高校科研檔案管理芻議

文/塔里木大學(xué)檔案館 韓建華

隨著我國高?？蒲兴降牟粩嗵嵘蒲心芰σ苍谥饾u增強(qiáng)，越來越多的科研成果和科研數(shù)量對科研檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。目前各地高校普遍表示傳統(tǒng)管理模式無法適應(yīng)當(dāng)前科研工作需求的問題。對此本文將進(jìn)行分析。

一、高?？蒲袡n案的涵義

高?？蒲袡n案一般是指通過高校的科學(xué)研究或管理實(shí)踐工作得到的一些文字或圖像資料，這些資料具有一定的保存價值，因此應(yīng)當(dāng)進(jìn)行集中的管理。早在1962年我國國務(wù)院就出臺了相應(yīng)的文件對科學(xué)技術(shù)檔案的重要性進(jìn)行了詮釋，并對其基礎(chǔ)性作用進(jìn)行了歸納?？蒲袡n案對各地高校的科學(xué)研究具有重要意義，能夠幫助后人在前人的基礎(chǔ)上進(jìn)行深入探究，并為研究過程提供很大的便利。因此，從科學(xué)研究的持續(xù)性和連貫性角度講，科研檔案是必不可少的。

二、高?？蒲袡n案管理的現(xiàn)狀

從當(dāng)前我國各地的高校科研檔案管理情況來看，大部分高校依然延用了以往的手工錄入方式，僅將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為輔助處理方法，在信息采集中需要投入較高的人力勞動水平。

部分院校目前正在組建自己的科研檔案管理平臺，通過自主研發(fā)或購買相應(yīng)的軟件管理系統(tǒng)再進(jìn)行具體情況的修改，以便適應(yīng)學(xué)校的具體需求。盡管當(dāng)前的管理模式已經(jīng)對傳統(tǒng)的管理方法和效率有了很大的提升，但是依然不能實(shí)現(xiàn)成果的共享和公開化管理，很多檔案對紙質(zhì)存儲的依賴依然存在。

三、高校科研成果檔案管理中存在的問題

（一）對科研檔案管理的重要性認(rèn)識不足

目前，依然存在部分高校對科研檔案管理認(rèn)知不足，缺乏重視。這些高校由于綜合實(shí)力和科研水平相對不高，對科研成果的關(guān)注和重視程度也就相應(yīng)不足，從而管理過程依然停留在原始的登記和保存的模式中。很多高校在進(jìn)行管理時都存在重視收藏而忽視使用的問題，對既有的科研檔案盡管收藏工作做的很到位，但是很少拿出來使用和進(jìn)一步研究，從而導(dǎo)致科研檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。一些檔案管理人員在進(jìn)行工作時錯誤的將檔案管理工作理解為收藏工作，在工作過程中缺少活力和動力。

（二）經(jīng)費(fèi)投入不足

部分高校對于科研檔案管理工作的資金投入不足，導(dǎo)致一些科研成果缺乏保存的空間，在進(jìn)行檔案管理時無法細(xì)化，歸檔工作受到影響。經(jīng)費(fèi)投入的不足也會影響檔案保存過程中的完整性。很多課題成果的保存只有課題的結(jié)果和立項(xiàng)文件，而研究中的過程文件無法同時進(jìn)行保存，如此一來很容易造成科研成果的丟失。同時，經(jīng)費(fèi)的不足使得管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)行緩慢，效率化的程度不高，資源共享性能差。

（三）科研檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)相對較低

很多高校目前在重視度和投入程度的影響下，對科研檔案的管理人員要求較低，準(zhǔn)入門檻沒有明確的設(shè)置，缺少專業(yè)人員的理論指導(dǎo)和技術(shù)支持，造成從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍跟不上的問題。甚至有些從業(yè)人員是其他專業(yè)畢業(yè)的人員，在對檔案管理工作完全不了解的情況下進(jìn)行該項(xiàng)工作，工作過程難免不熟練和不規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致工作疏漏的增加。

四、提高科研檔案管理水平的策略

（一）嚴(yán)格遵守科研檔案管理要求

目前，我國已經(jīng)對科研檔案的管理工作提出了明確的要求，各地高校應(yīng)當(dāng)在國家的號召之下嚴(yán)格遵守國家的有關(guān)規(guī)定，將檔案管理工作融入到高校的管理制度當(dāng)中，切實(shí)做好相應(yīng)的工作，保證科研檔案管理的順利和有序。具體來說，科研檔案管理工作要遵循四同步的原則，即“下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步;檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步;驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步;上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具課題歸檔情況證明材料同步?！?/p>

（二）科學(xué)合理利用科研管理系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)成果數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，只有實(shí)現(xiàn)了科研成果的數(shù)字化，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)科研成果的網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其共享功能。需要地方高校加大對科研檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，在場地、辦公設(shè)備和人員配備上給予保證。與此同時，加強(qiáng)對科研管理人員以及檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以便更好地為科研工作服務(wù)。

五、結(jié)語

科研檔案的管理工作對每一所高校的發(fā)展都至關(guān)重要，應(yīng)當(dāng)給予充分的重視和適當(dāng)?shù)耐度?，在配備足夠人才的情況下加強(qiáng)相應(yīng)的管理，從而提升高校的科研檔案管理水平和學(xué)校的整體綜合實(shí)力。

[1]陳莉.淺析高?？蒲袡n案數(shù)字化建設(shè)中的問題及對策[J].中國管理信息化,2012(10).

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