高?？蒲袡n案管理存在的問題及對策構(gòu)想

李燕

王鏘

韓華

王理

康小龍

（西安理工大學(xué)，西安710048）

0 引言

高?？蒲袡n案形成具有保存價值和開發(fā)利用價值，主要記載的是高校廣大教職員工在科研教學(xué)活動中的研究方法和研究經(jīng)驗成果等，反映的是高校的科研領(lǐng)域與研究方向。它便于人們了解各領(lǐng)域所研究的深度，為高校從事科研的人員提供了一定的借鑒，使其避免一些重復(fù)的研究，對提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平有著舉足輕重的作用，它已成為影響學(xué)校綜合實力的重要因素。

2013年底，教育部提出了關(guān)于深化高等學(xué)?？萍荚u價改革的意見。意見中指出高等學(xué)校是國家創(chuàng)新體系的重要組成部分，科技評價是高校科技管理的重要手段，也是宏觀管理和資源配置的重要依據(jù)，具有突出的導(dǎo)向作用。意見中指出的高校實施的科學(xué)分類評價辦法，主要是建立科學(xué)合理、各有側(cè)重的評價標(biāo)準(zhǔn)。若要建立一套這樣的評價標(biāo)準(zhǔn)，高?？蒲袡n案的管理就顯得非常重要，完善的科研檔案管理將為之提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

隨著高校科研能力的不斷提升，科研工作中形成的具有保存價值的材料數(shù)量也大幅度上升，其管理中也隨之出現(xiàn)了許多不盡人意的地方。因此，就需要我們協(xié)調(diào)好各方面的工作，建立健全制度，提高科研檔案的管理質(zhì)量。

1 科研檔案的種類

一般高校的科研檔案是在學(xué)校及學(xué)生的科學(xué)活動中形成的，經(jīng)過一定的整理形成具有價值的文字、圖表、聲像等各種形式的數(shù)據(jù)和載體的歷史記錄。高?？蒲袡n案具有專業(yè)性、成套性和載體類型多樣化等特點。

1.1 科研管理檔案 科研管理檔案指在科研管理工作中所形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)和聲像等各種形式的材料。主要包括：學(xué)校頒布的有關(guān)科研工作的規(guī)章制度、科研項目和成果統(tǒng)計報表、經(jīng)費來源情況以及學(xué)術(shù)活動材料來源等。

1.2 科研項目檔案 科研工作是高校發(fā)展的生命線，高校教師從申請到完成一項科研課題，需要經(jīng)過從課題立項、論證到課題研究、鑒定，最后課題結(jié)題的過程，是一個系列的整體過程。

2 科研檔案管理面臨的主要問題

高校科研檔案與其他門類檔案的特點有所不同，這就導(dǎo)致在高校科研檔案的管理中會出現(xiàn)一些問題，例如：歸檔材料不齊全、歸檔不及時等。同時，檔案管理人員的素質(zhì)和信息化建設(shè)的程度也對檔案管理質(zhì)量有著嚴(yán)重的影響。

2.1 科研檔案歸檔不完整、不及時 目前，科研檔案管理制度普遍不夠完善，因此高校相關(guān)部門對檔案工作的重視程度也不夠。高校的教學(xué)科研人員和師生員工歸檔意識不強，很多科研人員認(rèn)為歸檔不安全，覺得檔案放在自己手里使用更加便捷，從而造成許多應(yīng)歸檔的材料沒有歸檔，導(dǎo)致歸檔的難度越來越大，嚴(yán)重影響高?？萍?xì)w檔的收集和整理，使科技檔案資源沒有充分記錄和反映科研項目的活動全貌，也無法反映一所高校的整體學(xué)術(shù)水平，更無法有效地開發(fā)利用高?？蒲袡n案資源。

2.2 科研檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不足 現(xiàn)階段，收集整理的科研檔案中文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少。科研檔案存檔后利用率低，有些存檔沒有意義，大部分檔案只存不用?？傮w來說，大部分高?？蒲袡n案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不足，這是導(dǎo)致科研檔案的利用率不高的重要原因。

