移動(dòng)辦公的DNA

周蕊

數(shù)字化辦公不僅僅是技術(shù)，它是能力、驅(qū)動(dòng)力和思想方式等的混合物。

早在十多年前，Accenture就以為員工準(zhǔn)備的共用工位，代替了為每一位員工提供的固定工位，并且實(shí)行遠(yuǎn)程辦公政策，鼓勵(lì)員工在最有效率的地方工作。員工可以接入即時(shí)聊天、視頻會(huì)議和遠(yuǎn)程登陸桌面等協(xié)同工作軟件，進(jìn)行團(tuán)隊(duì)溝通和虛擬端協(xié)同。這種移動(dòng)工作方式也更容易讓員工平衡工作和生活。

對(duì)于移動(dòng)辦公而言，是否能夠達(dá)到節(jié)約成本，提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)成長(zhǎng)，便于客戶溝通等目的，最重要的是要持續(xù)有效地實(shí)施下去，不是僅僅靠幾款協(xié)同軟件就能解決的，它涉及到企業(yè)內(nèi)部流程、文化、組織結(jié)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)力等一系列數(shù)字化辦公的管理問(wèn)題，比如說(shuō)：

直接面對(duì)一線的員工在為客戶提供服務(wù)時(shí)，是否能夠很容易的找到所需的資料？

企業(yè)有哪些部門的員工開(kāi)始了移動(dòng)辦公？移動(dòng)辦公是否能介入業(yè)務(wù)層面？有運(yùn)營(yíng)、R&D和銷售與營(yíng)銷部門的積極參與嗎？

政策支持是否到位？公司是否有數(shù)字化辦公方面的政策，允許員工使用他們自己的設(shè)備來(lái)進(jìn)行工作？公司是否允許員工用個(gè)人辦公設(shè)備接入公司資源？

公司是否有固定的資金給與員工，讓他們購(gòu)買自己的移動(dòng)辦公設(shè)備（比如說(shuō)智能手機(jī)等）？

公司是否有明確的政策規(guī)定，在員工設(shè)備遺失的情況下，公司有權(quán)刪除設(shè)備上所有內(nèi)容？等等。

數(shù)字化辦公不僅僅是技術(shù)，它是能力、驅(qū)動(dòng)力和思想方式等的混合物。這些都是企業(yè)成長(zhǎng)必不可少的因素。新的虛擬組織結(jié)構(gòu)，比如說(shuō)社區(qū)、新流程；比如說(shuō)眾包、公開(kāi)和參與式領(lǐng)導(dǎo)力，以及為員工提供移動(dòng)服務(wù)，這些是衡量企業(yè)是否擁有有效數(shù)字化辦理能力的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。

你的企業(yè)處于數(shù)字化辦公哪一級(jí)發(fā)展階段？

通過(guò)數(shù)字化辦公的“五階段”成熟度模型，企業(yè)可以判斷自己所處的發(fā)展階段。

企業(yè)數(shù)字化辦公的發(fā)展可分為五個(gè)階段：

第一階段

數(shù)字化辦公處于臨時(shí)、未管理階段。

組織內(nèi)不存在數(shù)字化辦公理念，自上而下管理的數(shù)字化服務(wù)是為一部分員工服務(wù)的。

第二階段

數(shù)字化辦公處于萌芽、理念階段。

組織的一些部門已經(jīng)開(kāi)始形成數(shù)字化辦公理念，有了一些重疊的協(xié)同和社會(huì)化舉措。

第三階段

數(shù)字化辦公是有組織、可見(jiàn)的。

數(shù)字化辦公理念開(kāi)始成型。多種協(xié)同、移動(dòng)和社會(huì)化化辦公計(jì)劃開(kāi)始執(zhí)行，開(kāi)始需要協(xié)調(diào)。

第四階段

數(shù)字化辦公進(jìn)入運(yùn)營(yíng)、可持續(xù)階段。

數(shù)字化辦公對(duì)于日常辦公至關(guān)重要，并已整合成為企業(yè)實(shí)踐，需要在全組織內(nèi)進(jìn)行協(xié)調(diào)。

