現(xiàn)代電子文件對檔案工作的影響及對策分析

李銀淑

[摘 要]隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展和生產(chǎn)科技的進(jìn)步，電子文件正以其勢不可擋的態(tài)勢逐步取代著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。以延吉市生產(chǎn)力促進(jìn)中心為例，現(xiàn)代電子文件隨著現(xiàn)代科技的普及逐步成為了檔案管理的主要形式。本文將從現(xiàn)代電子文件對檔案工作的影響、問題以及對策三方面來加以闡述。

[關(guān)鍵詞]電子文件；檔案管理；問題；對策

一、現(xiàn)階段延吉市生產(chǎn)力促進(jìn)中心檔案管理問題透視

1、檔案管理被重視程度不夠

很多人認(rèn)為，檔案管理工作只是簡單的文字保管工作，不需要耗費(fèi)太大的人力物力，也不需要頻繁的更新?lián)Q代和資金投入。殊不知行之有效的檔案管理正是單位效益的重要保證。正是由于一些人對于檔案現(xiàn)代化管理缺乏正確的認(rèn)識，仍然采用傳統(tǒng)陳舊的檔案管理方式[1]。嚴(yán)重影響了單位生產(chǎn)效率的提高。

2、檔案管理硬件設(shè)施不齊全

許多人認(rèn)為所謂的現(xiàn)代化檔案管理，不過是把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的記錄轉(zhuǎn)化為用電腦記錄。其實檔案管理工作遠(yuǎn)不止做表和文檔這么簡單。正是出于這樣的誤解，公司單位往往會忽視硬件設(shè)備的投入，設(shè)施不齊全，很多檔案館甚至連必備的切刀和統(tǒng)一的檔案夾都沒有備置齊全。有些檔案館館室狹窄潮濕，引起檔案材料的蟲蛀或霉變……，等等一系列的直接后果就是無法為單位提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

3、檔案管理工作普遍缺乏專業(yè)部門和現(xiàn)代化人才

檔案管理要實現(xiàn)現(xiàn)代化首要的任務(wù)就是實現(xiàn)人才的現(xiàn)代化。檔案管理工作要求從業(yè)人員能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。而在現(xiàn)在的大多數(shù)延吉市生產(chǎn)力促進(jìn)中心中，管理人員多是“半路出家”，并沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過檔案管理專業(yè)，甚至有一些是身兼數(shù)職，僅利用閑暇時間處理檔案工作。正是由于從業(yè)人員不具有專業(yè)性，認(rèn)為檔案工作就是簡單的資料收集和整合，所以導(dǎo)致檔案管理工作遲遲沒有取得長足的進(jìn)步，許多先進(jìn)的現(xiàn)代化方法沒有被及時的運(yùn)用到工作中去，犧牲了單位效率。

4、延吉市生產(chǎn)力促進(jìn)中心檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程推進(jìn)緩慢

檔案管理現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)和信息化是檔案管理工作大勢所趨，也是最終的發(fā)展方向。但從現(xiàn)階段來看，延吉市生產(chǎn)力促進(jìn)中心的信息化進(jìn)程是比較滯后的，大多數(shù)檔案的主要功能仍然是資料的留存而非共享，產(chǎn)生的效益較低。檔案管理的信息化不僅僅是更新幾臺現(xiàn)代化設(shè)備那么簡單，而是要物以致用，既然實現(xiàn)了電子化，就要發(fā)揮電子網(wǎng)絡(luò)所特有的信息共享功能。

5、電子檔案自身的安全問題

單位檔案管理脫離紙質(zhì)媒介是發(fā)展的必然趨勢，但由于電子檔使用了特殊載體，因此大大增加了信息安全的風(fēng)險因素。電子檔案的安全主要分為兩個方面，一是傳輸過程的安全性，也就是網(wǎng)絡(luò)安全性問題，網(wǎng)絡(luò)傳輸一方面使得信息在大范圍內(nèi)廣泛傳播得以共享，但同時網(wǎng)絡(luò)黑客和無孔不入的計算機(jī)病毒也給檔案管理帶來了巨大的安全隱患。信息容易泄露也容易被刪改，并且不容易留下痕跡難以被察覺，更增加了單位的隱形風(fēng)險。另一類風(fēng)險指的是電子檔案一般以光盤和磁盤為載體，這一類載體的性能不穩(wěn)定，不具有人為可控性，容易出現(xiàn)檔案失真等突發(fā)問題。并且這類特殊載體對于儲存條件要求也較高，像是極端溫度、潮濕、消磁等等問題都會造成載體失真進(jìn)而引起數(shù)據(jù)的丟失。

