提升煙草檔案綜合管理水平

李鐵強(qiáng)

煙草企業(yè)檔案管理工作不僅是煙草企業(yè)的基本工作之一，而且是企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容之一，如何提升煙草檔案綜合管理水平是所有煙草企業(yè)重點(diǎn)思考的問(wèn)題，并具有非常重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和指導(dǎo)意義。但是就目前現(xiàn)狀來(lái)講，煙草企業(yè)檔案管理中依然存在許多問(wèn)題和弊端，因此必須采取積極的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行問(wèn)題解決，以此提升煙草檔案綜合管理水平。該文在概述煙草檔案管理必要性基礎(chǔ)上，分析了新時(shí)代煙草檔案管理的新特征，并指出了煙草檔案管理中存在的問(wèn)題，最后重點(diǎn)提出提升煙草檔案綜合管理水平的措施。

近年來(lái)，煙草企業(yè)的體制改革日益深入，經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)得到了有效優(yōu)化，煙草資源得到了全面整合，有效提高了煙草行業(yè)的資源利用率和整體競(jìng)爭(zhēng)力。筆者認(rèn)為，在煙草企業(yè)工商分開(kāi)機(jī)制的全面確立下，在煙草產(chǎn)業(yè)組織結(jié)構(gòu)改革日益深入的形勢(shì)下，檔案部門(mén)要與時(shí)俱進(jìn)，跟緊時(shí)代步伐，重視檔案管理建設(shè)，不斷提升煙草檔案綜合管理水平，為推動(dòng)煙草企業(yè)良性發(fā)展而服務(wù)。

一、煙草檔案綜合管理的必要性

檔案綜合管理是國(guó)家檔案管理工作的基本原則和制度標(biāo)準(zhǔn)，并已經(jīng)有專(zhuān)門(mén)的《檔案法》加以法律化。在國(guó)務(wù)院頒布的《加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中，有這樣一句話(huà)：“各級(jí)機(jī)關(guān)的檔案材料（包括機(jī)關(guān)的收發(fā)文電、內(nèi)部文書(shū)、會(huì)議記錄、電話(huà)記錄、技術(shù)文件、出版物原稿、印模照片、影片、錄音等），應(yīng)該由機(jī)關(guān)的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)—檔案室—集中管理，不得由承辦單位和個(gè)人分散保存?！贝送?，《檔案法》中也對(duì)檔案綜合管理進(jìn)行了明確法律規(guī)定，就檔案綜合管理的基本原則、基本方法等以法律法規(guī)的形式加以明確固定。所以，采取檔案綜合管理，不僅是企事業(yè)單位的實(shí)際需要，而且是煙草檔案事業(yè)發(fā)展的時(shí)代必然，并集中體現(xiàn)在以下幾方面：

首先，有利于充分落實(shí)《檔案法》，實(shí)現(xiàn)依法治檔。 《檔案法》的出臺(tái)為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了法律保障，為檔案事業(yè)發(fā)展提供了行為規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的有法可依，依法治檔。為了全面達(dá)到檔案綜合管理的目標(biāo)，《檔案法》就檔案管理的職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)、原則、范圍、組織和管理等問(wèn)題都進(jìn)行了明確規(guī)定，為檔案管理的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，必須要以相關(guān)法律法規(guī)為行為標(biāo)準(zhǔn)和工作依據(jù)。煙草企業(yè)根據(jù)《檔案法》加強(qiáng)檔案管理機(jī)制改革，全面提升綜合管理水平，有助于發(fā)展煙草工作和檔案事業(yè)。

其次，有利于提高檔案資源的開(kāi)發(fā)利用率，為促進(jìn)煙草事業(yè)發(fā)展服務(wù)。檔案的價(jià)值集中體現(xiàn)在信息資源利用上。檔案信息能夠得到系統(tǒng)全面地開(kāi)發(fā)，為廣大用戶(hù)提供及時(shí)信息服務(wù)，滿(mǎn)足受眾的個(gè)性化信息需求，這和檔案室的室藏量有著密切關(guān)聯(lián)。以往，由于檔案分散于各科室，尋找困難，利用率低。所以，對(duì)檔案實(shí)施綜合管理，提高綜合利用率，推動(dòng)煙草業(yè)建設(shè)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)添磚加瓦，煙草檔案管理扮演著重要角色。

