論高校貨物采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督

張奕亮

摘要：物資采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督是內(nèi)部審計(jì)的重要環(huán)節(jié)。本文從貨物采購(gòu)審計(jì)的內(nèi)容、必要性、項(xiàng)目選擇及實(shí)施四個(gè)方面進(jìn)行了初步探索，以使審計(jì)工作更加規(guī)范、評(píng)價(jià)更加客觀，為高校貨物采購(gòu)決策、管理提出更加有效的審計(jì)建議。

關(guān)鍵詞：貨物采購(gòu) 審計(jì) 監(jiān)督 評(píng)價(jià)

當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，貨物采購(gòu)一直是一個(gè)熱點(diǎn)問題，因此，物資采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督工作備受關(guān)注，引起了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。2013年底，廣東省監(jiān)察廳、廣東省預(yù)防腐敗局、廣東省教育廳聯(lián)合制定了《加強(qiáng)我省高校貨物采購(gòu)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控工作的辦法》（粵教監(jiān)[2013]12號(hào)），明確要求高校貨物采購(gòu)要加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督。本文對(duì)開展貨物采購(gòu)審計(jì)，更好發(fā)揮審計(jì)監(jiān)督作用進(jìn)行初步探析。

一、高校貨物采購(gòu)審計(jì)內(nèi)容

根據(jù)《加強(qiáng)我省高校貨物采購(gòu)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控工作的辦法》，貨物是指計(jì)算機(jī)設(shè)備及軟件、辦公設(shè)備、電器設(shè)備、辦公消耗用品、通用交通工具、多媒體系統(tǒng)、圖書檔案設(shè)備、印刷設(shè)備、發(fā)電設(shè)備、燈光音響設(shè)備、電梯、通用家具、圖書資料、制服及相關(guān)用品、專用家具、專用貨物、專用設(shè)備、專用交通工具及實(shí)驗(yàn)耗材等。因此，所謂貨物采購(gòu)審計(jì)，就是指單位內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)對(duì)本部門、本單位及所屬部門、單位的貨物采購(gòu)制度和流程的合法性、適宜性、時(shí)效性和執(zhí)行效果進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)，為高校貨物采購(gòu)決策、管理提出審計(jì)建議。高校的貨物采購(gòu)審計(jì)監(jiān)督主要有以下幾方面內(nèi)容。

（一）審查貨物采購(gòu)計(jì)劃。高校要依法制定貨物采購(gòu)規(guī)范性制度和流程的制定程序，加強(qiáng)對(duì)貨物采購(gòu)制度和流程的管理，保證文件、記錄的規(guī)范有效和妥善歸檔。審計(jì)應(yīng)該關(guān)注：（1）貨物采購(gòu)計(jì)劃的編制應(yīng)該注重貨物的長(zhǎng)期綜合效益，考慮貨物的市場(chǎng)成熟度、使用的效果、售后服務(wù)、維護(hù)成本和更換成本等因素，不盲目追求最低價(jià)格或者高端價(jià)格貨物，所需經(jīng)費(fèi)符合高校預(yù)算要求。（2）貨物采購(gòu)計(jì)劃在實(shí)施前應(yīng)進(jìn)行貨物購(gòu)置論證，論證的重點(diǎn)是貨物配置、技術(shù)指標(biāo)及商務(wù)要求，包括貨物數(shù)量、配置、技術(shù)指標(biāo)、可靠程度、可強(qiáng)制性、安全性和節(jié)能性以及對(duì)商務(wù)要求的合法性進(jìn)行評(píng)價(jià)等。（3）高校要嚴(yán)格按照貨物采購(gòu)相關(guān)法律法規(guī)確定采購(gòu)方式，保證貨物采購(gòu)的順利進(jìn)行。

（二）貨物采購(gòu)合同的審計(jì)。合同的審計(jì)是對(duì)貨物采購(gòu)合同的起草、簽訂、執(zhí)行過(guò)程和結(jié)果的合法性、合理性、效益性進(jìn)行的審查和評(píng)價(jià)，是高校內(nèi)部審計(jì)的重要環(huán)節(jié)。合同審計(jì)的范圍包括：（1）訂立的合同是否符合國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)；（2）訂立合同條款是否具體完備、準(zhǔn)確，如：標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行的期限、地點(diǎn)、方式是否明確，內(nèi)容是否合法；（3）買賣雙方的違約責(zé)任是否清楚、明確；（4）供需雙方意見表達(dá)是否準(zhǔn)確，有無(wú)內(nèi)容理解上的偏差，合同中有無(wú)含糊不清、模棱兩可的措詞。

