高校電子文件歸檔與管理模式探究

劉麗

（湖北水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，武漢430070）

1 電子文件的定義和特點(diǎn)

關(guān)于電子文件的定義，我國《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》指出，電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并且可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。簡言之，電子文件是“具有保存價(jià)值的、已歸檔的電子文件及其相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)”。

較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件具有高度的共享性，理論上其使用不受時(shí)間和空間的控制；同時(shí)，電子文件不需要太大的物理保存空間，使得信息承載效率大大提高。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，電子文件已經(jīng)成為高等院校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。得益于電子文件的使用，高校辦公效率大大提高。然而，不同的歸檔和管理模式對于電子文件利用效率的影響是存在區(qū)別的，下文將對高校電子文件歸檔和管理模式進(jìn)行分析和探究。

2 高校電子文件歸檔和管理模式分析

2.1 辦公自動(dòng)化的引入 所謂辦公自動(dòng)化，即將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型辦公方式。它利用現(xiàn)代通信技術(shù)、辦公自動(dòng)化設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或工作站來實(shí)現(xiàn)事物處理、信息管理和決策支持的綜合自動(dòng)化。得益于教育信息化的深入開展，校園網(wǎng)在各高校逐漸架設(shè)完畢，目前我國的高等院?；疽呀?jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化（Office Automation，下稱OA）。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正在取代著傳統(tǒng)高校辦公所使用的公文和函件。

2.2 高校電子文件類別與形式 伴隨著辦公自動(dòng)化的開展，大量的電子文件開始產(chǎn)生。就高校日常工作所形成的電子文件而言，其可以分為OA系統(tǒng)內(nèi)電子文件與OA系統(tǒng)外電子文件。不難理解，OA系統(tǒng)內(nèi)的電子文件主要是由使用OA系統(tǒng)而產(chǎn)生的，如學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)以及招生系統(tǒng)等數(shù)據(jù)庫中產(chǎn)生的文件；而OA系統(tǒng)外的電子文件開始并不在數(shù)據(jù)庫之中，是由于發(fā)生了某些活動(dòng)而需要記錄或進(jìn)行保存而產(chǎn)生的，如學(xué)校教學(xué)和科研活動(dòng)產(chǎn)生的文件和日常行政管理所產(chǎn)生的文件等。此外，一些紙質(zhì)文件在辦公自動(dòng)化和無紙化的要求下也逐漸過渡成為電子文件。

2.3 歸檔與管理模式 對于數(shù)量眾多，內(nèi)容龐雜的電子文件，對其進(jìn)行歸檔和管理是至關(guān)重要的?，F(xiàn)階段針對高校校務(wù)產(chǎn)生的電子文件，按其來源不同，可以分為OA系統(tǒng)內(nèi)文件歸檔和OA系統(tǒng)外文件歸檔。一般而言高校的OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相連通，將OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成檔案管理系統(tǒng)可識別的格式后，檔案管理系統(tǒng)中的目錄則可以與轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)進(jìn)行對接，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，如學(xué)籍系統(tǒng)中學(xué)生的入學(xué)年份、畢業(yè)年份和專業(yè)等數(shù)據(jù)在檔案管理系統(tǒng)中都有相關(guān)的目錄，進(jìn)行歸檔時(shí)只需將數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入并轉(zhuǎn)換格式即可；而對于OA系統(tǒng)之外的數(shù)據(jù)，則必須事先委派檔案管理人員建立目錄數(shù)據(jù)庫，待到事務(wù)發(fā)生后，將產(chǎn)生的電子文件錄入該數(shù)據(jù)庫中以進(jìn)行歸檔管理。例如高校中師生進(jìn)行科研立項(xiàng)申報(bào)而產(chǎn)生了申報(bào)電子表格、相關(guān)科研論文成果以及其他文件時(shí)，一個(gè)關(guān)于科研立項(xiàng)的數(shù)據(jù)庫必須事先就建立起來以保證科研立項(xiàng)的電子全文能夠被順利錄入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行歸檔，日后就能對立項(xiàng)的學(xué)科、日期、項(xiàng)目大小等進(jìn)行查閱和管理。此外，由于某些事務(wù)的特性以及辦公自動(dòng)化的滯后性，文件仍以紙質(zhì)的形式存在，此時(shí)就需要專人將紙質(zhì)文件錄入為電子文件進(jìn)行保存，再按OA系統(tǒng)內(nèi)外的分類進(jìn)行歸檔。下圖顯示了高校電子文件歸檔和管理的主要模式。

