如何做好檔案管理基層工作淺析

李占榮

摘要：電子科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得檔案管理面臨著一些挑戰(zhàn)與變化，檔案管理工作為了適應(yīng)時代的發(fā)展，必須得到一定的改變與完善。國家有關(guān)部門已經(jīng)加強(qiáng)對檔案的管理工作。本文通過分析基層工作中檔案管理的缺陷并提出了相應(yīng)的應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基層工作；現(xiàn)狀；對策

基層檔案工作真實(shí)的記錄了社會各個行業(yè)的變化與發(fā)展，是社會發(fā)展積累下來的財富，具有一定的歷史與參考價值。在基層工作中開展檔案管理工作時，必須對檔案管理中存在的問題加以分析，并建立起完善與健全的檔案管理制度，有效的避免檔案管理中的問題，確保檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化。

一、 基層工作中檔案管理具有的缺陷

基層工作中檔案管理工作有許多不足，具體情況如表1：

表1 基層工作中檔案管理缺陷

（一） 檔案管理制度不具備力度性與規(guī)范性

對于基層工作中的檔案管理工作來說，存在許多管理制度的不規(guī)范。第一，不規(guī)范的檔案收集程序，使得檔案工作人員在收集相關(guān)檔案資料時，缺乏規(guī)范化和完善性。其制度沒有落實(shí)到相關(guān)工作，使得檔案管理人員在收集資料時，其收集到的檔案資料缺乏全面性與有效性。第二，不規(guī)范的檔案整理程序。檔案工作人員在實(shí)施立卷工作時，沒有嚴(yán)格參照相關(guān)卷宗內(nèi)的文件目錄，使得其在對文件排序?qū)嵭薪M卷工作時，出現(xiàn)卷內(nèi)相關(guān)文件資料的錯失問題，不利于以后文件檔案的查詢工作。第三，不規(guī)范的檔案使用管理。管理檔案資料的相關(guān)人員在管理檔案的借閱工作時，沒有實(shí)施規(guī)劃化的管理，使得部分借閱出去的檔案資料無法及時的歸還，檔案工作人員沒有對檔案在被借閱出去之后加以跟蹤管理，使得檔案文件出現(xiàn)遺失情況。

（二） 檔案工作設(shè)備缺乏時代性與先進(jìn)性

目前，對于部分的檔案管理工作來說，依然采用的是傳統(tǒng)管理手段，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科技化與信息化。傳統(tǒng)的人工記錄工作，不僅加重了工作人員的工作強(qiáng)度，而且對于檔案管理人員來說，容易出現(xiàn)人為的錯誤。此外，有些檔案管理人員對于自動化管理系統(tǒng)的具體操作不了解，使得即使使用了先進(jìn)的自動化管理系統(tǒng)的有關(guān)單位來說，也無法將先進(jìn)設(shè)備的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

（三） 缺乏具備檔案管理的長遠(yuǎn)性意識

對于基層工作的檔案管理工作，存在有些單位對檔案管理不夠重視，其檔案工作只是為了能夠應(yīng)付有關(guān)部門的檢查工作，在檔案資料被檢查之后，就將這些資料棄之不管，沒有意識到檔案資料對其未來發(fā)展的重要性，缺乏長遠(yuǎn)性意識，使得其檔案管理只是個擺設(shè)，并沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價值。

（四） 檔案管理工作人員綜合水平有待提高

檔案管理工作需要具備一定的建筑知識、計算機(jī)技術(shù)以及文員素質(zhì)，這就要求其工作人員不僅能夠具有寫作水平和較強(qiáng)的計算機(jī)技術(shù)，而且要求工作人員能夠具備有些專業(yè)領(lǐng)域的知識。但是對于許多基層工作中的檔案管理來說，其檔案管理工作人員并不具備這些綜合素質(zhì)，造成檔案管理水平的不足。此外，因?yàn)闄n案管理是一項(xiàng)相對比較枯燥的工作，因此可能存在人員身兼數(shù)職的情況。而且因?yàn)楣ぷ骺菰镄缘拇嬖?，使得有些人員無法長期在此崗位工作，造成這個崗位人員的流失性高，而新來的工作人員因缺乏系統(tǒng)和專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理水平偏低。另外，也可能存在人員長期在此崗位工作多年，不具備先進(jìn)的管理觀念與管理技術(shù)，也導(dǎo)致檔案管理水平偏低。

