對(duì)一篇復(fù)函的評(píng)改

高慶生

[原文]

關(guān)于技校自費(fèi)生收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)函

市價(jià)費(fèi)函字〔××××〕第11號(hào)

市技校招生辦公室：

你辦五月二十三日?qǐng)?bào)告收悉（1） （筆者所加，以下同），根據(jù)省物價(jià)局、財(cái)政廳、勞動(dòng)廳聯(lián)合發(fā)出的〔××××〕×價(jià)費(fèi)字第138號(hào)文件的規(guī)定，考慮到我市的實(shí)際情況，經(jīng)研究決定，函告如下（2）：

一、技校招生報(bào)名考務(wù)費(fèi)每人××元，公費(fèi)包分配學(xué)生每人每年收×××元（3）；

二、定向分配自費(fèi)生（4），二年制（5），每人每年××××元（6）；三年制的每人每年收×××元（7）；市、縣（區(qū)）勞動(dòng)培訓(xùn)中心（8），兩年制的每人每年收×××元（9）；三年制的每人每年收×××元（10）；從××級(jí)新生開始執(zhí)行（11），老生老辦法（12），新生新辦法（13）。

三、培訓(xùn)教材、書籍課本按實(shí)際收取（14），多退少補(bǔ)（15）。

四、各縣（區(qū)）各招生學(xué)校（16）、培訓(xùn)中心一律不得增加集資費(fèi)、實(shí)習(xí)費(fèi)、住宿費(fèi)等其他任何收費(fèi)項(xiàng)目（17），也不得提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（18）。

特此函復(fù)（19）！

××××年×月××日

[評(píng)改]

函，是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的一種法定公文。按其內(nèi)容和作用的不同，可分為告知函、商洽函、詢問(wèn)函和答復(fù)函等。上邊這份函屬于答復(fù)函，是×市物價(jià)局就該市技校招生辦公室提出的學(xué)生收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題而制發(fā)的答復(fù)函。通覽這份《復(fù)函》，可以發(fā)現(xiàn)存在以下一些問(wèn)題：

一、標(biāo)題不規(guī)范，文與題不相符

公文標(biāo)題一般是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由（主要內(nèi)容）和文種三部分組成，俗稱公文標(biāo)題三要素，且應(yīng)做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、齊全?！稄?fù)函》的標(biāo)題是：《關(guān)于技校自費(fèi)生收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)函》。而《復(fù)函》正文第一項(xiàng)則是“公費(fèi)包分配學(xué)生的收費(fèi)”（3）問(wèn)題。文離了題，題沒能準(zhǔn)確概括和反映文章的內(nèi)容。以偏概全是公文標(biāo)題制作之大忌。

答復(fù)函標(biāo)題，一般包括答復(fù)機(jī)關(guān)的名稱（制發(fā)單位的名稱）、事由，而且在制發(fā)機(jī)關(guān)與事由之間加上受文單位的名稱，其后加文種，如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于懸掛國(guó)徽等問(wèn)題給湖北省人民政府辦公廳的復(fù)函》，而《復(fù)函》既沒有寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也沒有寫準(zhǔn)事由，致使讀者不知道是何單位就何事由發(fā)出的《復(fù)函》。規(guī)范的寫法是《××市物價(jià)局關(guān)于技校新招自費(fèi)生收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題給市技校招生辦公室的復(fù)函》。這樣就一目了然了。

二、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)混亂

（1）處的逗號(hào)前講的是一個(gè)完整的內(nèi)容，其后是講的另一個(gè)內(nèi)容，故此處的逗號(hào)應(yīng)改成句號(hào)（。）。（3）處的分號(hào)顯然是從“復(fù)函如下”：“一、……；二、……。三、……。四、……?！彼捻?xiàng)并列關(guān)系的條文出發(fā)而用的。《復(fù)函》（13）、（15）兩處又都用了句號(hào)，這就割斷了前后條文的聯(lián)系和四項(xiàng)條文的并列關(guān)系。為了保持在同一篇文章中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的完整統(tǒng)一， （3）處的分號(hào)就沒有存在的必要了，即應(yīng)改成句號(hào)（。）；若考慮到四項(xiàng)條文的并列關(guān)系，也可將（13）、（15）兩處的句號(hào)改成分號(hào)（；），但從其全文來(lái)看，和《復(fù)函》第“二”項(xiàng)內(nèi)容中多處用了分號(hào)的實(shí)際情況，還是將（3）處的分號(hào)改成句號(hào)（。）好。

