論高校檔案館管理的定位、功能與理念

李淑青

摘 要：本文通過高校檔案館的功能和發(fā)展方向來對其定位，在定位基礎(chǔ)上看高校檔案館具有的歷史功能、社會功能、教育功能和文化功能，在了解功能的基礎(chǔ)上提出高校檔案館的管理理念。

關(guān)鍵詞： 社會功能 教育功能 管理功能

Abstract： Through features and development direction of University's archives to its positioning， understand the historical features， social functions， educational and cultural functions on the basis of the position archives of colleges and universities， and know the concepts of archives management in colleges and universities based on function.

Key words： social function educational function management function

一、從圖書館、檔案館、博物館的區(qū)別與聯(lián)系看高校檔案館的定位

在檔案信息化日益發(fā)展、日益受到重視的今天，高校的功能發(fā)生了較大的變化，在過去人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會三大功能基礎(chǔ)上，又增加了文化功能。相應(yīng)地，高校檔案館的定位、功能與理念也應(yīng)該受到重新審視，管理者對于高校檔案館如何適應(yīng)高等教育發(fā)展新形勢才能有較好的認知。

如何定位高校檔案館呢？我們從功能和發(fā)展方向兩個視角出發(fā)，從圖書館、檔案館與博物館的區(qū)別與聯(lián)系，來看高校檔案館的定位。

從功能上看，圖書館體現(xiàn)知識性，是高校師生為了完成教學(xué)任務(wù)和科研任務(wù)去學(xué)習和研究的場所，師生去圖書館接受服務(wù)，主要是為了滿足教學(xué)和科研理論和實踐上的需求；檔案館體現(xiàn)社會性，是為在校師生和已經(jīng)走向社會的師生提供檔案信息存儲和服務(wù)的場所，師生去檔案館接受服務(wù)，主要是為了滿足學(xué)習和工作中身份和事件證明性質(zhì)的需求；博物館體現(xiàn)文物性，是以實物形式再現(xiàn)歷史的場所，師生去博物館接受服務(wù)，主要是為了滿足回顧歷史的需求。

從發(fā)展方向來看，高校的圖書館、檔案館、博物館有整合趨勢。歷史上三者是一體化過的，從秦漢以來逐漸分開，各自獨立設(shè)置，目前又有整合趨勢，特別是在高校有整合趨勢。從高校特點來看，圖書館、檔案館每個高校都有，博物館則不是每個高校沒有，個別重點大學(xué)正在建立自己的博物館。一般來說，檔案館收藏的實物檔案實際上就是高校的文物，起著博物館的作用。因此，高校檔案館的定位應(yīng)該是檔案館與博物館的結(jié)合，應(yīng)該注重收集、存儲、開發(fā)實物檔案，集合各類檔案，發(fā)揮宣傳與教育功能。

二、從高校檔案館的定位看高校檔案館的功能

高校檔案館的功能是什么？應(yīng)該是歷史功能、社會功能、教育功能、宣傳功能。

（一）歷史功能

教育部27號令（以下簡稱27號令）指出，高校檔案是指高等院校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案歸檔材料主要包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、財會、聲像、實物等十方面內(nèi)容，這些歷史記錄能夠真實地反映高校建校以來的歷史，包括學(xué)校歷史上出現(xiàn)過的著名領(lǐng)導(dǎo)、著名教師、著名學(xué)生，以及學(xué)校發(fā)展過程中具有里程碑的歷史事件資料、照片、字畫、建筑物等檔案資料。

（二）社會功能

高校檔案館不僅要保存、積累檔案資料，更要利用檔案的功能。利用檔案不僅面向本校師生員工，為教學(xué)、科研和管理服務(wù)，它還應(yīng)發(fā)揮為社會公眾服務(wù)的社會功能，實現(xiàn)檔案的社會價值?，F(xiàn)在社會公眾對高校檔案信息需求日益增長。社會用人單位對應(yīng)聘人員的學(xué)歷學(xué)位審核，對外交流機構(gòu)對自費出國留學(xué)人員的學(xué)歷審核和成績認定，高?？萍汲晒畔⒌霓D(zhuǎn)化等都是社會公眾渴望得到的信息財富。高校檔案只有合理利用，滿足社會需要才能發(fā)揮其社會服務(wù)功能。

（三）教育功能

從27號令來看，高校檔案有別于企業(yè)檔案，有自己獨特的特點。企業(yè)檔案一般劃分為文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案，而高校檔案卻劃分為十個類型，并且只有高校才有教學(xué)檔案，因此，教學(xué)檔案是高校檔案存儲的特色檔案，教育功能就是高校檔案館的功能之一。高校檔案館理應(yīng)組織人力資源，開發(fā)、利用、編研教學(xué)檔案，服務(wù)教學(xué)。目前的高校開展檔案編研工作，基本上與校史的編撰離不開關(guān)系，實際上高校開發(fā)檔案的教育功能，完全可以從教學(xué)檔案的編研著手，以目錄、題錄、文摘、索引等二次文獻形式，開發(fā)教學(xué)檔案。