圖1

3 存在問題

現(xiàn)階段高校內(nèi)雖然建立起了依托于辦公自動(dòng)化的電子文件歸檔和管理模式，但由于對具體校務(wù)的歸檔方式和管理方法并不明確，使得高校電子文件歸檔和管理存在著主觀性和隨意性，影響了教研和師生管理的效率。具體而言，在歸檔和管理模式中主要存在著如下幾個(gè)問題：

3.1 校務(wù)導(dǎo)向型管理，缺乏標(biāo)準(zhǔn)性 高校的電子文件管理工作一般是校務(wù)發(fā)生到哪里，電子文件管理就跟隨到哪里。這樣的模式下，管理體系比較靈活，能夠適應(yīng)不同的校務(wù)，但是缺乏整體考慮和長遠(yuǎn)規(guī)劃，難以達(dá)成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

當(dāng)具體校務(wù)發(fā)生時(shí)，高校往往著眼于眼前的業(yè)務(wù)需要，忙于查漏補(bǔ)缺，為新發(fā)生的校務(wù)進(jìn)行電子文件的歸檔和管理工作。不同校務(wù)電子文件的格式、大小和相關(guān)要求也不盡相同，當(dāng)進(jìn)行全校電子文件整合工作時(shí)，這樣的管理方式會(huì)給檔案人員造成諸多不便，如格式轉(zhuǎn)換，訪問權(quán)限獲取等。這是一種自下而上的管理模式，信息意識和基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)達(dá)的校內(nèi)基層單位會(huì)積極的做好電子文件管理工作，而越往高層，電子文件管理的行動(dòng)越遲緩。如果缺乏科學(xué)的引導(dǎo)和標(biāo)準(zhǔn)化管理，而是僅僅由校務(wù)基層實(shí)施單位進(jìn)行電子文件的歸檔和管理工作，將會(huì)引起改造成本提升、投資重復(fù)、信息資源分散及信息孤島等風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 分段管理，缺乏統(tǒng)一性 高校電子文件的管理多遵循分段管理的模式，即將文件的管理過程分為前期文件處理和后期檔案處理。電子文件由生成到歸檔，往往由該文件隸屬的校務(wù)發(fā)生部門進(jìn)行管理；之后進(jìn)入保存環(huán)節(jié)時(shí)，則再由校檔案館等部門負(fù)責(zé)。

對同一文件采取分段管理的方式，由于文件處理和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)各不相同，對應(yīng)的技術(shù)方法也有區(qū)別，這會(huì)造成校內(nèi)各部門之間缺乏銜接和協(xié)同的局面，使得同一份電子文件可能被重復(fù)的編號和標(biāo)記，造成工作效率的損失和人力資源的浪費(fèi)。

3.3 高素質(zhì)檔案管理人員缺乏 計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)常面臨著更新?lián)Q代。而高校內(nèi)的檔案管理人員的知識構(gòu)成和技術(shù)水平往往跟不上系統(tǒng)和硬件變化的速度，致使檔案和文件管理工作中形成不必要的操作障礙，人力資源沒有得到最大限度的發(fā)揮。在電子文件環(huán)境下的高校檔案管理人員，首先必須了解檔案和文件管理的流程，其次還必須熟練運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，并且具有一定的學(xué)習(xí)能力。而現(xiàn)階段高校內(nèi)的檔案管理人員則遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到這一要求，造成電子文件的運(yùn)行和保存隱患重重。

3.4 電子文件安全性低 高校電子文件存儲著校內(nèi)重要的學(xué)研和辦公數(shù)據(jù)，其安全性的高要求不言而喻。而目前高校內(nèi)電子文件的安全性普遍較低。首先，由于檔案管理人員對電子文件缺乏深度的認(rèn)識，對于電子文件的備份和保存往往較為疏忽；其次，由于防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等計(jì)算機(jī)中保障文件安全的技術(shù)現(xiàn)階段并未大規(guī)模的被采用于高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，使得電子文件面臨著被竊取和修改的風(fēng)險(xiǎn)；最后，由于學(xué)校各部門并未明確相關(guān)的條例和制度，各級行政和教學(xué)人員對于電子文件的訪問權(quán)限并不明晰，且由于校內(nèi)硬件設(shè)備的共享性，移動(dòng)硬盤和U盤等存儲設(shè)備時(shí)常的接入增加了硬件感染計(jì)算機(jī)病毒的風(fēng)險(xiǎn)，一旦硬件中毒將破壞其中保存的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)，給高校的電子文件保存工作造成極大的損失，日后的修復(fù)代價(jià)將是巨大的。

