論企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

薛惠芳

隨著時(shí)代的發(fā)展網(wǎng)絡(luò)管理很自然地進(jìn)入了企業(yè)檔案操作的范疇，因此，新形勢(shì)信息化網(wǎng)絡(luò)管理檔案服務(wù)的最重要的特點(diǎn)即是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)建設(shè)，這也是時(shí)代發(fā)展的自然趨勢(shì)。當(dāng)前檔案人員的重要職責(zé)就是開發(fā)和共享檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)數(shù)據(jù)，不斷刷新檔案服務(wù)職能，主動(dòng)積極地為社會(huì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，為全面達(dá)成小康社會(huì)盡職盡責(zé)。要通過(guò)全球互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)平臺(tái)服務(wù)，并提高各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)管理，努力使檔案操作服務(wù)化。

一、創(chuàng)新服務(wù)職能

（一）、建立檔案平臺(tái)網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)服務(wù)

隨著檔案平臺(tái)局域網(wǎng)的內(nèi)部建立，檔案管理將充分使用企事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)制作自己的自主平臺(tái)，積極組織上網(wǎng)平臺(tái)數(shù)據(jù)，使檔案平臺(tái)服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)合企事業(yè)單位自主網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)的網(wǎng)上平臺(tái)檢索，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

目前，國(guó)內(nèi)許多單位檔案平臺(tái)使用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)的一種主要形式。檔案操作者要以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案平臺(tái)信息信息庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文檔全文信息庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)電子文檔的及時(shí)管理與使用，實(shí)現(xiàn)檔案平臺(tái)信息網(wǎng)絡(luò)化、信息庫(kù)化，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)服務(wù)使用自動(dòng)化，檔案操作網(wǎng)絡(luò)化，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)管理規(guī)范化。如：輸入目錄管理信息庫(kù)，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢搜索；檔案棺（室）與宣傳部門緊密配合，可以將本單位重大操作中形成的新聞錄像檔案網(wǎng)絡(luò)化并及時(shí)歸檔，建立網(wǎng)絡(luò)化視頻網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)信息庫(kù)，以便于宣傳和使用。

（二）、建立“電子文檔（檔案）信息管理中心”

檔案平臺(tái)與企事業(yè)單位數(shù)據(jù)管理部門可加強(qiáng)緊密配合，建立“電子文檔（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案平臺(tái)，是企事業(yè)單位平臺(tái)信息庫(kù)的重要組成部分。電子文檔（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)內(nèi)各單位的歸檔電子文檔，并在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上提供有限制性或非保密電子文檔查詢、使用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文檔平臺(tái)數(shù)據(jù)共享。其優(yōu)勢(shì)是覆蓋面廣，資源豐富，使用率高。

（三）、電子文檔的自動(dòng)上傳收集

目前在單機(jī)上形成的電子文檔的收集操作，已成為檔案操作部門不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文檔的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)操作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文檔自動(dòng)上傳的操作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案平臺(tái)的服務(wù)器上歸檔。

例如：為了方便下級(jí)平臺(tái)或平臺(tái)管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)傳送自己?jiǎn)挝环潜Ｃ艿臋n案全文，檔案平臺(tái)自行開發(fā)了“電子文檔全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以使用身邊聯(lián)入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文檔全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案平臺(tái)，也不必交任何光盤或軟盤。

（四）、開展在線操作

傳統(tǒng)的檔案使用方式，如到檔案部門使用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門使用檔案原件的方式，在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面網(wǎng)絡(luò)化改變了人們操作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重?cái)?shù)據(jù)的時(shí)效性，希望通過(guò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種數(shù)據(jù)。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供使用方式必然逐步被敢于的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專題、提供信息庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓使用者與檔案平臺(tái)使用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行數(shù)據(jù)交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

（五）、開展現(xiàn)行文檔查閱服務(wù)