2.3 科研檔案管理人員綜合素質(zhì)不高 由于科研檔案的歸檔工作缺乏制度保證，高校在科研管理機構(gòu)設(shè)定崗位的時候，沒有將歸檔工作列入個人的崗位職責(zé)，這就導(dǎo)致部門科研管理人員責(zé)任心不強，不能主動完成歸檔工作。而且，大部分科研管理人員都是兼職完成歸檔工作的，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，對檔案價值及其對高校發(fā)展所起的作用沒有足夠的認(rèn)識，這會對檔案的管理質(zhì)量造成一定的影響。

3 改善科研檔案管理現(xiàn)狀的幾點構(gòu)想

普遍來說，現(xiàn)階段各個高?？蒲袡n案的管理存在很多問題，導(dǎo)致檔案歸檔不及時，利用率低。因此，探尋改進(jìn)高校科研檔案管理的方法，提高科研檔案的管理質(zhì)量和利用率是非常重要的。

3.1 分級管理模式 在科研檔案管理中，學(xué)校由于管理部門人手少，任務(wù)重，從而影響檔案歸檔的質(zhì)量，造成科研文件材料殘缺不全。

因此，學(xué)校應(yīng)考慮制定提高檔案管理質(zhì)量的相關(guān)規(guī)章制度，從校級、院級、個人三級入手[1]，加強校級和院級管理，提高個人歸檔積極性。首先，學(xué)校應(yīng)重視科研檔案的管理工作，給予一定的人員支持、政策支持和經(jīng)費支持。其次，二級學(xué)院應(yīng)配合學(xué)校做好科研檔案管理工作，在學(xué)院設(shè)置專人負(fù)責(zé)檔案的催交、收集和整理。第三，讓教師認(rèn)識歸檔的重要性，并積極參與其中。為了督促教師認(rèn)真對待科研檔案歸檔工作，可以考慮把科研檔案收集工作與教師的績效評價結(jié)合起來[2]。

3.2 信息化建設(shè) 大部分高校的科研檔案都存在重檔輕管、只存不用或者利用率低的問題，主要原因在于絕大多數(shù)的科研檔案都是紙質(zhì)檔案，不利于完成統(tǒng)計分析等工作。因此，加強科研檔案的信息化建設(shè)[3]，可以把死檔案變?yōu)榛顧n案，從而實現(xiàn)檔案的高效利用，促進(jìn)高?？蒲兴降奶嵘?。當(dāng)然，在進(jìn)行信息化建設(shè)的同時，也要注意保證科研檔案的保密和有效利用的兼顧。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì) 由于學(xué)校對于科研檔案的管理工作重視不夠，大部分科研管理人員都是兼職完成歸檔工作的，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，從而影響科研檔案的管理質(zhì)量[4]。因此，應(yīng)當(dāng)對科研檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，并加強保密意識，從而提高科研檔案管理水平。首先，科研檔案管理人員要積極參與檔案專業(yè)績效教育，熟悉科研工作的流程，主動參與檔案歸檔工作。其次，科研檔案管理人員需要加強自身的修養(yǎng)和職業(yè)道德教育，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律和保密工作。最后，科研檔案管理人員還要強化服務(wù)意識，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神，從而提高科研檔案管理人員具有端正的工作態(tài)度、高度的責(zé)任心，以更好地服務(wù)與高校的科研發(fā)展。

4 結(jié)束語

科研檔案的管理質(zhì)量對促進(jìn)學(xué)?？蒲谐晒芾砗娃D(zhuǎn)化利用至關(guān)重要，但隨著高校科研工作的蓬勃發(fā)展，各高校就需要提高對科研檔案的重視程度，不斷加強科研檔案的歸檔工作管理力度，使其更好地服務(wù)于教學(xué)、科研等其他各項工作。科研檔案管理普遍存在著歸檔不及時、不齊全、重檔輕管、缺乏科學(xué)規(guī)范管理和制度保證等問題。要改善上述問題，可以考慮從學(xué)校、學(xué)院和個人三級加強科研檔案管理意識，制定完善的科研檔案管理制度，以此提高科研檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯呐畈l(fā)展，實現(xiàn)科研檔案的高效管理和有效利用。

[1]何玉艷，鄭慧.高?？蒲袡n案三級管理模式研究[J].蘭臺世界，2013（6）：59-60.

[2]黃貞俍.高校科技檔案收集工作與教師績效評價的互動研究[J].科技教育創(chuàng)新，2011（19）：140-141.

[3]顧維維.科研檔案信息化建設(shè)工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（8）：161-162.