利用郵件合并功能快速生成胸卡信息

楊軍

● 準(zhǔn)備工作

1.制作代表花名冊(cè)

在Excel中編輯如圖1所示的代表花名冊(cè)，并以“代表名單.xls”為名保存文檔。

圖1

2.制作胸卡模板

在Word中，用兩個(gè)表格在第一頁(yè)制作如圖2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”為名保存文檔。

圖2

3.“郵件合并”功能簡(jiǎn)介

Word的“郵件合并”功能既能夠?qū)崿F(xiàn)批量信封或信函收件人信息的自動(dòng)填充，也能夠廣泛應(yīng)用于證書(shū)、賀卡、學(xué)生成績(jī)通知單及胸卡等文檔的信息自動(dòng)填充。不熟悉“郵件合并”功能的用戶，可以在“郵件合并分步向?qū)А钡奶崾鞠?，完成?jiǎn)單的應(yīng)用(如證書(shū))，而完成胸卡的信息填充，則需要進(jìn)行如下文所述的合并規(guī)則設(shè)置。

● 將花名冊(cè)中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打開(kāi)文檔“胸卡.doc”，用菜單欄命令“工具→信函與郵件→郵件合并”打開(kāi) “郵件合并”向?qū)А?/p>

（2）連續(xù)單擊“郵件合并”向?qū)е械摹跋乱徊健卑粹o，直到打開(kāi)“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，在其中按屏幕提示打開(kāi)文檔“代表名單.xls”，并選擇花名冊(cè)所在的工作表以及制作胸卡所需要的記錄。

（3）單擊“下一步 撰寫(xiě)信函”后，單擊“其他項(xiàng)目…”打開(kāi)“插入合并域”對(duì)話框，將“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文檔中(只有一頁(yè))。

2.在“胸卡.doc”中設(shè)置合并規(guī)則

（1）執(zhí)行菜單欄“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”，打開(kāi)“郵件合并工具欄”。

（2）單擊工具欄中的“插入Word域→下一記錄”命令，在只有一頁(yè)的“胸卡.doc”文檔中為每張胸卡模板插入“Next Record”(第一張胸卡除外)，版面效果如圖3所示。

3.預(yù)覽信息合并效果

單擊向?qū)е械摹跋乱徊?預(yù)覽信函”，預(yù)覽并調(diào)整每一頁(yè)胸卡信息的合并效果，準(zhǔn)確無(wú)誤后再單擊“下一步 完成合并”，選擇“打印”即可。

如若照此步驟操作，細(xì)心的讀者也許會(huì)發(fā)現(xiàn)，預(yù)覽時(shí)第一頁(yè)左側(cè)自上而下的記錄分別是A、B、C、D、E和F，右側(cè)自上而下的記錄分別是G、H、I、J、K和L，那第二頁(yè)左側(cè)的記錄就應(yīng)該是M、N、O……，可預(yù)覽里為什么第二頁(yè)卻是B、C、D……呢？這個(gè)問(wèn)題其實(shí)也困擾了我很久。其實(shí)無(wú)論預(yù)覽里顯示的如何，當(dāng)生成目標(biāo)文件或直接打印時(shí)結(jié)果是正常的。用Word 2003以上版本時(shí)這個(gè)問(wèn)題就不會(huì)出現(xiàn)了。

自此，通過(guò)“郵件合并”功能將花名冊(cè)信息自動(dòng)合并到自定義胸卡模版的目的就完全達(dá)到了。其實(shí)，“郵件合并”功能能夠解決的個(gè)性化問(wèn)題遠(yuǎn)不止于此。例如，通過(guò)合并域規(guī)則的設(shè)定，可以在原模版的基礎(chǔ)上再生成個(gè)性化細(xì)節(jié)描述：根據(jù)對(duì)用戶“性別”字段和“年齡”字段的判斷，在胸卡中男性的姓名后面自動(dòng)添加“先生”稱謂，在女性25歲以下姓名后面自動(dòng)添加“小姐”稱謂，25歲以上姓名后面自動(dòng)添加“女士”稱謂等。

endprint

● 準(zhǔn)備工作

1.制作代表花名冊(cè)

