淺談會(huì)計(jì)檔案的管理規(guī)范化

文/山西省長治市人口和家庭公共服務(wù)中心 崔彩萍

隨著檔案工作規(guī)范化和科學(xué)化的不斷深入，作為檔案工作重要組織部分的會(huì)計(jì)檔案也應(yīng)加強(qiáng)規(guī)范化管理。筆者根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和財(cái)政部、國家檔案局1999年1月1日頒布實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本人從事會(huì)計(jì)及會(huì)計(jì)檔案管理多年，并多次參加市里組織的有關(guān)會(huì)計(jì)檔案專項(xiàng)檢查，談一些在會(huì)計(jì)檔案管理中存在的主要問題和對(duì)策。

一、會(huì)計(jì)檔案的主要內(nèi)容、概念和會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的主要問題

（一）會(huì)計(jì)檔案的主要內(nèi)容

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的主要內(nèi)容包括：

1.會(huì)計(jì)憑證類的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、銀行存款對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和其他憑證。

2.會(huì)計(jì)賬簿類的總分類賬、明細(xì)分類賬、庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告類的月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.其他類的會(huì)計(jì)核算資料。如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保存清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件等均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。

（二）會(huì)計(jì)檔案的概念

會(huì)計(jì)檔案是由上述憑證、賬簿、報(bào)告、報(bào)表、移交及保管和銷毀清冊(cè)等專業(yè)材料，按照有關(guān)規(guī)定，通過檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)收集、整理、立卷、裝訂、歸檔并填寫有關(guān)卷皮、卷盒和目錄等轉(zhuǎn)化而成的。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是單位檔案工作的重要組成部分。

（三）會(huì)計(jì)檔案工作中存在的主要問題

根據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際。目前，會(huì)計(jì)檔案工作中存在的主要問題是：

1.會(huì)計(jì)檔案歸檔不及時(shí)。根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，本單位對(duì)應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。但在工作中，一些單位存在會(huì)計(jì)檔案多年存放在本單位財(cái)務(wù)科（室），不向本單位檔案室移交，有的甚至是由財(cái)會(huì)人員個(gè)人保管，一些財(cái)務(wù)人員把會(huì)計(jì)檔案當(dāng)成了自己的“私有財(cái)產(chǎn)”，會(huì)計(jì)檔案在一些單位和科（室）成為了神圣的、任何人不可接觸的神秘的東西，導(dǎo)致了一些單位檔案工作長期以來不能集中統(tǒng)一管理的局面。

2.會(huì)計(jì)檔案立卷不認(rèn)真。在檔案工作中，規(guī)范立卷是衡量檔案工作質(zhì)量好與差的主要標(biāo)準(zhǔn)。立卷就是將同一類型的文件材料，將他們之間的歷史聯(lián)系的文件材料組合過程。所以，在一些單位會(huì)計(jì)檔案立卷存在不認(rèn)真的現(xiàn)象。如：在記賬憑證中出現(xiàn)憑證日期先后顛倒；案卷內(nèi)金屬物未?。灰恍┎粦?yīng)歸檔的材料也放入其中等等。

3.會(huì)計(jì)檔案銷毀不嚴(yán)謹(jǐn)。根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。對(duì)定期保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在保管期滿后及時(shí)銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)按照有關(guān)程序和規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的銷毀。但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)一些單位在沒有申請(qǐng)報(bào)告、沒有制定銷毀清冊(cè)、領(lǐng)導(dǎo)沒有簽署意見、有關(guān)人員也沒有到場(chǎng)的情況下，將定期會(huì)計(jì)檔案自行銷毀的現(xiàn)象。

4.會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范。一些單位在會(huì)計(jì)檔案管理工作中嚴(yán)重存在不規(guī)范現(xiàn)象。一是整理立卷不及時(shí)。一些單位財(cái)務(wù)人員為了省事到年終時(shí)才要進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案整理工作，財(cái)會(huì)方面的文件資料隨處可見、隨處亂放。二是裝訂和填寫封面不規(guī)范。有的太厚，有的太薄，填寫封面時(shí)有的用圓珠筆和鉛筆等。三是由于不按規(guī)定及時(shí)歸檔，一些單位將會(huì)計(jì)檔案放在了編織袋和紙箱里。四是一些單位移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)沒有移交清冊(cè)，沒有交接人員簽字、蓋章，不履行有關(guān)交接手續(xù)。五是會(huì)計(jì)檔案和其他物品混放在一般庫房里，長期下去檔案資料會(huì)損失、丟棄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案不完整。

