結(jié)合教學特點扎實做好檔案管理工作

張洪達

[摘 要]學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，其內(nèi)容非常豐富。學校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質(zhì)量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄，學校教學檔案的規(guī)范化管理是提高學校教學質(zhì)量的重要保障，故應扎實做好學校檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]教學特點；檔案管理；扎實做好

一、教學檔案的特點

教學檔案是教學活動的客觀反映和總結(jié)，故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點： （1）內(nèi)容廣泛：一方面學校辦學規(guī)模越來越大，招生形式越來越多樣化，辦學領(lǐng)域不斷拓寬，新學科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn)，使得教學檔案的內(nèi)容也越來越廣泛；另外，教學內(nèi)容越來越豐富，學校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外，多學科互相滲透、交差不斷加強，使的教學內(nèi)容多學科性越來越明顯，與之相適應，檔案材料也越來越豐富；（2）材料來源較分散：學校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動，即有上級和學校下發(fā)的有關(guān)教育教學的有關(guān)文件，又有主管教學的教務部門形成的關(guān)于教學改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標、學科設置、課程安排等方面的材料，同時還有在日常教學中形成的教學檔案；（3）歸檔時間不同：文書檔案是按年度歸檔，而教學檔案是按學年度進行歸檔的，歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。

二、教學檔案管理中存在的問題

（一）材料收集較困難：因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足，認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的，應該由自己來管理，擔心材料會遺失，或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒，使的收集起來有一定困難。

（二）有的學校由于無專門的檔案管理人員，故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著，由于有些教師不配合，就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些老師認為自己的主要工作是教學，對檔案材料只要用時有就可以了，，無須按什么規(guī)則整理歸檔，導致教學檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準，使得教學檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。

（三）資金緊缺：收集到的材料并不能馬上移交，因經(jīng)費不足有些學校連一個像樣的檔案柜都沒有，故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放，容易遺失而造成檔案材料的遺失。

三、幾點建議

（一）結(jié)合單位特點，有針對性地做好教學檔案管理工作

學校檔案室具有專業(yè)部門的特性，工作中需要運用和掌握相關(guān)的專業(yè)知識。因此，也相應賦予了檔案管理工作一定的特殊性，對檔案管理工作提出了更高的專業(yè)要求。如：檔案室工作人員要對所有存檔的學籍、資料進行全面的核查，保證“三個一致”。要求更改標記正確，簽字及日期齊全，發(fā)現(xiàn)錯誤限期整改，以確保學籍的有效性。這就要求我們檔案工作人員必須具備相應的專業(yè)知識和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能做到其要件齊備、完整有效。

（二）創(chuàng)新管理模式，進一步做好教學檔案的管理和開放利用

1.在教學檔案管理過程中，我們努力做到豐富檔案的內(nèi)容，增強檔案資料的針對性和時效性，我們不但將文檔資料收編在卷，而且將其整理刻錄成光盤，翔實地記錄了教學檔案收藏的全過程，如此，既方便了工作，又保證了資料的完整性和易用性。

2.建立起電子查詢、索引系統(tǒng)，并在保存紙質(zhì)檔案的基礎上，逐步建立完善電子版檔案。因此，降低了教學檔案的管理成本，極大地減少了檔案管理工作強度，方便了檔案的管理和利用。最大強度低開發(fā)利用教學檔案。學校檔案部門和檔案人員應改變原有的工作習慣和保守的工作觀念，把工作重心轉(zhuǎn)向提供服務這個環(huán)節(jié)。不但要在工作態(tài)度上積極主動，而且要在服務模式上有所創(chuàng)新，圍繞學校教學的特點，提供超前服務和跟蹤服務，努力提高服務質(zhì)量和服務效果。一方面要編制多角度的檢索工具，以原件提供服務，建立起檔案信息資源共享平臺；另一方面要及時掌握工作動態(tài)，匯編各個方面的信息資源，提供綜合信息服務。

3. 加強教學檔案的規(guī)范化管理。從教學檔案管理方面存在的問題出發(fā)，各學校由于檔案工作規(guī)范化程度低，管理不到位，檔案管理、存檔部門職責不明，歸檔機制不健全，導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍，亟需在科學劃分檔案類目的基礎上，明確檔案的建檔、存檔和管理職責，加強對檔案工作的指導和對檔案管理人員的業(yè)務培訓，定期開展對檔案工作的指導與業(yè)務培訓，定期開展對檔案工作的督查，提高信息服務的針對性與實用性，加速學校檔案信息化建設。

（三）對下一步檔案管理工作的設想

1.抓好業(yè)務培訓。進一步加大學習和培訓力度，強化專業(yè)培訓，把學習檔案管理新知識與教學業(yè)務知識緊密的結(jié)合起來。加強教學檔案學習的針對性和計劃性，學以致用，知行統(tǒng)一。提高教學檔案業(yè)務工作的標準化、規(guī)范化水平。

2.抓好基礎性工作。教學檔案管理作為教育行業(yè)發(fā)展的基礎性、服務性工作，將嚴格按照主管部門的具體要求，進一步建立健全教學檔案歸檔制度，要嚴格按照要求規(guī)范操作，妥善保管，確保檔案資料不受損失。

3.提高教學檔案工作者的政治素質(zhì)。檔案工作的政治性、服務性決定了檔案人才要具有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。檔案人才不僅要事業(yè)心強、愛崗敬業(yè)、勤奮努力，還要具有全新的服務意識，熟悉檔案工作規(guī)律，遵守檔案工作紀律，確保技術(shù)資料的安全，不泄密。

4.抓好檔案信息化建設。檔案人才應具有與時代步伐相一致的思想觀念，要有較強的創(chuàng)新意識、競爭意識和進取精神。隨著信息技術(shù)的廣泛應用，檔案信息存取自動化、檔案信息管理智能化和檔案信息利用網(wǎng)絡化已成為檔案信息化建設的發(fā)展方向。檔案人員要站在信息化建設的前列，敢于向傳統(tǒng)挑戰(zhàn)，用新的管理理念來改革和創(chuàng)新檔案服務思路，豐富服務手段，開拓檔案工作新途徑。

參考文獻：

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