如何在公文寫作中規(guī)范運用縮略語

余東衍

由于公文寫作的工作量很大，所 以人們?yōu)榱诉_到言簡義豐的目的，往往 會使用一種比較簡略的語言表達形式， 即縮略語。2012年新頒布的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》第三章“公文格式”第九條第四款規(guī)定，發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。與該條例配套的《黨政機關(guān)公文格式》在“7.2.4發(fā)文機關(guān)標志”中作了同樣的規(guī)定。事實上，不僅是公文的發(fā)文機關(guān)標志，公文的正文同樣要求縮略語的使用要規(guī)范。那么，怎么才能規(guī)范、恰當?shù)卦诠膶懽髦羞\用好縮略語呢？

一、現(xiàn)代漢語中的縮略現(xiàn)象

下面我們就來看一下現(xiàn)代漢語中的縮略現(xiàn)象及它們的構(gòu)成方式。

現(xiàn)代漢語中的縮略語，數(shù)量很多。筆者通過研究各種收集的材料，參考了各家的學說，認為，現(xiàn)代漢語縮略語主要有三種主要的構(gòu)成方式，即縮合、節(jié)除和統(tǒng)括。

先說縮合。縮合，有的學者稱為“壓縮”，是指將原詞語按意義分成幾個部分（每個部分可以是詞，也可以是短語），然后從各部分中抽取最能代表原義的語素（或詞），重新組合起來，將其余部分省略掉。這是產(chǎn)生縮略語的主要方式。它又可細分為以下幾種情況：

第一種，抽取原形式中每個詞（或前或后）的前一個語素，重新組合。例如：馬來西亞航空公司——馬航，失去聯(lián)系——失聯(lián)；

第二種，抽取原形式中每個詞的后一個語素，重新組合。例如：電影明星——影星，華僑事務——僑務；

第三種，抽取原形式中前詞的前一個語素和后詞的后一個語素，重新組合。例如：交通銀行——交行，泰山北斗——泰斗；

第四種，抽取原形式中前詞的后一個語素和后詞的前一個語素，重新組合。例如：人民警察——民警，對外貿(mào)易——外貿(mào)。

這里所說的“前詞”“后詞”，有的學者稱為原形式中的“意義段”。當然，有時構(gòu)造縮略語，從原形式中選擇的不是只是每一個意義段的一個成分，而是由好幾個成分，比如從某一個意義段中選的成分多，而從其他的意義段中選的成分少，甚至不選。而意義段，也并非總是只有“前詞”“后詞”兩個。比如：農(nóng)業(yè)科學院——農(nóng)科院，政治協(xié)商會議——政協(xié)，中共中央宣傳部——中宣部，環(huán)境衛(wèi)生管理處——環(huán)衛(wèi)處。

再說節(jié)除。節(jié)除，有人稱為“節(jié)略”，有人稱為“截略”。是指直接節(jié)取原形式的某一部分，將其余部分去除掉。具體來說，分為以下三類：

第一類是取頭式，如：標點符號——標點，同濟大學——同濟；

第二類是取尾式，如：人工氣胸——氣胸，政治指導員——指導員；

第三類是取腹式，如：阿拉伯敘利亞共和國——敘利亞。

最后說統(tǒng)括。統(tǒng)括，是指把內(nèi)容上或形式上具有相似特點的幾個對象用數(shù)詞或數(shù)量短語概括在一起。有學者將其稱為“數(shù)概”，認為是一種把有相同詞語（或者相同詞義）的聯(lián)合短語（詞組）或者并列復句中的相同詞語（或詞義）概括起來，用數(shù)字加相同詞語的形式組成新的詞語的修辭方法。它大致分為兩類：

第一類，原詞概括，如：新型城鎮(zhèn)化、新型工業(yè)化。新型農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化——三化，包修、包換、包退——三包；

第二類：原義概括，如：堅持社會主義道路，堅持人民民主專政，堅持中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導，堅持馬克思列寧主義、毛澤東思想——四項基本原則。

二、漢語縮略語構(gòu)造的意義理據(jù)

