基于工作流技術(shù)的辦公自動(dòng)化研究綜述

李燕

【摘要】 面臨信息技術(shù)時(shí)代的來臨，面對(duì)計(jì)算機(jī)的全面普及，全國都掀起了數(shù)字革命的熱潮，各行各業(yè)開始打造屬于自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。本文就基于工作流技術(shù)的辦公自動(dòng)化研究做一番分析。

【關(guān)鍵詞】 OA 工作流 辦公自動(dòng)化研究 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 工作流實(shí)例 業(yè)務(wù)流程重組

隨著Internet/Intranet技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，為辦公自動(dòng)化的發(fā)展提供了很好的契機(jī)。目前，基于B/S架構(gòu)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)正逐漸成為當(dāng)今的研究流點(diǎn)，工作流技術(shù)又是其開發(fā)的核心技術(shù)[1]。

一、工作流管理系統(tǒng)概述

1.1 工作流的概念

有關(guān)工作流的概念至今也沒有一個(gè)統(tǒng)一的結(jié)論。Stef Joosten提出的工作流系統(tǒng)的概念是其中較貼切的一種“工作流系統(tǒng)指在整個(gè)工作過程中使用信息技術(shù)來完成協(xié)調(diào)，通訊和控制。它不單單指過程中的人或機(jī)器，而是指兩者的結(jié)合。工作流的概念涉及許多領(lǐng)域，但其中最主要的是信息系統(tǒng)和組織科學(xué)?！惫ぷ髁鞴芾硐到y(tǒng)還有幾個(gè)重要概念，其中過程：又稱為業(yè)務(wù)處理過程。是具有某個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)的事件的組合。事件：事件是構(gòu)成工作流的基本元素，每個(gè)事件可被指定事件的執(zhí)行者、事件完成的功能及與事件相關(guān)的各類信息。條件：是事件發(fā)生的前提。任何事件當(dāng)且僅當(dāng)其激活條件都滿足時(shí)才可被執(zhí)行。自動(dòng)化：自動(dòng)化一個(gè)企業(yè)服務(wù)處理過程意味著此過程中的各個(gè)事件被有效地管理，但并不意味著所有事件的實(shí)施全部由計(jì)算機(jī)來支持。自動(dòng)化的目的是事件自動(dòng)激活和事件間的自動(dòng)連接。協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)主要處理事件間所產(chǎn)生的相互作用關(guān)系。監(jiān)控：監(jiān)控主要監(jiān)察工作流運(yùn)行期間各種工作狀態(tài)，當(dāng)發(fā)生意外情況是，處理意外事件，控制工作流正常運(yùn)行[2]。

1.2 工作流管理系統(tǒng)應(yīng)用領(lǐng)域

工作流作為一種技術(shù)，它涉及到很多種不同的產(chǎn)品領(lǐng)域。以下列出其中幾種工作流常用的領(lǐng)域。文檔管理、電子郵件與目錄服務(wù)、群件、基于事務(wù)的應(yīng)用、 項(xiàng)目計(jì)劃支撐軟件、以及結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具。

二、工作流管理系統(tǒng)功能模型及工作流技術(shù)研究發(fā)展方向

一個(gè)單獨(dú)的業(yè)務(wù)流程，時(shí)間、活動(dòng)的復(fù)雜程度、實(shí)現(xiàn)方式都大不相同。盡管存在著多樣性，在最高層來看，工作流管理系統(tǒng)由三大功能模塊構(gòu)成：（1）工作流建立階段功能；（2）運(yùn)行階段的流程控制功能；（3）運(yùn)行階段與完成不同子任務(wù)的用戶或IT工具的交互。

目前工作流技術(shù)的研究主要在以下幾個(gè)方面展開：（1）工作流管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)研究；（2）工作流建模與定義語法規(guī)范；（3）工作流的事務(wù)特性：將事務(wù)處理技術(shù)和工作流技術(shù)相結(jié)合以提高工作流系統(tǒng)的可靠性、實(shí)用性和快捷性；（4）實(shí)現(xiàn)技術(shù)：研究面向?qū)ο蠹夹g(shù)、分布式技術(shù)、消息機(jī)制、圖形用戶界面、數(shù)據(jù)庫等與工作流的具體實(shí)現(xiàn)有關(guān)的技術(shù)；（5）異構(gòu)工作流系統(tǒng)的集成與交互技術(shù)。在工作流技術(shù)的研究中，比較著名的有IBM公司Almaden研究中心的Exotica、佐治亞大學(xué)計(jì)算機(jī)系的Meteor、WIDE&Meteor等研究項(xiàng)目。在國際市場(chǎng)上，以FileNet、JetForm、IBM和Action 四家公司的產(chǎn)品比較有影響和代表性。

三、工作流管理系統(tǒng)

關(guān)于工作流管理系統(tǒng)的定義是：工作流管理系統(tǒng)是一個(gè)軟件系統(tǒng)，它完成工作流的定義和管理，并按照在計(jì)算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行。通俗的也可理解為：工作流管理系統(tǒng)是支持企業(yè)經(jīng)營過程高效執(zhí)行并監(jiān)控其執(zhí)行過程的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。雖然不同的工作流管理系統(tǒng)具有不同的應(yīng)用范圍和不同的實(shí)施方式，但它們還是具有許多共同的物征。從比較高的層次上來抽象地考察工作流管理系統(tǒng)，大致都提供了3種功能：（1）建立階段功能：主要考慮工作流過程和相關(guān)活動(dòng)的定義和建模功能。（2）運(yùn)行階段的控制功能：在一定的運(yùn)行環(huán)境下，執(zhí)行工作流過程，并完成每個(gè)過程中活動(dòng)的排序和調(diào)度功能。（3）運(yùn)行階段的人機(jī)交互功能：實(shí)現(xiàn)各種活動(dòng)執(zhí)行過程中用戶與IT應(yīng)用工具之間的交互。

四、結(jié)語

工作流技術(shù)就是工作流程的計(jì)算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計(jì)算機(jī)以恰當(dāng)?shù)哪Ｐ瓦M(jìn)行表示，并對(duì)其實(shí)施計(jì)算。工作流要解決的主要問題是：為實(shí)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)，在多個(gè)參與者之間，利用計(jì)算機(jī)，按某種預(yù)定規(guī)則自動(dòng)傳遞文檔、信息或是任務(wù)。工作流管理系統(tǒng)的主要功能是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持去定義、執(zhí)行和管理工作流，協(xié)調(diào)工作流執(zhí)行過程之間以及群體成員之間的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)[3]。