物資采購管理內(nèi)部運(yùn)作模式初探
——以港口物資采購為例*

孫 東

(連云港港口股份有限公司 東聯(lián)港務(wù)分公司，江蘇 連云港 222046)

在物資采購管理運(yùn)作中,既能保障物資正常供應(yīng)和降本節(jié)支,又能防止資金隱性流失和堵塞采購管理環(huán)節(jié)的漏洞;既能做到“集中權(quán)力分散化”,又能使“隱蔽的權(quán)力公開化”，這成為物資采購管理工作長期需要面對(duì)的一個(gè)課題。筆者結(jié)合港口物資工作實(shí)踐，對(duì)物資采購管理內(nèi)部運(yùn)作模式進(jìn)行初步探討。

一、過程管理監(jiān)控系統(tǒng)化

建立從計(jì)劃申報(bào)、編制、審批、比價(jià)采購、驗(yàn)收、入庫、保管、出庫、付款等全過程監(jiān)控系統(tǒng)是保障各個(gè)環(huán)節(jié)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)和保證。在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)置和職能分配上,做到責(zé)、權(quán)、利分明,分工協(xié)作,相互制約,形成閉環(huán)。物資采購工作流程見圖1。

圖1 物資采購工作流程圖

(一) 采購環(huán)節(jié)分散化

港口物資部門負(fù)責(zé)全公司裝卸生產(chǎn)及保證機(jī)械正常運(yùn)轉(zhuǎn)用物資消耗,權(quán)力比較集中,如果領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)或業(yè)務(wù)不精,很容易造成一人負(fù)責(zé)制現(xiàn)象,必須使集中的權(quán)力分散化,將采購各個(gè)環(huán)節(jié)分開,港口目前對(duì)采購管理可分:計(jì)劃、采購、驗(yàn)收、保管、記帳等。但各個(gè)環(huán)節(jié)必須相互制約,相互協(xié)調(diào),職責(zé)分明。另外對(duì)于價(jià)格較高和量大的物資采購可設(shè)立物資招投標(biāo)比價(jià)小組,小組負(fù)責(zé)人以公司主管領(lǐng)導(dǎo)為宜,成員要由紀(jì)委、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、技術(shù)、物資部門人員組成。

(二) 采購管理運(yùn)作程序

1 采購計(jì)劃的編制和審批 采購計(jì)劃的編制工作要與其他采購環(huán)節(jié)分開,單獨(dú)成立。其編制的依據(jù)是計(jì)劃申請(qǐng)及庫存狀態(tài)綜合平衡,提出采購計(jì)劃交主管科長審核,核定進(jìn)貨渠道,貨比三家,填寫物資比質(zhì)比價(jià)采購審批表進(jìn)行權(quán)限審批。

2 采購計(jì)劃的執(zhí)行和到貨驗(yàn)收 采購人員負(fù)責(zé)計(jì)劃的執(zhí)行,并按合同管理的有關(guān)規(guī)定簽定合同或協(xié)議,和部分物資的詢價(jià)比價(jià)過程。并協(xié)助計(jì)劃員、科長負(fù)責(zé)收集供方有關(guān)資料和資質(zhì)證明。貨到后驗(yàn)收人員根據(jù)計(jì)劃或合同、協(xié)議等進(jìn)行驗(yàn)收,編制入庫驗(yàn)收單交保管人員辦理入庫手續(xù)。

3 票據(jù)結(jié)算前的稽核 驗(yàn)收單、發(fā)票及比質(zhì)比價(jià)審批表經(jīng)采購員、驗(yàn)收員簽字后先交主管科長審核,然后交主管經(jīng)理、經(jīng)理審批無誤,最后交財(cái)務(wù)科辦理付款手續(xù)。發(fā)票上至少有五人簽字,缺一不可。

(三) 招標(biāo)管理運(yùn)作程序

招標(biāo)管理運(yùn)作程序突出“隱蔽的權(quán)力公開化”。其操作程序分五個(gè)步驟:(1) 招標(biāo)方資格的認(rèn)定。資格的認(rèn)定一般而言是一項(xiàng)日常工作,靠平時(shí)不間斷地進(jìn)行認(rèn)定和積累。認(rèn)定合格的供方才可能成為比價(jià)、招標(biāo)資格。(2) 招投標(biāo)文件的提出。港口物資招投標(biāo)一般邀標(biāo)采購較多。招標(biāo)文件提出是依據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)需要招標(biāo)物資進(jìn)行的。(3) 確定供方或開標(biāo)。經(jīng)過各供方的投標(biāo)在物資招標(biāo)比價(jià)采購小組共同情況下進(jìn)行開標(biāo)。(4) 宣布中標(biāo)和簽定合同。(5) 到貨的驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算的稽核。通過采購環(huán)節(jié)分立設(shè)置,采購前的審批、貨到后驗(yàn)收、發(fā)票稽核等全過程實(shí)行監(jiān)控,有效防止資金的浪費(fèi)和變向的流失。