從第“二”項(xiàng)條文內(nèi)容整體出發(fā)，應(yīng)將（4）處的逗號(hào)改成冒號(hào)（：），并在其后加序碼號(hào)“一”；將（7）處的分號(hào)改為句號(hào)（。），并在其后加序碼號(hào)“（二）”。

分號(hào)主要是用來(lái)隔開并列的分句。從上下文關(guān)系和內(nèi)容來(lái)看，（7）、（10）兩處的分號(hào)應(yīng)改成句號(hào)（。）。至此，《復(fù)函》第“二”可改成：“二、定向分配自費(fèi)生：（一）技校，二年制的每人每年收××費(fèi)××××元；三年制的每人每年收××費(fèi)×××元。（二）市、縣（區(qū)）培訓(xùn)中心，二年制的每人每年收××費(fèi)×××元；三年制的每人每年收××費(fèi)×××元?！毙薷暮蟮摹岸ㄏ蚍峙渥再M(fèi)生”統(tǒng)領(lǐng)并列的兩種學(xué)校“一”和“二”中的四個(gè)不同的自費(fèi)生收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。層次清楚，內(nèi)容明確，便于操作和執(zhí)行。

感嘆號(hào)是用來(lái)抒發(fā)某種強(qiáng)烈感情的?！疤卮撕瘡?fù)”，并不具有抒發(fā)強(qiáng)烈感情的色彩，故應(yīng)去掉（19）處的感嘆號(hào)。況且公文體文章結(jié)尾用語(yǔ)之后，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，這是規(guī)律。

公文，特別是法定公文，一般不能用省略號(hào)（……）、感嘆號(hào)（?。┖蛦?wèn)號(hào)（？），這也是規(guī)律。

三、語(yǔ)句啰嗦重復(fù)

（12）、（13）“老生老辦法，新生新辦法”寫進(jìn)《復(fù)函》沒有什么實(shí)質(zhì)意義，倒啰嗦重復(fù)。因?yàn)榍斑呉呀?jīng)明確：“新的”收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)“從××級(jí)新生開始執(zhí)行”。既然（14）“按實(shí)際收取”，（11）何必還要寫上“多退少補(bǔ)”？為使表達(dá)周嚴(yán)，第“三”項(xiàng)可改成“……對(duì)已多收部分，務(wù)必在收到《復(fù)函》后十日內(nèi)退給同學(xué)”。

“培訓(xùn)教材、書籍課本……”中的“書籍”是“書”的總稱，“教材”也是“書”，“課本”還是“書”，沒有連用的必要。

（17）“一律不得增加集資費(fèi)……住宿費(fèi)等其他任何收費(fèi)項(xiàng)目”中的“等”字為助詞，用在兩個(gè)或兩個(gè)以上并列詞或詞組之后，表示列舉未盡之意；“其他”，是指示代詞，表示一定范圍以外的人或事物；“任何”，形容詞，表示不論什么的意思。這三個(gè)詞，在這里都有上述列舉項(xiàng)目以外，或不論什么新增加項(xiàng)目之意，也沒有連用的必要，用一個(gè)“等”字簡(jiǎn)潔明了，連用了倒啰嗦。

四、事項(xiàng)表述不清

標(biāo)題沒有全面準(zhǔn)確概括和反映《復(fù)函》的內(nèi)容。《復(fù)函》的中心內(nèi)容和行文目的是明確“學(xué)生的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題”，雖正文四項(xiàng)內(nèi)容都是講的“收費(fèi)”問(wèn)題，但在六項(xiàng)具體的收費(fèi)項(xiàng)目中，只有一項(xiàng)明確為“報(bào)名考務(wù)費(fèi)每人××元”，其他五項(xiàng)只有收費(fèi)金額，至于收的是什么費(fèi)都只字未提。試想，當(dāng)交費(fèi)的學(xué)生提出這是交的什么費(fèi)時(shí)，技校會(huì)不知該以何言答對(duì)，而將（6）、（7）、（10）處的“……每人每年×××元”改為“……每人每年收××費(fèi)×××元”，就明確具體了。

