企業(yè)集團(tuán)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究

（長(zhǎng)沙理工大學(xué) 湖南長(zhǎng)沙410015）

一、企業(yè)集團(tuán)全面預(yù)算管理信息化存在的問題

一是信息及時(shí)反饋和溝通問題。目前某企業(yè)集團(tuán)仍采取按期拿出歷史數(shù)據(jù)開會(huì)商討的傳統(tǒng)方式，這種方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且還存在溝通不及時(shí)、解決問題滯后等問題，給公司造成不必要的損失。二是信息系統(tǒng)預(yù)算數(shù)據(jù)分析能力不足。該企業(yè)集團(tuán)利用EXCEL軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，EXCEL只能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總排序，并沒有分析功能，對(duì)于數(shù)據(jù)的處理能力也非常有限，很難達(dá)到全面預(yù)算管理要求的效率性、準(zhǔn)確性，亟需一個(gè)專業(yè)級(jí)軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析。三是客戶終端不夠多樣化。該企業(yè)集團(tuán)的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)并沒有將智能移動(dòng)終端等納入客戶終端的范圍。四是缺乏對(duì)決策的指導(dǎo)能力。該企業(yè)集團(tuán)的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)由于分析能力的欠缺，無法生成對(duì)決策層有真正指導(dǎo)意義的相關(guān)信息，造成全面預(yù)算管理功能缺失和效益下降。

二、企業(yè)集團(tuán)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)需求分析

（一）預(yù)算編制。某企業(yè)集團(tuán)按照“上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總”的原則編制預(yù)算，見圖1。

1.由財(cái)務(wù)部和董事會(huì)等高層根據(jù)目前企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)濟(jì)形勢(shì)制定預(yù)算目標(biāo)大綱并下達(dá)。

2.各部門按照預(yù)算管理層下達(dá)的財(cái)務(wù)預(yù)算目標(biāo)和政策，結(jié)合自身特點(diǎn)以及預(yù)測(cè)的執(zhí)行條件，提出本部門詳細(xì)的財(cái)務(wù)預(yù)算方案上報(bào)企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門。

3.財(cái)務(wù)部和預(yù)算管理委員會(huì)對(duì)下級(jí)各部門上交的預(yù)算方案進(jìn)行審查修編。

4.將修編后的方案與各部門商討再做最后修改，將最終方案上交至董事會(huì)，進(jìn)行最后的審議批準(zhǔn)。

5.董事會(huì)將通過批準(zhǔn)的方案下達(dá)執(zhí)行。

（二）預(yù)算執(zhí)行。某企業(yè)集團(tuán)的預(yù)算執(zhí)行包括預(yù)算控制、預(yù)算反饋和預(yù)算調(diào)整三部分。預(yù)算執(zhí)行控制包括具體業(yè)務(wù)控制和資金控制。業(yè)務(wù)控制通過責(zé)任中心的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)來實(shí)現(xiàn)過程控制，通過預(yù)算與實(shí)際情況的對(duì)比來實(shí)現(xiàn)反饋控制。資金控制則借助資金集中管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。該企業(yè)集團(tuán)對(duì)預(yù)算執(zhí)行的事中控制是要求每個(gè)業(yè)務(wù)部門的預(yù)算執(zhí)行情況都要按期上報(bào)反饋給財(cái)務(wù)部，業(yè)務(wù)部門一定要做到全面的信息上報(bào)，不能有隱瞞遺漏的情況出現(xiàn)。財(cái)務(wù)部進(jìn)行監(jiān)督和審查，跟進(jìn)業(yè)務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)于出現(xiàn)的不良情況提出警告和改進(jìn)方案，對(duì)問題提出解決方案，并將解決方案提交給預(yù)算管理委員會(huì)和董事會(huì)審批，將審批通過的解決方案下達(dá)給出現(xiàn)問題的業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門及時(shí)作出調(diào)整，針對(duì)問題進(jìn)行解決。見上頁(yè)圖2。

