檔案利用信息反饋工作研究

魏躍先

[摘 要]檔案利用信息反饋工作是一種借助反饋信息來(lái)調(diào)節(jié)和控制檔案利用活動(dòng)的工作，對(duì)檔案部門(mén)的各項(xiàng)工作順利進(jìn)行有著不可忽視的作用，我們應(yīng)該對(duì)此加以重視。本文首先對(duì)我國(guó)檔案利用信息反饋工作的意義做了重要說(shuō)明，然后對(duì)我國(guó)檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題進(jìn)行剖析，總結(jié)出問(wèn)題產(chǎn)生的原因，并提出應(yīng)對(duì)策略。

[關(guān)鍵詞]檔案利用；信息反饋；問(wèn)題；原因；對(duì)策

一、檔案利用信息反饋的意義

（一）有助于檢驗(yàn)和促進(jìn)檔案的其它基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

通過(guò)信息反饋并進(jìn)行正確處理，可以做好檔案的收集、整理、鑒定、編目和保管等基礎(chǔ)工作，為加強(qiáng)館內(nèi)的基礎(chǔ)建設(shè)提供了具體的目標(biāo)，為進(jìn)一步豐富館藏內(nèi)容提供了依據(jù)，但具體應(yīng)收集哪些方面和哪些內(nèi)容的檔案，應(yīng)該編制哪種類(lèi)型的檢索工具，就還需要對(duì)反饋回來(lái)的信息進(jìn)行認(rèn)真致的分析研究，才能得出正確的結(jié)論[1]。

（二）有助于豐富館藏，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

通過(guò)檔案利用信息反饋工作，檔案工作人員可以從利用者的反饋意見(jiàn)中總結(jié)出庫(kù)藏檔案的不足之處，有利于及時(shí)改進(jìn)各方面的工作，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。同時(shí)反饋信息中值得長(zhǎng)期借鑒的意見(jiàn)和建議也可以作為檔案保存起來(lái)，以便日后參考，這在一定程度上也豐富了館藏。

（三）有助于更好的預(yù)測(cè)用戶(hù)需求，主動(dòng)提供檔案利用，做好優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案館對(duì)利用者利用需求的預(yù)測(cè)，主要是通過(guò)利用者反饋的信息來(lái)實(shí)現(xiàn)的。因此，做好檔案利用后的信息反饋工作，并進(jìn)行正確的分析研究，就可以了解到檔案利用者所提出的要求、意見(jiàn)、建議和對(duì)檔案信息的評(píng)價(jià)，從而指導(dǎo)檔案館準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)檔案利用者下一步的利用需求，做到主動(dòng)提供檔案利用[2]。

（四）有助于及時(shí)掌握檔案館輸出檔案信息后所產(chǎn)生的效果，以便向社會(huì)宣傳，增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)，提高檔案工作的社會(huì)地位

通過(guò)檔案利用后的信息反饋，收集檔案利用效果實(shí)例，并進(jìn)行認(rèn)真的分析、研究、過(guò)濾篩選，編輯出檔案例用效益實(shí)例匯編，向社會(huì)宣傳，向群眾宣傳，才能使社會(huì)和群眾了解檔案在社會(huì)各方面工作中所發(fā)揮的巨大作用，加深人們對(duì)檔案事業(yè)的理解，引起社會(huì)對(duì)檔案工作的高度重視和大力支持，從而增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)，提高檔案工作的社會(huì)地位。

二、檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）檔案利用信息反饋意識(shí)淡薄

首先，檔案工作人員主動(dòng)服務(wù)觀念淡薄，缺乏與檔案利用者的溝通與交流。長(zhǎng)期處在這種被動(dòng)的工作環(huán)境下，容易養(yǎng)成工作人員消極、懈怠的工作情緒，從而阻礙檔案利用信息反饋工作的開(kāi)展。其次，檔案利用者在獲取檔案信息后，不能及時(shí)地甚至沒(méi)有將利用反饋信息回輸給檔案部門(mén)，這也在一定程度上阻礙了反饋工作的順利進(jìn)行。