第五階段

數(shù)字化辦公植根于組織內(nèi)部。

數(shù)字化辦公根深蒂固地成為一種工作方式。

能力

人和工具共同來(lái)服務(wù)于個(gè)人、業(yè)務(wù)和企業(yè)的目標(biāo)

個(gè)人：人本角度、員工授權(quán)

● 與他人分享信息和知識(shí) ● 共同創(chuàng)造內(nèi)容 ● 對(duì)新聞、信息和內(nèi)容做出反應(yīng) ● 實(shí)時(shí)溝通 ● 制作和分享個(gè)人制作的視頻

● 在工作中不斷地學(xué)習(xí)和發(fā)展

業(yè)務(wù)：注重核心業(yè)務(wù)，關(guān)注顧客

● 運(yùn)營(yíng)、工程、銷售和市場(chǎng)營(yíng)銷部門都參與其中 ● 為銷售、服務(wù)和運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)提供移動(dòng)服務(wù) ● 與外部合作伙伴互動(dòng)和合作

● 為客戶服務(wù)提供支持 ● 在展示和服務(wù)客戶時(shí)使用視頻 ● 面向客戶的員工：輕松訪問(wèn)

企業(yè)：泛組織視角，打破部門墻，作為一個(gè)連接組織開(kāi)展工作

● 可以從整個(gè)組織內(nèi)尋找到專家 ● 組織中的任何地方都能找到信息 ● 老員工退休后仍能保留他們的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn) ● 靈活性：在面對(duì)重大變革，經(jīng)濟(jì)或環(huán)境事件時(shí)能及時(shí)機(jī)動(dòng)地應(yīng)對(duì)

推動(dòng)力

組織和工具結(jié)合起來(lái)形成促進(jìn)變革的流程和組織結(jié)構(gòu)

企業(yè)結(jié)構(gòu)：將社區(qū)，團(tuán)隊(duì)和關(guān)系網(wǎng)這些虛擬的“運(yùn)營(yíng)單位”作為傳統(tǒng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的補(bǔ)充

● 社區(qū)：虛擬社區(qū)和運(yùn)營(yíng)社區(qū) ● 關(guān)系網(wǎng)：人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò) ● 虛擬團(tuán)隊(duì)：項(xiàng)目合作 ● 數(shù)字化辦公的整體觀

流程：協(xié)同工作方式，創(chuàng)造新流程，改變傳統(tǒng)流程

● 在線的員工服務(wù)及流程 ● 共同創(chuàng)造、眾包和共同發(fā)展的思路 ● 管理團(tuán)隊(duì)參與社會(huì)化合作

● 將社交網(wǎng)絡(luò)融入日常工作流程

范圍：人和地點(diǎn)。延伸到每個(gè)人、任何地方、任何時(shí)間和任何設(shè)備。

● 訪問(wèn)意味著“一線”員工 ● 為員工提供移動(dòng)服務(wù) ● 遠(yuǎn)程辦公

思維模式

● 價(jià)值觀、期望和思維方式?jīng)Q定員工和組織的行為方式

領(lǐng)導(dǎo)力：引導(dǎo)變革的影響力

● 企業(yè)高層的參與 ● HR的戰(zhàn)略領(lǐng)導(dǎo)力 ● 新興的人力角色，比如說(shuō)社區(qū)經(jīng)理 ● 為未來(lái)辦公方式做準(zhǔn)備

文化：態(tài)度、行為、風(fēng)格和期望

● 變革的驅(qū)動(dòng)因素 ● 整體的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格：企業(yè)高層，傳播，IT，人力資源

戰(zhàn)略資產(chǎn)：開(kāi)展業(yè)務(wù)必備的

● 數(shù)字化辦公中的決策制定過(guò)程 ● 匯報(bào)給高管的數(shù)字化辦公報(bào)告 ● 測(cè)量與評(píng)價(jià) ● 方針政策 ● 信息管理成熟度管理

（本文根據(jù)Netjms.com的文章進(jìn)行了編輯整理）

責(zé)任編輯：周穎endprint