事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討

陸宏石

[摘 要]些年來，隨著科學(xué)技術(shù)，企業(yè)文化等各方面的發(fā)展，檔案管理在單位中越來越受到重視，尤其是科技檔案。科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案簡稱，科技檔案對于一個企業(yè)或是單位有很大的指導(dǎo)意義。本研究首先闡述科技檔案管理的意義，并通過分析在事業(yè)單位科技檔案管理中存在的問題，最后針對性的提出幾點(diǎn)建議。

[關(guān)鍵詞]科技檔案管理；問題；解決措施

當(dāng)前，我國檔案事業(yè)進(jìn)入了一個空前發(fā)展和空前繁榮的階段，各行各業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作的重視程度越來越高。雖然無論是對于企業(yè)還是對于事業(yè)單位，科技檔案管理都是一件重要的工作，雖然它不能為企業(yè)的收益直接掛鉤，但是，它的指導(dǎo)性作用還是很強(qiáng)的。雖然我們國家的一些事業(yè)單位在檔案管理方面取得了一些突破，但是因?yàn)橹匾暥炔粔蚝鸵恍┘夹g(shù)上的缺陷，導(dǎo)致仍然存在著一些問題，因此檔案管理的現(xiàn)狀仍是不容樂觀的。

1.事業(yè)單位中科技檔案管理的重要性

科技檔案具有以下特點(diǎn)，專一性，種類和類型的多樣性，成套性，現(xiàn)實(shí)性。因?yàn)榭萍紮n案具有上述特點(diǎn)，因此才體現(xiàn)出這些重要的功能。首先科技檔案具有現(xiàn)實(shí)性，在實(shí)際應(yīng)用方面有很大的指導(dǎo)作用，在加上它的專業(yè)性的特點(diǎn)，在應(yīng)用方面也比較具有權(quán)威性。而且科技檔案的形成往往都是圍繞一個獨(dú)立的科研項(xiàng)目的進(jìn)行而形成的一系列相關(guān)的科技文件整體，因此具有系統(tǒng)性和整體性。再者科技檔案種類繁多，分門別類對于讀者的查閱，考證都有重要意義。

2.科技檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1事業(yè)單位對科技檔案管理的重視度不夠

之前已經(jīng)提到科技檔案管理對于一個企業(yè)或是事業(yè)單位而言，都是非常重要的。但是由于檔案管理工作不是和企業(yè)利潤直接掛鉤的，因此，很多部門都忽視了檔案管理這項(xiàng)工作。對事業(yè)單位人員對檔案管理工作的重視程度低主要分為兩個方面的原因：一方面，從領(lǐng)導(dǎo)部門的角度考慮，因?yàn)榭萍紮n案大多都是專業(yè)化的知識，部分檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案認(rèn)識度不夠，甚至連科技檔案管理工作的重心都沒有整清楚，再加上這項(xiàng)工作不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益或是社會利益，因此領(lǐng)導(dǎo)對它們的重視度不夠。另一方面，檔案管理人員對這項(xiàng)工作認(rèn)識度也不夠，他們認(rèn)為檔案管理僅僅是將一些文字性的資料存儲起來，這些工作既繁瑣又不是企業(yè)工作的核心，因此他們往往帶著消極的態(tài)度做這些工作，因此往往導(dǎo)致在工作過程中出現(xiàn)資料外泄，遺漏等問題。以上種種問題都說明事業(yè)單位對科技檔案管理工作的重視度不夠，這是在思想上都沒有將這項(xiàng)工作重視起來。

2.2科技檔案缺乏必要的分類系統(tǒng)

檔案管理的基本價值是從兩個方面來體現(xiàn)的，第一是憑證作用，第二是利用價值。相對于憑證作用，科技檔案的實(shí)際利用價值才是更加重要的一點(diǎn)。但是在實(shí)際的檔案管理過程中，檔案管理人員更多的是注重科技檔案的收集，而非分類整理工作?？萍紮n案收集整理的目的主要是為了日后的查閱工作，但是在檔案整理的過程中沒有形成統(tǒng)一的查閱體系，這樣就會嚴(yán)重影響到利用率，檢索效率。分析具體原因，首先缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，再加上一些檔案管理人員在檔案管理中沒有嚴(yán)格的整理的程序。此外缺乏集約化的管理體系也是檔案利用率低的一個重要原因，一方面管理人員對工作的不重視，另一方面各個部門之間沒有做好協(xié)調(diào)工作，種種原因就導(dǎo)致了科技檔案在后期的查閱中產(chǎn)生很多不便。

2.3科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

本研究之前分析了科技檔案的一個重要特點(diǎn)就是科技檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，因此這也要求檔案管理人員具備一定的專業(yè)知識，這樣在檔案搜集和整理過程中才不會一頭霧水，在處理一些專業(yè)性問題的過程中才不會出現(xiàn)一些低級的錯誤。除了專業(yè)知識方面，還有就是在搜集、整理資料方面的能力，對于檔案管理人員，他們還需要具備一定的計算機(jī)處理的能力。因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案基本上都是電子化的，這樣不僅減少了工作量而且也提高了工作效率。

3.解決檔案管理工作中存在的問題

3.1重視檔案管理工作

科技檔案的管理無論是對于一個企業(yè)還是對于一個事業(yè)單位來講，都是十分重要的。因此首先從態(tài)度上講，各級工作人員都應(yīng)該重視檔案管理工作。首先對于檔案管理人員要進(jìn)行必要的教育工作，包括基本工作人員和各單位領(lǐng)導(dǎo)，他們都要從內(nèi)心開始重視檔案的管理工作，并且還要體現(xiàn)在行動上。除了每個部門做好自己份內(nèi)的事情之外，各部門之間還要做好協(xié)調(diào)工作，將科技檔案的管理工作做好。

3.2做好檔案的分類匯總工作

本研究通過分析，發(fā)現(xiàn)檔案的分類匯總方面存在著一些問題。檔案最重要的作用就是供日后查閱，尤其是對與科技檔案而言。那么為了方便日后的查閱，做好檔案的分類匯總工作就顯得格外重要。在具體的分類處理中，可以根據(jù)研究項(xiàng)目的類別進(jìn)行整體上的大的分類，將一類的檔案分類匯總好。此外還要及時更新事業(yè)單位的檔案。檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率。

3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在檔案管理工作中，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對于檔案工作也是非常重要的。因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也是迫在眉睫的問題。首先要對檔案管理員工進(jìn)行科學(xué)化、專業(yè)化的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的進(jìn)入門檻，只有任用專業(yè)的檔案管理人員開展事業(yè)單位的檔案管理工作，才能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，跟上時代的步伐。

4.結(jié)語

科技檔案管理工作在事業(yè)單位中極其重要，科技檔案對于后期的查閱具有很大的指導(dǎo)意義。雖然仍然存在著一些問題，但是通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，適當(dāng)調(diào)整之前的工作方法，解決這些問題并不是難事。

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