淺論圖書資料固定資產(chǎn)管理存在的問題與解決方案

魏蔚　易平

[摘 要]在對圖書資料清查的過程中發(fā)現(xiàn)，資料固定資產(chǎn)管理還存在諸多問題。特別是對館藏歷史悠久且文獻(xiàn)豐富的圖書館，這些問題更加突出。要確保圖書資料管理質(zhì)量，必須加強(qiáng)規(guī)范化的固定資產(chǎn)管理。本文對圖書資料固定資產(chǎn)管理中存在的問題進(jìn)行剖析，并提出有效的解決方案。

[關(guān)鍵詞]圖書資料；固定資產(chǎn)管理；問題；對策

引言

國家財(cái)政部進(jìn)行的國有資產(chǎn)清除工作至07年已經(jīng)結(jié)束，在清查工作中對圖書資料固定資產(chǎn)管理中存在的紕漏以及圖書資料管理制度等問題進(jìn)行了深層次的剖析。圖書資料管理中這些問題嚴(yán)重影響了圖書館的發(fā)展。因而，采取有效的方法加以解決勢在必行。

1、圖書資料固定資產(chǎn)管理存在的問題

1.1缺乏資產(chǎn)管理意識和管理機(jī)構(gòu)

當(dāng)前，圖書館雖然已經(jīng)建立了固定資產(chǎn)的管理制度，但是因?yàn)槿狈Y產(chǎn)管理的觀念導(dǎo)致這些制度形同虛設(shè)，無法真正落實(shí)。而且，當(dāng)前建立的管理制度還不完善，例如，缺乏資產(chǎn)管理制度，領(lǐng)導(dǎo)外借設(shè)備現(xiàn)象嚴(yán)重等等，這些都影響著固定資產(chǎn)的管理。

1.2不規(guī)范的文獻(xiàn)移交管理手續(xù)

對固定資產(chǎn)管理的要求，各級部門并不嚴(yán)格，因而管理者在實(shí)際管理中為了減輕工作量，往往會簡化文獻(xiàn)資料移交和接收的手續(xù)。從購買新文獻(xiàn)資料到資料在圖書館中的流通，整個環(huán)節(jié)必須制定一個詳細(xì)的清單，但是有的圖書館把這個程序簡化成一個數(shù)據(jù)或者是不嚴(yán)格的交接單。入庫的文獻(xiàn)資料也沒有進(jìn)行清點(diǎn)，交接程序不嚴(yán)格，使得很多圖書資料入庫數(shù)量和質(zhì)量都無法保證。

1.3賬物管理缺乏相互監(jiān)督

購置文獻(xiàn)資料的整個過程從報(bào)請到核算都應(yīng)該嚴(yán)格遵守和實(shí)行，但是在傳遞或者典藏時卻簡化了程序，執(zhí)行不嚴(yán)。例如，沒有建立資產(chǎn)明細(xì)賬目，只對一些接收的文獻(xiàn)數(shù)量進(jìn)行簡單的記錄，對典藏的監(jiān)督和管理缺乏；對于資料清點(diǎn)以及文獻(xiàn)損害和丟失缺乏相應(yīng)的制度，使得圖書館資料十分混亂；資料統(tǒng)計(jì)上沒有嚴(yán)格的制度，制定報(bào)表時也不及時；有的圖書館中的資料甚至沒有登記入賬，諸如捐贈的文獻(xiàn)等；內(nèi)部私藏在圖書館中十分普遍，防竊力度不嚴(yán)；最后，圖書館實(shí)施的非動態(tài)化的管理，重視使用忽視管理，賬物不符的問題也十分嚴(yán)重。

1.4期刊冊數(shù)統(tǒng)計(jì)不科學(xué)

在圖書館資料固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)中，要求把期刊合訂成一冊。因?yàn)橐酝钠诳療o法完全裝訂所以采用的是種數(shù)乘以系數(shù)的方法計(jì)算，這種方法計(jì)算后結(jié)果往往和實(shí)際數(shù)量相差太大，導(dǎo)致金額和數(shù)量不準(zhǔn)確，影響了總量的真實(shí)性[1]。盡管，目前已經(jīng)開始采用延時統(tǒng)計(jì)，但是原來的錯誤還沒有得到更正。

2、解決方案

2.1采取控制活動，加強(qiáng)部門監(jiān)督和配合

圖書館資料固定資產(chǎn)的申購、采購到報(bào)廢等一系列環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格的加以控制，可以采取以下幾點(diǎn)措施：

第一，圖書財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)部門在相互獨(dú)立的同時也要相互配合。

