淺談會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理

【摘 要】現(xiàn)場(chǎng)管理尤其重要，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容十分龐雜，如果處理不當(dāng)，任何一件小事都有可能發(fā)展成大問(wèn)題。所以，主辦方需要不斷提高服務(wù)水平，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)來(lái)回報(bào)會(huì)展項(xiàng)目的各方參與人員。

關(guān)鍵詞：會(huì)展 現(xiàn)場(chǎng) 管理

現(xiàn)場(chǎng)管理尤其重要，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容十分龐雜，如果處理不當(dāng)，任何一件小事都有可能發(fā)展成大問(wèn)題。所以，主辦方需要不斷提高服務(wù)水平，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)來(lái)回報(bào)會(huì)展項(xiàng)目的各方參與人員。

1.觀眾登記和入場(chǎng)管理

觀眾登記處的主要任務(wù)之一就是維護(hù)展覽會(huì)入口的良好秩序，確保每一位專業(yè)觀眾都能暢通、便捷地進(jìn)入展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。為了提高工作效率，絕大多數(shù)會(huì)展組織者都偏向于把預(yù)先登記的觀眾和現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾分開(kāi)，有些展覽會(huì)還進(jìn)一步將現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾分為兩類，即有名片和無(wú)名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表，然后在登記處辦理手續(xù)?？茖W(xué)的觀眾登記，不僅能保證觀眾迅速入場(chǎng)，還有利于會(huì)展主辦單位日后建立營(yíng)銷數(shù)據(jù)庫(kù)，由此可見(jiàn)觀眾登記和入場(chǎng)管理的重要性。另外值得一提的是，一些展覽會(huì)的主辦單位還在入口處設(shè)置了展覽活動(dòng)及論壇議程牌，這樣無(wú)疑也便于人們，尤其是現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾預(yù)先了解展覽會(huì)的總體結(jié)構(gòu)和主要活動(dòng)安排。

2.參展商管理

展前，主辦單位在推廣會(huì)展項(xiàng)目的同時(shí)對(duì)參展企業(yè)進(jìn)行宣傳，在廣泛派發(fā)邀請(qǐng)函以及簽約的網(wǎng)站上都添加了部分參展企業(yè)的名冊(cè)；還編制了含有參展企業(yè)名冊(cè)的會(huì)展快訊，派發(fā)給專業(yè)觀眾、專業(yè)市場(chǎng)；又在展會(huì)的介紹網(wǎng)站上開(kāi)辟了供求平臺(tái)，企業(yè)在展前、展中、展后都可以在網(wǎng)上注冊(cè)，發(fā)布產(chǎn)品供應(yīng)信息和采購(gòu)信息，為買賣雙方搭建平臺(tái)。

展中，主辦單位為展商提供增值服務(wù)，有專家現(xiàn)場(chǎng)答疑會(huì)和各類研討會(huì)，幫助企業(yè)解決生產(chǎn)管理中的難題；有產(chǎn)銷對(duì)接洽談會(huì)，為買賣雙方牽線搭橋，提升買賣雙方的貿(mào)易成功率；有新技術(shù)推介會(huì)，推介新技術(shù)供參展商學(xué)習(xí)引進(jìn)；除此之外，還將舉行參展知識(shí)培訓(xùn)會(huì)，對(duì)參展商進(jìn)行“如何讓展位更吸引人”“如何更方便撤展”“參展手續(xù)”等方面知識(shí)培訓(xùn)。同時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)還安排專門人員協(xié)助展商進(jìn)行報(bào)到、進(jìn)館等各項(xiàng)服務(wù)。

展后，主辦單位對(duì)參展企業(yè)及時(shí)走訪，聽(tīng)取意見(jiàn)，是下一界的增值服務(wù)做得更完美，同時(shí)進(jìn)行企業(yè)展后成果的跟蹤報(bào)道，提高展會(huì)和企業(yè)的知名度。

3.現(xiàn)場(chǎng)廣告管理

在一次大型會(huì)展活動(dòng)中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、會(huì)展會(huì)刊、戶外廣告牌、氣球、標(biāo)語(yǔ)等，但無(wú)論采取什么樣的廣告載體，會(huì)展主辦單位都必須指定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對(duì)所有參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解，而不應(yīng)簡(jiǎn)單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來(lái)決定是否給予其優(yōu)惠。

4.安全管理

會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的安全管理主要涉及四個(gè)方面，即盜竊、展臺(tái)結(jié)構(gòu)、火災(zāi)和衛(wèi)生。為此，會(huì)展主辦單位需要和消防、衛(wèi)生和公安等部門主動(dòng)聯(lián)系，積極爭(zhēng)取這些部門的支持。例如，第十界上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)舉辦時(shí)正值SARS肆虐時(shí)期，在這種嚴(yán)峻的形勢(shì)下，主辦單位和衛(wèi)生部門精誠(chéng)合作，加強(qiáng)入口管理和現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生防范，終于圓滿完成了此次展覽會(huì)。