再次，有利于提高檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)水平，推動(dòng)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)水平在很大程度上決定了檔案工作的質(zhì)量和方向。只有不斷提高領(lǐng)導(dǎo)水平，才能為檔案事業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。傳統(tǒng)煙草檔案管理的方式主要是分處管理，各機(jī)構(gòu)部門(mén)的檔案基本上都自行管理。這就為檔案綜合管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了很大制約。特別是查閱制度不統(tǒng)一，嚴(yán)重阻礙了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。只有實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理，才能推動(dòng)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和規(guī)范化，全面落實(shí)綜合管理的法律法規(guī)和制度規(guī)范。檔案綜合管理能夠克服分散管理的種種弊端，進(jìn)而推動(dòng)煙草檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

最后，有利于加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性。一個(gè)企業(yè)所形成的各種類(lèi)型的檔案信息，分類(lèi)歸檔立卷加以集中管理，不僅能夠豐富檔案載體，而且能夠?qū)崿F(xiàn)集中規(guī)范管理，豐富收藏。集中統(tǒng)一綜合管理檔案，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式下種種弊端，達(dá)到促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。比如影音圖像等檔案，只有實(shí)施集中統(tǒng)一管理，才能全面真實(shí)地反映出煙草企業(yè)的歷史面目。

二、新時(shí)代煙草企業(yè)檔案管理的新特征

（一）檔案管理機(jī)制的集中化

新世紀(jì)以來(lái)，煙草生產(chǎn)廠進(jìn)行了廣泛的聯(lián)合重組，檔案管理機(jī)制也呈現(xiàn)了新變。就職能來(lái)講，由獨(dú)立自主行使采購(gòu)、生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)和技術(shù)等職能轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃頍熒a(chǎn)為核心職能，職能重心的轉(zhuǎn)變導(dǎo)致檔案管理工作范圍也隨之縮小，主要以卷煙生產(chǎn)相關(guān)的檔案為主要管理對(duì)象，其他生產(chǎn)環(huán)節(jié)的檔案信息都集中到工業(yè)公司加以統(tǒng)一管理。就流程來(lái)講，以往的檔案管理主要針對(duì)本廠的檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。而進(jìn)行聯(lián)合重組后，檔案信息資源的形成主要來(lái)自工業(yè)公司，因此工業(yè)公司成為了檔案管理的主體，利用現(xiàn)代化通訊技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。

（二）檔案管理跨度的擴(kuò)大化

煙草業(yè)在進(jìn)行聯(lián)合重組后，除了省內(nèi)的多個(gè)生產(chǎn)點(diǎn)外，一些中煙工業(yè)公司有省外或境外生產(chǎn)公司，比如廣東中煙投資的澳門(mén)卷煙廠，云南中煙投資的海南紅塔、紅云紅河集團(tuán)烏拉浩特卷煙廠、紅塔遼寧煙草有限公司等。當(dāng)代煙草檔案管理的擴(kuò)大出現(xiàn)了明顯的擴(kuò)大化特征，而這也對(duì)檔案綜合管理提出了全新的要求。

（三）檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)日益提高，對(duì)檔案管理在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展中的角色認(rèn)識(shí)日益明確，因此對(duì)檔案管理工作的要求也有所提高。也只有如此，才能夠真正將檔案工作提升到戰(zhàn)略高度，納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，堅(jiān)持檔案事業(yè)與企業(yè)發(fā)展的同步。集中體現(xiàn)在：股斷網(wǎng)鞍山各項(xiàng)檔案管理制度；改善檔案工作環(huán)境，加大管理設(shè)施建設(shè)力度；檔案管理工作全面參與重點(diǎn)工程項(xiàng)目；圍繞企業(yè)工作重心，積極開(kāi)展檔案信息資源的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和深入利用。比如，檔案管理部門(mén)編制本企業(yè)的《商標(biāo)檔案集》、《煙草企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》和《企業(yè)組織機(jī)構(gòu)沿革》等。正因?yàn)閷?duì)檔案管理工作的高度重視，煙草檔案管理才得到了相關(guān)部門(mén)的首肯，比如紅塔集團(tuán)就曾榮獲了“全國(guó)檔案工作優(yōu)秀集體”的稱(chēng)號(hào)。

三、煙草檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不夠

一方面，思想上認(rèn)識(shí)不足。許多煙草企業(yè)未能將檔案管理工作上升到企業(yè)發(fā)展層面的戰(zhàn)略高度，未能形成與企業(yè)發(fā)展實(shí)際相符的檔案管理機(jī)制，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、體制建設(shè)和人員配備等方面都無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，檔案管理工作無(wú)法發(fā)揮其推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的積極作用。對(duì)為何開(kāi)展煙草檔案綜合管理，如何提升煙草綜合管理水平等都沒(méi)有形成統(tǒng)一的高度認(rèn)識(shí)。另一方面，現(xiàn)實(shí)上重視不夠。許多煙草企業(yè)沒(méi)有充分意識(shí)到檔案在企業(yè)管理中的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理只不過(guò)是對(duì)文件材料的收集整理，還需要投入大量的成本去管理，出不了政績(jī)就變得毫無(wú)意義。由于對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致檔案管理的價(jià)值始終無(wú)法得到彰顯，這也是煙草檔案綜合管理水平不高的一大原因。

