反饋機(jī)制在高校檔案工作中的應(yīng)用與思考

萬丹

在高校檔案工作中，檔案形成部門、檔案管理部門、檔案利用部門和相關(guān)人員之間的溝通與互動(dòng)不可或缺，通過雙向和多向交流，高校檔案工作的遠(yuǎn)景目標(biāo)得到傳達(dá)，近期任務(wù)得以完成，檔案工作的質(zhì)量和水平得到提升。因此，反饋機(jī)制是高校檔案工作的手段與環(huán)節(jié)的重要組成部分，應(yīng)該成為高校檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、反饋機(jī)制理論在檔案工作中的意義

（一）何謂反饋

反饋又稱回饋，一般來講，控制論中的反饋是由控制系統(tǒng)把信息輸送出去，又把其作用結(jié)果返送回來，并對信息的再輸出發(fā)生影響，起到控制的作用，以達(dá)到預(yù)定的目的。原因產(chǎn)生結(jié)果，結(jié)果又構(gòu)成新的原因、新的結(jié)果……反饋在原因和結(jié)果之間架起了橋梁。

（二）反饋機(jī)制理論

反饋機(jī)制通過調(diào)整輸入方、輸出方的配合，修改流程，從而影響著管理效能的結(jié)果。系統(tǒng)的輸出會(huì)影響系統(tǒng)的輸入，在輸出變動(dòng)時(shí)，所造成的影響恰和原來變動(dòng)的趨勢相反，此即負(fù)反饋；反之則是正反饋。從對控制目標(biāo)的偏離來說，正負(fù)反饋剛好相反：負(fù)反饋描述目標(biāo)差減少的調(diào)節(jié)；而正反饋描述目標(biāo)差越來越大的過程，往往標(biāo)志著達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的控制過程的破壞，即表示一個(gè)失去控制的過程，人們常常把它叫做“惡性循環(huán)” 。因此，負(fù)反饋及其良性循環(huán)機(jī)制是各領(lǐng)域開展研究的追求所在。

（三）反饋機(jī)制理論在檔案工作中的意義

檔案工作的涉及部門和相關(guān)人員共同組成了反饋機(jī)制中具有互動(dòng)聯(lián)系的“輸入方和輸出方”，它們互相影響，通過檔案工作的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)完成內(nèi)化與外化。在負(fù)反饋和主動(dòng)反饋中，內(nèi)化表現(xiàn)為個(gè)人責(zé)任感增強(qiáng)、專業(yè)技能提升、工作效率提高；外化體現(xiàn)為工作流程得到優(yōu)化、工作質(zhì)量得到提高，最終表現(xiàn)為整個(gè)檔案工作（有時(shí)甚至超出檔案工作范圍）管理效能的提升。反之，則是正反饋和被動(dòng)反饋，會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案工作管理效能的降低。無論檔案工作的涉及部門和相關(guān)人員是否察覺，反饋機(jī)制總是伴隨著二者，并且總是貫穿整個(gè)檔案工作的始終。為推動(dòng)檔案工作的順利開展，檔案工作的涉及部門及參與人員積極主動(dòng)反饋，形成負(fù)反饋的良性循環(huán)勢在必行。

二、高校檔案工作反饋機(jī)制存在的問題及原因

（一）檔案工作反饋機(jī)制存在的問題

1.檔案工作反饋主體單一

在高校檔案工作反饋過程中，無論是檔案歸檔率、利用率統(tǒng)計(jì)，還是反饋信息收集，都是高校檔案部門的職責(zé)。專職檔案員被繁重的檔案接收、整理業(yè)務(wù)所累，很難有精力投入反饋工作，形成反饋文字報(bào)告的少之又少。兼職檔案員移交完歸檔材料后，往往認(rèn)為自己的工作就算完成了，至于歸檔材料是否完整、質(zhì)量如何已不關(guān)己事，更別說形成相應(yīng)的反饋情況報(bào)告。

2.檔案工作反饋內(nèi)容簡單

檔案工作反饋內(nèi)容多集中在檔案收集、利用等方面，包括歸檔文件材料不完整、質(zhì)量差、移交不及時(shí)，大部分師生利用完檔案后不能認(rèn)真填寫檔案利用效果登記表，或者干脆不填寫，又或者對利用效果僅有“好”、“達(dá)到目的”等籠統(tǒng)的描述，缺乏對利用效果的具體闡述。

3.檔案工作反饋渠道不通暢

組織高校檔案工作會(huì)議、提交檔案工作報(bào)告和發(fā)表檔案業(yè)務(wù)論文是高校檔案部門較為常見的檔案工作反饋途徑。目前多數(shù)高校檔案工作反饋信息僅僅停留在檔案部門，很少能夠及時(shí)反饋給其他檔案涉及部門，或者并沒有將反饋信息切實(shí)應(yīng)用到檔案工作實(shí)踐中。

（二）原因分析

1.檔案意識薄弱。一些院校的領(lǐng)導(dǎo)和中層干部不重視本校、本部門文件的收集，甚至錯(cuò)誤的認(rèn)為只有上級部門的紅頭文件才是檔案，對自身工作中產(chǎn)生的文件材料隨辦隨丟，致使歸檔材料散失嚴(yán)重。不少專任教師認(rèn)為教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃等材料屬于自己的勞動(dòng)成果，忽視其產(chǎn)生的職責(zé)因素，往往以保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)為由不做這方面材料的移交。不少查檔的學(xué)生表達(dá)利用需求模糊，不能清楚填寫檔案利用效果登記表。

