工程技術(shù)檔案管理探討

李博

摘 要：隨著信息時代的不斷進步，國家對初始投資大、建筑周期長、工程難度大的城市工程項目建設(shè)愈發(fā)重視，對工程技術(shù)的檔案管理更是投入了越來越多的關(guān)注。本文將在充分、全面地闡述當(dāng)前工程技術(shù)檔案管理面臨的困難和挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，深入、系統(tǒng)地探究完善工程技術(shù)檔案管理工作的具體戰(zhàn)略和措施。

關(guān)鍵詞：工程技術(shù)； 檔案管理；挑戰(zhàn)；措施

1、引言

隨著城市工程建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，提高工程技術(shù)的檔案管理水平、為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供足夠的資料和技術(shù)儲備對城市建設(shè)而言十分重要。而當(dāng)前，信息技術(shù)的飛速發(fā)展給工程技術(shù)的檔案管理帶來了很大的便利，工程技術(shù)檔案管理工作的效率和質(zhì)量也顯著提高。但是，當(dāng)前工程技術(shù)的檔案管理工作仍舊面臨不少困難和挑戰(zhàn)，這是十分值得我們關(guān)注和重視的。

2、工程技術(shù)檔案管理面臨的困難和挑戰(zhàn)

2.1工程技術(shù)檔案管理專業(yè)性和系統(tǒng)性強，資料收集和歸類整理難度大

誠如我們所知，專項工程的建設(shè)需要經(jīng)過專業(yè)的工程管理人員在建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、排水等多個方面上進行合作設(shè)計與分工。因此，這些工程的工程技術(shù)管理的資料收集和歸類整理工作，必須充分考慮到技術(shù)檔案的專業(yè)性和系統(tǒng)性，也就是說，檔案管理需要經(jīng)過一個復(fù)雜、繁冗的整理和核對過程。而在這個過程中，常常會出現(xiàn)不同專業(yè)的技術(shù)檔案的混淆與錯放問題，這直接導(dǎo)致了當(dāng)前檔案管理體系的混亂。

2.2工程技術(shù)檔案變更工作頻繁，檔案管理人員工作強度大

不可否認的是，工程建設(shè)具有階段性的特征。從設(shè)計到完工的過程中，形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖像（批文、勘察測繪文件、設(shè)計文件）等資料種類繁多，階段性特征明顯。而且，在施工過程中，由于常常會遇到突發(fā)狀況或者是技術(shù)革新等種種問題，工程隊的設(shè)計圖紙或者是建筑方案要進行臨時的調(diào)整和改變。而這些調(diào)整和改變，會直接導(dǎo)致工程建設(shè)檔案管理的變更工作難度的增加，使得檔案管理工作人員的工作強度和工作壓力顯著提升，還會導(dǎo)致工程建設(shè)檔案管理工作效率和質(zhì)量提高的進程受阻。

3、完善工程技術(shù)檔案管理工作的具體戰(zhàn)略和措施

正如上文所述，科學(xué)、嚴(yán)密的工程技術(shù)的檔案管理對城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的長遠發(fā)展具有重大的意義和價值。但是，當(dāng)前的工程技術(shù)檔案管理工作仍舊面臨著不少困難和挑戰(zhàn)。因此，我們必須在充分認識和解決這些問題和挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，探尋出一套行之有效的管理規(guī)劃或方案設(shè)計來推動工程技術(shù)檔案管理工作的完善和發(fā)展。

3.1開展檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，調(diào)動職工工作積極性

正如上文所述，工程建設(shè)的檔案管理工作具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、階段性的特征。因此，一方面，我們要開展檔案管理人員的專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，例如建筑工程設(shè)計各專業(yè)的基礎(chǔ)知識、設(shè)計圖紙和文件的分類處理，檔案鑒定、編目、保管、變更、利用等方面程序和步驟安排以及對檔案管理信息化系統(tǒng)的操作和應(yīng)用，以此不斷提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力和工作能力。

另一方面，上級單位要完善檔案管理部門的薪酬福利、晉升獎懲機制，讓檔案管理人員的工資水平、晉升機會與他們的工作表現(xiàn)、工作績效直接聯(lián)系在一起，以盡可能地提升檔案管理人員工作的積極性和主動性，推動檔案管理工作的創(chuàng)新和變革。

3.2樹立超前管理意識，在檔案管理的各個階段實現(xiàn)超前控制

具體說來，在合同簽訂階段，相關(guān)工作人員就應(yīng)該將工程檔案的收集、整理和歸檔工作作為合同或協(xié)議的一部分確定下來，并為工程技術(shù)的檔案管理預(yù)留足夠的管理經(jīng)費和抵押金，讓檔案管理工作有專門的法律和經(jīng)濟保障。

在工程施工階段，一方面，我們要將國家政策法規(guī)明文規(guī)定的檔案管理細則與檔案管理部門的工作實際相結(jié)合，制定出符合檔案管理部門工作實際的守則指令；與此同時，檔案管理人員在施工階段要加強對施工單位的檔案管理工作的準(zhǔn)確性、專業(yè)性、科學(xué)性的定期排查和監(jiān)督。更重要的是，相關(guān)工作人員要嚴(yán)謹(jǐn)、細致地檢查案卷資料的質(zhì)量和價值，對不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求的案卷進行重新整理和歸集，從而減小后期檔案鑒定工作的強度。

在竣工階段，檔案管理人員要加強對工程建設(shè)方案變更和突發(fā)狀況的記錄，對施工單位提供的案卷資料的完整性、系統(tǒng)性、正確性進行嚴(yán)密的檢查，最后再及時退還抵押金，開展檔案管理的后期歸集工作。

3.3充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善檔案管理數(shù)據(jù)庫

毋庸置疑，由于工程技術(shù)檔案管理工作的復(fù)雜性和艱巨性，檔案管理工作離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助。這也就是說，除了培訓(xùn)專門的檔案管理人員以外，我們還要注重與計算機技術(shù)人員的合作與交流。

具體來說，在收集和整理過去或現(xiàn)在的工程技術(shù)資料時，我們要不斷改良和創(chuàng)新檔案信息化管理系統(tǒng)，使之更適應(yīng)新時代背景下的檔案管理工作（尤其是對突發(fā)狀況的處理和檔案變更工作的處理），并在此基礎(chǔ)上不斷完善工程技術(shù)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)的手工操作管理模式發(fā)展、轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的計算機操作模式，減輕檔案管理工作人員的工作強度和工作壓力，構(gòu)建聯(lián)網(wǎng)一體化的管理系統(tǒng)，將編目、保管、應(yīng)用工作都置于科學(xué)運行的計算機管理編程當(dāng)中，更好地實現(xiàn)資源共享。

4、總結(jié)

總的來說，在充分認識當(dāng)前工程技術(shù)檔案管理工作面臨的問題和挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，探尋完善檔案管理工作的對策具有重大的價值和意義。但是，工程技術(shù)檔案管理工作的完善需要經(jīng)過一個長期的階段，不可能一蹴而就，除了在人力資源、制度層面加大投資和建設(shè)，現(xiàn)代信息技術(shù)的利用也是必不可少的，這是我們不可忽略的一點；同時，在建設(shè)過程中，我們?nèi)孕璨粩嗵岢鲂碌牟呗?、新的措施，以促進檔案管理工作的新發(fā)展、新飛躍。

參考文獻：

[1]陳海.《檔案管理學(xué)》. 河南人民出版社. 2010

[2]李慶明. 《工程建設(shè)竣工文件材料立卷歸檔整理探討》. 中國廣播電視出版社. 2011endprint