高效辦公自動化研究與探討

【摘要】實現(xiàn)辦公自動化是醫(yī)院自身建設(shè)以及改革的必然要求，是實現(xiàn)醫(yī)院服務質(zhì)量的趨勢。醫(yī)院在建立辦公自動化系統(tǒng)的過程中要實現(xiàn)辦公系統(tǒng)高效率、高質(zhì)量的辦公系統(tǒng)，就要做好辦公自動化的基礎(chǔ)工作，建立完善的辦公系統(tǒng)。在推進醫(yī)院高校辦公自動化系統(tǒng)的過程中還要加強領(lǐng)導以及進行科學的規(guī)范等，為醫(yī)療事業(yè)提供更多的便利。

【關(guān)鍵詞】高效辦公自動化;研究;探討

1.引言

所謂辦公自動化就是把現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡相結(jié)合形成的新的辦公方式，這是技術(shù)革命中的一個新的應用領(lǐng)域，是信息化技術(shù)發(fā)展下的產(chǎn)物。

在全國辦公自動化討論會上對辦公自動化的定義作了一下解釋：通過使用高科技技術(shù)，使得一些辦公業(yè)務活動物化于人之外的現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人和技術(shù)設(shè)備形成服務與辦公活動的人機信息處理系統(tǒng)[1]。在不同的單位中對，辦公自動化的叫法也不一樣，行政單位稱之為電子政務，而企業(yè)單位則稱之為OA（OA是office automation的簡稱）。

2.高效辦公自動化的建設(shè)方向

建設(shè)高效辦公自動化系統(tǒng)，更好的服務于單位要遵循以下幾點。

實用性：辦公自動化是綜合性的技術(shù)，其中涉及到的系統(tǒng)工程以及計算機技術(shù)等等都是十分活躍的領(lǐng)域。作為一個系統(tǒng)的整體，辦公自動化并不是虛構(gòu)的，而是要以解決辦公事務為基礎(chǔ)，以用戶實際的需求為導向，具備全面的功能以及實用性為方向的。只有符合實際的自動化辦公才能更好地為醫(yī)療單位辦公體系服務，才能發(fā)揮出其真正的作用。

安全性：

在構(gòu)建辦公自動化系統(tǒng)的過程中，還要提高系統(tǒng)的安全防范，防止病毒和黑客的侵入，通過采用科學的防范措施，保證單位信息的安全和可靠。

先進性：

開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)時要使用先進的計算機技術(shù)和加密技術(shù)，使用高效靈活的方案。當前，一般是使用office，lotus domino等較為成熟的技術(shù)在internet上進行辦公自動化的。這些技術(shù)有著完善的工作流程控制系統(tǒng)，可靠的安全機制以及完善的數(shù)據(jù)庫復制技術(shù)等等，能夠讓單位的辦公系統(tǒng)更加的完善，使得辦公效率更高。

擴展性：

實現(xiàn)辦公自動化的過程中要和單位的實際情況相結(jié)合，要把單位的經(jīng)濟承受能力以及今后的發(fā)展考慮在內(nèi)，在保證原有投資的基礎(chǔ)上確保辦公自動化系統(tǒng)可以持續(xù)使用。

3.高效辦公自動化建設(shè)存在的問題

3.1 辦公人員意識問題

目前，醫(yī)療單位辦公人員對自動化辦公的重要性還缺乏必要的認識，很多辦公人員還依賴于以往的辦公方式，一些領(lǐng)導對辦公自動化也還存有很多疑慮。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)療單位的領(lǐng)導對辦公自動化的理解不足，較多的領(lǐng)導認為辦公自動就是在辦公的過程中使用先進的技術(shù)和設(shè)備，而實施辦公自動化的目的就是提高工作的效率。事實上，實現(xiàn)辦公自動化不僅僅是提高辦公的效率，同時也有利于提高管理層的決策效能。在醫(yī)療單位開展宣傳，為單位領(lǐng)導和員工進行辦公自動化學習課程來提高領(lǐng)導和辦公人員對自動化辦公的認識，如果缺乏領(lǐng)導的支持，必然會存在很大的阻力。

3.2 資金投入問題

醫(yī)療單位要實現(xiàn)辦公自動化需要投入較多的資金，因為辦公自動化是一個系統(tǒng)的工程，從開始實施到完成以及完善是長期性的。在建設(shè)的過程中，各種硬件軟件設(shè)施的購置都要花費很多的資金，而且在后期的網(wǎng)絡開發(fā)以及系統(tǒng)的推廣中也要有資金支持。而很多醫(yī)療單位由于自身財政狀況的影響，在建設(shè)辦公自動的資金問題上大打折扣，對辦公自動化的建設(shè)產(chǎn)生了嚴重的影響。對此，醫(yī)療單位要以長遠的眼光看問題，確保辦公自動化建設(shè)的資金又保證，保障醫(yī)療單位辦公自動化建設(shè)，推動高效辦公自動化在實際中的應用[2]。

