探析實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的措施

宋淑芹

摘 要：近幾年來，醫(yī)院檔案信息資源為醫(yī)生及病者提供了大量可使用信息，其作用也越來越受到重視。隨著知識經(jīng)濟(jì)的提出和現(xiàn)代信息化的推進(jìn)，作為傳統(tǒng)文獻(xiàn)領(lǐng)域的醫(yī)院檔案管理工作者也面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文以醫(yī)院檔案管理信息化為中心話題，通過分析醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，探討了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的意義及措施，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理水平提高。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化；措施

醫(yī)院檔案大部分是對醫(yī)院的內(nèi)部人員提供的，例如設(shè)備檔案會在日常的設(shè)備修理和維護(hù)工作中發(fā)揮作用，基礎(chǔ)建設(shè)檔案主要包含了醫(yī)院的內(nèi)部裝修、改擴(kuò)建工程的詳細(xì)情況，醫(yī)療管理類檔案主要對醫(yī)院內(nèi)部人員分配以及醫(yī)療事業(yè)管理方面進(jìn)行詳細(xì)的記載。它蘊(yùn)藏著豐富的信息資源，特別是醫(yī)院的檔案管理錯綜復(fù)雜，要提高管理水平，就需在創(chuàng)新上下功夫。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

檔案作為紀(jì)實(shí)的資料，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。這些文書檔案都會由不同的人員進(jìn)行翻閱。科室主要是查詢自己過去的工作量以及收入情況，這些檔案可以為他們?nèi)蘸蟮墓ぷ魈峁┙?jīng)驗(yàn)，為以后的增收拓寬思路。只有將這些檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價值，滿足工作人員對檔案信息的需求。目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在醫(yī)院仍占主導(dǎo)地位，醫(yī)院檔案在管理手段上仍處于手工操作；在檔案收集整理上不及時不規(guī)范；在檔案管理人員上存在對檔案業(yè)務(wù)不熟悉，操作不熟練，管理不到位等問題，致使檔案不能適應(yīng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展需要，各醫(yī)院的檔案利用率仍很低?，F(xiàn)階段，在計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)的發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理必須以新時期高度發(fā)展的電子科技為依托，增加一些現(xiàn)代化的管理設(shè)備，以及現(xiàn)代化的管理軟件，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理。因此我們需要采取新的管理方式來整理檔案，改變被動的現(xiàn)狀，利用信息化管理，這樣才能夠在日后的工作中方便錄入、查閱。

2 醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

信息化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息，方便了醫(yī)院工作人員的錄入和查閱。隨著科技的發(fā)展進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理工作也需要不斷地勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段、吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，創(chuàng)新管理、樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念意識，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，以全面、真實(shí)地反映醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r成果，從而促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化。當(dāng)前，由于很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，不能充分認(rèn)識到檔案管理信息化對醫(yī)院發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，一是為醫(yī)院管理人員及時了解整體經(jīng)營狀況提供準(zhǔn)確依據(jù)；二有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)知醫(yī)院成果，為醫(yī)院與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)，將檔案的管理成果同醫(yī)院的管理結(jié)合在一起，從而決定了資源配置的取向和模式，對不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，加強(qiáng)了醫(yī)院對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、提升醫(yī)院在同行業(yè)競爭力具有重要意義。

3 檔案管理信息化創(chuàng)新措施

由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺，從而提高醫(yī)院的綜合運(yùn)作能力，作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設(shè)推動科技檔案管理工作，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化。

1、管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者更新觀念，改變過去盲目追求、封閉自導(dǎo)的狀態(tài)，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標(biāo)。

2、管理內(nèi)容創(chuàng)新。對醫(yī)院所有文獻(xiàn)資源，如：基建檔案、照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案，結(jié)合實(shí)際情況有目的、有重點(diǎn)、有計劃地采集，并對檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

3、管理方式創(chuàng)新。隨著時代的發(fā)展，檔案管理主要應(yīng)看檔案對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理，要最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與利用。

4、人才資源創(chuàng)新。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案管理之中，人才檔案管理是新時代的新產(chǎn)物，加強(qiáng)知識管理的核心是以人為本管理。要提高檔案管理員學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，以保證專業(yè)知識的更新和擴(kuò)充，醫(yī)院人才隊(duì)伍的檔案集中管理有利于實(shí)現(xiàn)人才檔案信息現(xiàn)代化，科學(xué)化，和規(guī)范化，發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。因此，應(yīng)建立檔案管理人才競爭機(jī)制，鼓勵管理人員輪崗，帶動知識的流動，在工作中學(xué)習(xí)、成長，不斷把醫(yī)院檔案工作推向新層次、新臺階。如鼓勵管理人員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)計算機(jī)課程培訓(xùn)、相關(guān)檔案文件等。

5、手段創(chuàng)新。長期以來，醫(yī)院檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴(yán)重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，主動地把檔案工作重點(diǎn)與醫(yī)院中心工作結(jié)合起來，使醫(yī)院檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)化。

6、實(shí)踐創(chuàng)新。加強(qiáng)信息資源建設(shè)，開展資源整合，提高檔案利用率。強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時購買檔案管理軟件，擴(kuò)大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。

4 結(jié)語

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化可以不斷地提升醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的價值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]盧慧軍.淺談數(shù)字化時代檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].寧波廣播電視大學(xué)學(xué)報，2007.3

[2]李曉霞. 檔案管理創(chuàng)新的意義[J]. 蘭臺世界，2012endprint