論工程中合同管理的重要性

黃鑫

合同作為業(yè)主和承包商在工程建設(shè)中的最高行為準(zhǔn)則，雙方的一切活動均需按合同進(jìn)行，可以說合同管理是工程項目管理的核心，它貫穿于整個工程項目的始末。通過合同管理，業(yè)主有效控制工程項目投資、質(zhì)量、工期等目標(biāo)，承包商實現(xiàn)工程價格成本、質(zhì)量和工期等系列目標(biāo)。雙方只有通過加強合同管理，才能取得效益，更好的完成合同目標(biāo)。

第一章合同管理作用、整體策劃

1.1工程項目合同的作用

1）合同是建設(shè)項目管理的核心

2）合同是當(dāng)事人雙方的最高行為準(zhǔn)則

3）合同是處理建設(shè)項目實施過程中各種爭執(zhí)和糾紛的法律依據(jù)

1.2工程項目合同管理整體策劃

現(xiàn)代工程項目是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程、技術(shù)復(fù)雜、建設(shè)周期長、投資額大、不確定因素多、項目參與方眾多、合同種類和數(shù)量多，有的大型項目甚至由上千份合同組成，每份合同的成功履行意味著項目的成功，只要有一份合同履行出現(xiàn)問題，就會影響和殃及其他合同甚至整個項目的成功。因此合同整體策劃主要應(yīng)站在項目業(yè)主角度或咨詢公司角度，在項目實施項目合同方案預(yù)先作出科學(xué)合體的安排和設(shè)計，以確保整個項目在不同階段、不同合同主體之間眾多合同中順利履行，從而實現(xiàn)項目的總體目標(biāo)和效益。

第二章 工程項目合同管理過程和各階段的管理要點

2.1合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)

以分包工程為條件合作投標(biāo)的，在協(xié)商投標(biāo)合作事宜時，必須首先考慮其施工能力及施工隊伍的來源問題，必須具備合法分包資格。中標(biāo)后的工程分包必須堅持合格分包商評價制度，未經(jīng)評審認(rèn)定合格，不得與其進(jìn)行實質(zhì)性談判。物資設(shè)備供應(yīng)方必須由項目部業(yè)務(wù)部門對其資信情況全面進(jìn)行考察，拿出初步考察意見，由項目部集體選定，簽約準(zhǔn)備環(huán)節(jié)是合同管理的源頭。

2.2合同談判環(huán)節(jié)

認(rèn)真嚴(yán)禁的合同談判是合同管理的關(guān)鍵一環(huán)。在這個環(huán)節(jié)，要著重注意一下幾種情況：一是分包合同談判，無論標(biāo)的額有多大，都必須報請企業(yè)成本管理部門安排人員參與研究合同條款，要結(jié)合對方的資信、人員狀況、談判的難易程度等具體情況和工程具體特點，因事、因人、靈活應(yīng)用恰當(dāng)?shù)牟呗源胧?；二是物資設(shè)備采購合同必須按照企業(yè)現(xiàn)行的物資設(shè)備管理制度，由項目部物資設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員共同參與，達(dá)到規(guī)定數(shù)額的還必須報請企業(yè)物資設(shè)備部門派員參與談判；三是勞務(wù)用工合同必須由項目部勞資、財務(wù)、計劃等人員參與談判；四是合同談判地點必須選擇在項目部辦公地，以最大程度地減少不透明因素，消除可能出現(xiàn)的貓膩，從源頭上防范不必要的合同糾紛。

2.3合同文本起草和審查環(huán)節(jié)

合同雙方經(jīng)過談判就各項條款達(dá)成基本一致意見后，就進(jìn)入合同文本起草和審查環(huán)節(jié)。這也是合同簽訂和實施前的最后一道關(guān)口。合同文本應(yīng)盡可能選用由國家頒發(fā)的通用性合同文本，再根據(jù)擬建工程的特點和招標(biāo)文件以及發(fā)包人、承包商雙方談判結(jié)果來起草。在文本起草工作中，工作人員應(yīng)就雙方商定的部分條款、簽訂合同的各個環(huán)節(jié)，包括整個履行過程可能出現(xiàn)的種種情況，都要進(jìn)行充分的估計，并預(yù)先采取對策，確保每一個履約行為都于己有利、占到先機，既要避免因采用一些自制的、籠統(tǒng)的、不規(guī)范的文本進(jìn)行簽約，回避義務(wù)，避重就輕，向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)嫁風(fēng)險，更要防止因為自家考慮不周，使合同文本出現(xiàn)漏洞和隨意性，而在履約過程中處處受制于對方的被動不利局面。合同文本初步形成后，應(yīng)提交項目經(jīng)理辦公會審查，重大合同則必須由項目管理委員會集體審查，有條件的，要盡可能安排學(xué)過民商與經(jīng)濟法和勞動法規(guī)的專業(yè)人員或有法律工作經(jīng)驗的人員參加審查，文本通過審查后，報企業(yè)業(yè)務(wù)主管部門復(fù)審或備案。

2.4合同的簽署和保管環(huán)節(jié)

