物業(yè)實(shí)行全面預(yù)算管理方法的措施

毛煥華

物業(yè)管理在我國(guó)經(jīng)歷20多年歷程，終于步入正軌，實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)業(yè)化。其中預(yù)算管理在物業(yè)管理了中起著舉足輕重的地位，因此，該文選此題作為研究對(duì)象，可分為兩大部分，首先，從理論方法方面介紹物業(yè)管理全面預(yù)算管理的方法，可分為四個(gè)方面：預(yù)算編制的原則、預(yù)算管理的內(nèi)容、預(yù)算編制的步驟以及預(yù)算編審程序；其次則是通過(guò)實(shí)際案例分析物業(yè)全面預(yù)算管理的具體措施：收入來(lái)源與預(yù)算管理以及成本費(fèi)用與預(yù)算管理。希望通過(guò)此研究能對(duì)今后物業(yè)預(yù)算管理提供借鑒和參考。

一、概念界定

（一）預(yù)算編制的原則

目標(biāo)導(dǎo)向原則。公司高層根據(jù)實(shí)際情況共同擬定一項(xiàng)適合公司發(fā)展的計(jì)劃，此戰(zhàn)略方針可長(zhǎng)可短，并根據(jù)當(dāng)時(shí)公司的真實(shí)狀況做出年度預(yù)算。每個(gè)子公司或各級(jí)部門(mén)則預(yù)計(jì)各自的財(cái)務(wù)預(yù)算[1]。

綜合平衡原則。實(shí)現(xiàn)公司的全面發(fā)展，合理進(jìn)行總部和局部的預(yù)算。

成本費(fèi)用完全化原則。各個(gè)部門(mén)將成本費(fèi)收入到預(yù)算管理當(dāng)中去。

重點(diǎn)支出項(xiàng)目重點(diǎn)控制原則[2]。企業(yè)的進(jìn)步，離不開(kāi)對(duì)可信競(jìng)爭(zhēng)力的培養(yǎng)，且對(duì)待一些重大的項(xiàng)目要嚴(yán)格遵照公司方針去執(zhí)行，必須經(jīng)過(guò)慎重商定后才可更改。

（二）預(yù)算管理的內(nèi)容

營(yíng)業(yè)收入預(yù)算。在預(yù)算期中，該公司用勞務(wù)業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)等方面所創(chuàng)造的收入預(yù)算，即營(yíng)業(yè)收入預(yù)算。這部分中的預(yù)算額是以該公司的年度計(jì)劃值或者勞務(wù)業(yè)務(wù)量的市場(chǎng)環(huán)境來(lái)衡量的。

物業(yè)管理成本預(yù)算。在公司預(yù)算期中完成該公司所指定的目標(biāo)而所花費(fèi)的資金，在此過(guò)程中，公司對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的費(fèi)用成本都有相關(guān)的規(guī)定和衡量標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合當(dāng)時(shí)市場(chǎng)環(huán)境來(lái)估算出的成本。

期間費(fèi)用預(yù)算。期間，指的是該公司的預(yù)算期間，即，在預(yù)算期間當(dāng)中各個(gè)環(huán)節(jié)，如，管理費(fèi)用、營(yíng)業(yè)費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用等，并且要區(qū)分一些固定費(fèi)用和變動(dòng)費(fèi)用的本質(zhì)區(qū)。通過(guò)往年的年度總結(jié)經(jīng)驗(yàn)加以實(shí)際分析，全面制定預(yù)算費(fèi)用，各部門(mén)合理分配費(fèi)用編制[3]。

材料采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)是預(yù)算期中必不可缺環(huán)節(jié)，所需采購(gòu)的物質(zhì)有各種類的商品、性價(jià)較高的消耗物品、以及公司業(yè)務(wù)中所需的必備材料工具等。

固定資產(chǎn)預(yù)算。此類的預(yù)算則是在預(yù)算期中所需購(gòu)買(mǎi)的固定消耗物質(zhì)。

（三）預(yù)算編制的步驟

審查平衡。財(cái)務(wù)部門(mén)及相關(guān)部門(mén)對(duì)公司各個(gè)部門(mén)資金預(yù)算進(jìn)行檢查核實(shí)，如若有一些不和實(shí)際情況的財(cái)務(wù)預(yù)算，則會(huì)根據(jù)真實(shí)情況加以修改。并且要把公司的指標(biāo)規(guī)劃下達(dá)到各級(jí)部門(mén)，通過(guò)此計(jì)劃書(shū)來(lái)修正各部門(mén)之間的預(yù)算費(fèi)用[4]。