二、模擬市場運(yùn)作化

(一) 加強(qiáng)市場調(diào)研,廣泛收集市場信息

物資管理人員利用一切機(jī)會(huì)和渠道收集市場物資資源信息,及時(shí)掌握市場價(jià)格趨勢，密切關(guān)注和收集整理有關(guān)供方信息動(dòng)態(tài),對(duì)供方的經(jīng)營狀況、進(jìn)貨渠道、供貨質(zhì)量、供貨價(jià)格及售后服務(wù)等情況要及時(shí)掌握,按照ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行定期評(píng)價(jià)和評(píng)定。評(píng)價(jià)和評(píng)定合格的供方納入合格供方目錄。

1 分類 首先根據(jù)公司生產(chǎn)實(shí)際需要和所采購產(chǎn)品對(duì)公司最終產(chǎn)品的影響程度分為A、B、C三類。A類:裝卸起重用的鋼絲繩、卸扣、鉤頭、防轉(zhuǎn)套、吊環(huán)、鏈條、壓制索具、合成纖維吊裝帶,及砂輪類等;B類:港機(jī)配件、電機(jī)、電工器材、橡膠制品(輪胎)、軸承、儀器儀表、燃潤料等;C類:化工材料、五金、工具、雜品等其他物資。

2 根據(jù)分類進(jìn)行差別評(píng)價(jià) 每年年初應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)上一年度采購量大且通過市場準(zhǔn)入核批的物資供方進(jìn)行評(píng)價(jià),填制物資供方業(yè)績評(píng)定表/報(bào)告,經(jīng)批準(zhǔn)后,作為合格供方予以登記。評(píng)價(jià)內(nèi)容包括:A類物資:供方提供的物資質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)情況和質(zhì)量保證體系資質(zhì)相關(guān)證明(產(chǎn)品合格證/質(zhì)保書(檢測報(bào)告)/生產(chǎn)許可證或質(zhì)量管理體系證書等);B類物資:供方提供的物資質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等;C類物資:供方提供物資的價(jià)格、質(zhì)量等。對(duì)其中業(yè)務(wù)量小的供方可不予評(píng)價(jià)。

對(duì)上一年度尚未發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系但通過市場準(zhǔn)入核批的供貨單位,技術(shù)部應(yīng)組織人員對(duì)其進(jìn)行考察,確認(rèn)符合后,填制物資供方業(yè)績評(píng)定表/報(bào)告,交公司主管經(jīng)理批準(zhǔn)后,登記在合格供貨單位登記表上,視為本年度合格供方，如圖2所示。

(二) 利用市場競爭機(jī)制,獲取綜合經(jīng)濟(jì)效益

充分利用市場競爭機(jī)制和廠商優(yōu)惠政策,求得最大的經(jīng)濟(jì)實(shí)惠是招標(biāo)、比價(jià)采購工作的主要目標(biāo)。在比價(jià)過程中采用競爭性貨比三家方式,同樣物資比質(zhì)量,同樣質(zhì)量比價(jià)格,同樣價(jià)格比付款方式和交貨期,同時(shí)要與各供應(yīng)商進(jìn)行必要商務(wù)談判,在采購價(jià)格、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、付款方式和期限上求最大經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。不能只片面強(qiáng)調(diào)物資本身價(jià)格,而忽視物資自身成本價(jià)格外的運(yùn)費(fèi)及資金的利息、周轉(zhuǎn)情況。

(三) 形成各種特色規(guī)模采購,降低采購綜合成本

根據(jù)各種物資年、月消耗情況,對(duì)每月有一定消耗規(guī)律,且使用頻率比較頻繁的物資可集中編制計(jì)劃,集中采購,形成規(guī)模采購,變零星為批量,化零為整；變小批量為規(guī)模采購。這樣便于和供方就物資價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、付款的方式及期限達(dá)成較實(shí)惠的條件。

