淺談電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理探究

文/江蘇省電力公司興化市供電公司 顧智純 蔡興海

電力企業(yè)，集知識型與技術(shù)型為一體，掌握著大量的科技資源與知識信息，應(yīng)該重視文書檔案管理工作的開展，切實提升電力企業(yè)文書檔案管理水平。緊隨新產(chǎn)生的檔案管理模式的腳步，電力企業(yè)檔案的管理模式也不斷豐富，深刻的影響了處理、分析工作，無論是技術(shù)水平還是實踐操作都推動了電力企業(yè)檔案管理工作的進步，企業(yè)必須加快企業(yè)文書檔案管理和信息化建設(shè)的緊密結(jié)合。

一、電力企業(yè)文書檔案管理工作的應(yīng)用現(xiàn)狀

如今在大部分電力企業(yè)中，文書檔案處理系統(tǒng)已經(jīng)初步建成，但就現(xiàn)狀來看，仍存在較多不足。

（一）檔案機構(gòu)設(shè)置不明確

在現(xiàn)在大多數(shù)的電力企業(yè)中，企業(yè)對檔案管理工作，只停留在人事管理方面，沒有進行良好的分工，檔案管理部門混亂，機構(gòu)設(shè)置不清晰，沒有專業(yè)的人員對文書檔案管理工作進行管理，不能做到“在其位，謀其政”。

（二）文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后，應(yīng)用軟件多且亂

電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的落后，企業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后，企業(yè)硬件的功能沒有得到充分發(fā)揮，檔案信息自動化系統(tǒng)仍還沒有完成由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡轉(zhuǎn)變，而要完成這一轉(zhuǎn)變，數(shù)據(jù)庫建設(shè)勢在必行。

（三）電力企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

從事電力企業(yè)文書檔案管理工作的人員不熟悉電算化環(huán)境，不精通信息技術(shù)，上崗前沒有經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練，不具備文書檔案管理工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識，尤其在基層單位，文書檔案制度不健全，從業(yè)人員對于資料的收集和存放不仔細，使得各種文檔的歸類不合格，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，無法保證資料的準(zhǔn)確性，降低了文書檔案的使用效率。

（四）國家電網(wǎng)協(xié)同辦公系統(tǒng)有待升級

由于國網(wǎng)新版協(xié)同辦公系統(tǒng)中檔案管理模塊的使用最頻繁，文書檔案在文件流轉(zhuǎn)完畢后，電子文件自動歸入整編庫，所以在實際操作中，在出現(xiàn)工作量增加的情況下，比如紙質(zhì)材料、電子材料均需組卷，需要保存在光盤等載體上，此時就容易出現(xiàn)不能直接導(dǎo)出的故障。

二、電力企業(yè)文書檔案管理工作的優(yōu)化方案

（一）提高電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展意識

領(lǐng)導(dǎo)首先要在態(tài)度上重視文書檔案管理的建設(shè)工作，認識到文書檔案的重要價值，積極參與科技檔案管理工作，加強對應(yīng)用相關(guān)檔案的電子計算機管理方法的管理，提高電子計算機管理水平；提升文書檔案管理工作在全部工作中的地位，提高全體檔案管理人員的工作積極性，為企業(yè)營造良好的文書檔案管理環(huán)境，高效利用文書檔案資料。

（二）加大電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的軟硬件投入

企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)者首先要提高自身的現(xiàn)代化意識管理水平，大力支持這一工作，想方設(shè)法加大資金投入，經(jīng)常詢問此項工作，定期聽取檔案工作匯報，了解現(xiàn)狀，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，積極解決遇到的困難和問題，應(yīng)用宏觀指導(dǎo)的總體思路，實現(xiàn)微觀動作上管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。要加大對軟硬件設(shè)施的投資，配備先進的計算機設(shè)備，加大對專業(yè)的文書檔案管理人才的培養(yǎng)和引進，建設(shè)現(xiàn)代化的計算機管理系統(tǒng)，引進現(xiàn)代化先進的管理手段，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便利，高效利用文書檔案資料。

（三）加強電力企業(yè)文書檔案管理隊伍建設(shè)

提高從業(yè)人員水平，對已經(jīng)上崗的工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熟練應(yīng)用計算機技術(shù)，充分掌握信息化文書檔案管理的知識技能，熟練運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，再招聘技術(shù)精進的高級人才。同時定期對文書檔案管理人員進行培訓(xùn)，讓他們與時俱進，掌握最前沿技術(shù)，促進管理模式的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新。最后加強檔案管理人員的現(xiàn)代意識和服務(wù)思想，開拓其創(chuàng)新意識，在實踐中建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀律嚴明、作風(fēng)過硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理隊伍，全面提高管理水平。

（四）加快電力企業(yè)文書檔案管理的現(xiàn)代化進程

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須實現(xiàn)電力企業(yè)文書檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。電力企業(yè)信息管理的延伸和發(fā)展就是知識性管理檔案，并且這個知識不是一般的知識，是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息，所以，滿足信息管理要求就要把信息與信息，信息與活動，信息與人連接起來，實現(xiàn)知識的共享和社會化。把檔案管理從信息管理深化為知識管理，實現(xiàn)文書檔案管理的自動化、信息化和現(xiàn)代化管理，提高信息資料資源的利用率。

三、結(jié)語

電力企業(yè)檔案是在企業(yè)的經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的，是企業(yè)經(jīng)濟活動的真實反映，對企業(yè)的現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律研究、日常經(jīng)營管理和戰(zhàn)略決策等都有重要的價值。只有充分認識到文書檔案的使用價值，實現(xiàn)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)水平，重視信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)文書檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，才能幫助企業(yè)實現(xiàn)完成由傳統(tǒng)的管理模式向先進的管理模式的轉(zhuǎn)變，促進電力企業(yè)文書檔案管理工作的完善，促進企業(yè)的發(fā)展。

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