（三）合同執(zhí)行效果的檢查。（1）以主要合同為主，到執(zhí)行合同的相關(guān)部門，檢查合同的執(zhí)行情況以及存在的問題，對(duì)于沒有執(zhí)行或沒有完全執(zhí)行的合同，要查明原因并督促相關(guān)職能部門提出解決辦法。（2）檢查合同的變更或解除是否符合規(guī)范，是否符合規(guī)定的條件，各種手續(xù)是否齊全。（ 3）貨物采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中如果發(fā)生糾紛，要及時(shí)介入，積極幫助核對(duì)事實(shí)，根據(jù)規(guī)定進(jìn)行分析研究，提出意見建議和措施，維護(hù)貨物采購(gòu)合同的嚴(yán)肅性。

（四）貨物采購(gòu)的驗(yàn)收審計(jì)。高校審計(jì)部門對(duì)貨物采購(gòu)驗(yàn)收要進(jìn)行檢查，貨物驗(yàn)收要按照文件審核、現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收兩個(gè)階段進(jìn)行。文件審核通過(guò)后，再進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收?，F(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收的重點(diǎn)依據(jù)貨物采購(gòu)合同或者文件，對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)進(jìn)行查驗(yàn)，并通過(guò)運(yùn)行貨物檢測(cè)各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)。

二、高校開展貨物采購(gòu)審計(jì)的必要性

《內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)指南第2號(hào)——物資采購(gòu)審計(jì)》規(guī)定：物資采購(gòu)審計(jì)的目的是改善貨物采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)費(fèi)用，維護(hù)組織的合法權(quán)益，促進(jìn)組織價(jià)值的增加及目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。結(jié)合高校貨物采購(gòu)的特點(diǎn)，開展高校貨物采購(gòu)審計(jì)有一定的必要性。

（一）高校自身發(fā)展的需要。隨著高校近幾年的迅猛發(fā)展，校區(qū)不斷建設(shè)，規(guī)模不斷擴(kuò)大，許多高校添置了各種貨物（各種設(shè)備），固定資產(chǎn)開支明顯上升。學(xué)校事業(yè)經(jīng)費(fèi)支出中除人頭費(fèi)開支外，各種設(shè)備材料的支出占整個(gè)預(yù)算支出的大部分，為確保這些資金得到合理使用并收到預(yù)期效果和效益，對(duì)高校發(fā)展起較大的促進(jìn)作用，必須加強(qiáng)對(duì)高校貨物采購(gòu)的審計(jì)。

（二）學(xué)校廉政風(fēng)險(xiǎn)防控工作的要求。加強(qiáng)貨物采購(gòu)審計(jì)，可以遏制采購(gòu)活動(dòng)中濫用權(quán)力、謀取私利、貪污受賄等現(xiàn)象，在計(jì)劃、招投標(biāo)、合同訂立、驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)加強(qiáng)有效監(jiān)督，加強(qiáng)高校廉政風(fēng)險(xiǎn)防控，保護(hù)高校黨員干部隊(duì)伍。

（三）內(nèi)部審計(jì)工作的需要。近年來(lái)，各高校已將物資采購(gòu)審計(jì)納入常規(guī)審計(jì)，從采購(gòu)工作全過(guò)程出發(fā)，全面實(shí)施審計(jì)監(jiān)督，提出合理化建議，已成為內(nèi)審部門的基本職責(zé)。因此，審計(jì)部門必須對(duì)貨物采購(gòu)的事前、事中、事后實(shí)行全面監(jiān)督，督促采購(gòu)部門規(guī)范運(yùn)用公開招標(biāo)制度，以政府采購(gòu)網(wǎng)上招標(biāo)、校內(nèi)招標(biāo)、網(wǎng)上競(jìng)爭(zhēng)性談判相結(jié)合的方式規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本。

三、高校貨物采購(gòu)審計(jì)項(xiàng)目選擇與管理

目前，高校所采購(gòu)的貨物數(shù)量大、種類也比較復(fù)雜，如何合理開展貨物采購(gòu)項(xiàng)目審計(jì)工作，一方面，要依據(jù)中國(guó)內(nèi)部審計(jì)協(xié)會(huì)發(fā)布的《內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)指南第2號(hào)———物資采購(gòu)審計(jì)》，另一方面，要結(jié)合高校內(nèi)部審計(jì)工作實(shí)際，合理選擇和安排。

（一）選擇審計(jì)項(xiàng)目要注重科學(xué)性。高校內(nèi)部審計(jì)部門在安排審計(jì)計(jì)劃時(shí)要考慮貨物采購(gòu)的具體情況，其中重點(diǎn)考慮以下因素，選擇合適的審計(jì)項(xiàng)目列入審計(jì)計(jì)劃。

