基于高職院校檔案管理工作的服務(wù)能力和水平研究探討

戴娟

【摘要】高校檔案工作是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要基礎(chǔ)性工作，在學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮舉足輕重的作用。近幾年，雖然高職教育有迅猛的發(fā)展，從而高職院校的檔案工作也有了一定的進(jìn)步，但是由于高職教育的歷史原因和特點(diǎn)，高職院校檔案的工作中仍然存在了很多不足的地方，本文簡(jiǎn)要指出了這些不足，并就如何改進(jìn)現(xiàn)狀做出了探討。

【關(guān)鍵詞】高職院校檔案工作特點(diǎn)

【中圖分類(lèi)號(hào)】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2014）04-0179-02

高校檔案工作是高校履行人才培養(yǎng)、服務(wù)社會(huì)和開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的直接記錄，高校行政工作重要組成部分，這些都是高校檔案工作。高校檔案工作是不可再生資源，要對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想。在學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮舉足輕重的作用，并且為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供有效的服務(wù)的就是高職院校的檔案管理工作。做好檔案管理工作，是對(duì)檔案這一蘊(yùn)藏著豐富知識(shí)和能量的寶庫(kù)加以保護(hù)和開(kāi)發(fā)的關(guān)鍵，因?yàn)楦呗氃盒５臋n案工作是一項(xiàng)科學(xué)文化事業(yè)。

一、高職院校檔案管理工作的重要意義和作用

學(xué)校檔案是廣大教育工作者創(chuàng)新奉獻(xiàn)的歷史憑證。它通過(guò)規(guī)范化的整理和建檔，真實(shí)的記錄了各個(gè)歷史時(shí)期黨政管理、教育教學(xué)改革等各項(xiàng)事業(yè)的方方面面，以供參考。所以檔案也就作為了學(xué)校建設(shè)、管理、教學(xué)、科研、評(píng)估等工作的一個(gè)信息資源庫(kù)。

1.檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)的依據(jù)

科學(xué)的決策來(lái)源于充分的信息。檔案不但可以完整的保存每個(gè)歷史時(shí)期國(guó)家對(duì)于教育事業(yè)的方針政策，也客觀，完整并且準(zhǔn)確的記錄保存了學(xué)校在每個(gè)階段為貫徹落實(shí)國(guó)家教育指導(dǎo)的思想和方針政策所進(jìn)行的各項(xiàng)改革發(fā)展活動(dòng)。檔案資源的編輯和研究，都會(huì)為我們能更好的吸取歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為我們能對(duì)教育事業(yè)更加準(zhǔn)備科學(xué)的做出前瞻和預(yù)判，提供更加可靠且科學(xué)的依據(jù)。所以合理，科學(xué)的開(kāi)發(fā)檔案資源顯得尤為重要。每個(gè)高職院校最重要也是最現(xiàn)實(shí)的任務(wù)就是做好檔案管理工作。因?yàn)闄n案可以幫助領(lǐng)導(dǎo)更正確的做出決策，處理更重要的問(wèn)題，同時(shí)也會(huì)成為科學(xué)管理最得力的助手。

2.檔案為教學(xué)、科研等工作提供信息資源共享服務(wù)

我們身在信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，檔案管理的最大特點(diǎn)就是信息的開(kāi)放性。隨著多媒體等各種現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在技術(shù)上已經(jīng)完全可以實(shí)現(xiàn)共享。以新的載體方式將那些隱藏在檔案中的文字材料里的寶貴信息，并且用現(xiàn)代信息技術(shù)加以深層開(kāi)發(fā)，最終呈現(xiàn)出來(lái)。可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)，科研等工作檔案信息資源的充分分享，可以為眾多教職工的教學(xué)與科研工作貢獻(xiàn)可靠的信息服務(wù)和支撐，可以為高職院校在更廣闊的的范圍內(nèi)加大教學(xué)與科研的開(kāi)放和交流力度提供資料。

3.檔案為學(xué)校各類(lèi)查證咨詢(xún)提供權(quán)威性服務(wù)

檔案資料可以更加真實(shí)的完整的記錄歷史，并且具有很強(qiáng)的可靠性，真實(shí)性和系統(tǒng)性。它包含的所有細(xì)節(jié)都能為學(xué)校的各種活動(dòng)提供更真實(shí)的歷史根據(jù)。所以檔案管理工作，能更好的為廣大師生提供基本且必要的服務(wù)，還能以可靠地歷史記錄對(duì)學(xué)校，廣大教職工負(fù)責(zé)。

二、高職院校檔案管理的特點(diǎn)

