企業(yè)檔案數(shù)字化管理中的問題與對策

馬雨薇

摘 要：數(shù)字化的檔案管理已經(jīng)發(fā)揮了它的優(yōu)勢，成為企業(yè)管理不可或缺的網(wǎng)絡管理形式。但是在檔案信息數(shù)字化進程中還存在許多問題，阻礙了檔案信息數(shù)字化管理的發(fā)展，現(xiàn)就檔案數(shù)字化管理中存在問題與對策探討如下：

關鍵詞：檔案；數(shù)字化；管理

一、檔案數(shù)字化管理概述

檔案信息一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里，查找檢索起來非常費時費力，存儲空間大，維護不方便。檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機儲存檔案信息，它的好處是檢索快捷方便，容易實時同步備份，存儲空間小，維護方便。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化硬件嚴重不足。就硬件而言，檔案數(shù)字化主要需要三類設備：一類是信息采集設備，一類是信息存儲設備，一類是信息利用設備。存儲設備在設備選購方面主要以數(shù)字化對象的種類和數(shù)量、數(shù)字化速度、數(shù)字化質(zhì)量為依據(jù)。信息利用設備一般包括計算機、因特網(wǎng)、打印機、復印機等。但由于當前基層財力緊張，各地檔案館、室這些設備嚴重不足。有的只有少數(shù)價值不高的簡易設備，很難滿足檔案數(shù)字化的需要。[1]

（二）檔案數(shù)字化軟件開發(fā)滯后?，F(xiàn)今檔案部門所使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)、購置的軟件不能亂用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)。

（三）檔案工作缺少規(guī)范化標準。檔案材料的標準化、制度化和規(guī)范化是檔案信息化建設的前提和必要條件。信息化背景下計算機處理數(shù)據(jù)的“機械性”對檔案數(shù)字子化建設的標準和規(guī)范提出了更高要求。

（四）缺乏新型檔案管理人才。目前我國現(xiàn)有的檔案管理人員無論在意識上或者是技術上都和國際的標準相差很遠。實現(xiàn)檔案資源信息化，首先要有檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設的重要性

檔案數(shù)字化建設已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的一項具有全局性和戰(zhàn)略性重大工作，它既是檔案工作的重要組成部分，又是社會信息化的重要基礎性工作，積極開展檔案信息化建設，是檔案事業(yè)適應社會發(fā)展需要的必由之路。同時檔案數(shù)字化建設是數(shù)字化、網(wǎng)絡化發(fā)展的要求。檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數(shù)字化網(wǎng)絡化的大潮中求生存求發(fā)展，保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實體如何最大限度地發(fā)揮作用，這些問題就使開發(fā)檔案信息，進行檔案信息化建設成為必然。[2]

四、解決檔案數(shù)字化問題的基本對策

（一）加大檔案數(shù)字化硬件投資力度。檔案數(shù)字化首先是硬件現(xiàn)代化。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項工作網(wǎng)絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

（二）加強檔案數(shù)字化信息資源建設。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于檢索利用。

（三）加強檔案數(shù)據(jù)庫建設。檔案數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案信息的組織形式，是一種特定方式組織起來、存儲在計算機內(nèi)、使用某種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)組織管理的檔案目錄數(shù)據(jù)集合，是檔案信息管理系統(tǒng)的核心。企業(yè)檔案管理部門要建立數(shù)字檔案館就必須加數(shù)據(jù)庫的建設。

（四）配備新型檔案管理人員。檔案數(shù)字化最根本的還是檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化，再先進的設備最終還是要靠人來操作。企業(yè)檔案管理的能動因素是承擔檔案管理、開發(fā)和服務職能的檔案管理工作人員，是否擁有充足的、高素質(zhì)的檔案管理人才資源已成為檔案事業(yè)能否持續(xù)健康，積極發(fā)展的關鍵所在。首先應當適當增加承擔檔案管理的專職人員，明確其崗位指責和工作要求，使他們能安心在檔案管理崗位上建功立業(yè)；其次是要加強對檔案管理人員的專業(yè)知識和技能培訓，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。

結束語：檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。面對這種挑戰(zhàn)我們檔案工作者應積極應對，我們要不斷知識，逐步掌握數(shù)字化技術為檔案工作服務，為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

參考文獻：

[1] 陳文英；當前檔案數(shù)字化存在的問題及對策[A]—科技信息，2007年第1期