1.重要性原則。高校審計(jì)部門面對(duì)各種規(guī)格、型號(hào)和價(jià)格的貨物采購(gòu)項(xiàng)目，可以依據(jù)重要性原則篩選合適的審計(jì)項(xiàng)目。

2.重大變更原則。高校審計(jì)部門根據(jù)貨物采購(gòu)?fù)獠凯h(huán)境和內(nèi)部條件的變化，審查貨物采購(gòu)方案的時(shí)效性、適用性和合法性，針對(duì)其出現(xiàn)的重大變更將其列入審計(jì)計(jì)劃。

3.風(fēng)險(xiǎn)控制原則。高校審計(jì)部門需要綜合考慮政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等各種風(fēng)險(xiǎn)因素，如采購(gòu)數(shù)量、規(guī)模、物價(jià)變化、賬戶余額、技術(shù)參數(shù)變動(dòng)、管理人員素質(zhì)和能力等風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)先考慮風(fēng)險(xiǎn)較大的項(xiàng)目。

（二）安排審計(jì)項(xiàng)目要注重合理性。高校審計(jì)部門一般人員少，任務(wù)重，為了充分發(fā)揮審計(jì)職能，提高貨物采購(gòu)效益，需要對(duì)眾多的審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行合理的安排。

1.經(jīng)常性貨物采購(gòu)。在高校中，一般常規(guī)采購(gòu)貨物項(xiàng)目主要為：通用家具、辦公消耗用品、圖書資料等。對(duì)于這些常規(guī)項(xiàng)目，可以根據(jù)其重要性、變更情況、風(fēng)險(xiǎn)因素等選擇一定的周期進(jìn)行審計(jì)。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較高、變更較大、比較重要的項(xiàng)目可選擇較短的審計(jì)周期，三個(gè)月到半年。而隨著風(fēng)險(xiǎn)情況、變更情況和項(xiàng)目重要性的降低，審計(jì)周期則逐漸延長(zhǎng)。

2.臨時(shí)性的貨物采購(gòu)。主要是通用交通工具、多媒體系統(tǒng)、圖書檔案設(shè)備、印刷設(shè)備、發(fā)電設(shè)備、燈光音響設(shè)備、電梯、專用儀器或其他專用設(shè)備等。由于這些儀器設(shè)備及貨物具有一定的專用性，因此，針對(duì)此類的貨物采購(gòu)項(xiàng)目，要按重要性原則有選擇性地選擇審計(jì)項(xiàng)目。

（三）其他管理部門的自我評(píng)估與審計(jì)相結(jié)合。在高校內(nèi)部審計(jì)資源有限的情況下，要加強(qiáng)對(duì)高校貨物采購(gòu)的監(jiān)管力度，需要進(jìn)一步調(diào)動(dòng)高校其他相關(guān)部門的力量，推動(dòng)貨物采購(gòu)的監(jiān)督范圍和審計(jì)力度，將管理部門的自我評(píng)估與審計(jì)相結(jié)合，完善內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，提高各相關(guān)部門的貨物采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

1.堅(jiān)持“領(lǐng)導(dǎo)參與，全民動(dòng)員”。加強(qiáng)貨物采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理教育。高校貨物采購(gòu)相關(guān)環(huán)節(jié)（如采購(gòu)、招投標(biāo)等）的管理部門要充分認(rèn)識(shí)到貨物采購(gòu)的嚴(yán)肅性，認(rèn)識(shí)到各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)管理的意義，能夠主動(dòng)有意識(shí)的自我檢查。各單位領(lǐng)導(dǎo)要抓好貨物采購(gòu)的自我評(píng)估，動(dòng)員本單位各級(jí)員工參與，共同完成好這項(xiàng)工作。高校內(nèi)審人員可以采取各種辦法，如：開設(shè)培訓(xùn)班，發(fā)放宣傳資料等，使有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到貨物采購(gòu)管理的重要性和進(jìn)行自我評(píng)估工作的意義，從而支持貨物采購(gòu)自我評(píng)估工作。

2.建立健全貨物采購(gòu)各項(xiàng)體系制度。為了完善貨物采購(gòu)整個(gè)流程，需要建立健全貨物采購(gòu)流程中各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)章制度、貨物采購(gòu)流程各管理人員的自我約束機(jī)制和相互約束體系、貨物采購(gòu)流程的預(yù)警響應(yīng)處理制度。有關(guān)人員通過(guò)自查，可以了解到各流程的風(fēng)險(xiǎn)情況，形成一套系統(tǒng)的、規(guī)范的體系對(duì)自查情況做出反饋，及時(shí)完善流程中的欠缺之處，及時(shí)做出反應(yīng)，并對(duì)舞弊進(jìn)行處理。有關(guān)部門根據(jù)規(guī)定對(duì)貨物采購(gòu)的流程進(jìn)行自查后，應(yīng)保證有必備的配套措施和制度來(lái)規(guī)范下一步的整改和監(jiān)督。

