基于電子印章技術(shù)的電子文件管理模式初探

左晉佺

摘 要：在現(xiàn)代信息化條件下，以暨南大學(xué)電子文件管理實(shí)踐為例，論述基于電子印章技術(shù)的OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用集成，以及集成后的電子文件管理模式，擴(kuò)展檔案管理的著錄條目，確保電子檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性，實(shí)現(xiàn)電子文件管理前端控制和全程監(jiān)管。

關(guān)鍵詞：電子印章；電子文件；檔案管理；管理模式

隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息技術(shù)的普及，高校行政管理相關(guān)文件通過校內(nèi)OA辦公系統(tǒng)（Office Automation）和校園通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和處理，這種無紙化辦公的信息化管理模式，在極大地提高工作效率的同時也產(chǎn)生了大量的電子文件。目前，高校檔案部門處于檔案“后管理模式”，電子文件仍需通過紙質(zhì)輸出，文件的有效性需要通過加蓋實(shí)體印章和手寫簽名來證實(shí)，紙質(zhì)檔案歸檔后，通過掃描、上傳等手段捕獲電子文件，這種滯后的工作模式極大地影響了電子文件歸檔的工作效率。

《中華人民共和國電子簽名法》使電子印章的應(yīng)用在法律上得到承認(rèn)，電子印章技術(shù)將改變檔案信息化斷代的現(xiàn)狀，使電子文件管理得以接續(xù)。因此，如何在紙質(zhì)文件和電子文件“雙軌制管理”的模式下，建立起合理規(guī)范的電子文件管理模型不僅在理論層面是一個創(chuàng)新研究課題，在實(shí)踐層面也給檔案管理部門帶來了全新的挑戰(zhàn)。暨南大學(xué)相繼在學(xué)校OA辦公系統(tǒng)中引入電子印章技術(shù)，完成檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)應(yīng)用集成。本文以暨南大學(xué)電子文件管理實(shí)踐論證基于電子印章技術(shù)的OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用集成和集成后的電子文件管理模式。

1 電子印章概念及其研究趨勢

電子印章分為電子公章和電子簽名，是以先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)模擬傳統(tǒng)實(shí)物印章，與實(shí)物印章加蓋的紙質(zhì)文件具有相同的外觀、有效性和相似的使用方式。國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《電子公文傳輸管理辦法》中提到電子印章已經(jīng)在我國政府內(nèi)部開始使用，并在機(jī)關(guān)內(nèi)部一定范圍內(nèi)具有有效性。暨南大學(xué)使用的電子印章，由制章單位授權(quán)制作并進(jìn)行有效性的認(rèn)證，屬于內(nèi)部認(rèn)證電子印章。內(nèi)部認(rèn)證的電子印章同樣是數(shù)據(jù)加密技術(shù)加密，能夠證明文件是否被修改過，保證文件真實(shí)完整性。

筆者使用CNKI中指數(shù)查詢對比，以“電子文件管理”與“電子印章技術(shù)”為關(guān)鍵詞調(diào)查其學(xué)術(shù)關(guān)注度，發(fā)現(xiàn)2004年后對電子印章技術(shù)研究的關(guān)注增長顯著；電子文件管理則為當(dāng)下學(xué)者普遍關(guān)注的學(xué)術(shù)問題。具體而言，西方國家政務(wù)工作模式與我國存在國情差異，大多數(shù)西方學(xué)者的研究集中于數(shù)字簽名認(rèn)證系統(tǒng)功能模塊方面，一般以限制非法登錄和用戶權(quán)限的非法冒用，確保一個通信過程的合法性和保證合法通信過程中通信內(nèi)容的可信性為主體，以及用數(shù)字簽名來保障公文合法安全性和完整性為重點(diǎn)的研究模式。而中國的研究者大多集中于電子印章技術(shù)實(shí)現(xiàn)和電子印章系統(tǒng)開發(fā)實(shí)踐方面，也有集中于數(shù)字技術(shù)安全完整保障方面和各行業(yè)系統(tǒng)中的應(yīng)用探索。這些研究以倚重技術(shù)為主要特點(diǎn)，傾向于技術(shù)層面研究；還有一些研究從理論角度，通過探討電子文件和電子檔案管理現(xiàn)狀提出電子文件全程管理實(shí)踐層面難點(diǎn)和途徑；或是基于電子簽名法探討電子文件歸檔管理的影響和策略。

