基層單位檔案交接工作中存在的問題及解決對(duì)策

張艷霞

摘 要：在很多基層單位，都有檔案室來負(fù)責(zé)保管其工作人員或關(guān)于各方面工作事宜的相關(guān)資料，那么就有相關(guān)的管理人員進(jìn)行檔案管理的工作，當(dāng)工作人員準(zhǔn)備離職時(shí)，就要進(jìn)行檔案的交接工作，但是在交接過程中就會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多問題的出現(xiàn)，文章就根據(jù)基層檔案交接工作中所存在的問題以及向應(yīng)的解決對(duì)策進(jìn)行簡(jiǎn)要的探討分析。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案交接；存在問題；解決對(duì)策

檔案作為個(gè)人在以往參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的重要的固化信息，是由官方機(jī)構(gòu)、半官方機(jī)構(gòu)、非官方機(jī)構(gòu)或者個(gè)人形式進(jìn)行保存的，且已經(jīng)過整理的文件。這些文件都是具有記錄性的，具有一定的歷史意義，具有一定的歷史再現(xiàn)性，所必須要做好交接工作

1 產(chǎn)生檔案交接的情況

在基層單位中，出現(xiàn)檔案交接大致可以分為兩種情況，一種是負(fù)責(zé)管理檔案工作的相關(guān)人員人事上的調(diào)動(dòng)。這種情況下，需要被調(diào)動(dòng)的工作人員將正在處理的工作或者將要處理的工作通知給新的檔案管理工作人員。另一種情況就是現(xiàn)有制度的改革，隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，各基層單位的規(guī)章制度也在逐漸的進(jìn)行著改革和完善，檔案管理工作的制度也需要進(jìn)行更好的調(diào)整。還有就是因?yàn)橹贫鹊母淖?，部分檔案的管理要由現(xiàn)在所在的單位移交到另一個(gè)單位，這就出現(xiàn)了單位間的檔案交接情況。

2 基層單位檔案交接工作存在的問題

基層單位在檔案交接過程中，因?yàn)楦鞣N因素導(dǎo)致了交接工作存在一些問題，下面就是對(duì)檔案交接工作所存在的問題的簡(jiǎn)要分析：

（一）交接不及時(shí)

在很多基層單位，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理交接工作都不是很重視。他們認(rèn)為單位的檔案不會(huì)影響基層單位的辦公效率，也不會(huì)影響單位的效績(jī)，從而忽視檔案管理工作。檔案交接的過程中，老檔案人員只是簡(jiǎn)單的把鑰匙交給新的檔案人員后就直接離崗，很多檔案管理工作上的任務(wù)，工作要求都是由新的工作人員憑借著現(xiàn)有的知識(shí)自己領(lǐng)悟，使得檔案管理工作的交接成為檔案室鑰匙的交接，檔案管理工作與基層單位工作相脫節(jié)。

（二）交接手續(xù)不嚴(yán)密

某些基層單位中，檔案管理工作在交接過程中非常的草率，沒有相關(guān)的交接手續(xù)，只是簡(jiǎn)單地一句話，就可以草草的結(jié)束交接工作。在檔案交接過程中，沒有檔案清單、沒有交接手續(xù)，使得本來檔案交接是由單位與單位或是檔案員與檔案員的交接工作，變成了人事部門對(duì)檔案的隨意取動(dòng)，從而導(dǎo)致了檔案管理工作混亂不堪。當(dāng)需要某些檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)很多檔案都丟失了，從而導(dǎo)致一些間接損失的發(fā)生。

（三）檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格

在基層單位的檔案交接過程中，很多情況是只有兩個(gè)檔案員在場(chǎng)，而領(lǐng)導(dǎo)則不出現(xiàn)，因?yàn)楹芏鄦挝活I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，認(rèn)為檔案管理工作是檔案員的事，從而使檔案管理工作與單位的日常工作脫節(jié)。這就使得基層檔案交接工作在手續(xù)不齊全，程序不合理的過程中完成交接，在這種交接環(huán)境下，難免有一些重要的檔案遺失。