（二）檔案管理制度建設(shè)力度不高

檔案管理制度不完善、檔案管理隊(duì)伍不專(zhuān)業(yè)等問(wèn)題在煙草檔案管理中非常普遍。在許多煙草企業(yè)中，檔案管理人員都由其他人兼任且變動(dòng)性較強(qiáng)，檔案綜合管理水平低下造成檔案管理質(zhì)量始終上不去，并集中體現(xiàn)在制度建設(shè)不健全、歸檔范圍不明確和歸檔時(shí)間不規(guī)范等。許多檔案管理員只會(huì)簡(jiǎn)單的基本檔案管理，對(duì)檔案分類(lèi)、編目和保管等方面，現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、改錯(cuò)章的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。此外，檔案目錄索引不全，無(wú)法確認(rèn)所查檔案是否存檔，檔案查全率和查準(zhǔn)率都非常低，無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理工作在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展方面的作用。

（三）檔案管理理念相對(duì)落后

一方面，檔案管理方式落后。當(dāng)代煙草檔案綜合管理工作仍以傳統(tǒng)的手工方式為主，檔案的收集、整理、存檔和查閱基本還停留在傳統(tǒng)時(shí)代，現(xiàn)代化管理技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用率較低，造成了檔案管理質(zhì)量不高，資源利用率低。另一方面，資金保障不到位。煙草企業(yè)在檔案管理方面的預(yù)算不到位，用于檔案資源開(kāi)發(fā)的資金投入不夠，這對(duì)檔案綜合管理的順利進(jìn)行形成了較大制約和阻礙。

（四）管理與服務(wù)存在嚴(yán)重脫節(jié)

首先，檔案門(mén)類(lèi)偏少，歸檔率不高。部分煙草企業(yè)只重視文書(shū)文件的收集卻忽視了影音圖像等資料的整理收集，這無(wú)疑不利于煙草檔案體系的系統(tǒng)化構(gòu)建；其次，歸檔渠道單一，未能實(shí)現(xiàn)有效統(tǒng)一管理。由于各種原因，當(dāng)代檔案管理存在普遍的斷代問(wèn)題，許多企業(yè)管理人員認(rèn)為將檔案材料放在手頭比較方便，不愿上交統(tǒng)一管理造成許多重要檔案資料的丟失；最后，保管有余開(kāi)發(fā)不足。許多煙草企業(yè)忽視了檔案管理的實(shí)際價(jià)值，不想在檔案管理領(lǐng)域投入太多的成本，導(dǎo)致檔案管理工作效率、信息資源利用率都非常低下，管理與服務(wù)形成了嚴(yán)重脫節(jié)。

四、提升煙草檔案綜合管理的措施

（一）強(qiáng)化檔案管理員的綜合管理意識(shí)

檔案不僅是企業(yè)形象的重要載體，而且是企業(yè)文化的重要組成，更是企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)記錄和企業(yè)發(fā)展的歷史面目。作為重要的生產(chǎn)要素，檔案信息資源是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，隨著信息時(shí)代的全面來(lái)臨，檔案信息資源在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位日益重要。所以，必須強(qiáng)化全員檔案綜合管理意識(shí)，所有員工都必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性和重要性，加強(qiáng)檔案管理工作的自覺(jué)性、認(rèn)真性，保管好、開(kāi)發(fā)好和利用好檔案信息資源。特別是檔案部門(mén)要積極樹(shù)立新的檔案管理理念，摒棄落后的檔案管理模式，要充分意識(shí)到檔案管理工作是涵蓋面非常廣泛的系統(tǒng)科學(xué)，尤其是煙草企業(yè)在經(jīng)過(guò)聯(lián)合重組后，現(xiàn)實(shí)形勢(shì)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了全新要求，需要不斷提高檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化水平，這也是煙草檔案綜合管理最為關(guān)鍵的內(nèi)容。

