淺談林業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用

[摘 要]林業(yè)檔案信息成為一種資源已是人們的共識(shí)，開發(fā)作為社會(huì)記憶工具的檔案的信息資源，服務(wù)于社會(huì)主義精神文明和物質(zhì)文明建設(shè)，已成為檔案部門的中心任務(wù)。近十多年來，我國信息產(chǎn)業(yè)迅速發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施明顯改善，林業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用對(duì)檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

[關(guān)鍵詞]檔案信息資源；檔案信息資源開發(fā)利用；原則；采取的措施；開發(fā)的意義

當(dāng)今信息時(shí)代，信息成為一種資源已是人們的共識(shí)，開發(fā)作為社會(huì)記憶工具的檔案的信息資源，服務(wù)于社會(huì)主義精神文明和物質(zhì)文明建設(shè)，已成為檔案部門的中心任務(wù)。林業(yè)檔案信息資源開發(fā)就是檔案部門根據(jù)社會(huì)需要采用專業(yè)方法和現(xiàn)代化技術(shù)，發(fā)掘、采集、加工、存儲(chǔ)、傳輸所收藏檔案中的有用信息，方便利用者利用，以實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值和作用（1）。

一、林業(yè)檔案信息資源開發(fā)

（一）林業(yè)檔案信息資源開發(fā)的原則

林業(yè)檔案信息資源開發(fā)的原則主要包括館（室）藏基礎(chǔ)、信息有序化、信息激活、充分利用、全面效益五個(gè)原則。

館（室）藏基礎(chǔ)原則主要是指檔案信息資源開發(fā)必須以本館（室）所收藏檔案為基礎(chǔ)，因館（室）制宜，揚(yáng)長避短，突出館（室）藏特色，做好開發(fā)工作，從實(shí)際出發(fā)，最大限度的發(fā)揮出館（室）藏優(yōu)勢(shì)；信息有序化原則主要是指為利用者利用檔案信息建立查找入口處，并把這些入口處集中在一起，架起一座檔案信息與利用者之間溝通的橋梁，這就是建立檢索系統(tǒng)，這也就是使林業(yè)檔案信息資源結(jié)構(gòu)有序化，實(shí)現(xiàn)有序化，是開發(fā)林業(yè)檔案信息的基礎(chǔ)和前提，從而提高利用林業(yè)檔案信息的效果；信息激活是林業(yè)檔案信息資源開發(fā)的最基本和最高的目標(biāo)性原則。從檔案利用者方面來說，信息激活是對(duì)檔案信息的消化、吸收和利用而產(chǎn)生新的知識(shí)。從檔案部門方面來說，是為了有效地提供林業(yè)檔案信息為利用者服務(wù)，而不斷提高林業(yè)檔案信息的開發(fā)層次，進(jìn)行加工，把林業(yè)檔案中有用的潛在的信息挖掘出來，及時(shí)提供給利用者，發(fā)揮林業(yè)檔案的最大效益和實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

全面效益原則必須遵循投入產(chǎn)出規(guī)律，深入研究如何科學(xué)地、經(jīng)濟(jì)地投入人力、財(cái)力、物力，以獲取最佳、最大效益。林業(yè)檔案信息資源開發(fā)應(yīng)力求做到現(xiàn)實(shí)效益與長遠(yuǎn)效益相統(tǒng)一，局部效益與整體效益相協(xié)調(diào)，社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益并重。

（二）林業(yè)檔案信息資源開發(fā)的意義

林業(yè)檔案信息資源除一般信息的共性外，還具有分散性、原始性和歷史回溯性，這些特性決定了林業(yè)檔案信息資源的開發(fā)是要對(duì)林業(yè)檔案中記錄的各種信息進(jìn)行分析、整理、歸納、加工，從原始的、分散的、蕪雜的林業(yè)檔案材料中提煉出真正對(duì)現(xiàn)實(shí)有用的東西。因此，對(duì)林業(yè)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，加工成林業(yè)檔案信息產(chǎn)品，為利用者所用，才能產(chǎn)生新的生產(chǎn)力、知識(shí)、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，從而體現(xiàn)其自身的價(jià)值。充分開發(fā)林業(yè)檔案信息資源，使林業(yè)檔案資源轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力要素，對(duì)提高社會(huì)生產(chǎn)力、加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益具有重的意義。