3.3 系統(tǒng)安全問題

醫(yī)療單位實施辦公自動化還要建立局域網(wǎng)，單位的各個科室和部門都要入網(wǎng)。這就需要保證在傳輸、存儲信息的過程中，這些信息要有安全保障。例如，關(guān)于病人的基本信息安全等。因為辦公自動化系統(tǒng)和因特網(wǎng)相連接的，如果單位的自動化系統(tǒng)受到了病毒等外界的攻擊，不僅會給病人帶來不便，也會給醫(yī)院產(chǎn)生一定的影響。有調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的醫(yī)療單位的局域網(wǎng)建立的比較早，在網(wǎng)絡技術(shù)發(fā)展的今天，這些網(wǎng)絡已經(jīng)無法和醫(yī)療單位的發(fā)展相適應，而且其安全性也無法得到保證，因此對這些網(wǎng)絡就要進行改造。對此，醫(yī)療單位要從自己的網(wǎng)絡情況出發(fā)采用合理的措施保證網(wǎng)絡的安全性，對于各個科室和部門要要求安裝防毒軟件，在傳統(tǒng)重要的信息時要使用加密技術(shù)等等，確保辦公自動化系統(tǒng)安全可靠，實現(xiàn)高效辦公。

3.4 缺乏一支有豐富經(jīng)驗的人才隊伍

醫(yī)院要建立一支能夠掌握計算機知識的人才隊伍，這樣才能及時的對辦公自動化系統(tǒng)進行維護和更新，以便為醫(yī)護人提供最近的動態(tài)以及政策，讓醫(yī)護人員更加的重視醫(yī)院的發(fā)展，尤其是在醫(yī)藥領(lǐng)域的搜集以及分析等信息工作上要提供更好的服務。此外，醫(yī)院的信息化隊伍還應該具有對計算機硬件故障修護的能力，以確保系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)，為管理人員、醫(yī)護人員以及病人服務。而當前很多醫(yī)院還沒有具備豐富計算機知識和實踐經(jīng)驗的隊伍，因而在一定程度上阻礙醫(yī)院辦公自動化的發(fā)展。

4.推進高效辦公自動化策略

4.1 更新觀念，推動高效辦公自動化基礎(chǔ)

高效辦公自動化作為一個新的概念，很多企業(yè)和單位都無法理解。因此，更新領(lǐng)導人員以及辦公人員的觀念，使得其認識到辦公自動化的必要性是推動高效辦公化實施的基礎(chǔ)。高效辦公自動化涉及到了醫(yī)療單位中各個單位和人員，單位的領(lǐng)導更要加強對其的重視。領(lǐng)導在自覺更行觀念，主動接受新的辦公方式下，對于整個醫(yī)療單位的辦公自動化水平起著關(guān)鍵性的作用。當前，很多醫(yī)療單位的辦公自動化存在效率低，作用不明顯等問題，而原因主要是領(lǐng)導的不重視而無法創(chuàng)造條件和給予支撐[3]。有的管理者則因為缺乏專業(yè)操作技能還依賴于傳統(tǒng)的手工辦公方式。因此，要對領(lǐng)導更新觀念，對員工加強宣傳，提高員工對辦公自動化的作用認識，讓其更好的參與到辦公自動化的使用中。

4.2 提高管理人員素質(zhì)

高效辦公自動化的實現(xiàn)要求管理人員要有一定的管理能力和計算機操作能力。從當前的醫(yī)療單位管理隊伍來看，單位對隊伍的重視還不足。因此。醫(yī)療單位要加強對辦公自動化系統(tǒng)管理人員的重視和培養(yǎng)，增加專業(yè)管理人才，更好的為辦公自動化系統(tǒng)服務。

4.3 建立HIS系統(tǒng)

HIS系統(tǒng)是醫(yī)院信息系統(tǒng)的簡稱。HIS系統(tǒng)是醫(yī)學信息的一個新的分支。HIS系統(tǒng)在醫(yī)院的實施主要有三個階段：第一，管理信息系統(tǒng)，管理信息系統(tǒng)主要包括門診掛號、藥房管理、醫(yī)療設(shè)備管理等系統(tǒng);第二，臨床醫(yī)療信息系統(tǒng)，包括護理信息、臨床試驗檢查報告、血庫管理等;第三，醫(yī)院信息系統(tǒng)的高級應用，包括病人床邊信息、病人病案系統(tǒng)和遠程診斷系統(tǒng)等。通過HIS系統(tǒng)的使用有利于提高醫(yī)院的工作效率和質(zhì)量，推動醫(yī)學科研以及教學的發(fā)展，而且還能夠減輕醫(yī)院的各項事務的勞動強度，這樣就使工作人員可以有更多的時間為病人服務。此外，使用HIS系統(tǒng)還能改善醫(yī)院的經(jīng)營，確保病人和醫(yī)院的經(jīng)濟利益不受損害。

5.結(jié)論

實現(xiàn)辦公自動化是時代發(fā)展的必然要求，是各個企業(yè)單位的必然趨勢，因此要加強重視，做好一系列工作，推動高效辦公自動化的實現(xiàn)。

參考文獻

[1]龍海，彭志良，裴曉紅.貴州省農(nóng)業(yè)科學院辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)與應用[J].貴州農(nóng)業(yè)科學，2009，35（1）：135-137.

[2]井茹，和曉軍.工作流技術(shù)在協(xié)同辦公系統(tǒng)中應用的研究[J].科技創(chuàng)新導報，2010，10：11-14.

[3]郭建偉，白鳳娥.企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢[J].計算機與信息技術(shù)，2009，3：103-104，108.

作者簡介：劉戀（1986—），女，河北承德人，科員，現(xiàn)供職于承德市第三醫(yī)院。