想要規(guī)范地使用縮略語，避免各種誤用，還需要知道漢語縮略語的構(gòu)造理據(jù)。只有這樣才能明白，為什么對于同樣的原形式，這樣的縮略形式是合理的，而另一種縮略形式就不合理、不能使用。本文在此主要討論縮略的意義理據(jù)。

前面提到漢語縮略語的構(gòu)造方式的時候，已經(jīng)知道，要構(gòu)造縮略語，就得從原形式不同的“意義段”中提取語素，這么做理據(jù)何在呢？

這里要說的是，提取出的成分（如某語素A或B），不一定全部使用它的自身的意義（所有的義項里的某一項），也可以使用以它為構(gòu)成成員的另外一個復合詞（如AX、XA、BX、XB）的詞義，此時提取出的A、B就成為AX、XA、BX、XB的“意義支點”。

例如：縮略語“家電”，《現(xiàn)代漢語詞典》給“家”（讀音為陰平調(diào)）列出的義項分別是：

家：①家庭；人家。②家庭的住所。③借指部隊或機關(guān)中某個成員工作的處所。③經(jīng)營某種行業(yè)的人家或具有某種身份的人。⑤掌握某種專門學識或從事某中專門活動的人。⑥學術(shù)流派。⑦指相對各方中的一方。⑧謙辭，用于對別人稱自己的輩分高的或同輩年紀大的親屬。⑨飼養(yǎng)的（跟“野”相對）。⑩量詞，用來計算家庭或企業(yè)。

同樣，給“電”列出的義項是：

電：①有電荷存在和電荷變化的現(xiàn)象。②閃電。③動詞，觸電。④電報。⑤動詞，打電報。⑥姓（首字母大寫）。

很顯然，“家電（ AB）”中，“家（A）”沒有使用“家”的義項中的任何一個，同樣“電（B）”也是如此。也就是說，“家電（AB）”的構(gòu)成格式不是AB=A+B，而是AB=AX+BX，即家電=家用+電器，同類的還有：恒指=恒升+指數(shù)

當然，這種格式也有可能異化為：

AB=AX+XB，如：彩管=彩色+顯像管

AB=A+BX，如：小巴=小+巴士

AB=XA+BX，如：郵協(xié)=集郵+協(xié)會

但是，這里要注意：

一是像“影星（AB）”這樣的不能再分解出X的成分，“影（A）”使用了“電影”的義項，“星（B）”使用了“明星”的義項，因此，影星=電影+明星，是AB=A+B，而不是AB=XA+XB。當然，這僅僅是從意義上講，不影響“影星”作為縮略語的身份。

二是從原形式中選取哪一個語素作為意義支點，大多取決于社會成員的約定俗成。從意義上看，總是選取那些在表義上最能代表原形式意義的語素，從而把令人誤解的可能性降到最低限度。比如，“中央電視臺”可縮略為“央視”，應該說讓“視”代表“電視臺”是合理的。若是縮略為“央電”，便有“中央供電局”之嫌；若是縮略為“央臺”，則容易與“中央人民廣播電臺”相混淆?！耙暋痹谶@里最具代表性。

三、文字工作人員應如何規(guī)范化運用漢語縮略語

通過上面的分析，我們已經(jīng)知道了漢語縮略語幾種主要的構(gòu)成方式，以及縮略構(gòu)造的意義理據(jù)。那么作為文字工作者，究竟應當怎樣在實際工作中避免縮略語使用的不規(guī)范現(xiàn)象，以達到既利用縮略有利的一面，又避免不當使用對公文寫作造成不良影響的目的呢？

（一）對照縮略語的構(gòu)成方式和構(gòu)造理據(jù)，避免生造縮略語。我們可以對照以上所講的縮略語的構(gòu)成方式和構(gòu)造理據(jù)，對一個較長的語言形式進行處理，避免生造縮略導致接受者、閱讀者的理解困難。

試舉幾個反例以供對照：

曾有人將并非保密單位的“五講四美三熱愛辦公室”（即現(xiàn)在的“精神文明建設(shè)委員會辦公室”）縮略為“543辦公室”；將“人工影響天氣辦公室”縮略為“人影辦”，令人費解，不利于溝通交流。

更有甚者，有些生造縮略語容易讓人引起不雅的聯(lián)想，把本來嚴肅的表達庸俗化，令人啼笑皆非。例如，曾有人將“上海測繪研究所”縮略為“上測所”（諧音“上廁所”），殊為不妥。