（二）全面提高煙草檔案綜合管理的業(yè)務(wù)能力

首先，要知人善用，選好用好檔案管理人員。將認(rèn)真負(fù)責(zé)、耐心勤快的檔案管理人員選配到相應(yīng)的崗位上，充分考慮維持煙草檔案掛歷隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡可能不要頻發(fā)調(diào)動(dòng)檔案管理人員，以保證隊(duì)伍的穩(wěn)定性和專(zhuān)業(yè)性；其次，加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。選送表現(xiàn)突出的檔案管理人員參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們進(jìn)行自我完備，從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上提供支持和保障。提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，要結(jié)合煙草檔案工作發(fā)展的實(shí)際需求，要結(jié)合煙草行業(yè)的發(fā)展規(guī)律，定期適時(shí)開(kāi)展煙草檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，培養(yǎng)符合時(shí)代發(fā)展的優(yōu)秀檔案管理人才；最后，組織觀摩學(xué)習(xí)。一方面檔案管理業(yè)務(wù)專(zhuān)家進(jìn)行專(zhuān)門(mén)指導(dǎo)，另一方面要組織檔案管理人員到優(yōu)秀檔案綜合管理企業(yè)進(jìn)行實(shí)地觀摩學(xué)習(xí)，借鑒他人成功經(jīng)驗(yàn)來(lái)推動(dòng)自身檔案管理的良性發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案管理制度的規(guī)范化建設(shè)

首先，加強(qiáng)檔案信息收集制度的規(guī)范化建設(shè)。要制定完善的檔案收集制度，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案信息的收集工作。要不斷豐富收集手段，運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門(mén)尋求等形式實(shí)現(xiàn)全面收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合。要全面掌握不同類(lèi)型檔案的形成規(guī)律，準(zhǔn)確把握時(shí)間，收集范圍要廣泛，不僅要收集傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介，而且還要收集影音圖像等電子媒介或各種具有檔案價(jià)值的實(shí)物；其次，加強(qiáng)檔案整理制度的規(guī)范化建設(shè)。從文件材料形成開(kāi)始，就對(duì)各種類(lèi)型的檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管、歸檔和編號(hào)，制定嚴(yán)格的操作標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展收集工作。在文件材料形成積累過(guò)程中，要嚴(yán)格按照預(yù)立卷制度進(jìn)行相關(guān)操作，確保文件材料的完整性，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的操作行為堅(jiān)決予以糾正，在文件材料的移交過(guò)程中，必須層層把關(guān)以確保其完整性，對(duì)不完整的文件材料，相關(guān)部門(mén)要盡快補(bǔ)辦齊全，以確保文件材料的歸檔率；最后，加強(qiáng)檔案內(nèi)部管理的規(guī)范化建設(shè)。要采取統(tǒng)一管理的模式，重點(diǎn)提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，積極改善檔案保管的條件，加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理的安全性和科學(xué)性。此外，還要完善檔案借閱制度，對(duì)過(guò)期不換、破損、丟失或發(fā)生泄密事件的相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的懲戒和處理。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的日益成熟，對(duì)煙草檔案綜合管理提出了更高的要求。特別是辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化的快速發(fā)展，徹底顛覆了傳統(tǒng)檔案管理的工作模式，所以，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，采用電子計(jì)算機(jī)和其他現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)智能化、信息化和無(wú)紙化管理，進(jìn)而全面提升檔案綜合管理水平。此外，要不斷健全和完善煙草檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。尤其是采用條形碼技術(shù)，可以全面提高檔案管理的效率，管理人員只要通過(guò)條形碼管理，就可以準(zhǔn)確讀取全部檔案的詳細(xì)信息，以確保歸檔率。采用專(zhuān)門(mén)軟件，對(duì)于逾期未還的人員，進(jìn)行及時(shí)提醒，可以有效防止檔案的丟失；條形碼管理有效解決了以往檔案編號(hào)墨跡模糊，甚至涂改的問(wèn)題，條形碼管理不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案外形的美觀化，而且能夠有效確保檔案的歸檔率。

總而言之，煙草檔案管理必須以相關(guān)法律法規(guī)為根本依據(jù)，堅(jiān)持統(tǒng)一管理的原則，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面整合，提高煙草檔案綜合管理水平具有重要現(xiàn)實(shí)價(jià)值，不僅有利于企業(yè)發(fā)展，而且有利于國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展。對(duì)于煙草檔案的綜合管理，并非簡(jiǎn)單地將檔案信息資源進(jìn)行集中處理，而是將企業(yè)檔案視為一個(gè)有機(jī)整體，實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)相結(jié)合的組織方式。目前，對(duì)于大部分煙草企業(yè)來(lái)講，檔案的綜合管理方面仍存在許多問(wèn)題，綜合管理的水平尚有待提升。所以，在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，如何提升檔案綜合管理水平應(yīng)該成為煙草企業(yè)的重點(diǎn)任務(wù)。

（作者單位：江蘇省南通市煙草公司通州分公司）