中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)之我見

張元芬

[摘 要]本文首先對當(dāng)前檔案管理信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展進行了初步的分析，然后針對檔案信息化的應(yīng)用提出了電子文件的管理方法，最后結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，探討了檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)采取的具體措施。

[關(guān)鍵詞]中等職業(yè)學(xué)校；檔案信息化建設(shè)；研究

隨著電子公文的大量出現(xiàn)也給學(xué)校檔案部門提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用。目前，學(xué)校檔案部門的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求仍不相適應(yīng)，大多數(shù)仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得相當(dāng)一部分電子檔案無法采集、收集和提供利用。中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化是學(xué)校發(fā)展的必然隨著中等職業(yè)學(xué)校工作中計算機普遍使用，產(chǎn)生大量的電子文件和電子資料，在檔案管理中需要對其進行歸檔，另一方面學(xué)校網(wǎng)絡(luò)化辦公中也需要檔案部門跟上時代的需求，從以下幾個方面進行一些探討。

一、中職學(xué)校檔案信息化的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，一場以科技進步為主題的信息化浪潮席卷全世界，電腦的普及迅速地推動著社會和經(jīng)濟的發(fā)展，高科技正深刻地影響著人們的工作和生活的方方面面，隨著辦化驗室自動化程度的普及，大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ?。可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

中職學(xué)校檔案信息利用主體越來越多，傳統(tǒng)的手工操作及經(jīng)驗管理模式已制約了檔案管理工作的發(fā)展，遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的快節(jié)奏、大容量的需求，其管理現(xiàn)狀主要存在以下兩個方面的問題：

1、檔案管理的信息化程度不高。日常管理的材料存檔不齊全，教學(xué)大綱的制定周期長且落后于形勢的發(fā)展，教師的潛力難以充分發(fā)揮。學(xué)生規(guī)模大，學(xué)籍管理的難度加大，人為失誤因素增加。

2、 教學(xué)管理人員信息技術(shù)應(yīng)用能力較低，信息管理水平不足。教學(xué)管理人員在信息的收集和處理上以傳統(tǒng)的信息管理為主，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、智能技術(shù)還未能在實際工作中得到普遍應(yīng)用，導(dǎo)致信息資源的利用率低，教學(xué)材料的收集有重復(fù)收集現(xiàn)象，造成教學(xué)管理信息冗余，管理效益不高。

3、 經(jīng)費投入不足，設(shè)備有待改善。經(jīng)費是一切工作的基礎(chǔ)保障，教學(xué)檔案的管理工作也是如此。由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，造成教學(xué)檔案管理辦公條件欠好，環(huán)境較差，設(shè)備陳舊、老化，難以正常開展工作。

三、中職學(xué)校檔案信息化的途徑

為適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，學(xué)校應(yīng)近快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。本文筆者認(rèn)為實現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化應(yīng)從以下途徑進行：

1.著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2.抓好學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理和方便的使用。

3.加強辦公自動化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。 微機應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識經(jīng)濟時代的檔案管理標(biāo)志。利用微機進行文書檔案的管理，其優(yōu)點是：

（1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優(yōu)勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調(diào)整時，可利用計算機進行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時效。

（2）微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準(zhǔn)確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現(xiàn)文書檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。

（3）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達到了文檔保密的要求。

4 、教學(xué)、學(xué)生檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的職校教學(xué)檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，管理人員的勞動強度大，查閱十分困難，并且占用大量的庫房空間。管理成本高，保管時易損壞，而數(shù)字化檔案克服了傳統(tǒng)檔案的缺點，節(jié)省了大量人力、物力和財力，且可大量復(fù)制，克服了紙質(zhì)檔案獨一無二的弊端。檔案信息化是利用信息處理的自動化，達到檔案、文件的一體化管理，實現(xiàn)檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數(shù)字化存儲，以實現(xiàn)檔案信息遠距離、無障礙的傳遞和交流，達到檔案資源的互通與共享。數(shù)字化、信息化建設(shè)是職校教學(xué)檔案信息化管理的核心內(nèi)容。

5、學(xué)校的檔案工作者必備良好的素質(zhì)。 一個檔案工作人員必備的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，應(yīng)是其具有的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和智力、能力素質(zhì)的最佳綜合表現(xiàn)。檔案工作者應(yīng)是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎(chǔ)知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識素養(yǎng)。學(xué)習(xí)檔案先進單位的檔案管理工作、知識及發(fā)展情況，以便開闊視野、增長知識，從而做到厚積而薄發(fā)，努力提高自己檔案業(yè)務(wù)水平。

總之，檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。 信息化是當(dāng)今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案室只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。

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