試論加強(qiáng)疾控中心檔案管理的方法和注意事項(xiàng)

文/青海省疾病預(yù)防控制中心 張琳

在整個(gè)疾控中心的發(fā)展過(guò)程中，檔案資料的管理具有非常重要的作用。只有強(qiáng)化疾控中心檔案管理工作，才能夠確保疾控中心各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作順利開展。因此，在疾控中心的日常管理過(guò)程中，必須加強(qiáng)疾控中心的病歷、設(shè)備以及人事等方面的檔案管理工作，認(rèn)真把握各項(xiàng)注意事項(xiàng)。

一、疾控中心檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理內(nèi)容容易出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象

在我國(guó)疾控中心的檔案管理過(guò)程中，檔案資料容易出現(xiàn)缺失，甚至有時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)造假的現(xiàn)象，這些問(wèn)題都嚴(yán)重降低了疾控中心檔案管理資料的真實(shí)度。造成這種現(xiàn)象的主要原因包括:一是當(dāng)前大部分疾控中心在發(fā)展的過(guò)程中，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而在設(shè)備、技術(shù)方面的投入較少，這樣便導(dǎo)致管理工作人員在搜集檔案信息時(shí)，無(wú)法確保各類信息的準(zhǔn)確性，甚至當(dāng)工作人員在整理資料的過(guò)程中，便很容易造成檔案資料出現(xiàn)失真的現(xiàn)象，進(jìn)而對(duì)以后利用檔案資料埋下隱患；二是當(dāng)前疾控中心檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，整理檔案資料的能力欠缺，不容易發(fā)現(xiàn)一些造假的問(wèn)題，這樣便導(dǎo)致很多虛假的信息進(jìn)入到疾控中心的檔案中，造成了疾控中心檔案管理信息失去了可信度。

（二）檔案管理的模式方法較為落后

在當(dāng)前社會(huì)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，一部分疾控中心的檔案管理仍然采用的是以前傳統(tǒng)的管理方法和模式。傳統(tǒng)的管理模式在日常管理過(guò)程中，對(duì)各類資料的分類、整理和布局上都存在著一些問(wèn)題，無(wú)法較好地適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的醫(yī)療環(huán)境和社會(huì)形勢(shì)。更重要的是在當(dāng)前疾控中心的管理過(guò)程中，大多數(shù)資料的管理都是以靜態(tài)的形式為主，缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，這樣便不利于疾控中心檔案朝著信息化的方向發(fā)展。

（三）檔案的更新速度和利用效率低

在整個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)的發(fā)展過(guò)程中，由于疾控中心并不是一線的醫(yī)療陣地，這樣便造成相關(guān)檔案管理人員在日常工作中沒(méi)有及時(shí)更新疾病的發(fā)病情況。更重要的是由于當(dāng)前疾控中心對(duì)檔案資料的利用效率較低，大部分工作人員并不關(guān)心檔案資料的整理。這樣的現(xiàn)象便造成疾控中心工作人員在遇到新病情的時(shí)候，無(wú)法快速采取有效的措施進(jìn)行治療。

二、強(qiáng)化疾控中心檔案管理的注意事項(xiàng)

（一）注意轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

在疾控中心快速發(fā)展的背景下，檔案管理工作人員必須認(rèn)識(shí)到當(dāng)前的形勢(shì)，不斷改變傳統(tǒng)的管理模式，努力打破以前重視檔案資料管理，忽視檔案資料應(yīng)用的管理現(xiàn)狀。作為疾控中心檔案工作人員，在日常工作中，應(yīng)該切實(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，由被動(dòng)的服務(wù)形式轉(zhuǎn)變成主動(dòng)的服務(wù)形式，有效提高疾控中心領(lǐng)導(dǎo)人的重視，努力為疾控中心工作人員查找檔案資料提供方便，充分發(fā)揮疾控中心檔案資料的功能性作用。

增強(qiáng)疾控中心檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)。在疾控中心的檔案管理過(guò)程中，服務(wù)是檔案資料管理的一項(xiàng)基本屬性，在檔案管理工作中占有非常重要的地位。因此，當(dāng)前疾控中心領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該重視檔案資料的利用，認(rèn)真指導(dǎo)檔案管理工作人員做好服務(wù)工作。當(dāng)遇到一些特殊的病情時(shí)，檔案資料便可以為其提供重要的信息支持，充分發(fā)揮自身的價(jià)值，因此，在疾控中心的檔案管理過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該不斷強(qiáng)化檔案資料的開發(fā)利用，尤其是在新時(shí)期快速發(fā)展的社會(huì)背景下，更需要加強(qiáng)疾控中心的檔案資料的管理，最大限度的發(fā)揮檔案資源的作用，有效促進(jìn)疾控中心的管理水平，從而確保疾控中心各項(xiàng)疾病控制工作順利開展。

（二）注意疾控中心檔案管理的基礎(chǔ)工作，大力推行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制

在當(dāng)前疾控中心的檔案管理中，其基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容主要包括制度規(guī)范、管理設(shè)備設(shè)施、組織機(jī)構(gòu)等。在疾控中心的檔案資料管理中，要堅(jiān)持實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，將各項(xiàng)責(zé)任落到實(shí)處，對(duì)一些基礎(chǔ)性的工作進(jìn)行有效管理。更重要的還應(yīng)該提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力，定期組織工作人員參加培訓(xùn)工作，不斷提高管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平，從而確保疾控中心檔案管理工作順利開展。

（三）注意創(chuàng)新檔案管理模式，確保檔案中心信息的嚴(yán)密性

在疾控中心的檔案管理中，其中心檔案資料主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:疾控中心的發(fā)展業(yè)務(wù)、醫(yī)用機(jī)械設(shè)備、疾控中心財(cái)務(wù)、檢驗(yàn)設(shè)施和影像。在疾控中心的檔案管理中，一般應(yīng)用較多的管理模式就是采用科室以及中心檔案管理室兩種管理模式。但是由于疾控中心的檔案管理受到傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響較深，在模式和方法的應(yīng)用上比較僵硬。因此，在疾控中心的檔案管理過(guò)程中，一定要充分認(rèn)識(shí)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢(shì)，不斷創(chuàng)新管理模式，強(qiáng)化改革力度，提高疾控中心各個(gè)部門的資源共享程度。只有這樣才能夠確保疾控中心檔案資料管理工作的嚴(yán)密性，從而不斷提高疾控中心檔案管理的質(zhì)量和水平。

（四）注意檔案管理的信息化建設(shè)，有效構(gòu)建科學(xué)合理的管理體系

隨著現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展，疾控中心在加強(qiáng)檔案資料的管理時(shí)必須加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的建設(shè)，從而構(gòu)建科學(xué)合理的現(xiàn)代化檔案信息管理體系，實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案信息管理工作的自動(dòng)化，不斷加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)電子資料和相關(guān)設(shè)備的控制，進(jìn)而有效提高疾控中心檔案管理工作的水平。