在Excel中編輯如圖1所示的代表花名冊(cè)，并以“代表名單.xls”為名保存文檔。

圖1

2.制作胸卡模板

在Word中，用兩個(gè)表格在第一頁(yè)制作如圖2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”為名保存文檔。

圖2

3.“郵件合并”功能簡(jiǎn)介

Word的“郵件合并”功能既能夠?qū)崿F(xiàn)批量信封或信函收件人信息的自動(dòng)填充，也能夠廣泛應(yīng)用于證書(shū)、賀卡、學(xué)生成績(jī)通知單及胸卡等文檔的信息自動(dòng)填充。不熟悉“郵件合并”功能的用戶，可以在“郵件合并分步向?qū)А钡奶崾鞠?，完成?jiǎn)單的應(yīng)用(如證書(shū))，而完成胸卡的信息填充，則需要進(jìn)行如下文所述的合并規(guī)則設(shè)置。

● 將花名冊(cè)中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打開(kāi)文檔“胸卡.doc”，用菜單欄命令“工具→信函與郵件→郵件合并”打開(kāi) “郵件合并”向?qū)А?/p>

（2）連續(xù)單擊“郵件合并”向?qū)е械摹跋乱徊健卑粹o，直到打開(kāi)“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，在其中按屏幕提示打開(kāi)文檔“代表名單.xls”，并選擇花名冊(cè)所在的工作表以及制作胸卡所需要的記錄。

（3）單擊“下一步 撰寫(xiě)信函”后，單擊“其他項(xiàng)目…”打開(kāi)“插入合并域”對(duì)話框，將“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文檔中(只有一頁(yè))。

2.在“胸卡.doc”中設(shè)置合并規(guī)則

（1）執(zhí)行菜單欄“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”，打開(kāi)“郵件合并工具欄”。

（2）單擊工具欄中的“插入Word域→下一記錄”命令，在只有一頁(yè)的“胸卡.doc”文檔中為每張胸卡模板插入“Next Record”(第一張胸卡除外)，版面效果如圖3所示。

3.預(yù)覽信息合并效果

單擊向?qū)е械摹跋乱徊?預(yù)覽信函”，預(yù)覽并調(diào)整每一頁(yè)胸卡信息的合并效果，準(zhǔn)確無(wú)誤后再單擊“下一步 完成合并”，選擇“打印”即可。

如若照此步驟操作，細(xì)心的讀者也許會(huì)發(fā)現(xiàn)，預(yù)覽時(shí)第一頁(yè)左側(cè)自上而下的記錄分別是A、B、C、D、E和F，右側(cè)自上而下的記錄分別是G、H、I、J、K和L，那第二頁(yè)左側(cè)的記錄就應(yīng)該是M、N、O……，可預(yù)覽里為什么第二頁(yè)卻是B、C、D……呢？這個(gè)問(wèn)題其實(shí)也困擾了我很久。其實(shí)無(wú)論預(yù)覽里顯示的如何，當(dāng)生成目標(biāo)文件或直接打印時(shí)結(jié)果是正常的。用Word 2003以上版本時(shí)這個(gè)問(wèn)題就不會(huì)出現(xiàn)了。

自此，通過(guò)“郵件合并”功能將花名冊(cè)信息自動(dòng)合并到自定義胸卡模版的目的就完全達(dá)到了。其實(shí)，“郵件合并”功能能夠解決的個(gè)性化問(wèn)題遠(yuǎn)不止于此。例如，通過(guò)合并域規(guī)則的設(shè)定，可以在原模版的基礎(chǔ)上再生成個(gè)性化細(xì)節(jié)描述：根據(jù)對(duì)用戶“性別”字段和“年齡”字段的判斷，在胸卡中男性的姓名后面自動(dòng)添加“先生”稱謂，在女性25歲以下姓名后面自動(dòng)添加“小姐”稱謂，25歲以上姓名后面自動(dòng)添加“女士”稱謂等。