（二）要注意縮略語使用受時間性、地域等語境因素的限制。有很多的縮略語是有時間、年代限制的，如果在當代的文稿寫作時需要使用曾經(jīng)風靡流行、但已退出日常生活的縮略語，應當予以注明，避免閱讀者的困惑。

有時同一個縮略語，在不同的地域有不同的原形式，指的是不同的對象，例如“華師”在武漢指華中師范大學，而在廣州指華南師范大學，使用時必須要注意語境。另外，一些只在某個專業(yè)、行業(yè)內(nèi)部常用的縮略語，進入通用公文時，也須予以注明，避免不易理解。由于公文語體具有嚴肅性、莊重性要求，所以在公文中應主要運用消極修辭，某些網(wǎng)絡語言中流行的縮略語言形式，即使可能比較生動幽默，也不適宜使用。

（三）一定要遵循約定俗成的規(guī)律。荀子說：“名無固宜，約之以命，約定俗成謂之宜，異于約謂之不宜。”約定俗成對語言有著非常強大的約束力。一種原語言形式有時會出現(xiàn)多個縮略形式，但經(jīng)過社會使用的檢驗和選擇，其中的某一種縮略形式被大多數(shù)社會成員所接受，若刻意去改變它反而會妨礙正常交際。比如，“郵政編碼”在理論上有兩種縮略方式，即“郵編”“郵碼”，但最后只有“郵編”被人們認可了，這就是習慣力量在起作用。當我們的公文寫作人員在面臨類似的選擇時，也自當遵循這個約定俗成的原則。

四、關(guān)于制定公文寫作領(lǐng)域中縮略語使用的法定標準的設(shè)想

筆者查詢了相關(guān)資料，發(fā)現(xiàn)在某些特定的領(lǐng)域里，對縮略語的規(guī)范已經(jīng)有了全國法定的標準。例如，在辭書編纂領(lǐng)域中，縮略語已經(jīng)有了國標。國家技術(shù)監(jiān)督局曾經(jīng)在1996年6月1日起發(fā)布實施了用于辭書編纂的常用漢語縮略語的國家標準，標準號：GB/T 15933-1995，名稱：辭書編纂常用漢語縮略語，英文名：Common Chinese abbrieviations used in dictionaries； 該標準于2005年12月1日作廢，并被另一個國家標準GB/T 15933-2005代替，新標準由國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會發(fā)布。

兩個版本的標準都規(guī)定了綜合性辭書編纂中確定常用漢語縮略語的基本原則和部分縮略語及其所指代的全稱詞，適用于綜合性辭書編纂工作，還規(guī)定編纂其他工具書時也可以參照使用該標準。

該國家標準的發(fā)布及其在全國范圍的應用，有效地推動了中國大陸出版界內(nèi)辭書編纂工作的進行，一定程度上結(jié)束了多年以來在這一領(lǐng)域內(nèi)漢語縮略語使用混亂的局面。

再看公文寫作領(lǐng)域，盡管國家新頒布的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》和與之配套的《黨政機關(guān)公文格式》都規(guī)定了“發(fā)文機關(guān)標志”這個要素中簡稱應規(guī)范使用，但究竟該如何規(guī)范化使用，沒有具體規(guī)定，更沒有對公文正文的行文過程中縮略語的使用作出規(guī)定。所以，筆者設(shè)想，為了在公文寫作中更好地利用縮略這一重要的語言形式，是否也應研究和出臺對于公文寫作領(lǐng)域中有關(guān)漢語縮略語規(guī)范化使用的統(tǒng)一標準？在此提出這一設(shè)想，以供探討。

縮略語是一種符合著名語言學家馬丁內(nèi)所講的“語言演變的經(jīng)濟原則”的重要的語言表達形式。它在公文寫作過程中的運用，可以起到言簡而意賅、辭約而旨達的功效，明顯地提高表達的效率。但是，由于公文本身有嚴肅性、準確性、莊重性的表達要求，所以文字工作人員應注意規(guī)范地使用縮略語，盡量避免使用不當，以達到最為理想的表達效果。 （摘自《辦公室業(yè)務》）