4 對策

針對高校電子文件歸檔和管理工作中存在的問題，檔案管理人員想要積極、順利、正確地開展工作，就必須在以下方面加大投入力度，形成規(guī)范和制度：

4.1 加強(qiáng)電子文件一體化管理 針對高校中校務(wù)為主導(dǎo)的電子文件管理方法，必須形成電子文件的一體化管理方式。對校內(nèi)的檔案系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流程進(jìn)行重組，從結(jié)構(gòu)上改變“各自為戰(zhàn)”的形式，高校各部門在下一工作年度開始前應(yīng)當(dāng)使用相同的數(shù)據(jù)庫以及相同格式的數(shù)據(jù)，以保證不同部門數(shù)據(jù)傳輸和轉(zhuǎn)換時(shí)的數(shù)據(jù)兼容性；同時(shí)，預(yù)先估計(jì)下一年度可能發(fā)生的校務(wù)，就此編制對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫以適應(yīng)校務(wù)的要求，為日后的文件歸檔和管理工作做好充分的準(zhǔn)備。

4.2 明確高校各部門職責(zé)，變分段管理為協(xié)同管理 分段管理的弊端前文已有說明。校務(wù)部門和檔案部門應(yīng)當(dāng)協(xié)同合作，彼此的工作必須互有滲透，相互補(bǔ)充。在校務(wù)發(fā)生時(shí)，行政或教學(xué)環(huán)節(jié)中的部門在對電子文件進(jìn)行錄入和保存時(shí)應(yīng)當(dāng)詢問和參考檔案部門的管理格式和規(guī)范，為文件交接的流暢性做出準(zhǔn)備；檔案部門在接收電子文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意電子文件的編號和說明，避免重復(fù)錄入和格式不同的情況。兩段部門形成一個(gè)有機(jī)整體，針對電子文件歸檔和管理這一共同的事務(wù)目標(biāo)各司其職且相互幫助，以形成效率最優(yōu)。

4.3 提高電子文件管理人員專業(yè)技能和素質(zhì) 電子文件的歸檔和管理需要復(fù)合型的管理人才，既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)。高校必須有意識有步驟的采取人才培訓(xùn)和人才引進(jìn)的方法以達(dá)到復(fù)合型人才的要求：一方面，對于已經(jīng)在校從事檔案工作的人員，他們已經(jīng)積累了一定的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)對這部分人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識和辦公操作系統(tǒng)的培訓(xùn)，使其系統(tǒng)的理解電子文件的特性，發(fā)現(xiàn)并體會(huì)管理過程中的重難點(diǎn)，并通過模擬操作和實(shí)訓(xùn)來提高自身的業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)；另一方面，高校必須充分引入競爭機(jī)制，對于無法適應(yīng)辦公自動(dòng)化和電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化的工作人員，應(yīng)當(dāng)引入競爭機(jī)制，在加入適應(yīng)崗位要求人才的同時(shí)有步驟的進(jìn)行淘汰篩選，以達(dá)到提升人員素質(zhì)和質(zhì)量的目的。

4.4 提升電子文件的安全性 高校電子文件面臨著有意威脅和無意威脅。所謂有意威脅，即惡意對電子文件進(jìn)行竊取、修改和破壞等。對于這種風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)以預(yù)防為主。將數(shù)字加密技術(shù)與防火墻技術(shù)引入校園網(wǎng)，使得各部門的電子文件處于封包狀態(tài)中，減少被竊取和利用的可能；同時(shí)利用IP訪問限制技術(shù)，規(guī)定不同部門不同人員訪問電子文件的權(quán)限，以明確文件的使用和修改范圍，為電子文件的歸檔和管理創(chuàng)造一個(gè)安全的先決條件。而面對無意威脅，即由于操作不當(dāng)或者無意將病毒感染到硬件而造成的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)首先在電子文件歸檔和管理系統(tǒng)中設(shè)置明顯的保存按鈕，以備操作人員實(shí)時(shí)保存；同時(shí)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化操作人員的備份意識，強(qiáng)調(diào)電子文件的珍貴性和重要性；最后，高校應(yīng)當(dāng)出臺相應(yīng)的條例和規(guī)章制度，對于涉及電子文件管理的重要硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)嚴(yán)格禁止接入外接存儲設(shè)備，以保障文件安全。

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