（四）宣傳功能

高校檔案是一個學(xué)校的歷史記憶，比如高校的校訓(xùn)，辦學(xué)理念的形成，在高校檔案中清晰記錄了它們的產(chǎn)生、發(fā)展、形成的過程，體現(xiàn)一所高校的辦學(xué)傳統(tǒng)和精神風貌。通過電子閱覽、舉辦展覽等方式，高?？梢岳脵n案回顧校史、校訓(xùn)的發(fā)展過程，重溫學(xué)校有價值的任何活動，有利于塑造和宣傳高校的形象，增強學(xué)生熱愛學(xué)校的激情。從這個角度來看，高校檔案就是高校發(fā)展的一面鏡子，是高校產(chǎn)生并茁壯成長的歷史見證。發(fā)揮高校檔案的宣傳功能，將使社會更全面了解高校，促進高校教育發(fā)展，推進社會主義精神文明建設(shè)。

三、從高校檔案館的功能看高校檔案館的管理理念

（一）劃分功能區(qū)，做好整體布局

現(xiàn)在高校檔案館應(yīng)該是集庫房、展覽、借閱利用、咨詢服務(wù)、報告廳、會議廳于一體，體現(xiàn)檔案館的社會性、文化性、時代性。只有這樣，才能滿足檔案資料接收、收集、整理、保管和提供利用檔案的功能要求。另外根據(jù)高校的特點構(gòu)建能反映高校文化特色的檔案館藏結(jié)構(gòu)。按照教學(xué)、科研、管理和綜合信息四大塊劃分檔案儲存區(qū)域，然后每個部分按照不同子類別去整理編目，統(tǒng)計及保管。通過功能劃分，使館藏的每份文件、每張光盤、每件實物都有相對應(yīng)的檢索工具，做到簡單快速調(diào)閱。

（二）滿足檔案館的基本需求

高校檔案館是個全方位、寬領(lǐng)域的綜合信息平臺，為了能使館藏資源豐富，滿足高校的服務(wù)需求，檔案館要廣開征集渠道，改變只停留在等、靠、要的傳統(tǒng)觀念去搜集資源，而是通過接受、征集、個人捐贈等多種方式將有收藏價值的檔案收集起來。找準定位，努力挖掘檔案資源信息， 處理好“藏”與“用”的關(guān)系，提高檔案信息服務(wù)的針對性和主動性。檔案館可在咨詢服務(wù)、定題跟蹤、情報檢索等方面多做文章， 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使科技查新、引文分析等服務(wù)項目得到有效開展，這樣必然擴大讀者的受益面，直接提高服務(wù)效果。

（三）體現(xiàn)檔案館的功能

高校檔案館可以利用館藏資源通過建設(shè)校史館、開辦各種陳列展覽、舉辦專題報告會、編寫各種出版物來再現(xiàn)學(xué)校歷史記憶、展現(xiàn)學(xué)校歷史人文風貌，體現(xiàn)傳承大學(xué)精神的文化傳播功能。僅僅提供零散、孤立文件還遠不能滿足高校信息需求，對檔案資源的科學(xué)整理和系統(tǒng)深層次的編研，才能更好發(fā)揮高校的文化資源優(yōu)勢，實現(xiàn)高校檔案的社會價值。

現(xiàn)在高校檔案館作為大學(xué)記憶的保管員，不僅定位在是保存歷史資料的場所，更是提供高校檔案信息滿足社會服務(wù)的文化事業(yè)機構(gòu)。要以信息共享為服務(wù)理念，一方面圍繞學(xué)校中心工作為教學(xué)科研服務(wù)，另外更要充分利用資源積極參與地方經(jīng)濟社會發(fā)展建設(shè)，真正實現(xiàn)傳承大學(xué)精神，為社會服務(wù)的功能。

總的來說，從圖書館、檔案館與博物館的區(qū)別與聯(lián)系來看，高校檔案館的定位應(yīng)該是檔案館與博物館的結(jié)合，應(yīng)該注重開發(fā)實物檔案，集合各類檔案，發(fā)揮宣傳與教育功能。從高校檔案館的定位看高校檔案館的功能，應(yīng)該是歷史功能、社會功能、教育功能、宣傳功能。從高校檔案館的功能看高校檔案館的管理理念，應(yīng)該是劃分功能區(qū)，做好整體布局、滿足檔案館的基本需求、體現(xiàn)檔案館的功能。

（作者單位：太原工業(yè)學(xué)院）

參考文獻：

[1] 蘭家友.簡論檔案館的社會功能及其實現(xiàn)[J].科技信息，2009（4）：458

[2] 林慕嬋.論新時期高校檔案館功能建設(shè)[J].廣東農(nóng)業(yè)科學(xué) 2010（8）：383-384

[3] 王英瑋、尹美京.現(xiàn)代檔案館功能建設(shè)與完善的思考[J].北京檔案， 2008（3）endprint