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    檔案征集工作規(guī)范化管理初探

    2014-10-21 19:57:28幕立偉
    基層建設(shè) 2014年25期
    關(guān)鍵詞:管理措施規(guī)范化

    幕立偉

    摘要:檔案管理工作作為檔案管理體系中至關(guān)重要的組成部分,對(duì)于提高檔案征集工作效率有著關(guān)鍵性的影響。而就我國當(dāng)前檔案征集管理工作現(xiàn)狀來看,其中存在著很多的問題和不足,相關(guān)檔案館領(lǐng)導(dǎo)者并未真正意識(shí)到檔案征集工作規(guī)范化管理的重要性,從而導(dǎo)致大量有價(jià)值的檔案資源無法得到有效的利用,大大降低了檔案管理工作質(zhì)量,并從一定程度上,嚴(yán)重阻礙了我國檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此,筆者通過結(jié)合自身實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn),具體對(duì)檔案征集工作規(guī)范化管理進(jìn)行了研究討論,同時(shí)提出了相關(guān)有效的建議措施。

    關(guān)鍵詞:檔案征集工作;規(guī)范化;管理措施

    相比于檔案管理中其他工作環(huán)節(jié)來說,檔案征集工作自身具備了明顯的技術(shù)性與政策性的特點(diǎn),其中存在著很多偶然性因素。所以,在實(shí)際的檔案征集工作過程中,檔案館應(yīng)該采用更多先進(jìn)有效的管理方法,對(duì)其進(jìn)行規(guī)劃化的管理,制定出科學(xué)合理的檔案征集工作流程,依法對(duì)檔案征集工作進(jìn)行梳理。同時(shí),還要加強(qiáng)建立一套完善的檔案征集管理體系,確保所有檔案資源的最大化價(jià)值得以展現(xiàn),進(jìn)一步提高檔案征集工作水平,促進(jìn)我國檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。對(duì)此,本文重點(diǎn)對(duì)檔案征集工作規(guī)范化管理進(jìn)行了探討分析,從而總結(jié)出以下相關(guān)結(jié)論,以供參考。

    1、檔案征集工作的流程

    檔案征集工作主要指的是人力資源與社會(huì)保障局根據(jù)具體的征集計(jì)劃來征集所需線索、明確主要的征集對(duì)象,通過規(guī)范的程序征集對(duì)象進(jìn)入館內(nèi),將實(shí)際征集的對(duì)象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié):首先是征集計(jì)劃的編制;其次是征集對(duì)象明確后,檔案征集工作人員和征集對(duì)象持有人間的互動(dòng)過程;第三是對(duì)已選的征集對(duì)象進(jìn)行評(píng)估鑒定和征集批準(zhǔn)的過程;第四是和征集對(duì)象持有人進(jìn)行征集手續(xù)的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關(guān)文件遞交給館內(nèi)相關(guān)部門的過程。我們可以將檔案征集工作的這五個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化為幾個(gè)工作步驟,即檔案征集計(jì)劃的制定、檔案征集意向的提出、征集對(duì)象的評(píng)估、基于征集對(duì)象開展相關(guān)專家鑒定會(huì)、檔案征集的審批、締約,征集檔案的接收、征集檔案的移交處理、針對(duì)征集對(duì)象構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案、把征集對(duì)象移交庫房、業(yè)務(wù)檔案的構(gòu)建,檔案征集工作可根據(jù)這一流程順利的運(yùn)轉(zhuǎn)。

    2.檔案征集工作規(guī)范化管理的途徑

    2.1 提出檔案征集的意向

    在開展檔案征集工作之前,應(yīng)該事先由兩名或兩名以上的工作人員提出明確的檔案征集意向。同時(shí),相關(guān)的檔案征集人員還要提交檔案申請(qǐng)表、檔案征集意向書等有關(guān)資料。其中,檔案征集意向書是非常至關(guān)重要的,因此,上級(jí)部門將會(huì)通過這份文件資料真實(shí)了解到檔案持有人是否資源出讓征集對(duì)象。所以,在實(shí)際的檔案征集工作中,檔案征集工作要將征集對(duì)象的家庭住址、數(shù)量等基本信息情況認(rèn)真填寫到檔案征集意向書中。并且,還要對(duì)出讓價(jià)格以及分配情況進(jìn)行清楚詳細(xì)的記錄。另外,還要留下征集對(duì)象的聯(lián)系方式,以免日后出現(xiàn)問題,方便解決。最后,工作人員在對(duì)檔案征集申請(qǐng)表進(jìn)行制定時(shí),應(yīng)該將有效的征集想法和意見告知給檔案征集人員,從而確保檔案征集工作更加規(guī)范化。

    2.2檔案征集計(jì)劃的制定

    檔案征集計(jì)劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且,其還是后續(xù)對(duì)征集對(duì)象予以準(zhǔn)確評(píng)估與鑒定的最有力依據(jù)。檔案征集計(jì)劃內(nèi)容具體應(yīng)涵蓋征集方式、征集原則、入藏標(biāo)準(zhǔn)、征集范圍等諸多的內(nèi)容" 檔案征集工作人員主要擔(dān)任歸檔人一職,財(cái)務(wù)人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項(xiàng)內(nèi)容$征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告(副本),征集對(duì)象專家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要(正本)、檔案征集協(xié)議(正本)、征集經(jīng)費(fèi)支付憑證(正本)、征集檔案點(diǎn)交記錄表等。