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● 準(zhǔn)備工作

1.制作代表花名冊(cè)

在Excel中編輯如圖1所示的代表花名冊(cè)，并以“代表名單.xls”為名保存文檔。

圖1

2.制作胸卡模板

在Word中，用兩個(gè)表格在第一頁(yè)制作如圖2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”為名保存文檔。

圖2

3.“郵件合并”功能簡(jiǎn)介

Word的“郵件合并”功能既能夠?qū)崿F(xiàn)批量信封或信函收件人信息的自動(dòng)填充，也能夠廣泛應(yīng)用于證書(shū)、賀卡、學(xué)生成績(jī)通知單及胸卡等文檔的信息自動(dòng)填充。不熟悉“郵件合并”功能的用戶，可以在“郵件合并分步向?qū)А钡奶崾鞠?，完成?jiǎn)單的應(yīng)用(如證書(shū))，而完成胸卡的信息填充，則需要進(jìn)行如下文所述的合并規(guī)則設(shè)置。

● 將花名冊(cè)中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打開(kāi)文檔“胸卡.doc”，用菜單欄命令“工具→信函與郵件→郵件合并”打開(kāi) “郵件合并”向?qū)А?/p>

（2）連續(xù)單擊“郵件合并”向?qū)е械摹跋乱徊健卑粹o，直到打開(kāi)“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，在其中按屏幕提示打開(kāi)文檔“代表名單.xls”，并選擇花名冊(cè)所在的工作表以及制作胸卡所需要的記錄。

（3）單擊“下一步 撰寫(xiě)信函”后，單擊“其他項(xiàng)目…”打開(kāi)“插入合并域”對(duì)話框，將“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文檔中(只有一頁(yè))。

2.在“胸卡.doc”中設(shè)置合并規(guī)則

（1）執(zhí)行菜單欄“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”，打開(kāi)“郵件合并工具欄”。

（2）單擊工具欄中的“插入Word域→下一記錄”命令，在只有一頁(yè)的“胸卡.doc”文檔中為每張胸卡模板插入“Next Record”(第一張胸卡除外)，版面效果如圖3所示。

3.預(yù)覽信息合并效果

單擊向?qū)е械摹跋乱徊?預(yù)覽信函”，預(yù)覽并調(diào)整每一頁(yè)胸卡信息的合并效果，準(zhǔn)確無(wú)誤后再單擊“下一步 完成合并”，選擇“打印”即可。

如若照此步驟操作，細(xì)心的讀者也許會(huì)發(fā)現(xiàn)，預(yù)覽時(shí)第一頁(yè)左側(cè)自上而下的記錄分別是A、B、C、D、E和F，右側(cè)自上而下的記錄分別是G、H、I、J、K和L，那第二頁(yè)左側(cè)的記錄就應(yīng)該是M、N、O……，可預(yù)覽里為什么第二頁(yè)卻是B、C、D……呢？這個(gè)問(wèn)題其實(shí)也困擾了我很久。其實(shí)無(wú)論預(yù)覽里顯示的如何，當(dāng)生成目標(biāo)文件或直接打印時(shí)結(jié)果是正常的。用Word 2003以上版本時(shí)這個(gè)問(wèn)題就不會(huì)出現(xiàn)了。

自此，通過(guò)“郵件合并”功能將花名冊(cè)信息自動(dòng)合并到自定義胸卡模版的目的就完全達(dá)到了。其實(shí)，“郵件合并”功能能夠解決的個(gè)性化問(wèn)題遠(yuǎn)不止于此。例如，通過(guò)合并域規(guī)則的設(shè)定，可以在原模版的基礎(chǔ)上再生成個(gè)性化細(xì)節(jié)描述：根據(jù)對(duì)用戶“性別”字段和“年齡”字段的判斷，在胸卡中男性的姓名后面自動(dòng)添加“先生”稱謂，在女性25歲以下姓名后面自動(dòng)添加“小姐”稱謂，25歲以上姓名后面自動(dòng)添加“女士”稱謂等。

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