3 對(duì)基層單位檔案交接工作存在問題的處理方法

通過上述對(duì)基層檔案管理工作所存在的問題的簡(jiǎn)單分析，下面筆者將根據(jù)問題出現(xiàn)的相關(guān)情況提出幾點(diǎn)解決對(duì)策：

（一）檔案交接工作納入工作日程

基層的檔案管理工作中，檔案交接工作是非常重要的部分，應(yīng)該引起基層單位的高度重視。特別是檔案的交接工作必須要提上基層單位工作的日程上。一方面檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)或者離職時(shí)。首先必須按照相關(guān)的要求辦好交接手續(xù)，并且按照交接程序進(jìn)行交接。其次才能要按規(guī)章制度辦好離職手續(xù)。對(duì)于沒有認(rèn)真完成交接工作的工作人員，不能辦理調(diào)動(dòng)或者離職。這樣就使得辦理基層單位檔案交接的人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的辦理交接。另一方面，要把檔案管理工作相關(guān)的規(guī)定列入基層單位工作管理的規(guī)章制度當(dāng)中，強(qiáng)化檔案員的工作意識(shí)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，需要查明原因、分清責(zé)任、并且可以依照相應(yīng)的管理制度進(jìn)行處理。

（二）檔案人員離職前做好準(zhǔn)備工作

檔案工作人員在離職之前，要充分地做好交接的準(zhǔn)備工作。檔案的交接分為兩項(xiàng)，一項(xiàng)是移交工作，一項(xiàng)是接收工作。關(guān)于檔案檔案的移交工作需要注意一下幾點(diǎn)：第一就是對(duì)檔案進(jìn)行核查，對(duì)檔案的數(shù)量以及賬務(wù)做到心中有數(shù)；第二對(duì)借出去的檔案及時(shí)的收回，不能歸還的標(biāo)明原因及催還進(jìn)度；第三，整理零散的文件，及時(shí)的存放；第四，編制移交檔案的表格；第五，對(duì)移交的檔案進(jìn)行相關(guān)的說明。對(duì)于接收檔案，也要做到以下幾點(diǎn)準(zhǔn)備工作：第一，對(duì)移交單位的職能及開展的活動(dòng)情況進(jìn)行了解，從而可以對(duì)檔案有效進(jìn)行有效的歸類；第二，根據(jù)上一任檔案管理人員的介紹，對(duì)工作地的檔案管理工作情況有一定的了解；第三，在接收的過程中，盡可能的根據(jù)檔案清單對(duì)檔案進(jìn)行核查。當(dāng)移交、接收工作的完成時(shí)，基層單位檔案才有可能順利的交接。

（三）認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作

在基層單位檔案交接過程中，不應(yīng)該只有檔案管理人員進(jìn)行交接，單位的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人員也應(yīng)該參與到檔案的，對(duì)檔案的交接進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。檔案的監(jiān)督人員主要負(fù)責(zé)接待交接人員以及暫時(shí)保管所要進(jìn)行交接檔案。監(jiān)督人員在工作的過程中，必須認(rèn)真地履行工作職責(zé)。在檔案交接的過程中，所有的交接文件都要一式三份，檔案交接中，所有的檔案都要按照規(guī)定一一查驗(yàn)，當(dāng)交接的準(zhǔn)備工作做好后，交接活動(dòng)才能開始。交接工作接受后，移交人、接收人、監(jiān)督人都要在移交的文件中蓋章簽字，當(dāng)以后的檔案管理工作中出現(xiàn)問題，都可以有理有據(jù)的進(jìn)行核查，做到把所要承擔(dān)的責(zé)任具體到個(gè)人。

（四）加強(qiáng)檔案交接中的思想工作

檔案交接類的工作出現(xiàn)的問題，不僅僅與基層單位檔案管理人員的素質(zhì)過低有關(guān)，還與基層單位忽略了對(duì)檔案管理人員的思想教育工作有著直接的關(guān)系，致使檔案管理工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，從而導(dǎo)致了基層單位檔案交接工作的某些問題的出現(xiàn)。在這種情況下，各基層單位要加強(qiáng)對(duì)工作人員的思想教育培養(yǎng)工作。

4 結(jié)語

加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案交接的管理工作，才可以對(duì)檔案進(jìn)行一定的保護(hù)，從而避免珍貴檔案的丟失所造成的不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

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