高校檔案信息化建設的問題分析及對策研究

[摘 要]隨著信息化的發(fā)展，高校的檔案建設逐漸向著信息化的方向發(fā)展，雖然檔案信息化建設可以提高對信息資源的利用，為檔案管理工作提供了一定的便利，但高校檔案信息化的建設過程中還存在一定的不足之處，本文主要對這一系列的問題進行研究，并提出相應的措施對檔案管理的信息化進行完善。

[關鍵詞]高校檔案；信息化建設；問題

高校檔案簡單的說就是對高校的教育活動的記錄與保存工作，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展與信息化的進步，信息化在各行各業(yè)中的應用逐漸深入，所以對高校的檔案管理進行信息化建設，已經(jīng)是其發(fā)展的必然趨勢。信息化的檔案管理不僅可以提高校園檔案管理的水平，也是促進校園信息化、智能化發(fā)展的動力。

一、高校檔案信息化建設中存在的問題

（一）檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員是檔案管理的主要構成，所以檔案管理人員的素質決定著檔案管理的質量。但目前階段，我國的高校檔案信息化管理人員的綜合素質相對較低，很多管理人員都是由傳統(tǒng)方式過渡到現(xiàn)代的信息化管理，其自身的專業(yè)素質與信息化技術水平較差，對新技術的接受能力也相對較慢，同時由于管理人員的年齡偏大，所以思想觀念相對較為落后，這一系列的問題都在一定程度上阻礙了信息化的發(fā)展，使高校信息化的管理沒有真正的實現(xiàn)信息化，而是延用了傳統(tǒng)的管理方式，限制了高校檔案管理的信息化建設。

（二）基礎設施不完善

現(xiàn)階段，我國的大部分高校檔案管理依然是通過人工方式進行管理，這主要就是由于信息化設備的不完善，例如，在很多高校沒有相應的計算機檔案，這也就無法開展檔案信息化管理的工作。出現(xiàn)這類問題的主要原因就是由于經(jīng)費的投資不足，國家雖然對教育上投入了大量的資金，但多數(shù)用于科研教育上，很少有用于檔案信息化建設的，這也就導致基礎設備的不完善，進而阻礙了高校的檔案信息化建設。

（三）認識不全面

相關的教育部門與高校領導對檔案信息化建設的認識存在一定程度的偏差，這也就導致對信息化的檔案建設沒有足夠的重視。首先就是沒有相應的發(fā)展目標，也正是由于對檔案信息化建設的認識偏差，導致各大高校在對檔案信息化建設的過程中沒有明確的目標與合理的規(guī)劃，使檔案管理工作無法進行；其次就是信息化的設備相對較為落后，而檔案信息化建設的主要工具就是計算機，由于認識的不足，所以相關的領導對設備的更新不進行重視，這也就無法達到檔案信息化管理的要求，難以進行實施工作。

（四）信息化的安全問題

隨著高校檔案管理信息化的建設，網(wǎng)絡技術的安全問題也受到關注，由于網(wǎng)絡在使用的過程中存在一定的風險，所以檔案管理的信息化也存在一定的風險。首先就是計算機的病毒問題，有惡意進行病毒植入，也有使用不當所產(chǎn)生的病毒，這對信息的完善與安全都有著直接的影響；其次就是黑客的存在，黑客問題較為常見，有很多黑客通過惡意的入侵來獲取信息資源，也有的是對網(wǎng)站進行破壞，以此來盜取或者破壞信息資料，這對檔案的管理都存在一定的安全隱患；最后就是操作上的失誤，有很多檔案管理人員對計算機技術并不熟練，也可以說是對檔案管理的信息化技術不熟練，這也就造成操作上的失誤，進而引發(fā)信息化的安全事故等。

二、對高校檔案信息化建設問題的解決措施

（一）提高檔案管理人員的素質

由于檔案信息化的建立與檔案管理人員的綜合素質有著直接的影響，所以想要保障檔案管理工作的正常進行，就應該加大對管理人員的培訓力度，以此來提高管理人員綜合素質，從根本上促進檔案信息化的構建。首先，定期對檔案的工作人員進行培訓，加強其自身的思想品質工作，并不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與計算機水平；其次就是加強對檔案管理工作人員的責任意識進行培養(yǎng)，以此來端正工作人員的態(tài)度，促使其主動的投入到檔案信息化建設中；最后就是要加強新型計算機人才的引入，加大招聘力度，以此來為高校檔案信息化管理注入新鮮血液，提高檔案管理隊伍的總體建設。

（二）加強領導的重視

檔案信息化的重點就是相關領導對其進行正確的認識，只有領導認識到檔案信息化建設的重要性，才能從根本上支持與重視檔案信息化建設工作，并在工作的過程中想辦法拉入投資，不斷對基礎設備進行完善，并對信息化建設的過程中存在的問題進行改善。同時，在高校開展檔案信息化建設就應該對檔案信息化進行正確的認識，這就要求國家加強對高校領導的教育，使其充分的了解到檔案信息化建設對推動校園發(fā)展的必要性。

（三）完善法律法規(guī)

對相關的法律法規(guī)進行不斷的完善，以此來為高校檔案的信息化提供依據(jù)。在高校檔案信息化的管理過程中，由國家設立相應的法律法規(guī)來對其進行約束，可以在一定程度上保障信息化建設的規(guī)范性，并保障檔案管理信息化設備的安全。同時，學校在對檔案信息化建設的過程中應該堅持走標準化的道路，保障檔案建設的規(guī)范化，以此來促進我國高校檔案信息化建設的發(fā)展。

（四）數(shù)字檔案信息的安全

由于現(xiàn)代檔案信息化中存在一定的安全隱患，所以在檔案的信息化建設過程中應對這一系列的問題進行解決。首先是對檔案進行長久的保存，并作好備份工作，以此來避免文件的破損或者丟失，也要對信息設備進行及時的更新，了解信息技術的發(fā)展動態(tài)趨勢；其次就是做好對病毒與黑客攻擊的防范問題，這就要求在校園局域網(wǎng)上進行加密處理；最后是在數(shù)據(jù)庫設置使用權限，并進行訪問的控制，在用戶進入數(shù)據(jù)庫的時候，做好身份認證，以此來避免不必要的損失，加強檔案信息化的安全建設。

結語

檔案的信息化建設對高校的發(fā)展有著至關重要的影響，但當前階段的高校檔案信息化建設過程中存在一系列的問題需要解決。這就要求充分了解問題出現(xiàn)的原因，并通過正確的方式進行解決，從根本上促進檔案信息化的建設與發(fā)展。

參考文獻：

[1]馬東薇.高校檔案信息化建設的問題及對策探討[J].科技資訊，2013（05）

[2]智通海.高校檔案信息化建設中的問題與對策思考[J].鹽城工學院學報，2011（06）

作者簡介：蘇媛，1985，女，寶雞文理學院教務處，長期從事教學管理和檔案管理研究。