圖1 預(yù)算編制流程

圖2 預(yù)算調(diào)整流程

（三）預(yù)算分析。許多公司實(shí)施全面預(yù)算管理，往往忽視預(yù)算分析這一部分，只是簡(jiǎn)單地編制預(yù)算然后下達(dá)執(zhí)行，進(jìn)行監(jiān)督考核，這是很片面的預(yù)算管理。在全面預(yù)算管理執(zhí)行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)往往含有大量的有價(jià)值的參考信息，如果能從中進(jìn)行歸納總結(jié)，從數(shù)據(jù)中總結(jié)對(duì)以后全面預(yù)算管理和公司經(jīng)營(yíng)有指導(dǎo)意義的方式方法，才是全面預(yù)算管理更高層次的意義和功能，這就要考驗(yàn)全面預(yù)算管理中預(yù)算模塊做的好壞。但面對(duì)大量的數(shù)據(jù)分析，沒有計(jì)算機(jī)的輔助是不可能完成的，而目前該企業(yè)集團(tuán)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的不完備導(dǎo)致預(yù)算分析做的并不好，需要好的信息系統(tǒng)予以支持，做好預(yù)算分析，這對(duì)企業(yè)全面預(yù)算管理的執(zhí)行和成長(zhǎng)至關(guān)重要。見圖3。

圖3 預(yù)算分析流程

圖4 預(yù)算考核流程

（四）預(yù)算考核。預(yù)算考核是以預(yù)算指標(biāo)、預(yù)算執(zhí)行結(jié)果以及預(yù)算分析等相關(guān)資料為依據(jù)，運(yùn)用一定的考核方法和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)的全面預(yù)算管理實(shí)施過程和實(shí)施效果進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)的綜合管理活動(dòng)。有效的預(yù)算考核必須建立與預(yù)算體系相匹配的核算體系，建立不同于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的責(zé)任會(huì)計(jì)核算體系；能夠按不同口徑歸集經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)（例如：按部門、按收入類型、按機(jī)組、按項(xiàng)目等）。預(yù)算考核是對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門、單位預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的考核和評(píng)價(jià)，是預(yù)算的事中控制和事后控制的主要手段，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的考評(píng)過程。預(yù)算考核對(duì)數(shù)據(jù)的要求比較高，要求數(shù)據(jù)全面準(zhǔn)確，這就對(duì)該企業(yè)集團(tuán)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)比分析能力提出了要求，具體為：信息系統(tǒng)能根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，針對(duì)不同部門制定專門的指標(biāo)體系進(jìn)行全面預(yù)算管理評(píng)價(jià)，判斷預(yù)算執(zhí)行的優(yōu)劣，并且生成考核結(jié)果，作為本部門預(yù)算管理工作執(zhí)行效果評(píng)價(jià)，以此判斷對(duì)部門的獎(jiǎng)懲，并幫助預(yù)算管理委員會(huì)和財(cái)務(wù)部門生成對(duì)以后預(yù)算管理工作的指導(dǎo)意見。見圖4。

三、企業(yè)集團(tuán)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（一）信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則和指導(dǎo)思想。該企業(yè)集團(tuán)的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)遵循規(guī)范性、前瞻性、易用性、靈活性、整合性、安全性等原則。

1.規(guī)范性。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，滿足業(yè)務(wù)需求、提升業(yè)務(wù)績(jī)效，提高業(yè)務(wù)自動(dòng)化、改進(jìn)工作效率，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的提升，保障決策的準(zhǔn)確性，保證更安全、更可靠的業(yè)務(wù)信息，形成面向業(yè)務(wù)的IT組織和管控體系。

2.前瞻性。系統(tǒng)建設(shè)符合總體目標(biāo)戰(zhàn)略，融合行業(yè)最佳實(shí)踐，應(yīng)用先進(jìn)、開放、經(jīng)市場(chǎng)證明的成熟技術(shù)，在IT架構(gòu)的各組成部分盡可能使用業(yè)界公開標(biāo)準(zhǔn)。

3.易用性。系統(tǒng)業(yè)務(wù)開發(fā)快速簡(jiǎn)便，系統(tǒng)易學(xué)習(xí)、易操作、易維護(hù)；供應(yīng)商和平臺(tái)數(shù)量最小化；IT架構(gòu)層次簡(jiǎn)單、高效實(shí)用。

