、結構合理、內(nèi)容豐富、數(shù)量充足的檔案資料，是實現(xiàn)檔案利用工作的重要基礎。也只有滿足各項工作對檔案提供利用的要求，才能使檔案工作在現(xiàn)有的基礎上進一步升級。豐富檔案內(nèi)容，應該注意以下兩點：

（一）做好各種資料的收集和征集工作，保證檔案資料收集齊全。每一個立檔單位都要根據(jù)自己的業(yè)務特點，全面地、分門別類地收集相關的資料。這樣，不但能豐富檔案資料的內(nèi)容，而且還為輔助檔案提供資料開展利用工作，打下堅實基礎。否則，資料殘缺不全，缺檔斷代，不但給利用帶來無法克服的困難，而且檔案工作本身也無法鞏固、提高。

（二）檔案類型變單一型為多種類型。根據(jù)單位業(yè)務性質的不同，可以把特點較鮮明，較集中的檔案分離出來，設立不同的檔案管理區(qū)域，由專人負責，在“統(tǒng)一組織形式，統(tǒng)一管理制度，統(tǒng)一工作標準”的原則指導下，實行專門管理，滿足不同崗位對檔案利用的需要。

三、注重開發(fā)利用，是做好檔案管理鞏固提高工作的途徑

我們黨所確定的檔案工作的方針是，檔案工作必須為黨的中心工作服務，為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會的文明建設服務。搞好檔案信息資源開發(fā)利用工作，對經(jīng)濟建設和社會發(fā)展至關重要，也是檔案工作的生命力所在。因此，檔案工作人員在單位檔案管理工作升級以后，要把加強管理和開發(fā)利用緊密結合起來，在繼續(xù)提高管理水平的同時，應把檔案工作的落腳點及時轉到開發(fā)利用上來，充分發(fā)揮檔案的綜合效用。所以，檔案工作人員要積極發(fā)揮主觀能動性，切實做好工作，為機關工作提供良好服務。

一是要變“看堆守攤”的封閉式被動服務為開放式服務。有的檔案管理人員工作比較保守，為了管檔案而管檔案，工作范圍狹窄。這些都不利于檔案服務功能的發(fā)揮。所以，檔案工作人員要積極深入到單位的業(yè)務工作中去，主動探求檔案資料的需求信息，從而全面而準確地提供檔案資料。同時，還應根據(jù)實際工作需要，有針對性地進行相關檔案資料的編研工作，使這種服務更直接，更條理，更有效。此外，還應按規(guī)定，開放檔案目錄，讓大家都了解檔案室所藏檔案，以方便各行業(yè)對檔案資料的利用。

二是要抓好年度立卷歸檔工作，對于各種資料都要定期收集到一起，在年末集中裝訂成卷，使檔案材料門類化、齊全化、規(guī)范化，這樣就能使檔案資料更好地發(fā)揮效用。

三是要結合本部門本行業(yè)的特點，認真開展編研工作，對于現(xiàn)有檔案史料，進行挑選、加工、編排和評價，發(fā)揮檔案的經(jīng)濟效益和社會效益。

利用的側重點，應從以下三個方面加以把握：

1、為部門和領導宏觀決策提供必要的依據(jù)。實踐證明，任何一項決策，要想達到科學和正確，只憑主觀良好的愿望是不行的，除了要對現(xiàn)實情況作必要的調查分析外，還必須參考相當?shù)臄?shù)據(jù)和以往的經(jīng)驗教訓，而這些只有在檔案資料里才能找到。因此，作為檔案工作者，就應當在領導決策重大問題時，提供必要的檔案資料和信息方面的服務。

2、為部門進行重大生產(chǎn)經(jīng)營活動和業(yè)務工作服務。實踐證明，一個企業(yè)要想把生產(chǎn)經(jīng)營活動搞得紅紅火火、生機勃勃；一個工作部門要想把部門的工作搞得井井有條，卓有成效，除了其他因素外，必須有必要的、豐富的檔案資料作參考、作依據(jù)。檔案資料就是企業(yè)和工作部門的重要財富，它與我們各項事業(yè)的命運息息相關。檔案工作只有在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中和部門的工作中充分發(fā)揮作用，才會有作為、有生命。

3、為解決各種糾紛和問題、落實黨和國家的政策服務。在市場經(jīng)濟條件下，尤其是處理各種經(jīng)濟糾紛，時時處處離不開經(jīng)濟合同檔案、票據(jù)檔案、勞動工資檔案等等。檔案工作者應當通過檔案資料在這些方面發(fā)揮作用。

當然，還有其它許多方面的檔案資料大有可用之處，檔案工作者應當不斷地進行研究和探索。

綜上所述，做好機關檔案管理升級后的鞏固提高工作，勢在必行。只要各單位領導重視，加上檔案工作人員的努力，機關檔案管理升級后的鞏固提高工作就一定能取得成效。