審查批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門(mén)把其他各個(gè)部門(mén)所制定的預(yù)算方案進(jìn)行整理，報(bào)給上級(jí)進(jìn)行審議，之后再匯報(bào)到最高成。

發(fā)出的執(zhí)行。企業(yè)年度預(yù)算提交董事會(huì)審批，然后去下發(fā)到各部門(mén)，分解落實(shí)財(cái)政部門(mén)后。

（四）預(yù)算編審程序

物業(yè)單位要按照“上下結(jié)合，分級(jí)編制，逐級(jí)匯總”的步驟來(lái)進(jìn)行。第二年的預(yù)算編輯工作在當(dāng)年的九月開(kāi)始實(shí)施，結(jié)合實(shí)際情況按照以下思路進(jìn)行操作 [5]：

各地方物業(yè)管理人要在當(dāng)?shù)嘏e行一次預(yù)算工作會(huì)議，把工作內(nèi)容中所需的預(yù)算資金情況通報(bào)到開(kāi)發(fā)商，預(yù)算執(zhí)行委員會(huì)工作組處的管理者根據(jù)當(dāng)年的預(yù)算評(píng)估報(bào)表來(lái)制定當(dāng)年的資金使用框架，并由該部門(mén)總經(jīng)理制定出年度目標(biāo)計(jì)劃。

在第一階段完成一月之后，物業(yè)管理負(fù)責(zé)人就要開(kāi)始準(zhǔn)備第二次預(yù)算會(huì)議的工作，再由下屬的各個(gè)部門(mén)管理者對(duì)該部門(mén)所制定的目標(biāo)所需材料進(jìn)行匯總，最后將所得由當(dāng)?shù)匚飿I(yè)管理負(fù)責(zé)人將此數(shù)據(jù)上報(bào)給開(kāi)發(fā)商。

項(xiàng)目預(yù)算酬金制的物業(yè)管理負(fù)責(zé)人開(kāi)始著手第三次預(yù)算會(huì)議，主要內(nèi)容則是調(diào)整開(kāi)發(fā)商和部門(mén)預(yù)算之間的偏差，把相關(guān)數(shù)據(jù)（需備份）再次上報(bào)給開(kāi)發(fā)商進(jìn)行商定。

預(yù)算管理委員會(huì)總負(fù)責(zé)人進(jìn)行第一次預(yù)算會(huì)議，會(huì)議方式不限，但必須將會(huì)議內(nèi)容傳達(dá)到各個(gè)物業(yè)管理負(fù)責(zé)人，再經(jīng)確定預(yù)算編制方法和來(lái)年預(yù)算程序，整理完畢后，將此通知下發(fā)到個(gè)部門(mén)之間。

所有部門(mén)預(yù)算人員召開(kāi)一次預(yù)算會(huì)議，把高層的精神要領(lǐng)傳到到位，財(cái)務(wù)經(jīng)理根據(jù)預(yù)算實(shí)施過(guò)程給出相關(guān)改進(jìn)意見(jiàn)，各地方物業(yè)管理負(fù)責(zé)人對(duì)未來(lái)一年的目標(biāo)框架進(jìn)行結(jié)構(gòu)布置

二、實(shí)例分析

（一）項(xiàng)目背景

高地物業(yè)管理有限公司（簡(jiǎn)稱：高地物業(yè)）是復(fù)地集團(tuán)（2337HK）旗下專業(yè)從事房地產(chǎn)綜合服務(wù)之全資機(jī)構(gòu)——高地資產(chǎn)之核心成員企業(yè)。2008年底，高地物業(yè)接管了寫(xiě)字樓A項(xiàng)目，總建筑面積15.35萬(wàn)平方米，2009年度買(mǎi)行全面預(yù)算管理。

（二）具體措施

方法一：收入來(lái)源與預(yù)算管控

項(xiàng)目A的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是以（元/月）來(lái)進(jìn)行結(jié)算，根據(jù)當(dāng)?shù)厥形锞终闹笇?dǎo)價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)16-22元/m2，在收入預(yù)算時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)就要把相關(guān)資料進(jìn)行收集，做出整理，把一切預(yù)算浮動(dòng)因素考慮在內(nèi)（如房屋空置率），根據(jù)實(shí)際收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)推算主要營(yíng)業(yè)業(yè)務(wù)的收入數(shù)據(jù)[6]。