6、對于檔案管理沒有形成健全的評估體系

很多單位對檔案管理處于“放養(yǎng)”的狀態(tài)，并沒有形成健全的管理體系，未執(zhí)行崗位責(zé)任制，對檔案的管理工作欠缺了解和準(zhǔn)確分析。

二、針對上述問題的解決方案

筆者經(jīng)過長期來對延吉市生產(chǎn)力促進(jìn)中心檔案管理工作的觀察和分析，認(rèn)為今后的單位檔案管理主要有三方面的發(fā)展方向：即“信息化”、“規(guī)范化”和“安全化”。下面將圍繞這三個發(fā)展方向展開。

1、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，實行崗位責(zé)任制度

要想做好單位的檔案管理工作，第一步就應(yīng)當(dāng)從人才抓起，因為隨著現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，必將對工作人員的素質(zhì)提出越來越高的要求。首先是要將檔案管理部門獨(dú)立起來，安排專人負(fù)責(zé)該項工作，實行崗位責(zé)任制。再者就是要對已經(jīng)上崗的檔案管理人員組織定期培訓(xùn)，既包括專業(yè)知識培訓(xùn)也包括安全意識、信息共享意識的培養(yǎng)。在今后吸納新的檔案管理人員時，應(yīng)著重招聘那些具有長期工作經(jīng)驗、系統(tǒng)學(xué)習(xí)了檔案處理知識的人才。

2、加快硬件設(shè)施的完善，由外到內(nèi)逐步推進(jìn)現(xiàn)代化

設(shè)備的現(xiàn)代化更新需要資金支持，應(yīng)當(dāng)喚起單位管理層對于檔案工作的重視。要及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代化的辦公機(jī)器設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，特別是光盤技術(shù)、微縮技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快推動檔案管理的信息化規(guī)范化進(jìn)程。

3、嚴(yán)格規(guī)范延吉市生產(chǎn)力促進(jìn)中心的檔案管理制度

逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理，沒有規(guī)矩不成方圓，如果檔案管理始終無法可依、無章可循，就難以走上規(guī)范化管理的道路。檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)是要建立最符合單位運(yùn)營的檔案管理流程，制定與之匹配的評價標(biāo)準(zhǔn)。并且在標(biāo)準(zhǔn)最終確定之前，充分吸取采納其他相關(guān)部門的意見，促進(jìn)各部門之間的協(xié)同合作和相互監(jiān)督。

4、采取相關(guān)措施做好延吉市生產(chǎn)力促進(jìn)中心檔案的安全性防護(hù)工作

延吉市生產(chǎn)力促進(jìn)中心作為國家的支柱產(chǎn)業(yè)，應(yīng)當(dāng)響應(yīng)國家號召，做好單位核心機(jī)密的保密工作，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密。對于一些特殊載體，尤其是通過互聯(lián)網(wǎng)渠道傳輸?shù)臋n案文件，更要重點(diǎn)防護(hù)。加強(qiáng)對電子檔案的保管，配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備，做好防塵防潮燈相關(guān)工作。同時謹(jǐn)慎起見，對于關(guān)鍵文檔還要做好數(shù)據(jù)備份工作。

結(jié)束語

在新的歷史階段，我們應(yīng)當(dāng)及時拋棄陳舊、低效的檔案管理模式，轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，培養(yǎng)管理人才，更新技術(shù)設(shè)備，推進(jìn)現(xiàn)代化信息化和安全化進(jìn)程，讓檔案的科學(xué)管理助力生產(chǎn)力水平的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李彤.電子文件對文書檔案管理工作的影響及對策[J].科技視界.2012（05）