做好醫(yī)院科研檔案管理的措施

文/遂寧市中心醫(yī)院行政辦公室 梁紅梅 王曉紅 劉成

一、醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院科研人員缺乏檔案管理意識

造成醫(yī)院科研人員檔案管理意識缺乏的原因主要有兩個方面：第一，在醫(yī)院管理中沒有檔案制度來約束醫(yī)院相關(guān)人員進(jìn)行科研資料的管理；第二，醫(yī)院部分科研人員受到市場經(jīng)濟(jì)的誘惑，對醫(yī)院科研事業(yè)的認(rèn)識不夠深刻，甚至有部分科研人員將自己研究出來的成果自己保管，這樣他認(rèn)為使用起來也方便。

（二）醫(yī)院的科研檔案管理內(nèi)容不夠詳實

目前，有很多醫(yī)院在進(jìn)行科研檔案管理時沒有對檔案進(jìn)行分類，而是混亂的保存在一起。而進(jìn)行檔案管理的目的就是將這些檔案進(jìn)行清楚的分類保存，以便日后使用時能夠方便查找，而現(xiàn)在醫(yī)院的這種單純的保管形式，失去了醫(yī)院科研資料的管理意義。另外，有部分醫(yī)院對于科研資料的管理只是做表面工作，其科研資料的整理做不到詳細(xì)完整。

（三）缺乏健全的檔案管理機制

醫(yī)院的主要任務(wù)是救死扶傷，因此醫(yī)院的管理制度都是一些關(guān)于醫(yī)療救護(hù)方面的內(nèi)容，而沒有相關(guān)的科研檔案管理制度和監(jiān)督機構(gòu)，對醫(yī)護(hù)人員的考核中也極少有醫(yī)院檔案管理這一項。另外，在醫(yī)院的常規(guī)計劃中也忽略了對檔案管理這一工作的規(guī)劃，這樣便是從根本上對科研檔案管理工作不重視。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

目前在很多醫(yī)院都未對檔案管理的重要性進(jìn)行明確，只是簡單的認(rèn)為檔案管理就是檔案保存，因此在進(jìn)行檔案管理時對于檔案管理人員的素質(zhì)要求也不高。醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理人員的知識面不廣，特別是外語水平較低，且不具有專業(yè)的檔案管理知識和技能，醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低也是阻礙醫(yī)院檔案事業(yè)正常發(fā)展的原因之一。

（五）檔案管理手段落后

醫(yī)院的科研檔案大多數(shù)還都是紙質(zhì)材料，而采用電子形式保存的檔案很少，這樣便不能有效的利用醫(yī)院的科研檔案材料，對于醫(yī)院完成的各項科研項目和科研成果不能及時記錄檔案并保存，即使是一些重大的科研項目和其成果材料也因為科研人員的種種原因而不能夠?qū)⑵浼皶r記錄檔案保存，可能會造成科研材料的丟失，還有部分科研項目在完成后提供的相關(guān)資料不完整。由于上述種種原因，在醫(yī)院的檔案管理中普遍存在一般技術(shù)性材料較多，關(guān)鍵性技術(shù)材料相對較少，工藝技術(shù)材料較少，以電子形式保存的檔案較少。這樣都給科研檔案的收集、管理和開發(fā)利用產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

二、做好醫(yī)院科研檔案管理的措施

（一）科研人員要加強科研資料歸檔的意識

檔案意識是人們對于檔案的科學(xué)認(rèn)識和對于檔案部門的信任度。因此，在日常工作中檔案管理部門要為醫(yī)院的科研人員提供全面的參考資料，同時讓科研人員認(rèn)識到進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化的檔案管理能夠給檔案管理工作以及科研人員的工作提供很大的方面。

（二）健全的醫(yī)院科研檔案的管理制度

健全的檔案管理制度能夠嚴(yán)格的約束檔案管理工作，才能夠保證檔案管理的規(guī)范化，以發(fā)揮科研檔案的最大效用。在制定醫(yī)院科研檔案時要結(jié)合醫(yī)院的實際情況，在檔案管理制度中對相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行明確以及完善相關(guān)的檔案借閱保密制度等。此外，醫(yī)院還要制定相關(guān)的檔案管理獎懲制度，以加強檔案管理人員的責(zé)任心和制度執(zhí)行的有效性。

（三）對醫(yī)院科研檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確

在以往的檔案管理中，檔案管理人員都反映檔案歸檔不明確這一問題，這一問題導(dǎo)致管理人員在管理檔案時不能夠按照檔案的重要性進(jìn)行分類保存。若是對醫(yī)院的檔案范圍進(jìn)行規(guī)定后，檔案管理人員就能夠?qū)n案進(jìn)行分類管理，在管理中發(fā)現(xiàn)不齊全的檔案就進(jìn)行重新收集，對于不符合歸檔要求的檔案退至相關(guān)部門進(jìn)行修改后再進(jìn)行歸檔，這樣保證了醫(yī)院科研檔案的規(guī)范化管理。

（四）改進(jìn)科研檔案的管理手段

現(xiàn)在是信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到各個領(lǐng)域中，在醫(yī)院科研檔案管理中也應(yīng)引用信息化管理手段。以前使用的人工收集和整理，造成人工和時間的浪費，若是采用信息化管理和手段不僅消除了這種浪費，還能夠提高檔案管理的工作效率和管理水平。因此，在醫(yī)院的檔案管理中可以配置相應(yīng)的信息化檢索系統(tǒng)，同時在配置一些掃描儀之類的輔助設(shè)備來提高檔案管理的效率。另外，在一些實力較強，設(shè)施配備齊全的醫(yī)院還可以進(jìn)行局部網(wǎng)來加強各科室或是各分院之間的交流合作。

三、結(jié)束語

醫(yī)院科研資料的管理是醫(yī)院綜合管理中的重要組成部分，對醫(yī)院的整體規(guī)劃和醫(yī)院的科研情況起著重要的作用。目前醫(yī)療行業(yè)正處于改革的關(guān)鍵時期，為順應(yīng)醫(yī)院的改革，滿足醫(yī)院建設(shè)的需求，需要加強檔案管理工作。因此，在上文中我們對醫(yī)院的科研檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了優(yōu)化科研檔案管理的措施，以促進(jìn)醫(yī)院管理工作的順利進(jìn)行。

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