二、會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化的主要途徑或?qū)Σ?/h2>

檔案的最大價(jià)值在于提供利用，會(huì)計(jì)檔案也是如此。如何更規(guī)范地管理會(huì)計(jì)檔案，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要作用，其主要途徑或?qū)Σ呤牵?/p>

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化組織建設(shè)

會(huì)計(jì)檔案作為單位檔案工作的重要組成部分，首先，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，真正將會(huì)計(jì)檔案工作列入單位的重要議事日程。具體做到：單位應(yīng)確定一名分管領(lǐng)導(dǎo)，吸收所有科室負(fù)責(zé)人和檔案資料人員，建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，同時(shí)明確領(lǐng)導(dǎo)組工作職責(zé)和組成人員的具體工作任務(wù)，做到職責(zé)明確，任務(wù)明確。其次，要配備專職人員，開展日常工作。單位應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的工作量配備專（兼）檔案人員，開展經(jīng)常性的會(huì)計(jì)檔案管理工作，做到會(huì)計(jì)檔案隨時(shí)產(chǎn)生、隨時(shí)立卷、隨時(shí)裝訂、隨時(shí)歸檔，會(huì)計(jì)檔案不亂放、不積壓。再次，要完善制度，形成規(guī)范的管理機(jī)制。根據(jù)相關(guān)規(guī)定和工作需要，建立《會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度》《會(huì)計(jì)檔案保管制度》《會(huì)計(jì)檔案移交制度》《會(huì)計(jì)檔案查閱制度》《會(huì)計(jì)檔案銷毀制度》等。在此基礎(chǔ)上，還要建立和完善必要的檢索工具，如:會(huì)計(jì)檔案歸檔登記簿、會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案的分類目錄等等。最后，要加大經(jīng)費(fèi)投入，增加必要的設(shè)施設(shè)備。隨著會(huì)計(jì)工作的形勢(shì)需要，為切實(shí)規(guī)范單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)配備必要的會(huì)計(jì)檔案專業(yè)軟件、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)、會(huì)計(jì)檔案專用柜架等。

（二）加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化法制建設(shè)

一是根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定要求，廣泛宣傳有關(guān)檔案方面的知識(shí)，要更新觀念，嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)辦事。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作要堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”的原則，堅(jiān)決杜絕不歸檔行為和據(jù)為己有的現(xiàn)象發(fā)生。建立較完善的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化工作措施，落實(shí)工作責(zé)任。二是要加大檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的宣傳力度，切實(shí)做到單位領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)了解有關(guān)檔案知識(shí)，工作人員特別是檔案人員要熟知和掌握相關(guān)知識(shí)和要求，嚴(yán)格按規(guī)定辦事，真正做到在檔案工作中不違規(guī)違法，確保各類檔案的齊全、完整和安全。三是強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員要經(jīng)常參加當(dāng)?shù)貦n案部門組織的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，單位、部門和系統(tǒng)之間要經(jīng)常開展一些檔案管理方面的專門檢查和交流活動(dòng)，通過這些有益的工作進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案乃至整個(gè)檔案工作的管理水平。四是要利用本單位、本系統(tǒng)和本地區(qū)重大宣傳活動(dòng)的時(shí)機(jī)，大力開展檔案法律法規(guī)的宣傳，努力增強(qiáng)全民檔案意識(shí)和全社會(huì)檔案意識(shí)。

（三）加強(qiáng)管理，強(qiáng)化功能建設(shè)

隨著時(shí)代的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，定期將會(huì)計(jì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，建立備查登記簿。同時(shí)提供備份數(shù)據(jù)時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份信息，管理人員要掌握相關(guān)專業(yè)知識(shí)，必須對(duì)磁性介質(zhì)信息進(jìn)行定期檢查復(fù)制，以防止有關(guān)信息損壞和丟失，確保電子會(huì)計(jì)檔案的絕對(duì)安全。要通過建立電子會(huì)計(jì)檔案的各種管理功能，為更好更快地提供會(huì)計(jì)檔案信息，更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

總之，要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，組織領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵，經(jīng)費(fèi)投入是保障，宣傳培訓(xùn)是手段，強(qiáng)化管理是目的。