省屬高校裝備采購(gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

劉 軍，苗 放，蘇春波

(成都理工大學(xué)a．總務(wù)處;b．地球探測(cè)與信息技術(shù)教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室;c．實(shí)驗(yàn)室與裝備管理處，成都610059)

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，國(guó)家和各級(jí)主管部門(mén)對(duì)高校的投入日益加大，對(duì)高校各類裝備的采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)效率以及服務(wù)水平提出了更高的要求。目前，高校的裝備采購(gòu)過(guò)程管理一般以Excel輔助處理為主，無(wú)法很好地滿足采購(gòu)過(guò)程透明化、采購(gòu)信息共享利用、采購(gòu)工作協(xié)同等新的業(yè)務(wù)需求。因此，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，構(gòu)建高校裝備采購(gòu)管理系統(tǒng)，對(duì)裝備采購(gòu)實(shí)施全過(guò)程動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化的管理，是十分必要的［1－2］。

本文以成都理工大學(xué)為實(shí)例，在深入分析當(dāng)前省屬高校采購(gòu)工作流程的基礎(chǔ)上，對(duì)省屬高校裝備采購(gòu)管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，并從需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)方式及應(yīng)用等方面進(jìn)行了詳細(xì)闡述。

1 需求分析

1.1 省屬高校裝備采購(gòu)的主要工作內(nèi)容

因辦學(xué)經(jīng)費(fèi)的性質(zhì)主要為財(cái)政性資金，省屬高校裝備采購(gòu)方式以政府采購(gòu)為主，采購(gòu)工作可分為前、中、后三個(gè)階段，即:

1)采購(gòu)計(jì)劃的申報(bào)和審批階段。裝備申購(gòu)用戶填報(bào)裝備采購(gòu)計(jì)劃，并按流程先后報(bào)送歸口管理部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、校務(wù)會(huì)等審批，校內(nèi)審批通過(guò)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)安排預(yù)算。在預(yù)算下達(dá)后，采購(gòu)計(jì)劃統(tǒng)一上報(bào)省級(jí)財(cái)政廳審批，審批通過(guò)后方進(jìn)入具體采購(gòu)環(huán)節(jié)［3］。

2)裝備采購(gòu)階段。由采購(gòu)部門(mén)對(duì)各裝備采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)容進(jìn)行分類分包，按不同的政府采購(gòu)方式組織采購(gòu)，并完成合同簽訂等工作。

3)裝備供貨、驗(yàn)收與付款階段。各裝備供應(yīng)商按合同約定供貨，采購(gòu)部門(mén)組織驗(yàn)收，登記固定資產(chǎn)，支付貨款等［4－5］。

1.2 系統(tǒng)的部門(mén)用戶類別

1)使用部門(mén)或科研項(xiàng)目組。裝備采購(gòu)計(jì)劃的申報(bào)、初審、采購(gòu)信息查詢等功能。

2)采購(gòu)計(jì)劃的歸口審核部門(mén)。對(duì)各使用部門(mén)、科研項(xiàng)目組上報(bào)的裝備采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核、匯總，如:教務(wù)處對(duì)教學(xué)設(shè)備進(jìn)行審核，總務(wù)處對(duì)行政辦公設(shè)備進(jìn)行審核。

3)采購(gòu)管理部門(mén)。采購(gòu)業(yè)務(wù)功能的使用和管理，具體使用者角色可分為采購(gòu)負(fù)責(zé)人、計(jì)劃管理人、合同管理人、驗(yàn)收人與付款經(jīng)辦人等。

4)財(cái)務(wù)部門(mén)。對(duì)預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度和明細(xì)進(jìn)行查詢，考核預(yù)算執(zhí)行績(jī)效。

