探討如何做好財務檔案管理工作

摘 要：隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國出現(xiàn)了越來越多的企、事業(yè)單位。為了進一步促進企事業(yè)單位的發(fā)展就必須重視對單位財務檔案的管理。文章旨在通過研究現(xiàn)今社會單位里財務檔案管理情況和管理過程中的漏洞，探討構建完善財務檔案管理體制的最佳方案。這個方案就是：第一，思想上將財務檔案的管理工作放在第一位；第二，建立完善相關管理機構；第三，改革并完善其管理形式；第四，適時進行職業(yè)訓練，培養(yǎng)高素質(zhì)高能力管理人才。

關鍵詞：檔案；體制；建議；管理

我們把機關及企、事業(yè)單位在相關經(jīng)濟活動里關于單位財務的第一手記錄資料稱為財務檔案。財務檔案是企事業(yè)單位對其經(jīng)濟活動進行分析的最直觀證據(jù)。它直接反映出本單位的發(fā)展歷程，也對其未來方向有著深刻指導意義。由于財務檔案可以直觀的表現(xiàn)出本單位的經(jīng)濟往來，對單位發(fā)展意義重大，因此，相關工作人員便越來越看重檔案的管理和應用工作。但是，我們將財務檔案的管理工作是介于單位經(jīng)濟交流與單純檔案管理工作之間的中間性工作，這就意味著單位財務檔案的管理必然會是一個復雜而艱難的過程。

1 我國財務檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 財務檔案管理人員權責界限模糊

筆者經(jīng)過長時間對實際活動的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在很多企事業(yè)單位中都出現(xiàn)了財務檔案管理人員權責界限模糊的情況。正如前文所說，財務檔案管理具有中間性的特點，處于檔案機構與財務機構之間，這就要求單位必須加強部門之間的交流協(xié)調(diào)工作。正是因為它沒有得到足夠的關注度，才促使單位部門紛紛忽略這個工作，胡亂將檔案放置在角落，更有甚者，干脆將檔案隨意丟掉或者賣掉，完全不能發(fā)揮其應有的作用。

1.2 穩(wěn)步改進整理財務檔案的方法

其實在單位經(jīng)濟活動里出現(xiàn)的很多實物材料如賬本、報表、憑證等，都是會經(jīng)過完備的流水加工形成的。而正是在這一過程之后的歸放程序中，往往不能及時依據(jù)正確方式進行歸檔存放，如果放置在了錯誤的位置，就會減緩工作人員的查找速度，給檔案工作者帶來不必要的麻煩。

1.3 相關管理機構都不完善

只有在不斷的實踐里才可以獲得真理，通過筆者對我國企事業(yè)單位的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有相當一部分單位的財務檔案管理機構都未對檔案的歸檔、分批和應用做出系統(tǒng)的、明確的規(guī)定。其中竟然有很大一批完全不知曉檔案學基本常識的工作者，他們分類檔案的唯一標準就是自己的第六感，并且認為已經(jīng)使用過一次的檔案就失去了應用的意義。這就是導致很多單位在即使日常簡單工作都出現(xiàn)巨大損耗，投入人力物力充足卻不能實現(xiàn)高效益的重要原因，也是財務檔案管理體制改革中的最大阻力。