（二）反饋信息的收集、處理方面

1、收集方面

（1）收集渠道比較單一。多數(shù)檔案部門(mén)僅憑借檔案利用效果登記表來(lái)收集反饋信息；缺少與利用者的聯(lián)系，不求對(duì)利用活動(dòng)進(jìn)行深層次了解；尚未借助檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站開(kāi)展反饋信息的收集工作。

（2）收集方法比較被動(dòng)。多數(shù)檔案部門(mén)仍處于被動(dòng)地位，未加強(qiáng)對(duì)利用者的追蹤調(diào)查研究，沒(méi)有電話(huà)詢(xún)問(wèn)，發(fā)函催要，更談不上登門(mén)上訪了。

（3）收集時(shí)間比較滯后。有些利用者不能及時(shí)向檔案部門(mén)反饋信息，使正常的利用效益分析、匯總工作無(wú)法準(zhǔn)確進(jìn)行。

2、處理方面

（1）重收集而輕處理。多數(shù)檔案部門(mén)對(duì)于檔案利用的反饋信息，只是為了收集而收集，把反饋信息作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和工作達(dá)標(biāo)升級(jí)的材料，收集后就束之高閣。

（2）反饋信息的處理缺乏組織、制度保障。檔案部門(mén)內(nèi)部沒(méi)有建立具體的組織來(lái)承擔(dān)反饋信息的處理工作，未將反饋信息的處理納入工作程序及有關(guān)的制度之中，職責(zé)分工的不明造成了工作中的互相推諉，致使反饋信息得不到及時(shí)有效地處理，工作程序的模糊也使得反饋信息的處理顯得無(wú)序。

3、檔案利用信息反饋機(jī)制不健全

一方面，檔案部門(mén)沒(méi)有明確設(shè)立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)來(lái)承擔(dān)該項(xiàng)工作，以致反饋信息得不到專(zhuān)業(yè)人員的及時(shí)收集和有效處理；另一方面，檔案利用信息反饋工作的時(shí)間、內(nèi)容、程序、要求、方法及獎(jiǎng)懲方式等制度在檔案部門(mén)內(nèi)部至今仍然沒(méi)有統(tǒng)一明確的規(guī)定[3]。

三、檔案利用信息反饋問(wèn)題的原因

（一）檔案館方面

1、檔案館工作人員社會(huì)服務(wù)意識(shí)淡薄。檔案工作在以往長(zhǎng)期的封閉、半封閉狀態(tài)中，形成了與社會(huì)各界相對(duì)隔絕的局面。工作人員長(zhǎng)期處于這樣一種被動(dòng)的工作環(huán)境，積極性、主動(dòng)性乃至創(chuàng)新能力的發(fā)揮都受到了極大的壓抑。

2、對(duì)檔案利用信息反饋工作認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。檔案利用信息反饋工作在我國(guó)起步較晚，對(duì)于檔案利用信息反饋，檔案部門(mén)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有引起充分的重視，甚至把檔案利用信息反饋看成是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，沒(méi)有開(kāi)展這項(xiàng)工作的積極性。

3、檔案部門(mén)宣傳工作不足。由于檔案部門(mén)忽視對(duì)檔案利用信息反饋工作的宣傳，未向大眾強(qiáng)調(diào)利用信息反饋的重要性，未通過(guò)舉辦陳列展覽或發(fā)放檔案利用效果實(shí)例匯編宣傳其取得的成績(jī)，大眾無(wú)法了解該項(xiàng)工作的重要性和意義所在。

（二）利用者方面

1、對(duì)檔案利用意識(shí)薄弱。由于政治、經(jīng)濟(jì)、歷史、現(xiàn)實(shí)等多種因素綜合作用的結(jié)果，造成了人們不了解檔案和檔案工作，對(duì)檔案信息的收集、整理、利用等都表現(xiàn)出不同程度的忽視，從而直接影響了利用者利用需求的產(chǎn)生。

2、受自身獲取信息習(xí)慣及能力的制約。利用者自身獲取信息的習(xí)慣及能力，也在一定程度上影響反饋工作的進(jìn)行，比如，多數(shù)利用者利用后根本沒(méi)有反饋的意識(shí)，或者不能很好的傳遞自身對(duì)檔案部門(mén)的意見(jiàn)。