4.靈活性。系統(tǒng)能適應(yīng)不同的業(yè)務(wù)環(huán)境，系統(tǒng)應(yīng)用業(yè)務(wù)可配置、可擴(kuò)展、可管理，IT架構(gòu)層次化、組件化、靈活的配置數(shù)據(jù)參數(shù)化，系統(tǒng)數(shù)據(jù)模塊化、模型可擴(kuò)充。

5.整合性。IT資源集成整合（信息/模塊/功能資源），IT技術(shù)集成整合（界面/信息/流程/應(yīng)用集成）。

6.安全性。系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)安全，接口集成安全。該企業(yè)集團(tuán)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)指導(dǎo)思想就是利用目前信息技術(shù)界最前沿的科技技術(shù)，將各個(gè)信息平臺(tái)結(jié)合到一起，將系統(tǒng)設(shè)計(jì)成一個(gè)功能全面、理念先進(jìn)的針對(duì)性全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)。

（二）信息系統(tǒng)架構(gòu)。信息系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)置將根據(jù)該企業(yè)集團(tuán)的全面預(yù)算管理流程設(shè)置，將各部分需求功能都通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，并且按照流程各個(gè)功能部分之間能直接過渡、前后銜接實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。軟件的權(quán)限需根據(jù)該企業(yè)集團(tuán)本身的管理組織體系層級(jí)進(jìn)行設(shè)置。為了方便軟件的設(shè)置安裝，可以把客戶端直接放在瀏覽器上，也就是基于WEB技術(shù)省去客戶端的安裝。而整個(gè)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)該是B/S三層技術(shù)構(gòu)架，分別為展現(xiàn)層、應(yīng)用層、數(shù)據(jù)層。展現(xiàn)層就是指客戶終端展現(xiàn)數(shù)據(jù)的層面。應(yīng)用層是指信息系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)層，在這一層級(jí)發(fā)揮信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。數(shù)據(jù)層就是儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的層面，一般有專門的數(shù)據(jù)服務(wù)器作為支撐。見圖5。

圖5 信息系統(tǒng)層級(jí)結(jié)構(gòu)

圖6 信息系統(tǒng)管理模塊設(shè)計(jì)

（三）信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)。見圖6。

1.工作流管理。預(yù)算編制、預(yù)算審核、預(yù)算分解、預(yù)算調(diào)整（按實(shí)際成本數(shù)據(jù)補(bǔ)錄的審批流程）的設(shè)定，包括通知的設(shè)置等等；支持流程發(fā)起、流程節(jié)點(diǎn)、觸發(fā)機(jī)制等的設(shè)置。

2.權(quán)限管理。維護(hù)組織、角色、用戶，設(shè)置能夠使用全面預(yù)算管理系統(tǒng)的用戶，以及各用戶訪問系統(tǒng)（對(duì)應(yīng)公司、部門、菜單、功能、流程等）的權(quán)限、口令；系統(tǒng)支持激活/停用組織，停用的組織在本系統(tǒng)中都處于不可用狀態(tài)。

3.數(shù)據(jù)字典。維護(hù)預(yù)算科目、會(huì)計(jì)科目、資產(chǎn)類別、業(yè)務(wù)活動(dòng)、版本、期間、幣種、匯率和項(xiàng)目類別等項(xiàng)的數(shù)據(jù)，有的是從其他系統(tǒng)取得，有的在本系統(tǒng)維護(hù)；系統(tǒng)支持新增、修改、刪除、查看等數(shù)據(jù)項(xiàng)；系統(tǒng)支持設(shè)置啟用/停用數(shù)據(jù)項(xiàng)，及啟用時(shí)間段的設(shè)定，對(duì)于有層級(jí)的數(shù)據(jù)，需要先維護(hù)累計(jì)組及層級(jí)的信息；系統(tǒng)支持導(dǎo)入功能，如從其他系統(tǒng)、從EXCEL文件導(dǎo)入。

4.映射管理。業(yè)務(wù)活動(dòng)類型與成本中心、預(yù)算科目與會(huì)計(jì)科目、預(yù)算科目與成本動(dòng)因等之間的映射管理維護(hù)；預(yù)算科目與會(huì)計(jì)科目、業(yè)務(wù)活動(dòng)類別、公司、部門、戰(zhàn)略之間的映射關(guān)系維護(hù)；可以設(shè)定映射規(guī)則，如制定范圍，包含、排除的關(guān)系。可導(dǎo)入，也可手工維護(hù)。