2.制度不完善。大多數(shù)高校檔案工作只限于制定檔案管理辦法，對檔案工作只作原則上的規(guī)定，缺乏對考核、獎(jiǎng)懲的具體化，制度上的不完善為反饋工作留下不作為的空間。

3.檔案工作性質(zhì)的負(fù)影響。隨著數(shù)字化校園進(jìn)程的不斷推進(jìn)，高校傳統(tǒng)的檔案工作方式受到了極大挑戰(zhàn)，部分高校檔案工作者由于工作條件的變化造成職業(yè)認(rèn)同感低，出現(xiàn)職業(yè)倦怠。這種認(rèn)識或者說其反映的現(xiàn)實(shí)無疑影響了檔案工作反饋機(jī)制的順暢運(yùn)行。

三、推進(jìn)高校檔案工作反饋機(jī)制應(yīng)用的建議

（一）大力宣傳檔案法制法規(guī)。要形成檔案工作負(fù)反饋的良性循環(huán)機(jī)制，必須注重提升檔案形成者的檔案意識。當(dāng)然，高校師生檔案意識的提高是一個(gè)長期的過程，因此，高校檔案部門要爭取資源，借助校園微博、校園網(wǎng)和校報(bào)等媒介，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳教育。

（二）細(xì)化檔案工作制度條款。制度越健全，越便于執(zhí)行。完善檔案工作相關(guān)制度、細(xì)化相關(guān)條款，建立激勵(lì)機(jī)制，將檔案工作同績效考核掛鉤。

（三）及時(shí)公布檔案工作反饋報(bào)告。建立檔案工作反饋報(bào)告臺賬，內(nèi)容涉及檔案移交、質(zhì)量和利用等，將各方面的反饋情況實(shí)時(shí)更新公布。

（四）跟蹤檔案工作反饋信息。檔案部門要積極跟蹤反饋信息，了解情況，分析檢查，促進(jìn)管理效能的提升。以筆者所在高校檔案室為例，近幾年學(xué)院參加“專接本”考試報(bào)名的人數(shù)激增，一到年底就會(huì)出現(xiàn)學(xué)生扎堆到檔案室復(fù)印錄取名冊的現(xiàn)象。在提供錄取名冊利用過程中，“你來我借”的被動(dòng)服務(wù)方式暴露出了弊端，有學(xué)生反映多人查找名冊時(shí)，檔案室由于人手有限，造成利用者等候時(shí)間較長且利用效率低。針對這一反饋信息，次年“專接本”考試報(bào)名開始前，專職檔案員先將名冊復(fù)印件提供給各系部，學(xué)生到所屬系部復(fù)印名冊。此舉給廣大學(xué)生帶來了便利，也使檔案員有更多精力從事其他檔案工作。

四、關(guān)于檔案工作反饋機(jī)制的幾點(diǎn)思考

（一）檔案工作反饋機(jī)制是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，高校檔案工作者要開闊眼界，關(guān)注社會(huì)熱點(diǎn)問題。例如，在大專生落戶政策放寬的背景下，?？粕鷮W(xué)歷認(rèn)證可能會(huì)成為一股強(qiáng)大的利用需求，這是高校檔案部門不得不關(guān)注的大趨勢；同時(shí)，在全社會(huì)信用體系尚未建成和完善的前提下，為社會(huì)提供相關(guān)原始信息也是高校檔案部門繞不開的社會(huì)責(zé)任。這些社會(huì)趨勢或需求反映到高校檔案工作中來只是一個(gè)時(shí)間問題，因此，檔案工作者要未雨綢繆，在實(shí)踐中考慮加大反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活相關(guān)材料的收集力度、適當(dāng)延長學(xué)生考錄材料的保管期限以及學(xué)籍檔案的信息是否齊全等問題。

（二）檔案工作反饋機(jī)制是文檔一體化管理中前端控制理論和全程控制理論的緣起。當(dāng)我們認(rèn)真思考檔案工作的反饋機(jī)制后不難發(fā)現(xiàn)：檔案工作反饋機(jī)制要改善的是源頭——文件產(chǎn)生時(shí)的質(zhì)量控制；要改進(jìn)的是流程——文件流轉(zhuǎn)過程中的監(jiān)控；要跟蹤的是效果——文檔功能的實(shí)現(xiàn)。因此，在一定程度上可以說，前端控制理論和全程控制理論是反饋機(jī)制在文件生成與管理過程中的一種理論提煉。所以，建立及時(shí)、主動(dòng)又高效的檔案工作反饋機(jī)制對高校檔案事業(yè)發(fā)展意義重大。

（三）檔案工作反饋機(jī)制的推行環(huán)境。負(fù)反饋機(jī)制和主動(dòng)反饋機(jī)制的建立及運(yùn)行不僅要有基于雙方解決問題、提高管理效能的良好意愿，還要有雙方可以真誠溝通的良好氛圍。高校檔案工作者如果不積極主動(dòng)的反饋，是工作不給力，反之，稍有不慎，容易觸犯職場法則，使自己身陷惡劣的工作環(huán)境，導(dǎo)致檔案工作難以開展。因此，如何構(gòu)建及時(shí)、主動(dòng)又高效的檔案工作反饋機(jī)制，高校檔案工作者又該做何努力，值得深思。

（作者單位：廣東省外語藝術(shù)職業(yè)學(xué)院）endprint