    2.3征集對(duì)象評(píng)估

    通常情況下,在實(shí)際的檔案征集工作中,主要是對(duì)征集對(duì)象進(jìn)行了全面的評(píng)估,而在這一環(huán)節(jié)中,相關(guān)檔案征集工作人員應(yīng)該充分準(zhǔn)備好相關(guān)材料,具體包括了申請(qǐng)表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次,在對(duì)征集檔案評(píng)估專家的選擇上,將會(huì)由檔案館領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一制定。

    2.4檔案征集審批

    在進(jìn)行檔案征集審批過程時(shí),檔案征集工作人員應(yīng)該實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)備好所需的相關(guān)材料,其中具體有檔案審批意向書、審批表、申請(qǐng)等。之后,檔案持有人會(huì)將征集檔案交給征集對(duì)象。并且,雙方還要簽訂一份檔案征集費(fèi)用支付的憑證文件,以免以后發(fā)生不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛。

    2.5檔案征集締約

    在這一環(huán)節(jié)的檔案征集工作中,一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協(xié)議也要一式三份。其中,檔案持有人將會(huì)保留一份,另外兩份將由檔案館統(tǒng)一保管。在這一環(huán)節(jié)過程中,要將檔案數(shù)量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協(xié)議清單中。

    2.6 基于征集對(duì)象開展的專家鑒定會(huì)議

    開展專家鑒定會(huì)過程中,檔案征集工作者要準(zhǔn)備好所需的材料,具體有:檔案征集意向書、申請(qǐng)表、征集對(duì)象原件等。擔(dān)任鑒定會(huì)的鑒定人員應(yīng)從檔案征集的專家?guī)熘谐槿?,最后將形成文件作為專家基于征集?duì)象而開展的鑒定會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。相關(guān)整理工作者要及時(shí)有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門,需要進(jìn)行轉(zhuǎn)交的資料包括了檔案征集意向書、申請(qǐng)表、審批表合同、專家鑒定會(huì)的會(huì)議紀(jì)要等諸多資料的正本。同時(shí),還有征集資料的有關(guān)資料與圖片以及征集的經(jīng)費(fèi)支出憑證的副本。

    2.7征集檔案的移交整理

    檔案持有人把征集檔案及其相關(guān)資料移交到征集人員手中,涵蓋了征集檔案意向書。審批表合同評(píng)估報(bào)告、移交目錄等諸多資料的正木,同時(shí),還包括征集對(duì)象的相關(guān)資料和圖片以及經(jīng)費(fèi)支出憑證的副木。形成文件是征集檔案的點(diǎn)交記錄表與文件清單。

    2.8構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案

    主要是把征集對(duì)象的評(píng)估報(bào)告、專家鑒定會(huì)的會(huì)議紀(jì)要和審批表這三方的副本、征集協(xié)議與經(jīng)費(fèi)支出憑證的正本予以歸檔處理。

    2.9移交庫房

    檔案整理人員擔(dān)任移交人,由庫房管理人員接收。移交之前,要保證檔案已經(jīng)根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行了著錄和整理。主要移交檔案目錄、征集檔案,要構(gòu)建移交目錄和庫房接收登記表、

    2.10構(gòu)建業(yè)務(wù)檔案

    整理工作人員要把有關(guān)的檔案資料移交到業(yè)務(wù)檔案管理部門。移交的內(nèi)容不僅要涵蓋檔案申請(qǐng)中移交的資料,還應(yīng)涵蓋庫存接收登記表的正本。

    3.規(guī)范檔案征集人員行為

    現(xiàn)有的行政規(guī)章,如《檔案征集辦法》對(duì)征集人員的行為做出了規(guī)定:“檔案館征集檔案,應(yīng)當(dāng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行。征集檔案時(shí),檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件。檔案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊(cè)?!薄皺n案征集人員將征集的檔案據(jù)為已有的,由縣級(jí)以上地方人民政府檔案行政管理部門責(zé)令其交檔案館,并依法給予行政處分。

    征集工作是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作,檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上,依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》和《國際博物館協(xié)會(huì)職業(yè)道德準(zhǔn)則》等,制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》,對(duì)檔案征集人員提出道德、行為方面的要求

    4.結(jié)束語

    綜上所述,可以得知,想要做好檔案征集工作并不是一件簡答的事情,由于檔案征集工作的特殊性和復(fù)雜性,也給檔案征集工作人員造成了很多的不便,致使檔案征集工作效率和質(zhì)量無法得到有效的保障。因此,為了確保檔案征集工作的順利開展,進(jìn)一步提升整體檔案管理水平,檔案館領(lǐng)導(dǎo)者必須高度重視對(duì)檔案征集工作的規(guī)范化管理,建立健全的檔案征集管理體系,從而充分保障檔案征集工作質(zhì)量。

    參考文獻(xiàn):

    [1]鄧振然.檔案征集工作的體會(huì)和做法[J].檔案天地.2002(04)

    [2]宋南.更新觀念 拓寬領(lǐng)域 做好檔案征集工作[J].浙江檔案.2003(02)

    [3]陳太平,鄭國凡.關(guān)于檔案征集工作的幾點(diǎn)思考[J].檔案天地.2005(S1)

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