5.模板管理。對(duì)各套模板各表單表項(xiàng)的管理，增加、減少、調(diào)整模板，調(diào)整模板里欄位數(shù)值取數(shù)邏輯及表間計(jì)算關(guān)系等，可增加、刪除模板；能夠從歷史存在的模板中自動(dòng)創(chuàng)建模板的草稿；可指定歸口管理部門、審核部門；可調(diào)整模板里的欄位信息；可定義表間計(jì)算關(guān)系；對(duì)模板調(diào)整有歷史記錄并進(jìn)行版本控制；可批量導(dǎo)入導(dǎo)出模板。

6.系統(tǒng)維護(hù)。對(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份或恢復(fù)，系統(tǒng)日志的查詢和清除，系統(tǒng)運(yùn)行狀況監(jiān)控，用戶個(gè)性化的配置，如界面顏色、字體等、系統(tǒng)幫助，對(duì)系統(tǒng)功能的解釋說明及系統(tǒng)操作的方法。系統(tǒng)備份支持定期手工/自動(dòng)數(shù)據(jù)清理、備份計(jì)劃設(shè)定；支持?jǐn)?shù)據(jù)手工/自動(dòng)的清理、備份登記操作。有數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，支持手工/自動(dòng)的數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。個(gè)性配置主要記錄用戶的一些個(gè)性的配置信息。例如：設(shè)定默認(rèn)的顯示風(fēng)格，或所有查詢列表中每頁(yè)顯示的條目及是否開通短信。系統(tǒng)支持對(duì)個(gè)性參數(shù)進(jìn)行設(shè)置。日志管理記錄從登記預(yù)算管控系統(tǒng)開始，用戶在系統(tǒng)中所做的每一個(gè)動(dòng)作，如項(xiàng)目預(yù)算申報(bào)、調(diào)整等，都會(huì)在操作日志頁(yè)面中記錄。關(guān)于系統(tǒng)日志的相關(guān)功能需求如下：系統(tǒng)支持對(duì)每個(gè)用戶的操作進(jìn)行記錄；系統(tǒng)支持查詢操作記錄?？蓪?duì)系統(tǒng)運(yùn)行狀況進(jìn)行監(jiān)控。支持在操作人員定位到預(yù)算錄入、調(diào)整和查詢中的部分字段時(shí)，可自動(dòng)顯示該字段的說明信息；在預(yù)算的每個(gè)流轉(zhuǎn)界面中均增加“系統(tǒng)幫助”欄位，通過此欄位可以直接鏈接到“系統(tǒng)幫助”模塊看到幫助信息；支持對(duì)幫助信息進(jìn)行歸類，并可按歸類主題進(jìn)行查詢；支持在線預(yù)覽各類幫助信息，但不可下載閱覽；支持用戶對(duì)企業(yè)特殊問題或需求的反饋。

7.接口管理。管理與各個(gè)系統(tǒng)的接口，可對(duì)接口數(shù)據(jù)自動(dòng)校驗(yàn)，對(duì)記錄接口傳輸日志，對(duì)接口狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控。

8.查詢統(tǒng)計(jì)。按多個(gè)維度對(duì)年度預(yù)算、月度現(xiàn)金流預(yù)算進(jìn)行明細(xì)、匯總查詢；對(duì)預(yù)算的執(zhí)行狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控；對(duì)預(yù)算調(diào)整情況進(jìn)行查詢；系統(tǒng)可提供靈活的界面查詢功能，能夠支持自定義查詢，包括查詢維度、查詢模板等。查詢出的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行導(dǎo)出打印?？蛇M(jìn)行多幣種轉(zhuǎn)換。支持查詢結(jié)果的追溯：能從上級(jí)匯總數(shù)挖掘鉆探查詢到構(gòu)成此匯總數(shù)的明細(xì)數(shù)，如：從公司匯總數(shù)挖掘鉆探查詢到部門明細(xì)、從部門匯總數(shù)挖掘鉆探到項(xiàng)目明細(xì)數(shù)、從科目匯總數(shù)挖掘鉆探查詢到末級(jí)明細(xì)數(shù)。