可以說(shuō)檔案管理工作時(shí)高校管理的一種有機(jī)的組成部分，它的水平的高低是和高校管理是同一層次的，它也能推動(dòng)高校管理工作的發(fā)展。高職院校檔案管理工作時(shí)國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，它不僅是技術(shù)性很強(qiáng)的專(zhuān)門(mén)管理活動(dòng)，它也有其獨(dú)立的業(yè)務(wù)范圍，它又相當(dāng)于檔案資源對(duì)形成者有很大的依附性。然而檔案資源也是源于其他各個(gè)部門(mén)和不同的環(huán)節(jié)。它有其非常不一樣的特點(diǎn)。

從檔案管理工作的特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，這種工作時(shí)包含了信息輸入、儲(chǔ)存、加工、輸出的一個(gè)信息傳輸?shù)囊粋€(gè)過(guò)程，就像一個(gè)信息控制系統(tǒng)。要做到為學(xué)校各項(xiàng)工作開(kāi)展提供有力的幫助和支持，在檔案管理中要抓住“用”這個(gè)核心功能，要不斷創(chuàng)新和積極去探索不同的服務(wù)機(jī)制，做到檔案服務(wù)的最大化，做到提高檔案服務(wù)的及時(shí)性和有效性。也有許多不同的文獻(xiàn)管理，就是在管理工作資源累積過(guò)程中特別慢，但管理的階段性很強(qiáng)，形成依附性也很大，具有一定的封閉性。這些特點(diǎn)也能夠決定了高檔管理工作必須實(shí)現(xiàn)不同的經(jīng)濟(jì)需求，學(xué)校檔案工作也要積極去適應(yīng)發(fā)展的需要，做到不斷去提升和完善，去提高工作的立足點(diǎn)。

三、高職院校檔案管理工作當(dāng)中存在的問(wèn)題

1.規(guī)范性管理目標(biāo)不明確

在當(dāng)前的高職教育改革發(fā)展，正是處于跨向質(zhì)的飛越的一個(gè)過(guò)程，而這也決定了在高職院校檔案的門(mén)類(lèi)、數(shù)量和信息量也大大增加了，檔案所包含的內(nèi)容也變得復(fù)雜和多樣。伴隨著改革發(fā)展的不斷深入，多元化的發(fā)展趨勢(shì)也不斷的體現(xiàn)出來(lái)，發(fā)展也慢慢呈現(xiàn)出了不一樣的結(jié)構(gòu)和類(lèi)型層次。因?yàn)闄n案管理的規(guī)范性目標(biāo)存在缺失，使歸檔內(nèi)容形成程式化。要保證歸檔材料的一個(gè)系統(tǒng)和統(tǒng)一性，我們就要建立科學(xué)統(tǒng)一的檔案資料的整理，在材料的生成、收集、立卷、分類(lèi)組卷歸檔、編號(hào)編目的程序上形成規(guī)范化，一定能確保規(guī)范性管理。

2.檔案工作不被重視

檔案沒(méi)有受到重視，可能會(huì)被說(shuō)成是“嘴上說(shuō)起來(lái)是重要的，而做起來(lái)卻不在乎”在很多方面也受到了約束，比如在組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等的一些方面。我可以一一說(shuō)明，在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置這方面，大多的高職院校都沒(méi)有一個(gè)單獨(dú)的檔案館，都是辦公室里面；在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的方面檔案房里面也是非常小的里面的設(shè)施也非常的簡(jiǎn)單，并沒(méi)有做到規(guī)范性，分配好。而在人員方面，也只是就幾個(gè)人，在好多的高職院校的檔案管理員只有一名，有的僅有一名管理員還同時(shí)要做別的工作，在歸檔方面，不能按時(shí)歸檔，且內(nèi)容頁(yè)很不明確，非常不完整等一些問(wèn)題。

3.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化程度不高

對(duì)于檔案管理工作，是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性要求特別高的一份職業(yè)，但是很多管理員卻不是專(zhuān)業(yè)出身，對(duì)這樣的一種工作也不了解，在這種情況下，也因?yàn)樽陨淼囊环N原因和本身學(xué)校的經(jīng)費(fèi)的限制，檔案管理人員也不能通過(guò)參加培訓(xùn)去完善自身的這種缺陷，因?yàn)閷W(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)很少，他們的專(zhuān)業(yè)化程度不高。存在的問(wèn)題就是知識(shí)的了解少，也嚴(yán)重缺少研究和創(chuàng)新型人才。

4.工作方式陳舊，檔案利用率不高

因?yàn)楣芾砣藛T不是專(zhuān)業(yè)人員，他們的工作積極性也不高，使得他們的工作方式都比較陳舊，對(duì)檔案工作的理解度也簡(jiǎn)單的認(rèn)為就只是歸類(lèi)、整理、和保管。他們僅僅只會(huì)一些基本的工作，在檔案的利用方面，只會(huì)查閱一些基本的，不能夠給人提供咨詢(xún)等的一些服務(wù)工作，更不能為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，為學(xué)校提供有發(fā)展前景的一些東西。

