關(guān)于檔案管理存在的問(wèn)題及建議

姚豐

湖南省婁底市城市基本建設(shè)檔案館 湖南婁底 417000

摘要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案工作的改革也日益加深。面對(duì)各種信息量越來(lái)越復(fù)雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為迫切。目前的檔案管理工作存在著一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序；檔案交接要嚴(yán)格按程序進(jìn)行；要健全檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循，規(guī)范操作。本文作者對(duì)檔案管理相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問(wèn)題；解決對(duì)策

隨著我國(guó)高科技產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程的逐漸加快，正在向信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化方向發(fā)展，這一切都使傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革?，F(xiàn)如今，發(fā)展檔案管理工作越來(lái)越受重視，它將直接影響檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此我們要從觀念上對(duì)檔案管理工作有所更新，而采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)我國(guó)的和諧社會(huì)建設(shè)。

一、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的重要性

1、把握好檔案收集關(guān)。在當(dāng)今服務(wù)型社會(huì)的大環(huán)境下，檔案館應(yīng)把國(guó)家和社會(huì)的具有保存價(jià)值的檔案資料接收入館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案館應(yīng)向各級(jí)基層檔案管理部門下發(fā)通知，明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求，讓基層檔案管理部門向社會(huì)各界廣泛征集內(nèi)容豐富，有特色，有價(jià)值的檔案資料，及時(shí)修訂和完善各種檔案的歸類、整理、保存，從而達(dá)到豐富館藏檔案，為利用者良好服務(wù)的目的。

2、檔案工作要走“特色”路。所謂特色檔案是指反映地方特色經(jīng)濟(jì)、特色歷史、特色文化以及風(fēng)土人情、自然區(qū)域特色等方面的檔案。檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)館藏建設(shè)的“特色”性，認(rèn)真研究、分析本地區(qū)的特色檔案資源，廣泛征集、整理、保管，豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)特色，打造精品。

3、要正確處理好檔案館藏的質(zhì)量與數(shù)量關(guān)系。過(guò)去比較注重檔案數(shù)量的多少來(lái)衡量檔案館藏豐富與否，但多年館藏建設(shè)實(shí)踐來(lái)看，僅僅片面追求數(shù)量是不夠的，應(yīng)該豐富館藏，改變館藏結(jié)構(gòu)單一、缺乏特色，案卷質(zhì)量不高等諸多發(fā)展檔案建設(shè)的不利因素，辯證的處理好數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定，多層次、多渠道征集和收集檔案資料，不斷優(yōu)化和豐富館藏建設(shè)。

二、企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

1、檔案管理工作執(zhí)行力不夠

企業(yè)的檔案管理工作對(duì)企業(yè)部門活動(dòng)具有輔助作用，對(duì)檔案的重視程度，決定了企業(yè)檔案工作的開展，檔案工作到位與否，從一個(gè)側(cè)面能反映出一個(gè)企業(yè)的整體素質(zhì)。但是大多數(shù)企業(yè)將檔案建立以后，很少查閱，并且在執(zhí)行過(guò)程中，也存在一些難度。特別是工程建設(shè)檔案，存在著重建設(shè)，輕檔案的現(xiàn)象。工程的前期圖紙資料還能上交檔案室，但在工程的施工過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料就不能及時(shí)上交檔案室，如工程的變更，竣工驗(yàn)收等資料。檔案人員在企業(yè)的基本建設(shè)工程中參與性不強(qiáng)，檔案的管理工作不能與工程的建設(shè)同步進(jìn)行，造成一些工程資料的丟失，影響歸檔率。有的雖然有資料，但有很大部分是復(fù)印件，影響了檔案的質(zhì)量。

2、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和管理水平不高

檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案工作質(zhì)量有決定性作用，檔案管理人員既要有很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要有踏實(shí)肯干的實(shí)干精神和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。但是在實(shí)際工作中，由于對(duì)檔案管理工作沒(méi)有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，在業(yè)務(wù)水平、文化程度、專業(yè)素質(zhì)上都有很大的差距，在管理手段方面，也比較陳舊，與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)。這已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的需要，如果企業(yè)想要提高檔案的管理水平，必須把提高管理人員的素質(zhì)放在第一位。

3、檔案硬件設(shè)施老化

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理的諸多環(huán)節(jié)之中，管理水平在不斷的進(jìn)步。但是只有少數(shù)的企業(yè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，多數(shù)還是采用手工整理。信息量小，檢索進(jìn)來(lái)也比較困難，利用和開發(fā)的價(jià)值不高。企業(yè)的檔案室建設(shè)不規(guī)范，檔案柜也老化，保密性大大降低，保管條件也極其簡(jiǎn)陋。引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時(shí)有發(fā)生，從而對(duì)檔案利用產(chǎn)生了不利影響。