3.建立規(guī)范的貨物采購(gòu)審計(jì)自我評(píng)估檢查體系。有關(guān)部門需建立規(guī)范的貨物采購(gòu)審計(jì)自我評(píng)估檢查體系，對(duì)于參與自我評(píng)估檢查的領(lǐng)導(dǎo)部門、實(shí)施部門以及各部門制訂的實(shí)施辦法、處理措施等加以規(guī)范，使其成熟化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使貨物采購(gòu)的自我評(píng)估工作成為一項(xiàng)經(jīng)常性、長(zhǎng)期性的工作。審計(jì)部門應(yīng)同各有關(guān)部門擬定有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)，指標(biāo)的選取和意義，計(jì)算方法和取值區(qū)間，規(guī)范化評(píng)判方法和標(biāo)準(zhǔn)等，使實(shí)際操作更加方便，工作更簡(jiǎn)潔，結(jié)果更公允客觀，更容易被人接受。如果將貨物采購(gòu)的自我評(píng)估和審計(jì)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，貨物采購(gòu)審計(jì)就能做到立體化和日?；?，從而提高審計(jì)監(jiān)督的覆蓋面。

此外，開展貨物采購(gòu)審計(jì)時(shí)，可以充分利用其他項(xiàng)目的審計(jì)結(jié)果，達(dá)到審計(jì)資源利用的最大化，突出審計(jì)重點(diǎn)開展工作。例如，利用內(nèi)部控制制度評(píng)審，以及有關(guān)部門或單位領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等有關(guān)審計(jì)結(jié)果，核實(shí)審計(jì)建議的落實(shí)和整改情況。

四、高校貨物采購(gòu)審計(jì)實(shí)施重點(diǎn)

高校貨物采購(gòu)審計(jì)是對(duì)采購(gòu)全過(guò)程進(jìn)行的審計(jì)，包含了對(duì)貨物采購(gòu)的計(jì)劃、論證、預(yù)算、招投標(biāo)、驗(yàn)收等一系列環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度建立及執(zhí)行情況的評(píng)估和審計(jì)。不同階段不同環(huán)節(jié)的審計(jì)重點(diǎn)也不同。

（一）貨物采購(gòu)前期準(zhǔn)備工作審計(jì)。重點(diǎn)審計(jì)采購(gòu)計(jì)劃的編制是否科學(xué)；是否符合規(guī)定的程序；計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否一致；采購(gòu)計(jì)劃與使用計(jì)劃是否符合教學(xué)計(jì)劃要求；有無(wú)超計(jì)劃、無(wú)計(jì)劃采購(gòu)的現(xiàn)象等。對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)直接參與市場(chǎng)調(diào)查。

（二）采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程審計(jì)。重點(diǎn)審查招標(biāo)人是否按規(guī)定編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告或招標(biāo)邀請(qǐng)書；招標(biāo)文件中所列的有關(guān)評(píng)標(biāo)要求及評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的合理性、規(guī)范性；對(duì)招標(biāo)小組成員要實(shí)行負(fù)責(zé)制，保證開標(biāo)程序的規(guī)范性；評(píng)標(biāo)要堅(jiān)持公平、公正的原則；重點(diǎn)審查定標(biāo)程序、方法的合規(guī)性。

（三）貨物采購(gòu)合同簽約、履行、驗(yàn)收階段的審計(jì)。審計(jì)時(shí)，著重審查采購(gòu)合同的合規(guī)性，即是否符合《合同法》的有關(guān)規(guī)定。對(duì)采購(gòu)合同的審計(jì)，應(yīng)注重合同的周密性。是否按合同規(guī)定的數(shù)量、質(zhì)量和價(jià)格的要求進(jìn)行采購(gòu)和驗(yàn)收，審查是否達(dá)到招標(biāo)時(shí)的技術(shù)要求。對(duì)應(yīng)驗(yàn)收對(duì)象的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等的符合性進(jìn)行檢查。審計(jì)人員從計(jì)劃到驗(yàn)收、決算要進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督。

（四）貨物采購(gòu)管理、效益的審計(jì)考核。重點(diǎn)審查所采購(gòu)貨物的使用效益如何，是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)；審查相關(guān)部門是否建立和完善資產(chǎn)管理制度，規(guī)范管理行為。要建立采購(gòu)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的考核制度，明確規(guī)定工作的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，審查是否把規(guī)定的采購(gòu)任務(wù)和相關(guān)工作量化成指標(biāo)，落實(shí)到相關(guān)部門和個(gè)人進(jìn)行考核，提高工作效果，減少盲目、失職等行為。

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