Excel在人事管理中的高效運用

王志丹

摘 要 本文用具體的實例分析Excel在人員花名冊中計算、取值達到匹配信息的效果等。闡述Excel在今后的人事管理工作中發(fā)展的趨勢。

【關(guān)鍵詞】Excel 表格 人事管理 應(yīng)用

1 Excel概述

要使許多復雜問題變簡單化就要用到Excel提供的大量函數(shù)。例如：知道教師的身份證，需要從身份證中取出該老師的出生年月日，首先，我們要知道身份證有18位構(gòu)成，假如身份證號碼在E列，把出生日期放在F列，此時，選中E列的第四行，然后按回車鍵即可。

公式的含義：

MID（E4，7，4）表示取年份，E4表示從E4單元格中取值，7表示從E4單元格中的第7位開始取，4表示取4位數(shù)值，同樣的道理，MID（E4，11，2）表示取月份，從E4單元格中第11位數(shù)開始取，取2位數(shù)值，MID（E4，13，2）表示取日期，從E4單元格中第13位開始取，取2位數(shù)值。年、月、日中間用“—”連接。

接著上述的例子，我們在G列存放年齡，選中G列的第四行，在編輯欄內(nèi)輸入公式“=IF（MONTH（TODAY（））>=MONTH（F4），YEAR（TODAY（））-YEAR（F4），YEAR（TODAY（））-YEAR（F4）-1）”，然后按回車鍵即可。

2 實例演示

統(tǒng)計面臨退休的教師，按國家規(guī)定男職工滿60周歲，女職工滿55周歲當月辦理退休手續(xù)。通過設(shè)置條件格式來提示人事處負責此項工作的辦事人員在近3年的一個聘期中即將要退休的人員。

為“年齡”區(qū)域設(shè)置條件格式，首先選中單元格J4，單擊菜單欄“格式”選項，選擇“條件格式”對話框，在對話框中“條件1”選項框中選擇“公式”，在其右邊的公式框中輸入公式：“=OR（AND（B4="男"，G4>=57），AND（B4="女"，G4>=52））”，然后在“條件為真時，待用格式如右圖所示：”右側(cè)的“格式”中選擇“紅色”字體，“淺藍色”背景，單擊“確定”，返回“條件格式”對話框。再單擊“確定”，完成對單元格G4的設(shè)置，選中單元格G4，單擊常用工具欄中的“格式刷”，向下拉花名冊中的整列，即可完成格式的復制。同時，男職工大于57歲，女職工大于52歲的人員也就顯示出來。

以上功能顯示結(jié)果如圖1所示。

VLOOKUP也是一個非常有用的函數(shù)，它的作用是：在表格或數(shù)值數(shù)組的第一列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當前行中指定列處的數(shù)值。比如：兩張表，sheet1是人員花名冊，有姓名、性別、出生日期等若干項：

3 結(jié)束語

至此，我們對Excel在日常工作中有了更進一步的了解，但這只是辦公自動化軟件強大功能的冰山一角，我們將在工作中不斷實踐、研究，才能在工作中用得更廣泛，從而提高工作效率。

參考文獻

[1]葉斌.人事統(tǒng)計工作ABC[J].人才資源開發(fā)，2008（12）.

[2]楊小華.高校人事統(tǒng)計信息工作存在的問題及對策[J].遼寧工程技術(shù)大學學報（社會科學版），2009，108-110.

作者單位

麗江師范高等專科學校 云南省麗江市 674100endprint

摘 要 本文用具體的實例分析Excel在人員花名冊中計算、取值達到匹配信息的效果等。闡述Excel在今后的人事管理工作中發(fā)展的趨勢。

【關(guān)鍵詞】Excel 表格 人事管理 應(yīng)用

1 Excel概述

要使許多復雜問題變簡單化就要用到Excel提供的大量函數(shù)。例如：知道教師的身份證，需要從身份證中取出該老師的出生年月日，首先，我們要知道身份證有18位構(gòu)成，假如身份證號碼在E列，把出生日期放在F列，此時，選中E列的第四行，然后按回車鍵即可。

公式的含義：

MID（E4，7，4）表示取年份，E4表示從E4單元格中取值，7表示從E4單元格中的第7位開始取，4表示取4位數(shù)值，同樣的道理，MID（E4，11，2）表示取月份，從E4單元格中第11位數(shù)開始取，取2位數(shù)值，MID（E4，13，2）表示取日期，從E4單元格中第13位開始取，取2位數(shù)值。年、月、日中間用“—”連接。

接著上述的例子，我們在G列存放年齡，選中G列的第四行，在編輯欄內(nèi)輸入公式“=IF（MONTH（TODAY（））>=MONTH（F4），YEAR（TODAY（））-YEAR（F4），YEAR（TODAY（））-YEAR（F4）-1）”，然后按回車鍵即可。

2 實例演示

統(tǒng)計面臨退休的教師，按國家規(guī)定男職工滿60周歲，女職工滿55周歲當月辦理退休手續(xù)。通過設(shè)置條件格式來提示人事處負責此項工作的辦事人員在近3年的一個聘期中即將要退休的人員。