（三）社會(huì)方面

1、封建經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)造成的整個(gè)社會(huì)交流觀念的淡薄。在我國(guó)，檔案利用信息反饋意識(shí)的淡薄和它所隸屬的交流觀念一樣，歸根結(jié)底都是由于歷史上長(zhǎng)期存在的封建經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)造成的。自給自足的小農(nóng)經(jīng)濟(jì)，造成了封閉內(nèi)向的認(rèn)識(shí)心理，缺乏對(duì)交流的認(rèn)識(shí)和需要，導(dǎo)致交流觀念的淡薄。這一社會(huì)歷史傳統(tǒng)在檔案工作中的突出表現(xiàn)就是沒(méi)有對(duì)檔案利用的普遍要求，因此也就不可能會(huì)有對(duì)檔案利用信息反饋的重視和投入。

2、法律法規(guī)不健全。國(guó)家檔案局1983年頒布的《檔案館工作通則》中第四章第24條規(guī)定：“檔案館應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握檔案和資料的利用效果，不斷改進(jìn)利用工作?！背酥?，部分檔案館（室）只是在檔案利用工作制度或守則中，簡(jiǎn)單用條款規(guī)定利用者有義務(wù)向檔案部門(mén)進(jìn)行利用信息反饋。

四、檔案利用信息反饋問(wèn)題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

檔案管理人員要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)了解社會(huì)發(fā)展需求，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作中不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的管理方法、工作環(huán)節(jié)，使我們的工作服從并服務(wù)于這此需要，并根據(jù)這些需要積極、主動(dòng)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，努力做好檔案信息開(kāi)發(fā)利用。

（二）拓寬檔案利用反饋信息的內(nèi)容、探索新的收集渠道、改進(jìn)傳統(tǒng)收集方法

檔案部門(mén)不僅要重視對(duì)檔案利用者反饋信息的收集，也要對(duì)檔案館內(nèi)部的反饋信息進(jìn)行收集，不僅要收集成果方面的信息，也要對(duì)意見(jiàn)、建議等方面的反饋信息加以重視。被動(dòng)收集和主動(dòng)收集相結(jié)合，探索、開(kāi)創(chuàng)主動(dòng)收集方法，拓寬收集渠道，如開(kāi)展走訪調(diào)查工作，問(wèn)卷調(diào)查，網(wǎng)絡(luò)反饋等等。

（三）做好對(duì)檔案利用信息反饋工作的宣傳

檔案部門(mén)要做好檔案利用效果的實(shí)例匯編，并將匯編重返社會(huì)，讓人們充分認(rèn)識(shí)到檔案利用信息反饋的重要性[4]；并舉辦典型檔案利用實(shí)效的陳列展覽，從而使大眾了解檔案利用在生產(chǎn)、生活實(shí)踐中所起到的重大作用，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。

（四）構(gòu)建檔案利用信息反饋的保障體系

1、組織保障。檔案部門(mén)應(yīng)將檔案利用信息反饋工作納入日常工作范圍，并設(shè)立相應(yīng)組織機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)分工，從而保證檔案利用信息反饋工作有章可循。

2、經(jīng)濟(jì)保障。運(yùn)用經(jīng)濟(jì)原則，把信息反饋的質(zhì)量、效果與利用者、與檔案部門(mén)和檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)利益聯(lián)系起來(lái)，以有效地調(diào)動(dòng)各方面的積極性和主動(dòng)性，提高檔案利用信息反饋工作的水平[5]。

3、制度保障。國(guó)家檔案局應(yīng)當(dāng)在檔案法實(shí)施辦法中將檔案利用信息反饋?zhàn)鳛橐豁?xiàng)條款列出，敦促地方各級(jí)檔案行政管理部門(mén)也盡快完善和細(xì)化地方法規(guī)。

參考文獻(xiàn)：

[1][2]李峙圻：《檔案利用后信息反饋的目的和意義》[J]，《云南檔案》，1999

[3]李金峰，史江：《檔案利用信息反饋工作的問(wèn)題與對(duì)策探討》[J]，《檔案學(xué)通訊》，2007（3）

[4][5]燕軍：《檔案利用信息反饋存在的問(wèn)題與對(duì)策》[J]，《蘭臺(tái)世界》，1999（5）