合同文本經(jīng)企業(yè)業(yè)務(wù)主管部門復(fù)審后，方可按企業(yè)授權(quán)由相關(guān)人員簽署。簽署的合同文本除了及時報企業(yè)對口業(yè)務(wù)部門備案外，均應(yīng)交由項目部業(yè)務(wù)對扣部門負(fù)責(zé)人保管留存，并向項目部財務(wù)部提交一份原件作為付款依據(jù)。其他任何人包括項目經(jīng)理在內(nèi)，不得保管任何已經(jīng)簽署生效的合同文本，以避免有關(guān)人員違規(guī)操作、業(yè)務(wù)部門情況不明乃至合同丟失、違法違紀(jì)等不良現(xiàn)象給項目部和企業(yè)帶來的被動局面。某項目就曾發(fā)生過項目經(jīng)理與材料供應(yīng)商簽署合同后，將合同文本長期私自存放，一直不與業(yè)務(wù)部門見面，結(jié)果造成了文本丟失。該經(jīng)理中途調(diào)離后，也未對此事進(jìn)行通報和補救。

2.5合同的履行環(huán)節(jié)

這是一個周期較長而且復(fù)雜的環(huán)節(jié)，不可預(yù)見的情況多，最容易出現(xiàn)各種各樣的問題，是合同管理至關(guān)重要的控制環(huán)節(jié)。要做好這一環(huán)節(jié)的工作，必須要做到：一是教育項目全員明確項目管理的根本任務(wù)是全面、嚴(yán)謹(jǐn)、高效地履行該工程項目的所有合同、協(xié)議，而不是施工生產(chǎn)。二是項目部要定期組織召開會議，綜合評價分析各項合同的履行情況，圍繞高效履行合同義務(wù)、行使合同權(quán)利來組織施工生產(chǎn)，不斷改善和提高履約水平。三是項目管理人員必須要牢固樹立有利于企業(yè)的證據(jù)意識，認(rèn)真清除。

2.6合同的結(jié)算與支付環(huán)節(jié)

項目上的任何合同行為都是企業(yè)的經(jīng)濟行為，其履行過程中的核算、階段性結(jié)算和最終決算，是項目經(jīng)濟活動的最后一個關(guān)口，直接決定著企業(yè)的經(jīng)濟效益。企業(yè)一般都對此有具體、明確、嚴(yán)格的規(guī)定，項目部財務(wù)部門必須按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定辦理，審核及簽批手續(xù)不完備者不得付款。項目主管會計必須明確自己對此所付的監(jiān)督責(zé)任，嚴(yán)格把好支付關(guān)。如果有人企圖強行支付，或者化整為零由出納變通支付，項目管理會計必須在第一時間向企業(yè)總會計師報告，必要時直接向企業(yè)行政主管領(lǐng)導(dǎo)報告，努力堵住一切漏洞。對明知手續(xù)不完備且面臨違規(guī)支付而不報告的，企業(yè)要視情節(jié)對主管會計進(jìn)行處罰，同時對項目經(jīng)理予以從重處罰。

第三章 合同管理中應(yīng)注意的問題

3.1建立合同管理的保證體系

建立合同管理的保證體系，是未來保證合同管理過程中的日常事務(wù)性工作有序地進(jìn)行，使工程項目的全部合同管理時間處于受控狀態(tài)，以保證合同目標(biāo)的實現(xiàn)。首先要建立合同管理組織機構(gòu)，有效的組織機構(gòu)是組織管理目標(biāo)得以實現(xiàn)的保證，應(yīng)設(shè)專職或兼職的合同管理人員。其次要建立合同管理的工作程序。由于合同管理的日常事務(wù)性工作很多，要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系，應(yīng)使合同管理工程程序化、規(guī)范化。

3.2工程合同變更與索賠

合同管理貫穿于工程實施的全過程和各個層面，而合同管理的重要組成部分就是合同變更管理和施工索賠。合同內(nèi)容的頻繁變更是工程合同的特點之一，同時合同變更又是索賠的重要依據(jù)，因此對合同變更的處理要迅速、全面、系統(tǒng)。合同變更管理應(yīng)在工程項目合同管理工作中貫徹并體現(xiàn)出來。對工程變更的責(zé)任分析應(yīng)明確工程變更起因及工程變更處理過程，它是確定索賠與反索賠的重要且直接的依據(jù)。

合同索賠工作難以實現(xiàn)，索賠時合同和法律賦予受損失者的權(quán)利，對于承包商來講是一種保護(hù)自己、維護(hù)正當(dāng)權(quán)益、避免損失、增加利潤的手段。而建筑市場的過度競爭，不平等合同條件等問題，給索賠造成了許多干擾因素，再加上承包商自我保護(hù)意識差、索賠意識淡薄，導(dǎo)致合同索賠難以進(jìn)行，受損害者往往是承包商。

第四章 結(jié)論及展望

工程項目的合同管理，是工程項目順利進(jìn)行的根本保障，是當(dāng)時各方維護(hù)切身利益的依據(jù)。目前，我國施工企業(yè)普遍履行合同的意識不強、管理素質(zhì)不高、缺乏有效的管理規(guī)范機制，違約和不履行合同的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。

合同管理是建筑施工企業(yè)中的一項重要工作。它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，現(xiàn)代企業(yè)若能對合同實施有效管理，將對企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力。

參考文獻(xiàn)：

[1] 成虎.建筑工程合同管理實用大全[M].北京：中國建筑工程出版社

[2] 王卓甫、楊高升.工程項目管理—原理與案例[M].北京：中國水利水電出版社