1.4 財務檔案管理工作者職業(yè)素質(zhì)較低

在許多單位里，財務檔案的管理工作都是由后勤保障處人員完成的。他們幾乎連財務檔案管理工作中最基本的歸檔常識都沒有，更別說為使用者提供專業(yè)的服務了。

2 如何改善單位財務檔案的管理工作

2.1 思想上將財務檔案的管理工作放在第一位

各單位必須重視相關工作人員管理財務檔案意識的強化，尤其是做好舊檔案的保存工作。上到單位高層領導，下到實際歸理財務檔案的工作人員，都必須將保存舊檔案的工作作為重中之重，提升相關工作人員的專業(yè)化水平和業(yè)務素養(yǎng)。使財務檔案管理人員切實了解到管理好財務檔案所帶來的好處，促進單位的長足發(fā)展、加強單位文化氛圍、實現(xiàn)單位核心力量的聚合。只有當員工們將管理檔案放在首要地位時才能讓單位領導團體也意識到管理財務檔案的意義所在。一旦領導團體開始重視財務檔案的管理就能繼而領導其下層員工一起將管理財務檔案機構列入單位體系之中。而另一方面，相關工作者也必須時刻跟隨現(xiàn)代化前進的腳步保持思想的先進性不斷強化管理思維，把對財務檔案的管理完善到既會最大限度保留單位經(jīng)濟交往活動的數(shù)據(jù)又能方便相關人員對整個單位的財務核實的程度。財務檔案可以說是反映本單位財務狀況的現(xiàn)實依據(jù)，檢測部門可以通過對其的審查來俘獲情報，進而監(jiān)督單位的經(jīng)濟活動。

2.2 建立完善相關管理機構

建立完善財務檔案管理機構必須嚴格依照《檔案法》與《會計法》等相關法律，切實做到管理體制有法可依。另一方面還要依據(jù)本單位現(xiàn)狀設立目標，將財務檔案管理計劃放置在整單位發(fā)展宏偉藍圖的大背景下。與財務檔案管理有關的一些條款也需要不斷改進，如《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案查閱制度》、《財務檔案歸檔制度》等。只有建立并完善了相關的管理機構才能實現(xiàn)對單位財務檔案的完美規(guī)整和重復使用。

2.3 改革并完善其管理方式

隨著時代的發(fā)展，中國的文化軟實力和經(jīng)濟實力等都得到了大幅提高。未來這一趨勢也不會發(fā)生改變，世界開始關注一國的戰(zhàn)略及文化建設，這也對新時代財務檔案的管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。為了迎接這一挑戰(zhàn)，我國必須注重對其管理方式的改革。第一，積極更新管理技術水平，擺脫從前落后的手工歸理、搜索技術，建立財務檔案的管理平臺，用網(wǎng)絡進行交流。這一技術的轉(zhuǎn)變會大大提高相關工作人員的效率，更大實現(xiàn)檔案意義，促進單位財務狀況的公開化。第二，積極引進他國先進的管理體制，取其精華，去其糟粕，借鑒他國管理體制中好的制度來完善我國財務檔案的管理方式。

2.4 適時進行職業(yè)訓練，培養(yǎng)高素質(zhì)高能力管理人才

同時具備檔案管理就業(yè)資格與財務管理就業(yè)資格的工作人員是保證單位財務檔案管理完美完成的保障。為了實現(xiàn)對財務檔案最大程度的利用，就必須加大對工作人員的培訓力度。只有當從業(yè)人員不斷接受職業(yè)訓練時，才能保證其思想與技能跟得上時代的腳步。

3 未來的財務檔案管理工作

自從進入網(wǎng)絡時代后，人們開始不斷關注社會政治，這一注意力的提高很大程度上加大了社會政治生活的公共程度。因此，各單位機關的財務檔案不再是機密文件，它需要對大眾公開，讓人民大眾與相關部門進行核對。這對我國來說不但是社會體制的完善，也是財務與檔案管理制度的完善。我們必須跟隨這個趨勢，實現(xiàn)單位財務檔案的透明化、公眾化和網(wǎng)絡化，促進整個社會經(jīng)濟的進步。

綜上所述，我國仍處于社會主義建設時期，很多體制都并不健全，財務檔案的管理亦是如此。在經(jīng)過漫長的時間檢驗后財務檔案管理體制暴露出了許多隱藏的漏洞。因此完善財務檔案管理體制就意味著對這些漏洞的修復，這樣不但可以促進各單位對其內(nèi)部財務檔案的歸納與利用，還能實現(xiàn)財務工作的透明化、公眾化和網(wǎng)絡化，對于相關部門的監(jiān)督甚至是單位未來的發(fā)展來說都有著重大的意義。

參考文獻

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[3]孫濤；電算化財務檔案管理研究[D]；黑龍江大學；2011年

作者簡介

張海艷（1975-），女，吉林遼源，本科，助理館員；研究方向：檔案專業(yè)。