（12）、（13）“老生老辦法，新生新辦法”；（14）“按實(shí)際收取”，（11）“開始執(zhí)行”……什么“老辦法”？“什么實(shí)際”？“執(zhí)行什么”？所指不明，事項(xiàng)表述不清，言止意未盡。

“辦法”，是人們?yōu)榻鉀Q問(wèn)題而提出來(lái)的方法措施，有著很強(qiáng)的針對(duì)性和時(shí)間性，當(dāng)問(wèn)題解決之后，它也就失去了現(xiàn)行行文效用而進(jìn)檔案領(lǐng)域，況且老辦法也不只一個(gè)。這就給執(zhí)行《復(fù)函》的意見帶來(lái)了麻煩。應(yīng)在（10）的下邊一行空兩個(gè)格寫： “上述收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，從××級(jí)新生開始執(zhí)行；老生仍按〔××××〕第×號(hào)文的規(guī)定收費(fèi)”。明確了新生收費(fèi)時(shí)間，重申了老生的收費(fèi)規(guī)定。將（14）中的“收取”改成“收費(fèi)”，把“按實(shí)際”改成“按標(biāo)注定價(jià)”。即：“自編培訓(xùn)教材按成本價(jià)，課本按實(shí)際標(biāo)注價(jià)收費(fèi)。已經(jīng)多收部分，務(wù)必在收到《復(fù)函》后十日內(nèi)退還給同學(xué)們”。

（5）“二年制，每人每年……”中“制”的后邊少了個(gè)結(jié)構(gòu)助詞“的”，造成了語(yǔ)法不通，表意不明。這里的“的”字結(jié)構(gòu)，系代替上文所說(shuō)的人或物，即上文的“定向分配自費(fèi)生”。所以省去“的”是語(yǔ)法和意義上的錯(cuò)誤，應(yīng)糾正為：“二年制的……”。

《復(fù)函》主送單位是：“市……”，第“二”項(xiàng)中是：“市、縣（區(qū)）……”，可第“四”項(xiàng)中卻是：“縣（區(qū)）各招生學(xué)?！宦刹坏迷黾印召M(fèi)項(xiàng)目，也不得提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。”人們不禁要問(wèn)：“市”各招生學(xué)校就可以“增加收費(fèi)項(xiàng)目，提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)”嗎？為什么會(huì)產(chǎn)生這樣的歧義和疑問(wèn)？行文不周嚴(yán)，事項(xiàng)表述不清。公文是據(jù)以辦事的依據(jù)，事項(xiàng)表述不清就削弱了行文作用和意義，甚至還會(huì)給工作帶來(lái)不必要的損失。

五、關(guān)于公函的結(jié)尾用語(yǔ)

復(fù)函，即回答對(duì)方來(lái)函、商洽、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題以及向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)的一種公文。其結(jié)尾用語(yǔ)有： “特此函告”、“此復(fù)”、“專此函達(dá)”、“函復(fù)”等。公函結(jié)尾用語(yǔ)之后應(yīng)該注意的是：一是不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；二是公函不像一般便函和一般書信可以用祝頌語(yǔ)。

《教材》第177頁(yè)對(duì)《復(fù)函》評(píng)析說(shuō)： “這份復(fù)函內(nèi)容具體，一目了然，真正做到了言止意達(dá)，是寫得很成功的?！谜Z(yǔ)簡(jiǎn)練，莊重。是我們今后寫作必須注意學(xué)習(xí)的?！辈桓鶕?jù)公文基本理論、有關(guān)規(guī)定和有關(guān)知識(shí)所進(jìn)行的“文例”分析、范文的評(píng)價(jià)是不負(fù)責(zé)任的，也是一種誤導(dǎo)，實(shí)不可取。

（摘自《應(yīng)用寫作》）