檔案信息化建設(shè)之我見(jiàn)

周昕

[摘 要]采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求，是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化；建設(shè)；長(zhǎng)江水文

檔案信息化是國(guó)家加強(qiáng)對(duì)信息資源掌控的一項(xiàng)戰(zhàn)略舉措，是檔案事業(yè)今后發(fā)展的重要目標(biāo)。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求，是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。檔案信息化工程建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件歸檔與管理、檔案數(shù)字化）、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、電子文件中心建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館）、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等硬、軟件系統(tǒng)工程建設(shè)。長(zhǎng)期研究理論的筆者有幸對(duì)長(zhǎng)江中游水文水資源勘測(cè)局開(kāi)展檔案信息化工作進(jìn)行調(diào)研交流，初步形成了一些粗淺的見(jiàn)解。

長(zhǎng)江中游水文水資源勘測(cè)局是國(guó)家二級(jí)科技事業(yè)單位檔案管理單位。其檔案管理工作在貫徹《ISO9000質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)》工作推動(dòng)下，基礎(chǔ)設(shè)施的硬件工程建設(shè)，法律、法規(guī)的貫徹落實(shí)、管理制度建設(shè)、人員培訓(xùn)等軟件工程建設(shè)都得到了實(shí)質(zhì)性加強(qiáng)和提升。

長(zhǎng)江水文在實(shí)現(xiàn)水位、降水量信息采集自動(dòng)化、信息固態(tài)存儲(chǔ)記錄，各項(xiàng)水文要素測(cè)驗(yàn)、分析、計(jì)算、報(bào)訊至水文資料整編成果，河道測(cè)繪工作的導(dǎo)航定位、測(cè)量資料記錄、分析、整理、成圖至項(xiàng)目全套成果，全自動(dòng)水質(zhì)監(jiān)測(cè)、分析至成果報(bào)告，各職能部門(mén)辦公自動(dòng)化形成的管理文件，歷年水文年鑒錄入數(shù)據(jù)庫(kù)、歷年河道測(cè)繪底圖數(shù)字化等工作，為檔案信息資源建設(shè)積累了豐富的數(shù)字化信息，為檔案信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)?！犊柒窓n案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，促使檔案信息化建設(shè)邁上了新臺(tái)階。

信息化的難點(diǎn)在于信息的收集和保存。隨著物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算技術(shù)在水文工作領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展，將為水文信息的采集、存儲(chǔ)開(kāi)辟新途徑。不斷研發(fā)、實(shí)現(xiàn)新科技在水文科研、生產(chǎn)領(lǐng)域拓展應(yīng)用后的水文信息轉(zhuǎn)換和管理，形成分別滿足水利水電規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)，防汛抗旱專業(yè)應(yīng)用及社會(huì)不同部門(mén)、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環(huán)境改變而導(dǎo)致文件信息失真和處理、利用上的困難等問(wèn)題發(fā)生，為檔案信息化建設(shè)的深入開(kāi)展提出了新課題。

檔案信息化的核心是電子文件的管理。目前該局使用的儀器設(shè)備系列、型號(hào)多種多樣：水文測(cè)驗(yàn)、河道測(cè)繪、水質(zhì)監(jiān)測(cè)三大產(chǎn)品的不同測(cè)驗(yàn)項(xiàng)目所使用的儀器設(shè)備，既有歐、美、日本、澳大利亞等不同國(guó)家的產(chǎn)品，也有南京、重慶水文儀器廠及長(zhǎng)江水文科研所等廠家的產(chǎn)品，不同儀器設(shè)備對(duì)信息的采集、記錄、傳輸、存儲(chǔ)方式各異。信息采集、記錄的復(fù)雜性和載體的不穩(wěn)定性，電子文件易發(fā)生改變和丟失的特性，文件內(nèi)容與表達(dá)內(nèi)容的數(shù)字代碼之間、數(shù)字代碼序列與其存儲(chǔ)載體之間不具有固定關(guān)系、電子文件依賴生成技術(shù)環(huán)境的特點(diǎn)，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性，使電子文件的管理成為檔案信息化建設(shè)的核心。做好電子文件的管理工作是確保檔案信息化建設(shè)成就的關(guān)鍵。

檔案事業(yè)的發(fā)展和騰飛，既要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，又要依靠高素質(zhì)管理的人才隊(duì)伍。檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的集成，涉及檔案管理、電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)。在檔案信息化工作過(guò)程中，筆者深感：在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中必須注重軟硬件工程建設(shè)并舉；注重檔案科技發(fā)展規(guī)劃和實(shí)現(xiàn)規(guī)劃措施的落實(shí)；加強(qiáng)檔案科技發(fā)展工作、促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展和騰飛，需要大力加強(qiáng)電子信息資源及信息化建設(shè)管理復(fù)合型人才培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

目前，長(zhǎng)江水文的檔案管理人員，絕大多數(shù)為非檔案專業(yè)的轉(zhuǎn)行人員。雖然他們有從事專業(yè)工作的豐富經(jīng)驗(yàn)，對(duì)接收和審查入檔資料、保證歸檔資料的系統(tǒng)、完整以及在提供快捷、滿意服務(wù)等傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作中起到了積極作用，但受檔案工作科學(xué)化、正規(guī)化、信息化認(rèn)知缺陷及檔案管理專業(yè)理論水平不高所限，特別是缺乏對(duì)檔案信息化工程建設(shè)總體及實(shí)踐過(guò)程的真正理解，思想觀念轉(zhuǎn)變滯后于科技發(fā)展，致使檔案信息化建設(shè)工作尚不夠深入，客觀上影響了檔案信息化建設(shè)工程總體進(jìn)程、效率和檔案信息化成果的利用。改變檔案管理人員構(gòu)成、建設(shè)高素質(zhì)復(fù)合型管理人才隊(duì)伍，是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工程的重要舉措。

筆者以為，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，要增強(qiáng)理念信仰意識(shí)，要以黨的十八大精神為指導(dǎo)，認(rèn)真落實(shí)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)及管理制度，推進(jìn)依法治檔、加強(qiáng)檔案管理工作，深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案科技發(fā)展、檔案信息化建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)及不斷提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性、必要性和緊迫性，以只爭(zhēng)朝夕的態(tài)度和執(zhí)行力，打造檔案信息化工作深入開(kāi)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)、注入持續(xù)發(fā)展動(dòng)力，用知識(shí)、智慧和辛勤勞動(dòng)促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展，讓檔案事業(yè)在東方飛揚(yáng)。