1.3 系統(tǒng)的技術(shù)要求

(1)系統(tǒng)以超文本傳輸協(xié)議 (hypertext transfer protocol，HTTP)方式提供泛在接入，兼容多種主流瀏覽器，支持多種終端 (計(jì)算機(jī)、手持移動(dòng)終端等)。(2)考慮采購(gòu)工作及信息的敏感性，應(yīng)充分保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全，對(duì)于敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。(3)可靠性和穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)連續(xù)、長(zhǎng)時(shí)間穩(wěn)定運(yùn)行，并具有冗余備份機(jī)制。(4)對(duì)各類系統(tǒng)用戶進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立不同用戶角色，賦予不同的系統(tǒng)功能及數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限［6］。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)采用異構(gòu)方式，即:系統(tǒng)主體采用瀏覽器/服務(wù)器 (browser/server，B/S)結(jié)構(gòu)，部分應(yīng)用功能采用客戶端/服務(wù)器 (client/server，C/S)結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

同時(shí)，在架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮以下技術(shù)因素:

(1)以數(shù)據(jù)為核心進(jìn)行設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)化復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯，使之扁平化，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、使用、分發(fā)與管理，支持系統(tǒng)從靜態(tài)數(shù)據(jù)管理向動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)分析的層次提升。(2)增強(qiáng)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和兼容性，支持第三方應(yīng)用軟件的集成，特別是第三方插件或控件，以及與數(shù)字化校園的集成。(3)充分支持跨平臺(tái)、跨終端，系統(tǒng)可選擇運(yùn)行在Windows或Linux操作系統(tǒng)中，以HTTP方式提供應(yīng)用服務(wù)，并以數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)支持移動(dòng)終端應(yīng)用接入。

2.2 功能模塊設(shè)計(jì)

通過(guò)對(duì)裝備采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及系統(tǒng)需求分析，確定裝備采購(gòu)管理系統(tǒng)的主要功能模塊包括:

1)系統(tǒng)管理。對(duì)系統(tǒng)的基礎(chǔ)參數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)代碼、用戶賬號(hào)、單位信息、權(quán)限分配等進(jìn)行管理。

2)預(yù)算管理。對(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算信息進(jìn)行管理，包括經(jīng)費(fèi)基本信息 (經(jīng)費(fèi)名稱、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、經(jīng)費(fèi)科目、負(fù)責(zé)單位、負(fù)責(zé)人等)和年度預(yù)算信息 (年度、預(yù)算金額、執(zhí)行期限等)。采購(gòu)預(yù)算遵循“分級(jí)、分年管理”的思路，支持兩級(jí)預(yù)算管理模式，即一級(jí)預(yù)算為校級(jí)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，一級(jí)預(yù)算下根據(jù)需要可建立分年度預(yù)算項(xiàng)目或二級(jí)預(yù)算項(xiàng)目。

3)計(jì)劃在線申報(bào)、審批。實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃的在線申報(bào)、審核，對(duì)現(xiàn)有的申報(bào)、審核、匯總等全過(guò)程進(jìn)行規(guī)范和系統(tǒng)化，減少過(guò)程中的手工處理，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、共享性以及匯總的效率。

4)采購(gòu)管理。對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行在線管理，包括采購(gòu)計(jì)劃的自動(dòng)分包，采購(gòu)批次管理，登記零星采購(gòu)信息，建立供應(yīng)商基本信息庫(kù)等功能。

5)合同管理。根據(jù)合同模板，結(jié)合采購(gòu)信息自動(dòng)生成、打印合同，合同的數(shù)據(jù)來(lái)源于計(jì)劃及采購(gòu)環(huán)節(jié)，合同數(shù)據(jù)作為后期驗(yàn)收、登記與付款等工作的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)來(lái)源。提供合同查詢功能，查詢結(jié)果顯示與合同相關(guān)的電子檔案、驗(yàn)收與付款等信息。

6)驗(yàn)收管理。自動(dòng)生成合同的驗(yàn)收單，并實(shí)現(xiàn)“預(yù)約驗(yàn)收”模式，將驗(yàn)收方式從原有的手工登記改為現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)，通過(guò)手持終端，及時(shí)將驗(yàn)收信息更新到系統(tǒng)中。

7)驗(yàn)收完成后，根據(jù)合同和驗(yàn)收單信息，自動(dòng)生成裝備登記憑證，完成固定資產(chǎn)登記工作。

8)支付管理。在設(shè)備驗(yàn)收、登記完成后，將發(fā)票、驗(yàn)收單、合同與固定資產(chǎn)登記憑證等材料整體移交付款經(jīng)辦人，經(jīng)辦人在系統(tǒng)中對(duì)信息進(jìn)行核實(shí)，審核通過(guò)后，自動(dòng)生成支付單。