圖2 選擇供應(yīng)商的程序流程圖

(四) 深化比價(jià)內(nèi)涵,做好市場預(yù)測

比價(jià)管理的內(nèi)涵就是對(duì)采購物資價(jià)格實(shí)行“二維坐標(biāo)”管理,即對(duì)采購物資價(jià)格進(jìn)行“縱橫坐標(biāo)法”比較,縱向比較歷史價(jià)格,橫向比較市場價(jià)格。認(rèn)真做好不同時(shí)期,不同地區(qū)的價(jià)格動(dòng)態(tài),便于預(yù)測市場價(jià)格趨勢,把握時(shí)間價(jià)格差,獲取經(jīng)濟(jì)利益。這主要針對(duì)具有季節(jié)性消耗的物資。

(五) 降低采購成本與減少消耗并重

降低采購成本與減少物資數(shù)量消耗是等同對(duì)待,這是對(duì)物資采購實(shí)行招標(biāo)、比價(jià)采購管理的深刻體會(huì)。在比質(zhì)比價(jià)的同時(shí),注意靈活運(yùn)用價(jià)值工程(F=V/C)中價(jià)格性能比理論,是實(shí)現(xiàn)企業(yè)綜合經(jīng)濟(jì)效益的有利舉措。比價(jià)采購時(shí)不僅關(guān)注物資價(jià)格,同時(shí)要注重物資價(jià)格功能,從價(jià)格總體功能出發(fā),謀求最大經(jīng)濟(jì)效益。如購買油封要區(qū)別油封使用位置,如果在容易裝卸部位就可以采用質(zhì)量一般的油封;如果是某機(jī)械內(nèi)部(減速箱)裝卸不容易就要采用質(zhì)量較好的油封。因?yàn)橥瑯友b卸所耗的人力、時(shí)間是不同的,所帶來的經(jīng)濟(jì)效益也是不同的。

(六) 突出重點(diǎn),兼顧一般,有效控制采購質(zhì)量

在采購物資是實(shí)行“誰采購誰負(fù)責(zé)到底”的制度。但在區(qū)分采購物資時(shí)根據(jù)采購物資安全質(zhì)量要求不同,將采購物資劃分為A、B、C類物資。A類物資是與裝卸生產(chǎn)有密切關(guān)系且安全系數(shù)要求嚴(yán)格的物資如鋼絲繩、門機(jī)卡環(huán)等。對(duì)A類物資重點(diǎn)對(duì)待,并頒布詳細(xì)的規(guī)定(如三證齊全等);B類物資是次重點(diǎn)物資,要嚴(yán)格控制進(jìn)貨渠道;C類物資屬一般物資,作一般控制。

三、績效考評(píng)制度化

一是建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。對(duì)每個(gè)采購環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的規(guī)章制度,明確操作規(guī)程和職責(zé)權(quán)限、義務(wù),各司其職。二是制定采購人員績效標(biāo)準(zhǔn)(見表1)。強(qiáng)化采購人員績效考評(píng)，確保采購物資質(zhì)量。(1) 建立科學(xué)動(dòng)態(tài)的采購管理考評(píng)績效制,每月對(duì)采購質(zhì)量、價(jià)格、兌現(xiàn)率、業(yè)務(wù)水平、供貨時(shí)間、廉政建設(shè)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等進(jìn)行績效考評(píng),對(duì)于績效考評(píng)連續(xù)三月最低或受到投訴經(jīng)調(diào)查屬實(shí)的采購人員，調(diào)離本職崗位并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。(2) 完善物資采購質(zhì)量、價(jià)格追究制。因工作失誤造成采購價(jià)格問題的追究:物資采購實(shí)行價(jià)格責(zé)任制,誰采購、誰負(fù)責(zé),凡購買產(chǎn)品價(jià)格高于合理價(jià)格,形成的價(jià)差由采購責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償;因工作失誤造成采購質(zhì)量問題的追究:物資采購實(shí)行質(zhì)量責(zé)任制,誰采購、誰負(fù)責(zé),凡購買的產(chǎn)品是次品或不能使用的產(chǎn)品,由采購責(zé)任人負(fù)責(zé)調(diào)換或退貨,直至符合使用要求。如不能及時(shí)調(diào)、換貨,采購員負(fù)責(zé)全額賠款。三是加強(qiáng)供應(yīng)商績效考核,推行供應(yīng)商市場準(zhǔn)入制和廉政建設(shè)否決制。把供應(yīng)商提供物資質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、供貨時(shí)間、廉政建設(shè)等納入動(dòng)態(tài)考核,對(duì)價(jià)格虛高或質(zhì)量出現(xiàn)問題實(shí)行量化考核,實(shí)行退貨、賠償、以及取消供應(yīng)資格。

表1 采購員績效標(biāo)準(zhǔn)

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