三、新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議

1、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)代化的企業(yè)對(duì)檔案工作管理人員的政治素養(yǎng)、專業(yè)技能的要求越來(lái)越高。檔案管理的門類也在不斷的增加，檔案介質(zhì)也由紙質(zhì)迅速過(guò)渡為電子文檔與實(shí)物方案一體化保存；文書檔案由卷為保管單位到以件為保管單位等。新的情況將導(dǎo)致新的問(wèn)題層出不窮，檔案人員也要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，提高自身的政治素質(zhì)，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的思想理論基礎(chǔ)。要博學(xué)多才，既懂檔案專業(yè)知識(shí)，又要懂行業(yè)管理知識(shí)，努力提高專業(yè)素質(zhì)及開拓創(chuàng)新能力，把握機(jī)遇，解放思想，以新思維對(duì)待新問(wèn)題，以新思路和新對(duì)策解決出現(xiàn)的問(wèn)題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。

2、建立科學(xué)的檔案管理體系，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。規(guī)范檔案的管理機(jī)制，完善檔案的管理制度，是檔案管理的重中之重。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的科技含量和管理水平在不斷提高，所以有必要建立一個(gè)能與之相適應(yīng)的管理體系，并嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。將各個(gè)部門、不同用途的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，讓檔案管理能與企業(yè)決策、管理同步發(fā)展。

3、加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理

一是將部分傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)變成電子文檔的形式，這樣數(shù)據(jù)生成以后，馬上會(huì)貯存在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)之中，被檔案管理人員和其它部門技術(shù)人員所共享，能夠讓信息在企業(yè)內(nèi)部流通更暢通。二是在企業(yè)的管理活動(dòng)中，電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件更方便，快捷，失誤率低，而工作效率會(huì)大大提高，電子繪圖會(huì)比手工繪制有更大的優(yōu)勢(shì)，它的設(shè)計(jì)、修改、查

詢比手工更方便、更準(zhǔn)確。三是企業(yè)傳統(tǒng)的檔案分類方法被打破，如聲像檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等，可以被企業(yè)的信息集成系統(tǒng)分成幾個(gè)管理模塊和流程。一份檔案信息可以被幾個(gè)管理系統(tǒng)所分享，計(jì)算機(jī)可以依照規(guī)定的指令，依據(jù)工作目的隨時(shí)設(shè)置和更改類目。

4、擴(kuò)寬榮譽(yù)檔案的歸檔范圍

建立榮譽(yù)檔案，首先要確定歸檔范圍。一個(gè)單位的榮譽(yù)檔案主要是反映本單位各項(xiàng)工作在各個(gè)歷史時(shí)期所取得的成績(jī)，它的歸檔范圍應(yīng)以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物為主。其歸檔范圍主要包括：以本單位名義參加各項(xiàng)活動(dòng)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)知名人士來(lái)本單位參加表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)的題詞、書畫、照片、錄音帶、錄像帶等；本單位參加和召開的各種表彰大會(huì)所形成的錄音帶、錄像帶、照片、底片、光盤等，主要包括領(lǐng)導(dǎo)接見頒獎(jiǎng)視察慰問(wèn)獲得榮譽(yù)的集體和個(gè)人，有先進(jìn)集體和個(gè)人介紹經(jīng)驗(yàn)、載譽(yù)歸來(lái)、外地外系統(tǒng)、取經(jīng)學(xué)習(xí)的活動(dòng)等內(nèi)容；本單位的科研成果證書及獎(jiǎng)牌等；其他與表彰獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)的實(shí)物等。

5、統(tǒng)籌兼顧，做好檔案的保密與利用

日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。檔案的價(jià)值是通過(guò)利用來(lái)實(shí)現(xiàn)的，檔案管理人員的管理價(jià)值也要在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。檔案人員在提供利用的同時(shí)，要跟蹤利用效果，分析檔案的投入與產(chǎn)出的經(jīng)濟(jì)效益，并加以廣泛的宣傳，使公司領(lǐng)導(dǎo)

和員工認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案也是生產(chǎn)力，是寶貴的資產(chǎn)，同時(shí)對(duì)提高全員的檔案意識(shí)有積極的作用。檔案人員要勤于思考，多動(dòng)腦筋，分析、加工編研二次信息，服務(wù)企業(yè)中心工作。檔案主管部門也應(yīng)每年定期召開一次編研工作研討會(huì)，開展業(yè)務(wù)探討，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作綜合效益的最大化。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強(qiáng)對(duì)其管理，建立完善起相應(yīng)的檔案管理制度，更新檔案管理的理念，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

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[2]付帥.對(duì)檔案工作創(chuàng)新與服務(wù)的思考[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（學(xué)苑版），2012.

總之，檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強(qiáng)對(duì)其管理，建立完善起相應(yīng)的檔案管理制度，更新檔案管理的理念，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。