5.交通、物流管理

對(duì)現(xiàn)場(chǎng)物流和交通的控制是展覽活動(dòng)全面控制的至關(guān)重要的部分。事實(shí)上，交通也屬于物流的范疇，只不過(guò)這里的“交通”主要指現(xiàn)場(chǎng)的交通工具、停車場(chǎng)及線路的規(guī)劃，如展品運(yùn)輸車輛、巴士（往返與地鐵或機(jī)場(chǎng)與場(chǎng)館之間）、Taxi、停車場(chǎng)等。對(duì)于大型會(huì)展活動(dòng)而言，現(xiàn)場(chǎng)交通與物流管理的負(fù)責(zé)人至少應(yīng)該掌握一份想聯(lián)系人名單、場(chǎng)館地圖、展品抵達(dá)場(chǎng)館的時(shí)間、現(xiàn)場(chǎng)交通規(guī)劃草圖、緊急情況應(yīng)對(duì)計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，包括安保和志愿者。

6.餐飲管理

會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的餐飲服務(wù)要根據(jù)會(huì)展主辦單位和場(chǎng)館之間所簽訂的協(xié)議內(nèi)容而定。展覽會(huì)主辦單位在為參展商、觀眾以及所有工作人員提供現(xiàn)場(chǎng)餐飲服務(wù)時(shí)，一般采取以下兩種方式：

（1）指定餐飲服務(wù)商。提供現(xiàn)場(chǎng)餐飲服務(wù)，絕大多數(shù)會(huì)展主辦單位都傾向于指定一家餐飲代理商，負(fù)責(zé)供應(yīng)展出期間的各項(xiàng)餐飲（包括各種快餐、自助餐、工作餐、冷熱飲料等）。當(dāng)然，場(chǎng)館常設(shè)的餐飲服務(wù)設(shè)施也能提供一定的服務(wù)。

（2）推薦場(chǎng)館及周邊餐飲設(shè)施。有時(shí)候，一些小型展覽會(huì)的主辦單位可能不負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)餐飲（主要是午餐）問(wèn)題，但事先都應(yīng)向參展商和觀眾聲明，并詳細(xì)介紹和推薦場(chǎng)館及周邊的餐飲設(shè)施。

7.證件管理

為了便于會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理，同時(shí)出于統(tǒng)計(jì)的需要，會(huì)展主辦單位一般會(huì)對(duì)展覽會(huì)實(shí)行證件管理，即擁有會(huì)展主辦單位認(rèn)可的證件才能進(jìn)入場(chǎng)館。通常來(lái)說(shuō)，在一次展覽會(huì)中，主辦機(jī)構(gòu)至少要印制六種證件，分別發(fā)放給參展商、專業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機(jī)構(gòu)、承辦機(jī)構(gòu)和協(xié)辦機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會(huì)嘉賓（包括領(lǐng)導(dǎo)和講演嘉賓）。另外，為了保證參展商、專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位，場(chǎng)館管理方還會(huì)使用停車證。主辦機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)對(duì)展覽會(huì)證件，尤其是門票的管理，否則很容易出現(xiàn)混亂的局面，從而影響展覽會(huì)的安全和形象。還有一點(diǎn)需要指出，如果展覽會(huì)擬出售門票，主辦單位需事先向稅務(wù)部門報(bào)告，在征得同意后方可印制和出售門票。

8.參展商和觀眾投訴處理

在會(huì)展活動(dòng)舉辦過(guò)程中，不可避免地出現(xiàn)個(gè)別參展商和專業(yè)觀眾對(duì)場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)管理、餐飲配套服務(wù)等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴的現(xiàn)象，有些則直接到問(wèn)詢處投訴，這時(shí)迫切需要有一個(gè)專門的機(jī)構(gòu)來(lái)處理各種投訴。

9.新聞管理

一般來(lái)說(shuō)，國(guó)內(nèi)1萬(wàn)平方米以上的展覽會(huì)都會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能即使發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設(shè)施和人員配備應(yīng)根據(jù)會(huì)展規(guī)模等實(shí)際情況決定。另外，展覽會(huì)主辦單位往往會(huì)安排專門的新聞主管，負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布展覽會(huì)的官方信息，并接受媒體的采訪。所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會(huì)的相關(guān)情況。endprint

10.布展、撤展管理

布展工作一般在展覽會(huì)開(kāi)幕前幾天舉行，時(shí)間長(zhǎng)短依展覽會(huì)的不同規(guī)模和主題而定。例如，大型汽車展或機(jī)械展往往需要近一個(gè)星期的時(shí)間，而消費(fèi)品或珠寶首飾等主題的展覽會(huì)通常只需要一兩天的時(shí)間。對(duì)于主辦單位而言，布展就是對(duì)展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)參展商、搭建商、運(yùn)輸商等有關(guān)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理，從而為展覽會(huì)正式開(kāi)幕作好籌備工作。