9)實(shí)現(xiàn)對(duì)一次性采購(gòu)的通用設(shè)備，在完成驗(yàn)收付款后，以庫(kù)房方式進(jìn)行管理。如批量采購(gòu)的行政辦公設(shè)備，暫存在庫(kù)房中，根據(jù)需要進(jìn)行分配。在分配時(shí)，打印分配信息單，完善簽字手續(xù)。

10)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。根據(jù)實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析功能，主要有:預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃執(zhí)行明細(xì)、合同執(zhí)行進(jìn)度分析與采購(gòu)結(jié)果統(tǒng)計(jì)表等。

11)信息查詢。該功能面向各類查詢用戶，對(duì)采購(gòu)過(guò)程信息進(jìn)行授權(quán)查詢，數(shù)據(jù)按預(yù)算、年度、計(jì)劃與單位等進(jìn)行限制。

12)采購(gòu)檔案管理。建立采購(gòu)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)采購(gòu)過(guò)程產(chǎn)生的紙質(zhì)或電子檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案與業(yè)務(wù)的一體化管理，為各層次監(jiān)督檢查、處理投訴等工作提供原始依據(jù)。

3 開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)

3.1 采用的技術(shù)手段

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工具采用超文本預(yù)處理器 (hypertext preprocessor，PHP)、超級(jí)文本標(biāo)記語(yǔ)言 (hypertext markup language，HTML)、腳本框架 (JQuery)等，數(shù)據(jù)庫(kù)采用 Postgres 9.0，并使用 Apache、Memcached、GD、Zend Optimizer等 HTTP服務(wù)器軟件構(gòu)建系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，使用安全套接層 (secure sockets layer，SSL)確保網(wǎng)絡(luò)鏈接安全，使用磁盤(pán)陣列 (redundant arrays of inexpensive disks，RAID5)確保磁盤(pán)數(shù)據(jù)安全。各類用戶使用瀏覽器訪問(wèn)系統(tǒng)，兼容 IE 7.0以上版本、Firefox、Chrome、Safari、Opera等主流瀏覽器。

3.2 系統(tǒng)權(quán)限控制的實(shí)現(xiàn)

防止非授權(quán)用戶對(duì)系統(tǒng)信息的非法訪問(wèn)，是十分重要的工作。系統(tǒng)用戶實(shí)行分層管理，依次分為超級(jí)管理員、系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)管理員、查詢?nèi)藛T四個(gè)層次，各個(gè)層次的用戶對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的操作范圍依據(jù)其權(quán)限而定，不同的用戶擁有不同級(jí)別的權(quán)限。在數(shù)據(jù)庫(kù)中建立一個(gè)用戶權(quán)限表，用戶在登錄系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)其用戶類別自動(dòng)分配相應(yīng)的權(quán)限，并建立合法時(shí)域 (session)變量。用戶在訪問(wèn)系統(tǒng)各模塊及數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)Sessions中的權(quán)限數(shù)值，核對(duì)該用戶是否擁有訪問(wèn)權(quán)限，確保系統(tǒng)安全［7］。

3.3 數(shù)據(jù)處理引擎的實(shí)現(xiàn)

化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩種，其中前者采用數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)，后者采用文件存儲(chǔ)。數(shù)據(jù)處理引擎主要是對(duì)兩種數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、檢索與讀取等進(jìn)行處理。

3.3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)操作實(shí)現(xiàn)

本系統(tǒng)所采用的數(shù)據(jù)庫(kù)是Postgers 9.0，采用數(shù)據(jù)對(duì)象組件(active data object，ADO)技術(shù)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)底層對(duì)訪問(wèn)過(guò)程進(jìn)行封裝，形成數(shù)據(jù)庫(kù)操作模塊［8］。以數(shù)據(jù)庫(kù)連接為例，封裝后的代碼表示如下:

MYMdb=NewADOConnection(＇MYMdatabase_type');//建立connection對(duì)象

MYMdb－＞ Connect("MYMhost"，"MYMuser"，"MYMpassword"，"MYMdbname");//連接數(shù)據(jù)庫(kù)