二、林業(yè)檔案提供利用

（一）如何做好林業(yè)檔案的提供利用工作

林業(yè)檔案工作是服務(wù)性的工作，主要集中表現(xiàn)在林業(yè)檔案的提供利用工作上，要想把林業(yè)檔案的提供利用工作做好，首先需要明確服務(wù)的方向，端正服務(wù)態(tài)度，同時(shí)必須要熟悉本檔案館（室）保存檔案的數(shù)量、內(nèi)容和成分存址，了解和研究利用者的需要，做好檔案提供利的預(yù)測(cè)工作，正確處理提供利用和保密的關(guān)系。

（二）林業(yè)檔案提供利用服務(wù)的方式

按提供林業(yè)檔案信息加工深度的不同，分為一次、二次和三次檔案文獻(xiàn)服務(wù)。按檔案利用服務(wù)人員參與的程度，可分為被動(dòng)式和主動(dòng)式服務(wù)。按服務(wù)設(shè)施和方法的不同，分為閱覽服務(wù)、檔案的外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、檔案證明、目錄、展覽、咨詢和網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化環(huán)境下的檔案利用等。

（三）林業(yè)檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)

林業(yè)檔案提供利用的宣傳工作的目的是啟示人們正確認(rèn)識(shí)和使用檔案，使林業(yè)檔案工作為人所知，取得各方面的重視與支持，而使林業(yè)檔案事業(yè)能不斷地發(fā)展。必須大張旗鼓地宣傳館藏和開放檔案的內(nèi)容；在提供利用工作中，宣傳館藏檔案對(duì)機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究等方面發(fā)揮作用，以典型事例說明，使人們了解林業(yè)檔案的價(jià)值和作用；利用林業(yè)檔案的有關(guān)規(guī)章制度和手續(xù)以及在如何利用林業(yè)檔案上給予具體幫助，自覺遵守規(guī)章制度，維護(hù)林業(yè)檔案的完整與安全。方式主要有檔案展覽，根據(jù)需要，按照一定的專題或會(huì)議，將有關(guān)林業(yè)檔案史料編輯成冊(cè)，公開出版或內(nèi)部參考等。

林業(yè)檔案咨詢服務(wù)工作是檔案館（室）為利用者服務(wù)的一種方式，以林業(yè)檔案為根據(jù)，通過個(gè)別解答問題的方式，向利用者提供林業(yè)檔案、林業(yè)檔案專業(yè)知識(shí)、林業(yè)檔案檢索途徑的一項(xiàng)服務(wù)性工作。種類按內(nèi)容性質(zhì)可分為事實(shí)性、指導(dǎo)性與檢索性咨詢?nèi)N；按難易程度，可分為一般性和專題性咨詢兩種；按利用者提出咨詢問題的方式可分為口頭、書面和電話咨詢?nèi)N[1]。

三、林業(yè)檔案提供利用與檔案信息資源開發(fā)的關(guān)系

林業(yè)檔案提供利用工作是檔案保管部門以所收藏的文化財(cái)富為依據(jù)，通過一定的方式與方法，直接提供林業(yè)檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。林業(yè)檔案提供利用和林業(yè)檔案信息資源開發(fā)有密切的聯(lián)系，它們都是為了發(fā)揮林業(yè)檔案的作用，實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案的使用價(jià)值，以林業(yè)檔案為對(duì)象，開發(fā)為提供利用創(chuàng)造了良好的條件，提供利用的成效體現(xiàn)著開發(fā)的結(jié)果。林業(yè)檔案信息資源開發(fā)包括信息的傳輸服務(wù)，與林業(yè)檔案提供利用有一定的交錯(cuò)。

隨著《中華人民共和國檔案法》的貫徹和實(shí)施，使我國檔案利用理論的內(nèi)容更加充實(shí)和完善，體系日益成熟，并逐步形成我國獨(dú)有的特色，隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，檔案利用的方式、方法正在發(fā)生革命性的變化，檔案利用理論要與時(shí)俱進(jìn)，日臻完善。近十多年來，我國信息產(chǎn)業(yè)迅速發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施明顯改善，檔案信息資源開發(fā)和利用，對(duì)于檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1989

作者簡介：周晶（1975-），女，大學(xué)本科，副研究館員，現(xiàn)從事檔案管理工作。