第二，對于總量以及金額較大的設(shè)備申請購買之前要開展調(diào)研和論證，在資產(chǎn)職能部門安排后才能進(jìn)行。

第三，在購買大量設(shè)備和儀器前可以在網(wǎng)上進(jìn)行招標(biāo)，同時要紀(jì)檢部門參與。

第四，驗(yàn)收設(shè)備時要由資產(chǎn)職能部門和使用部門的專業(yè)人員參加，確保驗(yàn)收效果。

第五，定期清查各個部門使用的資產(chǎn)，對損壞和丟失的資產(chǎn)要及時的維修，確保賬實(shí)相符。

第六，提高審計(jì)、職能、財(cái)務(wù)部門對圖書資料固定資產(chǎn)管理的監(jiān)督，各個部門要相互配合確保內(nèi)部控制完善化。

2.2培訓(xùn)高素質(zhì)管理隊(duì)伍

圖書資料固定資產(chǎn)管理部門要選擇有責(zé)任心，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員擔(dān)任管理工作，而且選擇的人員要穩(wěn)定，對這些人員應(yīng)該定期的進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)水平和管理能力。圖書資料固定資產(chǎn)管理人員對于資產(chǎn)的登記、盤點(diǎn)、維修等工作要細(xì)致到位，管理人員要經(jīng)過培訓(xùn)后才能上崗工作，上崗后為了確保工作有序開展也就要定期進(jìn)行培訓(xùn)。財(cái)務(wù)部門以及資產(chǎn)管理部門要定期對資金的使用情況進(jìn)行清查，對資產(chǎn)管理中存在的問題及時發(fā)現(xiàn)和處理，清查的結(jié)果要編制成報(bào)表，報(bào)廢資產(chǎn)要辦理相關(guān)手續(xù)，對于閑置的資產(chǎn)要及時的調(diào)配。做到賬實(shí)相符以提高圖書資料資產(chǎn)管理效果。

2.3統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)和要求

2.3.1賬簿

以固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)作為明細(xì)賬目依據(jù)，無論圖書館采用紙質(zhì)還是電子的方式全館都要統(tǒng)一進(jìn)行。對于典藏賬簿以及會計(jì)賬簿等都應(yīng)該和財(cái)務(wù)管理的要求相符合。

2.3.2價格

價格是文獻(xiàn)資料的基礎(chǔ)，也是圖書資料固定資產(chǎn)管理的一個重要項(xiàng)目。在圖書館的館藏文獻(xiàn)當(dāng)中，對于屬于非人民幣標(biāo)注的方法要在保留原來標(biāo)注的基礎(chǔ)上通過對不同年代的匯率情況參考進(jìn)行折算注明。在以后文獻(xiàn)入藏時，不使用人民幣結(jié)算方法的要由采購部門在封底增加人民幣標(biāo)準(zhǔn)方式[2]。而修補(bǔ)破損的圖書資料時也要在新的封底上標(biāo)準(zhǔn)價格。

2.3.3保管

圖書館的庫房應(yīng)該要專門人員進(jìn)行管理。管理人員對自己管理范圍的圖書資料要以《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》為依據(jù)，確保資料完好[3]。管理人員還應(yīng)該定期的巡庫。為了方便管理，對于帶有光盤的資料要把光盤的內(nèi)容上傳到管理系統(tǒng)中以讀者閱讀，而光盤和書籍分開收藏時要有專架，并且在封面要標(biāo)注對應(yīng)的信息。

2.4實(shí)行動態(tài)管理

確保固定資產(chǎn)管理有序，實(shí)施動態(tài)管理是關(guān)鍵。動態(tài)化管理包括：

第一，對圖書文獻(xiàn)的進(jìn)出要進(jìn)行全程的管理，避免出現(xiàn)滯后問題。

第二，把采購和典藏作為管理面，典藏和館藏作為另外一個管理面，進(jìn)行聯(lián)動管理，上下監(jiān)督，相互制約[4]。

第三，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時糾正。

3、結(jié)論

文獻(xiàn)管理是一個系統(tǒng)的工作，只有持久的堅(jiān)持才能確保管理效果。為了避免國有資產(chǎn)的流失，對圖書資料固定資產(chǎn)進(jìn)行管理是必要的。圖書館資料的管理是具有科學(xué)性和規(guī)律性的，只有掌握其規(guī)律和科學(xué)性的基礎(chǔ)上才能提高管理效果，發(fā)揮資產(chǎn)的效益，促進(jìn)圖書館的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓淑紅，郭健民.高校圖書館文獻(xiàn)資產(chǎn)流失現(xiàn)狀及管理對策研究[J].圖書館建設(shè)，2009（1）：69-71.

[2]吳壽風(fēng).淡談行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理[J].財(cái)會通迅，2010，（1）.