11.展品運(yùn)輸管理

會(huì)展是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，從組展到展品運(yùn)輸、展臺(tái)搭建，直到撤展，任何一環(huán)脫節(jié)，會(huì)展都無(wú)法順利進(jìn)行。在整個(gè)流程中，展品、宣傳資料以及展具、道具等相關(guān)設(shè)備的運(yùn)輸是一項(xiàng)重要工作，而且專業(yè)性很強(qiáng)。在實(shí)際工作中，會(huì)展主辦單位往往會(huì)委托一家專業(yè)運(yùn)輸公司來(lái)負(fù)責(zé)展品運(yùn)輸工作。會(huì)展主辦單位申請(qǐng)會(huì)展批文并在海關(guān)備案時(shí)，會(huì)同時(shí)將運(yùn)輸代理在海關(guān)備案。主辦單位委托哪家運(yùn)輸公司，海關(guān)就受理哪家公司的報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)。國(guó)際展覽會(huì)的參展商有海外參展商和國(guó)內(nèi)參展商之分。其中，海外參展商通常由一些國(guó)際性的運(yùn)輸公司代理。

12.酒店、旅游服務(wù)

酒店服務(wù)是會(huì)展主辦單位參展商提供的基本配套服務(wù)項(xiàng)目。概括而言，常見(jiàn)的酒店服務(wù)主要有：

（1）主辦單位自行安排。

（2）專業(yè)代理機(jī)構(gòu)或旅游代理商代為辦理。

在旅游服務(wù)上，會(huì)展主辦單位一般都會(huì)指定一家旅游公司為大會(huì)的旅游代理商。這樣，旅游公司可以利用自己的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，并與目的地旅游社或管理公司（DMC）合作，承攬相關(guān)旅游考察業(yè)務(wù)，協(xié)助預(yù)定酒店，協(xié)調(diào)活動(dòng)中涉及的各級(jí)目的地、各部門的接待工作，保證參展商或?qū)I(yè)觀眾旅行活動(dòng)的順利進(jìn)行。

13.會(huì)展資料的采集與編寫

（1）展覽資料

1） 印發(fā)宣傳資料。印發(fā)宣傳資料是展覽物資管理工作的組成部分，同時(shí)也是展臺(tái)貿(mào)易工作的組成部分，對(duì)展出效果有直接影響。宣傳資料主要用于展覽會(huì)之前向目標(biāo)觀眾和新聞界寄發(fā)，以及展覽會(huì)期間在展臺(tái)上散發(fā)。

2）參展商資料。參展商需要編印一些自己的宣傳資料?；举Y料有展臺(tái)小冊(cè)子、公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品介紹、價(jià)格單等。展臺(tái)小冊(cè)子是參展商的主要資料。

3）資料編印。選產(chǎn)資料具有廣告作用，為了給潛在客戶和新聞界留下良好和深刻的印象，必須注意其質(zhì)量。

（2）會(huì)議材料的印刷與制作。舉行會(huì)議或展覽必須印刷一些宣傳品及會(huì)議資料，它有告知會(huì)議的信息以及會(huì)議期間提供與會(huì)者開(kāi)會(huì)所需的相關(guān)資料之用，甚至也可以在會(huì)后留存建檔、參考使用。

14.會(huì)展設(shè)備管理

1.會(huì)議所需視聽(tīng)設(shè)備

各種類型的會(huì)議都需要使用視聽(tīng)設(shè)備，尤其是國(guó)際會(huì)議，在視聽(tīng)設(shè)備方面的要求更是嚴(yán)格，對(duì)音響、麥克風(fēng)、放映機(jī)、銀幕等都要有一定的質(zhì)量要求，往往需要由專業(yè)人員協(xié)助規(guī)劃。

（1）放映設(shè)備。放映設(shè)備是指在會(huì)議室內(nèi)演講時(shí)所用到的輔助器材，如幻燈機(jī)、投影機(jī)等。

（2）音響設(shè)備。音響設(shè)備對(duì)會(huì)議的質(zhì)量具有相當(dāng)大的影響，會(huì)議經(jīng)理人如果能將下列幾項(xiàng)音響方面的基本因素考慮進(jìn)去的話，將對(duì)會(huì)議質(zhì)量的提高有相當(dāng)大的幫助。

1）麥克風(fēng)

2）錄音

3）特殊視聽(tīng)系統(tǒng)。

2.視聽(tīng)設(shè)備與會(huì)場(chǎng)布置的關(guān)系

會(huì)議廳的容量、座位與舞臺(tái)的安排都與視聽(tīng)設(shè)備有直接的關(guān)系。

（1）視聽(tīng)設(shè)備的安排影響會(huì)議室座位的容量。

（2）座位安排對(duì)視聽(tīng)的影響。

（3）會(huì)議場(chǎng)地視聽(tīng)設(shè)備的調(diào)查。

作者簡(jiǎn)介：

蔡鵬，北京華陽(yáng)恒通國(guó)際會(huì)展服務(wù)有限公司endprint