為“年齡”區(qū)域設(shè)置條件格式，首先選中單元格J4，單擊菜單欄“格式”選項，選擇“條件格式”對話框，在對話框中“條件1”選項框中選擇“公式”，在其右邊的公式框中輸入公式：“=OR（AND（B4="男"，G4>=57），AND（B4="女"，G4>=52））”，然后在“條件為真時，待用格式如右圖所示：”右側(cè)的“格式”中選擇“紅色”字體，“淺藍色”背景，單擊“確定”，返回“條件格式”對話框。再單擊“確定”，完成對單元格G4的設(shè)置，選中單元格G4，單擊常用工具欄中的“格式刷”，向下拉花名冊中的整列，即可完成格式的復制。同時，男職工大于57歲，女職工大于52歲的人員也就顯示出來。

以上功能顯示結(jié)果如圖1所示。

VLOOKUP也是一個非常有用的函數(shù)，它的作用是：在表格或數(shù)值數(shù)組的第一列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當前行中指定列處的數(shù)值。比如：兩張表，sheet1是人員花名冊，有姓名、性別、出生日期等若干項：

3 結(jié)束語

至此，我們對Excel在日常工作中有了更進一步的了解，但這只是辦公自動化軟件強大功能的冰山一角，我們將在工作中不斷實踐、研究，才能在工作中用得更廣泛，從而提高工作效率。

參考文獻

[1]葉斌.人事統(tǒng)計工作ABC[J].人才資源開發(fā)，2008（12）.

[2]楊小華.高校人事統(tǒng)計信息工作存在的問題及對策[J].遼寧工程技術(shù)大學學報（社會科學版），2009，108-110.

作者單位

麗江師范高等?？茖W校 云南省麗江市 674100endprint

摘 要 本文用具體的實例分析Excel在人員花名冊中計算、取值達到匹配信息的效果等。闡述Excel在今后的人事管理工作中發(fā)展的趨勢。

【關(guān)鍵詞】Excel 表格 人事管理 應(yīng)用

1 Excel概述

要使許多復雜問題變簡單化就要用到Excel提供的大量函數(shù)。例如：知道教師的身份證，需要從身份證中取出該老師的出生年月日，首先，我們要知道身份證有18位構(gòu)成，假如身份證號碼在E列，把出生日期放在F列，此時，選中E列的第四行，然后按回車鍵即可。

公式的含義：

MID（E4，7，4）表示取年份，E4表示從E4單元格中取值，7表示從E4單元格中的第7位開始取，4表示取4位數(shù)值，同樣的道理，MID（E4，11，2）表示取月份，從E4單元格中第11位數(shù)開始取，取2位數(shù)值，MID（E4，13，2）表示取日期，從E4單元格中第13位開始取，取2位數(shù)值。年、月、日中間用“—”連接。

接著上述的例子，我們在G列存放年齡，選中G列的第四行，在編輯欄內(nèi)輸入公式“=IF（MONTH（TODAY（））>=MONTH（F4），YEAR（TODAY（））-YEAR（F4），YEAR（TODAY（））-YEAR（F4）-1）”，然后按回車鍵即可。

2 實例演示

統(tǒng)計面臨退休的教師，按國家規(guī)定男職工滿60周歲，女職工滿55周歲當月辦理退休手續(xù)。通過設(shè)置條件格式來提示人事處負責此項工作的辦事人員在近3年的一個聘期中即將要退休的人員。

為“年齡”區(qū)域設(shè)置條件格式，首先選中單元格J4，單擊菜單欄“格式”選項，選擇“條件格式”對話框，在對話框中“條件1”選項框中選擇“公式”，在其右邊的公式框中輸入公式：“=OR（AND（B4="男"，G4>=57），AND（B4="女"，G4>=52））”，然后在“條件為真時，待用格式如右圖所示：”右側(cè)的“格式”中選擇“紅色”字體，“淺藍色”背景，單擊“確定”，返回“條件格式”對話框。再單擊“確定”，完成對單元格G4的設(shè)置，選中單元格G4，單擊常用工具欄中的“格式刷”，向下拉花名冊中的整列，即可完成格式的復制。同時，男職工大于57歲，女職工大于52歲的人員也就顯示出來。

以上功能顯示結(jié)果如圖1所示。

VLOOKUP也是一個非常有用的函數(shù)，它的作用是：在表格或數(shù)值數(shù)組的第一列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當前行中指定列處的數(shù)值。比如：兩張表，sheet1是人員花名冊，有姓名、性別、出生日期等若干項：

3 結(jié)束語

至此，我們對Excel在日常工作中有了更進一步的了解，但這只是辦公自動化軟件強大功能的冰山一角，我們將在工作中不斷實踐、研究，才能在工作中用得更廣泛，從而提高工作效率。

參考文獻

[1]葉斌.人事統(tǒng)計工作ABC[J].人才資源開發(fā)，2008（12）.

[2]楊小華.高校人事統(tǒng)計信息工作存在的問題及對策[J].遼寧工程技術(shù)大學學報（社會科學版），2009，108-110.

作者單位

麗江師范高等?？茖W校 云南省麗江市 674100endprint