綜而述之，這些研究忽視了關(guān)鍵性管理機(jī)制和模式，技術(shù)和管理脫鉤，不能很好地切合實(shí)踐，從源頭上保障電子文件及時歸檔，發(fā)揮檔案部門對電子文件前端控制和全程管理優(yōu)勢，切實(shí)提高檔案工作效率。

2 電子印章技術(shù)下的電子文件管理模式

2.1 電子印章技術(shù)使用前的電子文件管理模式及其局限。在暨南大學(xué)檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)集成前，學(xué)校電子文件管理通常采用磁盤導(dǎo)入的方式。首先根據(jù)檔案管理系統(tǒng)著錄項(xiàng)導(dǎo)入電子目錄；再對OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)打印生成的文件加蓋實(shí)體印章，并進(jìn)行掃描；最后通過檔號或者文件號上傳到檔案管理系統(tǒng)所在的服務(wù)器，掛接到檔案管理系統(tǒng)中。調(diào)閱和查詢到的電子文件屬于紙質(zhì)文件的數(shù)字化副本。這樣的檔案管理方式繁瑣復(fù)雜，而且造成不必要的信息冗余，即在OA系統(tǒng)中存在著大量不被檔案管理系統(tǒng)調(diào)取的電子文件和元數(shù)據(jù)信息，同時又通過大量的數(shù)字化工作掃描內(nèi)容相同的紙質(zhì)信息。

此模式的局限性：①無法確保電子檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。掃描進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的電子文件與OA系統(tǒng)中生成的原生性電子文件在內(nèi)容和格式上存在不一致和缺頁的問題，都會導(dǎo)致電子文件在真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性上存在不確定性。②無法確保檔案錄入條目與數(shù)字化電子文件準(zhǔn)確對應(yīng)。紙質(zhì)文件的掃描工作繁瑣容易出現(xiàn)疏漏，難以避免掛接時電子條目與數(shù)字化電子文件不對應(yīng)的情況。③無法控制電子文件及時歸檔。機(jī)關(guān)各部門整理歸檔紙質(zhì)文件和檔案館人員掃描和上傳的及時性沒有明確的保障機(jī)制，滯后的歸檔管理模式極大地影響了工作效率。

2.2 電子印章技術(shù)下OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用集成的電子文件管理模式。暨南大學(xué)OA系統(tǒng)采用B/S模式，系統(tǒng)由表示層、功能層、數(shù)據(jù)層組成。電子印章系統(tǒng)通過印章服務(wù)器向?qū)W校OA系統(tǒng)的用戶提供基于web的簽名蓋章服務(wù)，讓用戶實(shí)現(xiàn)對電子文件的電子簽章、文檔數(shù)字簽名和簽名驗(yàn)證等行為，為OA辦公提供技術(shù)保證。檔案管理系統(tǒng)在與異構(gòu)的OA系統(tǒng)集成時，采用EAI系統(tǒng)集成方法。這種方法主要是通過“中間件”實(shí)現(xiàn)的，結(jié)構(gòu)如同星形結(jié)構(gòu)，如圖1所示。EAI系統(tǒng)集成方法起到系統(tǒng)程序間協(xié)調(diào)點(diǎn)的作用，能幫助系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的無縫連接，實(shí)現(xiàn)執(zhí)行集成系統(tǒng)相互間的消息交互、聚離、分散、轉(zhuǎn)換等的復(fù)雜操作能力。

2.3 電子印章技術(shù)運(yùn)用后的新電子文件管理模式。按照電子文件的形成、流轉(zhuǎn)和歸檔流程，暨南大學(xué)在電子印章技術(shù)應(yīng)用后的新電子文件管理模式可分為三個階段，分別是：電子文件生成階段、電子文件歸檔階段和檔案館接收階段。

①電子文件生成階段。文件在一個或多個機(jī)關(guān)單位部門內(nèi)流轉(zhuǎn)處理完畢之后才能進(jìn)行歸檔，OA系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)的屬于現(xiàn)行文件，在此階段各單位審批完畢時需要對電子文件進(jìn)行加蓋電子印章處理，跨單位加蓋電子印章時，采用網(wǎng)絡(luò)方式傳輸，無需打印實(shí)體文件到各個部門加蓋實(shí)體印章，大大提高辦公效率。一般電子印章的印章圖片、印章證書等存放在一個可靠的介質(zhì)（通常為帶智能的USB KEY）內(nèi)，當(dāng)介質(zhì)連接客戶機(jī)進(jìn)行數(shù)字簽章時，需要輸入密碼，充分保護(hù)信息的安全。蓋章人的相關(guān)信息與操作事由、操作時間將會一同歸入檔案管理系統(tǒng)中，電子文件簽章后，電子文件在OA系統(tǒng)內(nèi)的流轉(zhuǎn)基本結(jié)束。

