高校檔案管理工作創(chuàng)新實踐探索

高文峰

[摘 要]學校發(fā)展的真實記錄全部都是記錄在檔案當中，高校檔案是重要是信息資源，在學校的整體工作當中檔案記錄有著承前啟后的主要作用。隨著我國高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，高校檔案管理工作日顯重要。高效率高水平高效益管理高校檔案，就應(yīng)充分認識高校檔案管理的特點，全面深入地認識高校檔案的作用，在高校檔案管理工作改革中有所創(chuàng)新。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案；管理

一、高校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理意識薄弱、管理手段落后。首先，管理意識薄弱。高校師生員工由于受到傳統(tǒng)思想以及檔案自身的保密性質(zhì)等影響，對于檔案動作就相應(yīng)的缺乏認識了解，檔案意識不夠強。目前有些高校領(lǐng)導對新形勢下的檔案工作還缺乏足夠的認識和了解，檔案管理意識不強，認為高校的主要工作是教學、科研，從而忽視檔案管理工作，沒有認識到檔案的真正價值。其次，管理手段落后。隨著高校辦學條件的改善和計算機技術(shù)在學校各項工作中的廣泛推廣和應(yīng)用，高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，購置了檔案管理軟件，實現(xiàn)了微機化管理。但從利用計算機技術(shù)開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對象、功能實現(xiàn)程序等方面看，還遠未達到應(yīng)有的管理水平。

（二）檔案收集不齊全，檔案整理不規(guī)范。歸檔材料收集是檔案室工作的起點，如果材料收集不齊全，或人們要查閱利用的檔案大多根本沒有收集歸檔，那么檔案工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化就都成了空架子。收集基本任務(wù)是將應(yīng)收藏的檔案資料等集中到檔案館室，為保存歷史和提供利用奠定堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)，是檔案信息資源開發(fā)的前提條件，因此它在檔案管理中占有非常重要的位置。有一些學校只重視文書檔案，而忽視了科技檔案、聲像檔案和實物檔案。部分高校檔案館的檔案管理仍采取手工作業(yè)方式。檔案工作人員在文件立卷歸檔后，通過手工作業(yè)對文件資料進行調(diào)整和編目；檢索時，檔案管理人員再從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找。勞動量大，耗時多、速度慢，檔案的科學性也大打折扣。

（三）檔案管理隊伍不穩(wěn)定。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強的專業(yè)性質(zhì)，如果工作人員沒有具體的專業(yè)知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。真正科班出身、從事檔案管理工作的人比較少。受過全面檔案管理專業(yè)培訓的工作人員為數(shù)不多，有些人員業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識技能較差。懂計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段的人少。很多新上崗的管理人員沒有經(jīng)過必要的崗位培訓，過于簡單的看待組織管理工作，在日常的操作中時常會出現(xiàn)因工作人員欠缺檔案管理的基本理論知識，忽視細節(jié)，導致工作出現(xiàn)疏漏。正是在實踐工作當中往往卻是另外一種得不到具體實施的情況。并且對于檔案的立卷工作沒有得到重視，導致很多檔案出現(xiàn)流失的情況，這樣對于高校檔案管理而言就造成了不可彌補的損失。

二、加強檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)探索

（一）提高檔案管理意識。檔案管理工作是高校工作的一個方面，同樣具有專門性和機要性的特點。各級黨組織要認識到加強檔案管理工作的重要性，高度重視檔案管理工作，增強檔案管理意識，把規(guī)范檔案的管理工作納入學校黨建工作的重要內(nèi)容，切實加強領(lǐng)導，落實領(lǐng)導工作責任。要樹立開放意識。檔案工作人員需要樹立開放意識，將檔案工作長期無聲的封閉局面進行有效的改變，而且在社會當中的交流合作也應(yīng)當積極的參加，這樣有利學習新的經(jīng)驗和增強工作活力。要切實強化主動服務(wù)意識，要為學校各方面工作的順利開展及時提供真實、準確的信息依據(jù)，從最大限度地發(fā)揮檔案效能的角度看，尤其是在高校建設(shè)中，面對今天許多學校規(guī)模、結(jié)構(gòu)以及內(nèi)部管理體制等方面的種種變革要求，檔案工作如果做得好，能夠起到十分突出的信息輔助作用。

（二）規(guī)范檔案收集方法。檔案工作的基礎(chǔ)是檔案收集工作，要開發(fā)檔案信息，完善利用的前提便是實施檔案收集工作的規(guī)范化，收集到合乎規(guī)范的檔案。隨著高等教育的快速發(fā)展，學校重要活動日益增多，在活動中形成了大量文字材料和影像資料。從一定意義上說，這些文字材料和影像資料全面、系統(tǒng)、完整地記錄了相關(guān)活動的情況，具有很強的參考作用、憑證作用和宣傳作用。因此，我們要全面加強檔案資源建設(shè)。檔案事業(yè)賴以生存的基礎(chǔ)是檔案資源，也是各項檔案工作當中的前提條件和保證。所以，高校檔案收集的好與壞，對于高校檔案館的工作水平和工作質(zhì)量不僅有著直接的影響。

（三）實現(xiàn)檔案隊伍的不斷穩(wěn)定。首先，加強檔案人員隊伍建設(shè)。在當前高校改革內(nèi)部管理體制、普遍實行以權(quán)力下放為特征的多級管理模式的形勢下，學校檔案部門應(yīng)當及時加強人員隊伍的建設(shè)，在全校形成和完善專兼職相結(jié)合并且分層負責的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。其次，提高檔案人員素質(zhì)。對于高校的檔案管理工作人員，要求其需要熟練的掌握計算機操作，全面的掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新知識，熟練掌握數(shù)據(jù)庫技術(shù)信息檢索技術(shù)等方面的專業(yè)知識，而且還能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行信息處理工作。在新形勢下，高校檔案管理人員不僅應(yīng)是文獻史料的管理者，更應(yīng)是文獻信息的開發(fā)者。第三，要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支強、業(yè)務(wù)精、作風正、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。

三、結(jié)束語

高校檔案是記述高校教育、科研與教學改革全過程的原始憑證材料。加強高校檔案管理，是提高高校管理水平，適應(yīng)新時期高校檔案管理建設(shè)的需要。因此，不斷積極深化改革，在改革中謀取更大的發(fā)展，已成為高校檔案建設(shè)的主旋律和各學校應(yīng)對激烈辦學競爭所遵循的法則。

參考文獻：

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