高校檔案工作信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)及完善措施

文/烏蘭察布醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 李娟

21世紀(jì)，伴隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，高校檔案工作的信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的必然走向。高校檔案工作是學(xué)校管理工作中的關(guān)鍵，我們應(yīng)該把檔案管理工作從傳統(tǒng)、封閉模式中迅速轉(zhuǎn)型，將它變成適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的信息化模式。為使高校檔案工作更好發(fā)展，明確當(dāng)前高校檔案管理工作的挑戰(zhàn)并提出合理的措施是非常必要的。

一、高校檔案工作信息化建設(shè)概述

（一）高校檔案工作信息化建設(shè)定義

高校檔案工作信息化建設(shè)是指在高校檔案管理工作中，堅(jiān)持現(xiàn)代管理學(xué)理念，通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等手段，以檔案工作為基礎(chǔ)，借鑒檔案管理學(xué)最新理論，將高校各部門工作過程收集起來的信息資源完全挖掘出來，使之變成能為各部門所用的信息化產(chǎn)品，并借此來實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的共同享用。

（二）高校檔案工作信息化建設(shè)的意義

1.高校檔案工作信息化建設(shè)能提升高校檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作模式已經(jīng)被時(shí)代遠(yuǎn)遠(yuǎn)地甩在了身后，傳統(tǒng)模式的檢索效率較低，檢索資源不全，不能滿足學(xué)校和社會(huì)對(duì)信息精準(zhǔn)、有效地方面的要求，然而檔案工作的信息化大大提升了信息管理工作的效率。

2.高校檔案工作信息化建設(shè)更加便于檔案服務(wù)于社會(huì)、高校。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，信息檢索者通常檢索信息的途徑是比較復(fù)雜的，而高校檔案工作的信息化實(shí)現(xiàn)了信息檢索者占用最短的時(shí)間，以最方便的方式檢索信息。

3.高校檔案工作信息化建設(shè)是高校迅速發(fā)展壯大的必然通道。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校在教學(xué)和管理方面的工作也在不斷增強(qiáng)，而高校檔案管理工作在某種程度上約束著高校的管理和教學(xué)工作。加快高校檔案工作信息化建設(shè)腳步是緊跟時(shí)代發(fā)展列車的必然要求。

二、高校檔案工作信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的信息化建設(shè)不但能夠提高我國的檔案管理工作，也是當(dāng)代社會(huì)檔案管理事業(yè)發(fā)展的直通車。但是由于檔案管理人員隊(duì)伍的復(fù)雜和對(duì)檔案信息化建設(shè)了解不夠，在一定程度上束縛了高校檔案工作信息化建設(shè)。

（一）高校檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠

檔案管理工作人員主要由長期從事檔案工作的人員和年輕的檔案工作管理人員這兩部分構(gòu)成。長期從事檔案工作的人員他們已經(jīng)將紙質(zhì)檔案的管理原則、理論、方法和技術(shù)熟記于心，紙質(zhì)檔案與檔案工作的信息化相比，這些人更傾向于手工的管理模式，借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化檔案管理接受起來比較困難。年輕的檔案工作管理人員雖然他們掌握了一定的信息化技術(shù)和管理，但是對(duì)于真實(shí)工作中的信息化管理，他們做起來是有一定的難度的。

（二）高校檔案信息化建設(shè)投入不足

這里的投入是指資金和設(shè)備技術(shù)的投入，有些高校中的領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作單純的理解為是保管材料，為檔案檢索者提供某些材料，進(jìn)而導(dǎo)致他們在檔案工作信息化建設(shè)中投入不足，這使得檔案管理部門無法正常進(jìn)行檔案工作信息化建設(shè)。

（三）高校檔案工作信息化建設(shè)保密性不夠

目前，涵蓋國家秘密、商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私和其它不能公開信息的檔案僅僅通過技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行保密，然而單純依靠設(shè)置復(fù)雜密碼和防火墻不是足夠安全的，因?yàn)樵跈n案信息化建設(shè)過程中會(huì)出現(xiàn)黑客攻擊、木馬植入、信息被盜等泄密情況。

三、完善檔案工作信息化建設(shè)措施

（一）全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

人是檔案工作信息化建設(shè)的實(shí)施者，檔案管理人員的表現(xiàn)直接影響著高校檔案工作信息化建設(shè)的進(jìn)度。因此一個(gè)合格的檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)。我國目前已經(jīng)形成了一個(gè)以中高等教育、在職人員教育與崗位培訓(xùn)的相融合的檔案教育結(jié)構(gòu)，這為培養(yǎng)檔案管理人員提供了平臺(tái)，檔案管理工作人員要珍惜這個(gè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，增加自己的理論知識(shí)量的同時(shí)提高自身素質(zhì)。

（二）加大在高校檔案工作信息化建設(shè)中的投入

高校在檔案工作中的投入是決定信息化建設(shè)進(jìn)程的主要因素，為有效解決這一因素，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在充分利用現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，引進(jìn)必要的設(shè)備和技術(shù)。

（三）加強(qiáng)檔案信息的保密安全工作

高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行館長負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)、庫房管理人負(fù)直接責(zé)任的保密管理體制，逐級(jí)負(fù)責(zé)。對(duì)于涉及到秘密的檔案信息要加強(qiáng)保護(hù)措施，不得隨意外泄。對(duì)于一些重要的機(jī)密檔案也可以紙質(zhì)形式進(jìn)行管理并且要保管妥當(dāng)。此外涉密計(jì)算機(jī)要做好內(nèi)外網(wǎng)分離，并建立、完善涉密網(wǎng)絡(luò)的保密管理制度。設(shè)立信息系統(tǒng)的防火墻、密碼訪問控制，不斷完善檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，確保檔案信息系統(tǒng)安全。

四、結(jié)語

隨著高校檔案管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，高校以及社會(huì)應(yīng)該加大在高校檔案信息化建設(shè)方面的投入，培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力較高的檔案管理工作人員，加強(qiáng)檔案信息的保密技術(shù)工作，逐漸完善高校檔案工作信息化建設(shè)進(jìn)程，近而使檔案工作更好的為學(xué)校、社會(huì)服務(wù)，提升高校檔案管理工作的進(jìn)程。

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