四、做好高職院校檔案管理工作的措施

1.加強(qiáng)對(duì)檔案的管理并高度重視

對(duì)于高職院校的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，要有意識(shí)的，并且能夠充分的認(rèn)識(shí)到管理檔案工作是有著非常重要的意義和作用，在如今的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案是高職院校最重要的資源，它有著不可取代的價(jià)值，所以要加強(qiáng)和充分的重視檔案的管理工作。我們也采取了以下措施：

一是要提高檔案管理工作的影響力和擴(kuò)大檔案部門(mén)在學(xué)校中的知名度，我們要做一些有必要的宣傳活動(dòng)來(lái)提升檔案工作的地位與作用。

二是去建立一些專(zhuān)項(xiàng)資金，去加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的頭入，對(duì)檔案館的場(chǎng)地和設(shè)備以及技術(shù)等方面要給予很大的支持。三是要制定一個(gè)中長(zhǎng)期計(jì)劃，在學(xué)校檔案管理工作中加大隊(duì)伍和制度以及基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，去建立一個(gè)完善檔案管理工作和組織機(jī)構(gòu)。

2.加強(qiáng)檔案管理工作的力度和提高服務(wù)的質(zhì)量和水平

（1）要對(duì)舊有的管理模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新來(lái)提高管理水平，要不斷的發(fā)揮信息化的管理優(yōu)勢(shì)去提高管理的一個(gè)效率。也可以采取學(xué)校各部門(mén)有專(zhuān)人員管理崗位責(zé)任制和考核獎(jiǎng)懲制度。我們也可以采取集中化的一個(gè)管理，實(shí)施檔案全部由檔案館統(tǒng)一管理，且有專(zhuān)人來(lái)負(fù)責(zé)檔案兩級(jí)管理體制，從一開(kāi)始就加強(qiáng)檔案的收集整理和歸檔工作。

（2）采用市場(chǎng)化管理機(jī)制。把檔案的管理工作直接建立在怎樣來(lái)滿(mǎn)足利用者的愿望和需求的基礎(chǔ)上，把師生和學(xué)校的發(fā)展和對(duì)檔案資源的利用需求作為管理工作的起始點(diǎn)，然后對(duì)其做出深入的研究。也可以對(duì)用戶(hù)的需求狀況做一個(gè)跟蹤調(diào)查然后進(jìn)行對(duì)比分析，得出結(jié)論后，有目的性的展開(kāi)服務(wù)渠道，做到提升我們的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

五、完善檔案管理工作制度

要讓檔案工作按科學(xué)化，規(guī)范程序化的軌跡來(lái)運(yùn)行，最關(guān)鍵就是要搞好檔案工作。然而，在學(xué)校檔案管理中，會(huì)出現(xiàn)許多不一致的問(wèn)題，所以我們必須制定制度，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，把它當(dāng)做一個(gè)重要的任務(wù)來(lái)抓要將這個(gè)工作納入各部門(mén)的一個(gè)職責(zé)。在深入調(diào)查的一個(gè)過(guò)程中，應(yīng)該依據(jù)<檔案法>、<高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法>來(lái)進(jìn)行修訂管理工作的規(guī)章制度，讓檔案管理制度達(dá)到統(tǒng)一。要使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理軌跡，我們必須按照標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行，做到各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的制度統(tǒng)一的規(guī)范在檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用。

六、提升業(yè)務(wù)的素質(zhì)

對(duì)于提高檔案管理水平，檔案管理人員的政治和業(yè)務(wù)水平的高低,起到非常重要的作用。學(xué)校的專(zhuān)職人員應(yīng)該多參加一些業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，通過(guò)這些培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)，能夠趕上檔案改革的腳步，很快的做到一個(gè)轉(zhuǎn)型，有中專(zhuān)學(xué)校檔案管理的水平到高等管理員水平的一個(gè)轉(zhuǎn)型。通過(guò)對(duì)職員的培訓(xùn)，也可以達(dá)到統(tǒng)一的問(wèn)題的認(rèn)識(shí)，可以很好的提高工作效率，也能提高工作的質(zhì)量，為學(xué)校的工作打下一定的基礎(chǔ)。學(xué)校建設(shè)的是一個(gè)責(zé)任心強(qiáng)、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理的一個(gè)工作隊(duì)伍，這也是擺脫困境的一個(gè)有力保障。而對(duì)于他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可以由學(xué)校的部門(mén)自己完成通過(guò)不同的形式來(lái)對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，有目的性的發(fā)放一些學(xué)習(xí)資料，最主要的是從新的管理制度、計(jì)算機(jī)管理的方面來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)。最后，可以組織一些考試讓他們加深對(duì)檔案知識(shí)的了解，使他們檔案員更好的掌握技能，并提高自身的水平。

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