二、提升檔案管理水平的方法

（一）提高檔案管理流程和制度的力度性與規(guī)范性

應(yīng)對基層工作中檔案管理存在的檔案收集、檔案整理以及檔案使用等問題，有關(guān)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)性工作，建立關(guān)于檔案的收集、整理以及使用等方面的流程規(guī)定與制度要求，嚴(yán)格要求檔案工作人員在實(shí)施檔案收集工作時，能夠確保收集到的資料具備完善性與有效性。檔案工作人員在整理檔案資料時，必須按照相關(guān)整理目錄來實(shí)施，確保后期查詢工作的便利性。此外，應(yīng)該對檔案的借閱情況進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案資料歸還的及時性。最后，應(yīng)該建立起檔案相關(guān)人員的責(zé)任管理制度，明確各檔案管理工作人員的相應(yīng)職責(zé)，將其在檔案資料的收集、整理以及使用等各個工作流程上的責(zé)任明確，確保工作人員能夠?qū)⑵涔ぷ髀鋵?shí)到實(shí)處，提高其對檔案管理工作的重視度。此外，為了確保管理的力度性，應(yīng)該將其工作責(zé)任制度與相應(yīng)的獎懲制度相聯(lián)系，即能夠?qū)⒕唧w責(zé)任落實(shí)到實(shí)處，又能夠起到激勵員工工作積極性的作用，確保檔案管理制度的有效實(shí)施。

（二）改善檔案管理設(shè)備水平，提高管理工作的時代性與科學(xué)性

檔案工作其最終的目的就是能提供有效的服務(wù)。針對有些單位中存在的檔案設(shè)備水平偏低而導(dǎo)致的服務(wù)水平的低下問題，必須采取有效的措施來避免檔案管理問題的存在。相關(guān)單位應(yīng)該使用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)來對檔案的日常工作進(jìn)行管理，通過使其管理設(shè)備辦公的自動化來改善其管理水平，讓檔案工作人員利用先進(jìn)管理設(shè)備，及時的管理檔案的收集、整理、利用以及銷毀工作等工作。確保資料的有效性、完整性以及正確性，提高檔案資料的質(zhì)量水平。此外，在引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備時，應(yīng)該對檔案管理人員實(shí)行相關(guān)設(shè)備操作知識的培訓(xùn)，使其能夠熟練的使用相關(guān)設(shè)備，確保設(shè)備的使用效率。

（三）提升檔案管理意識水平

對于部分單位的管理領(lǐng)導(dǎo)層來說，沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，使其檔案工作流于形式，并沒有對相關(guān)檔案資料管理實(shí)行長遠(yuǎn)性的規(guī)劃，只是完成了資料的儲備工作。為了提升檔案資料的利用價值，必須提高檔案管理的意識水平。應(yīng)該建立起檔案管理與單位相聯(lián)系的業(yè)務(wù)檔案體系，將單位的發(fā)展變化與檔案記錄管理相結(jié)合，使檔案資料能夠全面的反應(yīng)單位的成立、建設(shè)以及發(fā)展歷程。使單位領(lǐng)導(dǎo)層意識到檔案資料能夠?yàn)槠浒l(fā)展提供參考資料與數(shù)據(jù)的利用價值，提升檔案的重要性以此來提升領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識水平。

（四）提升檔案管理工作人員的綜合水平

針對檔案管理工作人員水平偏低的情況，相關(guān)單位應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員水平的重視。為了避免人員流失性造成的檔案管理工作人員水平缺乏的情況，應(yīng)該對此工作崗位的人員實(shí)施一定的激勵措施，有效降低崗位人員的流動性。此外，在招聘檔案管理人員時，不僅應(yīng)該重視人才的專業(yè)知識水平，而且也應(yīng)該重視人才與崗位的適合性，在人員入職后，應(yīng)該及時的對其加以培訓(xùn)，使其清楚的了解工作崗位的職責(zé)與工作流程。此外，對于工齡較長的檔案管理人員，應(yīng)該更新其專業(yè)知識與管理水平，確保檔案工作人員具備先進(jìn)的管理水平。

結(jié)束語

要想做好檔案管理基層工作，首先應(yīng)該對其存在的問題加以分析，通過了解管理制度、管理設(shè)備、管理意識以及管理水平等各個檔案管理中存在的缺陷，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保檔案管理能夠具備完善與有力的管理制度、先進(jìn)的管理設(shè)備、較高管理意識以及高管理水平等條件，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效性與科學(xué)性。

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