②電子文件歸檔階段。電子文件流程在OA系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)完畢后，將由校打印室統(tǒng)一打印，并由OA系統(tǒng)控制打印份數(shù)，控制有法律效力電子文件的出口。各單位主辦人根據(jù)檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理和歸檔工作，同時需要對電子文件進(jìn)行“組卷”操作，需要注意的是歸檔的紙質(zhì)文件與電子文件需要進(jìn)行內(nèi)容和順序的比照，確定兩者完整無誤和邏輯對應(yīng)。歸檔后的電子文件便轉(zhuǎn)化成不可編輯的PDF版式文件，同時生成包含電子文件內(nèi)容的描述信息與封裝信息，保障電子文件的真實(shí)完整。

③檔案館接收階段。檔案管理系統(tǒng)通過應(yīng)口，自動接收由OA系統(tǒng)產(chǎn)生和歸檔的電子文件，這些由各單位預(yù)整理的電子文件將存放在檔案管理系統(tǒng)的臨時庫中。同時，整理好的紙質(zhì)檔案由各單位主辦人送到檔案館，檔案部門人員進(jìn)行審核和接收，確認(rèn)接收檔案進(jìn)館的檔案數(shù)量后，對存放在臨時庫內(nèi)的電子文件信息進(jìn)行內(nèi)容信息、保存描述信息的再組織。檔案館授權(quán)相關(guān)工作人員對文件信息進(jìn)行封裝，其過程即是系統(tǒng)自動對文件信息進(jìn)行數(shù)字簽名固化電子文件信息的過程，保證電子文件的真實(shí)和完整并同紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，最后將這些電子文件歸入檔案管理系統(tǒng)的永久庫中，并標(biāo)注紙質(zhì)檔案的庫房位置方便查找利用。

至此，整個電子文件從生成到歸檔、移交至檔案館的全過程完畢。在整個過程中，電子文件歸檔與移交需要與實(shí)體文件同步進(jìn)行。

3 電子文件管理新模式的效益與優(yōu)勢

3.1 確保電子檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性。在新的電子文件管理模式中，電子文件歸檔后，系統(tǒng)將可編輯的Word文檔轉(zhuǎn)化為內(nèi)容和格式都不可再更改的版式文件，并加蓋具有法律效力和符合單位規(guī)章要求的電子印章，帶有電子印章的電子文件將自動歸檔入檔案管理系統(tǒng)中；紙質(zhì)文件在歸檔后直接打印出來并整理歸檔。確保電子檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性。

3.2 擴(kuò)展檔案管理的著錄條目。檔案管理系統(tǒng)中的著錄條目不僅包括檢索信息，還包括電子文件形成過程中所涉及的各個要素，保證了電子文件的憑證性。OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)著錄條目對接，著錄條目保存了相關(guān)的文件流轉(zhuǎn)信息和元數(shù)據(jù)項(xiàng)。檔案管理系統(tǒng)提供多級多項(xiàng)著錄信息，提高檢索效率。

3.3 實(shí)現(xiàn)電子文件管理前端控制和全程監(jiān)管。電子印章技術(shù)的引入使得OA系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的原生性電子文件可直接流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中，使得檔案管理的觸角延伸到電子文件管理全過程。實(shí)現(xiàn)檔案管理人員對OA系統(tǒng)中生成電子文件的前端控制，只有符合歸檔要求并進(jìn)行正確歸檔操作的電子文件才能順利流轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，最終完成紙質(zhì)文件的打印，從源頭上保證歸檔電子文件的規(guī)范性，并且確保電子文件歸檔的及時性。電子文件管理新模式，在辦公自動化系統(tǒng)中直接實(shí)現(xiàn)電子文件的直接歸檔，無需傳統(tǒng)流程中手動掃描紙質(zhì)文件，可以減少人工成本，提高工作效率。

（作者單位：暨南大學(xué) 來稿日期：2014-08-20）