加強(qiáng)電子圖書檔案管理的思考

丁紅 王竟之

摘要：伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)趨向信息化發(fā)展。近幾年，檔案管理工作由傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向電子信息管理轉(zhuǎn)型，并且取得了良好的效益。采用電子信息技術(shù)加強(qiáng)檔案的管理不僅增加了管理的數(shù)量，還能保證檔案的安全性，加強(qiáng)電子檔案管理是企事業(yè)單位發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。筆者結(jié)合多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，從電子圖書檔案管理的特點(diǎn)著手，對(duì)加強(qiáng)電子圖書檔案管理的措施做了簡(jiǎn)單介紹。

關(guān)鍵詞：電子圖書檔案；管理；特點(diǎn)；措施電子檔案管理顧名思義就是利用電子信息技術(shù)完成檔案管理工作，管理對(duì)象是電子文件。電子圖書檔案管理具有明顯的時(shí)效性、快捷性以及方便性等特點(diǎn)，近幾年，電子檔案管理在各行業(yè)的發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，尤其是信息社會(huì)的發(fā)展，電子信息的利用是圖書檔案管理工作的最佳選擇。

1電子圖書檔案管理的特點(diǎn)

1.1 操作方便

電子圖書檔案管理最明顯的特點(diǎn)就是操作方便，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，電子圖書方案管理無(wú)論是增加還是刪除都非常容易，并且刪除后的信息不留任何痕跡；第二，電子信息準(zhǔn)確性較高，因此，電子圖書檔案管理的檢索操作非常簡(jiǎn)單。

1.2 傳遞快捷

電子圖書檔案管理綜合運(yùn)用各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其傳遞速度完全不受時(shí)間和地域因素的影響，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播可以快速遞將檔案信息傳遞到需求者手中。另外，電子圖書檔案管理還可以從一個(gè)終端向多個(gè)終端傳遞，從而達(dá)到資源共享的狀態(tài)。

1.3 復(fù)制時(shí)不容易丟失

與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理復(fù)制后不僅清晰度保持不變，還不會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)幾遍、信息丟失等問(wèn)題。通過(guò)數(shù)字化的信息處理，電子文件在復(fù)制的過(guò)程中依舊可以保持原本的特性。

1.4 表現(xiàn)形式多樣

與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理的形式多種多樣。無(wú)論是圖形、文字，還是聲音、影像等網(wǎng)絡(luò)信息都可以成為電子檔案管理的內(nèi)容，并且，這些信息無(wú)論是單獨(dú)存在還是互相搭配都可以形成檔案管理模式。

2加強(qiáng)電子圖書檔案管理的措施

我國(guó)電子圖書檔案管理工作在不斷探索發(fā)展中取得了較大的成就，但是，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中還存在很大的問(wèn)題，例如，伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子圖書檔案存儲(chǔ)的要求越來(lái)越高、電子檔案的真實(shí)性受各種因素的影響可靠性較低、社會(huì)對(duì)電子檔案的安全性以及工作人員的能力要求越來(lái)越高等。筆者結(jié)合多年電子圖書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)管理工作中存在的問(wèn)題，對(duì)加強(qiáng)電子圖書檔案管理的措施做了簡(jiǎn)單介紹。

2.1 加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)，保證存放空間安全

電子圖書檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本保障，加強(qiáng)電子圖書檔案管理首先應(yīng)該加強(qiáng)電子圖書檔案管理的環(huán)境保護(hù)。電子圖書檔案的環(huán)境主要包括工作人員的辦公場(chǎng)所以及存儲(chǔ)工具等，工作人員的辦公環(huán)境保持清潔衛(wèi)生、溫度適中的同時(shí)，還必須安裝抗雷、抗電擊以及抗磁場(chǎng)力等設(shè)備。另外，為了保證存放空間的安全，還應(yīng)該對(duì)存儲(chǔ)的電子圖書檔案進(jìn)行備份處理，最好選擇多個(gè)位置儲(chǔ)存。最后，定時(shí)檢查存儲(chǔ)工具，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施予以補(bǔ)救。

2.2 加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)

為了保證數(shù)據(jù)儲(chǔ)藏的安全，必須根據(jù)電子圖書管理的實(shí)際狀況，加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)。在進(jìn)行電子圖書檔案的編制工作時(shí)，應(yīng)該專門安排業(yè)務(wù)水平較高的工作人員參與電子檔案編制工作，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。其次，工作人員應(yīng)該及時(shí)整理電子檔案，尤其是檔案的歸類管理，工作人員應(yīng)該以檔案的級(jí)別作為歸檔的依據(jù)，確保各級(jí)別信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，進(jìn)行歸檔處理。最后，電子檔案編制結(jié)束后，必須交由領(lǐng)導(dǎo)檢查核實(shí)，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤后進(jìn)行存儲(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)

為了保證數(shù)據(jù)的讀取安全，必須加強(qiáng)電子圖書檔案系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)。很多時(shí)候，電子圖書檔案的信息安全性不夠高，主要原因是系統(tǒng)管理體系不健全或者是有人而已破換管理系統(tǒng)。針對(duì)以上問(wèn)題，設(shè)計(jì)者可以對(duì)電子圖書資料進(jìn)行加密設(shè)計(jì)，為了防止破譯，密碼不能太簡(jiǎn)單，最好定期更換密碼，確保信息的安全。另外，根據(jù)需求設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，杜絕任何人都可以獲取信息等問(wèn)題產(chǎn)生。最后，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維修保護(hù)，有的網(wǎng)站因多種原因會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，這時(shí)候應(yīng)該加強(qiáng)防火墻設(shè)置，保障信息的安全性。

2.4 加強(qiáng)人員工作能力培養(yǎng)

為了保證操作的安全，還應(yīng)該加強(qiáng)工作人員能力的培養(yǎng)。根據(jù)市場(chǎng)的需求，結(jié)合工作人員的實(shí)際狀況，通過(guò)培訓(xùn)加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力，業(yè)務(wù)能力主要包括計(jì)算機(jī)的操作能力和扎實(shí)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)能力。條件許可的情況下，聘請(qǐng)具有扎實(shí)專業(yè)功底的人擔(dān)任電子圖書管理工作，為電子圖書檔案的安全管理提供保障。

3結(jié)束語(yǔ)

總之，電子圖書檔案是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，為了保障電子圖書檔案的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性就必須加強(qiáng)電子圖書檔案的管理，工作人員應(yīng)該在明確電子圖書檔案管理的特點(diǎn)的前提下，針對(duì)管理工作中存在的問(wèn)題，采取有效措施，如加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)等，促進(jìn)我國(guó)企業(yè)或單位的快速發(fā)展。

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