在管理管理收費(fèi)中盡管有合同的規(guī)定，但業(yè)務(wù)的入住是有一定的過(guò)程，這樣就出現(xiàn)了入住率的偏差，從而使得主營(yíng)收入不得一次性回收到位，直接造成物業(yè)服務(wù)費(fèi)收入與預(yù)算的偏差現(xiàn)象。在不增加業(yè)主和使用人的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)的情況下，A項(xiàng)目根據(jù)所管物業(yè)狀況和物業(yè)區(qū)域的特點(diǎn)，開(kāi)展多種經(jīng)營(yíng)，如對(duì)空置物業(yè)開(kāi)展租賃服務(wù)，收取代租服務(wù)手續(xù)費(fèi)收入，提供有償特約短駁費(fèi)服務(wù)，多方位、多渠道創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

方法二：成本費(fèi)用與預(yù)算管控

收入來(lái)源的基本確定是物業(yè)服務(wù)企業(yè)的顯著特征，它不受季節(jié)的影響，也無(wú)淡旺季之分，成本和費(fèi)用的管理及控制成為物業(yè)服務(wù)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的核心內(nèi)容：

辦公物業(yè)管理費(fèi)用?？煞譃樗膫€(gè)部分[7]：人力成本占比最大，約為總成本的四層；公共能源為其次，約占總成本三層比例；運(yùn)營(yíng)成本和管理費(fèi)用分別占兩層和一層的比例?？梢钥闯?，人力成本和公共能源的總和比例已達(dá)到70%，因此，在成本管理上，應(yīng)重對(duì)這兩點(diǎn)做到重點(diǎn)管理。

寫(xiě)字樓成本控制方法[8]。首先，建立成本預(yù)算與定額管理系統(tǒng)。成本控制指標(biāo)分解，縱向到底，橫向到邊，全員參與。其次，把人力成本和公共能源成本管理進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)管。例如，A項(xiàng)目的能源控制組2009年度能源預(yù)算3124000元，占總成本的32.56%；2009年度薪酬預(yù)算2873700元，占總成本的29.95%[9]。

能源成本控制的具體措施。在充分滿足業(yè)主能源需求的情況下（如需要照明及設(shè)備需求），控制能源成本。能源成本控制的具體措施：普通的測(cè)量、非空白的管理、價(jià)格的計(jì)算精度、平衡點(diǎn)操作[10]。

首先，做到普通的測(cè)量。第一，總電表的數(shù)據(jù)顯示要將公共設(shè)施費(fèi)用計(jì)算其中；第二，選擇國(guó)家優(yōu)惠政策來(lái)安裝相關(guān)節(jié)能設(shè)施；第三，大型公共設(shè)施應(yīng)單獨(dú)安裝專用電表；第四，在每層樓安裝一個(gè)電表，為今后節(jié)能措施收集數(shù)據(jù)；第五，在物業(yè)管理自用出安裝對(duì)應(yīng)電表。

其次，管理沒(méi)有空白。在節(jié)能使用規(guī)定的基礎(chǔ)上對(duì)一些公共設(shè)施進(jìn)行專人開(kāi)關(guān)和控制來(lái)進(jìn)一步節(jié)能。把浪費(fèi)公共設(shè)施能源的現(xiàn)象加以修改，比如，道路路燈，夜班情況下，能源開(kāi)關(guān)安排情況對(duì)號(hào)入座。通過(guò)相關(guān)措施來(lái)杜絕管理盲區(qū)。

再次，精準(zhǔn)的電價(jià)核算。按照當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)規(guī)定來(lái)計(jì)算電費(fèi)。商務(wù)樓與居民樓的樓盤(pán)框架的不一致，直接決定了商務(wù)樓在電表安裝上不能實(shí)施戶表工程。而在物業(yè)成本控制基礎(chǔ)上，只能通過(guò)顧客均攤方式來(lái)分擔(dān)線路損耗資金。因此，財(cái)務(wù)人員在可算費(fèi)用時(shí)，應(yīng)將此兩點(diǎn)因素考慮其中，給出相對(duì)固定的單價(jià)數(shù)額。

最后，平衡點(diǎn)運(yùn)行。要有設(shè)備的運(yùn)作規(guī)程和能源控制操作規(guī)程；在設(shè)備照明管理上，不僅要根據(jù)規(guī)章制度來(lái)執(zhí)行，同時(shí)也要根據(jù)不同情況、不同責(zé)任區(qū)來(lái)自行調(diào)整合適的操作規(guī)定。

（作者單位：北京理想資產(chǎn)管理有限公司）