隨著改革開放的不斷深入，到檔案平臺(tái)查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文檔的人員逐年增多。尤其是我國(guó)加入WTO后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策數(shù)據(jù)。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變操作職能，提高操作效率，緊密黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級(jí)綜合檔案平臺(tái)全部建立現(xiàn)行文檔服務(wù)中心，要求全省各部門、各單位率先向各級(jí)檔案平臺(tái)送交現(xiàn)行文檔資料，并要求各級(jí)檔案平臺(tái)做好現(xiàn)行文檔資料的接收操作，搞好現(xiàn)行文檔資料的查閱服務(wù)。

二、拓展服務(wù)范疇

（一）、數(shù)據(jù)服務(wù)的社會(huì)化、多主體

由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案操作者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)操作中使用或可能使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊使用者提供特定服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)中，人們對(duì)各類數(shù)據(jù)的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理操作變得越加復(fù)雜，越離不開數(shù)據(jù)服務(wù)。對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)的單一需求必然將被對(duì)檔案、文檔、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

（二）、興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

處于網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)的今天，從平臺(tái)數(shù)據(jù)開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)財(cái)富的擁有者和提供者；檔案平臺(tái)也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)的聚集中心、交流中心和數(shù)據(jù)技術(shù)的用戶。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案平臺(tái)的改革創(chuàng)新方向就是走網(wǎng)絡(luò)化道路，在為社會(huì)提供網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要數(shù)據(jù)的責(zé)任實(shí)體。

對(duì)于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)的開放和開發(fā)，檔案操作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)觀念和產(chǎn)業(yè)觀念，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)敢于出擊。如在匯編專題數(shù)據(jù)方面：開發(fā)科技數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)引進(jìn)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場(chǎng)數(shù)據(jù)，為企業(yè)提供營(yíng)銷機(jī)會(huì)；開發(fā)法律數(shù)據(jù)，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)數(shù)據(jù)，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

（三）、加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)數(shù)據(jù)共享

隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和數(shù)據(jù)總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和數(shù)據(jù)全部加以收集、整理、加工、保存和使用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實(shí)行整體化管理，充分發(fā)揮一體化優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行數(shù)據(jù)共享，正是建立社會(huì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的前提條件和核心數(shù)據(jù)之一。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案平臺(tái)、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享能使檔案、圖書、情報(bào)等文獻(xiàn)部門相互分享各自的數(shù)據(jù)，使使用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、數(shù)據(jù)、情報(bào)。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘數(shù)據(jù)潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)互補(bǔ)，提高館（室）藏?cái)?shù)據(jù)使用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級(jí)各類檔案平臺(tái)、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

（四）、注重“反饋”，深層次開發(fā)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)

反饋方法在檔案平臺(tái)數(shù)據(jù)開發(fā)使用中起著重要的作用。通過(guò)反饋平臺(tái)數(shù)據(jù)開發(fā)使用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高平臺(tái)數(shù)據(jù)開發(fā)使用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

三、開創(chuàng)企業(yè)檔案創(chuàng)新服務(wù)

（一）、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)一體化

網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)化指檔案操作模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)這種主要形式向企業(yè)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供使用的一體化；要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)高度共享檔案，而這必將引發(fā)企業(yè)檔案操作及服務(wù)模式的變革，這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化和網(wǎng)絡(luò)化；不僅涉及大量技術(shù)問(wèn)題，而且也涉及許多過(guò)去從未碰到過(guò)的管理問(wèn)題，企業(yè)檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化管理，需要在實(shí)踐中不斷摸索。

（二）、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展開發(fā)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)現(xiàn)代化

當(dāng)今新形勢(shì)網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)，作為企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化前沿的檔案部門要變被動(dòng)為敢于，網(wǎng)絡(luò)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)操作已經(jīng)成為檔案部門不得不考慮的問(wèn)題.隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案操作者已經(jīng)越來(lái)越深刻地認(rèn)識(shí)到，使用新的知識(shí)、新的技術(shù)、新的辦法來(lái)管理企業(yè)檔案的重要性，探索一條企業(yè)檔案操作，而最大限度地開發(fā)與運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為企業(yè)檔案操作現(xiàn)代化的最重要的數(shù)據(jù)，通過(guò)檔案操作網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新，更好使用開發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)。

（作者單位：太鋼能源動(dòng)力總廠）endprint