3.3.2 文件操作實(shí)現(xiàn)

文件存儲(chǔ)采用數(shù)據(jù)注冊(cè)機(jī)制，主要實(shí)現(xiàn)過(guò)程包括:(1)通過(guò)文件注冊(cè)信息表，實(shí)現(xiàn)將文件元數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)，其表字段有文件編號(hào)、文件名稱、文件類型、權(quán)限控制和文件統(tǒng)一資源定位符(uniform resource locator，URL)等。(2)文件存儲(chǔ)過(guò)程。用戶在上傳電子文件時(shí)，程序?qū)⒆詣?dòng)分析處理，將文件基礎(chǔ)信息進(jìn)行抽取并保存到文件注冊(cè)信息表中，對(duì)文件重新命名 (以文件編號(hào)形式)、存儲(chǔ)。(3)文件獲取過(guò)程。文件訪問(wèn)入口采用文件URL(http://xxxx/加密字符串)形式，其中，加密內(nèi)容包含文件ID、權(quán)限、存儲(chǔ)地址等，用戶發(fā)出請(qǐng)求，程序?qū)ζ溥M(jìn)行解析，校驗(yàn)通過(guò)后，返回組裝好的數(shù)據(jù)文件。文件數(shù)據(jù)處理原理如圖2所示。

根據(jù)不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可分為結(jié)構(gòu)

圖2 文件數(shù)據(jù)處理原理

4 系統(tǒng)解決的關(guān)鍵問(wèn)題

4.1 提高工作效率和服務(wù)水平

通過(guò)裝備采購(gòu)計(jì)劃的在線申報(bào)和審批功能，有效解決原有手工紙張模式下的數(shù)據(jù)核對(duì)、關(guān)聯(lián)信息查詢等效率低下問(wèn)題。合同、驗(yàn)收單、登記憑證與支付憑證等自動(dòng)生成功能，有效解決了原有手工填寫(xiě)過(guò)程易出錯(cuò)、易遺漏等問(wèn)題，并加快了工作的進(jìn)度，提高采購(gòu)工作的執(zhí)行效率。

4.2 采購(gòu)過(guò)程信息透明

采購(gòu)業(yè)務(wù)處理主要通過(guò)系統(tǒng)完成，采購(gòu)過(guò)程信息保存在系統(tǒng)中，便于各級(jí)用戶的查詢，使得采購(gòu)過(guò)程信息透明，如用戶可以查詢本單位裝備當(dāng)前所處的采購(gòu)環(huán)節(jié)，審計(jì)等監(jiān)督部門(mén)可以隨時(shí)查閱采購(gòu)電子檔案，財(cái)務(wù)部門(mén)可以隨時(shí)統(tǒng)計(jì)預(yù)算執(zhí)行情況，供應(yīng)商可以查詢裝備驗(yàn)收及付款情況等［9］。

4.3 數(shù)據(jù)共享和利用率高

原有Excel輔助處理工作方式下，由于各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)缺乏集中處理平臺(tái)，數(shù)據(jù)易碎片化，難以共享和利用。采用該系統(tǒng)后，對(duì)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)將通過(guò)業(yè)務(wù)流形成關(guān)聯(lián)關(guān)系，如合同數(shù)據(jù)為驗(yàn)收單提供數(shù)據(jù)來(lái)源，驗(yàn)收單為資產(chǎn)登記、付款等功能提供數(shù)據(jù)來(lái)源，大大提高了數(shù)據(jù)的共享和利用效率。

5 結(jié)束語(yǔ)

裝備采購(gòu)管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了裝備采購(gòu)過(guò)程的動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化管理。通過(guò)系統(tǒng)各功能的應(yīng)用，有效解決原有Excel輔助處理模式下的問(wèn)題，全面掌握了裝備采購(gòu)的工作進(jìn)展，提高了裝備采購(gòu)的透明度和工作效率，提高了用戶服務(wù)的水平。該系統(tǒng)的成功運(yùn)行，為省屬高校的采購(gòu)工作信息化建設(shè)提供了一種可行的解決方案。

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